淺論現(xiàn)代秘書工作語言能力的培養(yǎng)

王靜欣

【摘 要】秘書的語言交際是秘書職業(yè)活動不可缺少的內(nèi)容之一，社會在不停地發(fā)展，對秘書人員的工作語言能力和綜合素質(zhì)提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。秘書人員工作語言能力差，做不好有效的溝通交流將很難進(jìn)行成功的管理，難以立足。秘書工作語言的培養(yǎng)成為秘書專業(yè)能力提高的一個重點(diǎn)。

【關(guān)鍵詞】秘書；語言能力；培養(yǎng)

秘書以領(lǐng)導(dǎo)為服務(wù)對象，是溝通領(lǐng)導(dǎo)與下屬之間關(guān)系的橋梁。在輔助各級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行綜合管理，樹立企業(yè)形象，溝通內(nèi)外關(guān)系，處理信息交流等方面發(fā)揮著越來越重要的作用[1]實(shí)際工作中，領(lǐng)導(dǎo)決策離不開秘書的奉獻(xiàn)，秘書的知識、想法、智慧對領(lǐng)導(dǎo)起到直接輔助作用。秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，在與領(lǐng)導(dǎo)和下屬的交流的過程以及對外交流的過程中，語言交際能力顯得比任何時候都重要。對于從事秘書職業(yè)的人員來說，言語溝通的知識和技巧非常重要，秘書必須加強(qiáng)自己的語言素質(zhì)，具備全面而熟練的語言文字運(yùn)用能力[2]。正確運(yùn)用語言交際的方式傳遞出準(zhǔn)確的信息，從領(lǐng)導(dǎo)或工作對象發(fā)出的語言信息中做出正確判斷，準(zhǔn)確及時作出回應(yīng)與配合，有利于秘書各項(xiàng)工作順利開展。

一、現(xiàn)代秘書工作語言能力的現(xiàn)狀

（一）工作語言能力參差不齊

隨著工作環(huán)境的變化，秘書已經(jīng)不是“端茶遞水”的角色，而是現(xiàn)代企業(yè)中十分重要的1角色，其職能也在發(fā)生著變化[3]。秘書的工作崗位決定著秘書的工作范圍和交際對象是各種各樣的人，身處的交際環(huán)境是復(fù)雜多變的，秘書的語言交際在各種交際活動中中是不可或缺的，現(xiàn)代秘書既要撰寫文件材料，又要接打電話、接待來訪、匯報工作、參謀輔政，在工作中是多面手。有的秘書善于交流，工作頗見成效，領(lǐng)導(dǎo)和同事都很滿意；有的秘書則不善于利用語言，該說的話不敢說或不會說，匯報情況抓不住關(guān)鍵，闡述詞不達(dá)意，雖有工作熱情，但工作不見成效，對工作造成嚴(yán)重的影響。

（二）工作語言表達(dá)隨意

在公司中，與周圍的同事們經(jīng)過長期的處事交流后，秘書與同事之間的熟悉會導(dǎo)致彼此的語言交談過于隨意。如果秘書人員依照自己的心情表達(dá)想法，忽視自己工作語言的專業(yè)性和職業(yè)性，會使辦公環(huán)境氛圍的缺乏嚴(yán)肅性，工作語言上的交流缺乏專業(yè)度。不恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)方式，不合理的語言運(yùn)用，不注意就會和同事造成摩擦，產(chǎn)生隔閡。工作中語言隨意會讓領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生不信任感，甚至讓領(lǐng)導(dǎo)覺得秘書在工作上不是很專業(yè)。

二、培養(yǎng)現(xiàn)代秘書工作語言能力的重要性

秘書的首要職能就是運(yùn)用語言載體進(jìn)行信息溝通，輔助領(lǐng)導(dǎo)的活動[4]。秘書辦公室是一個單位工作運(yùn)轉(zhuǎn)的中心，起著平衡各方關(guān)系、協(xié)調(diào)各方工作，化解各種矛盾的作用。秘書是單位領(lǐng)導(dǎo)的助手，秘書主要的工作方式就在于溝通與協(xié)調(diào)，溝通協(xié)調(diào)工作質(zhì)量的好壞，直接影響職能部門的辦事效果，甚至?xí)绊懻麄€單位工作的運(yùn)轉(zhuǎn)。善于溝通與協(xié)調(diào)各方關(guān)系不僅能夠體現(xiàn)辦公室秘書人員的工作能力，而且也顯示了機(jī)關(guān)單位的組織能力和領(lǐng)導(dǎo)能力。

（一）語言能力保證各方面關(guān)系良好溝通

溝通是企業(yè)秘書迫切需要學(xué)習(xí)和提高的核心能力[5]。秘書在單位運(yùn)轉(zhuǎn)過程中處于樞紐位置，既要輔助上級領(lǐng)導(dǎo)，又要協(xié)調(diào)上下級之間的關(guān)系。工作過程中，領(lǐng)導(dǎo)和下級所處位置不同，考慮問題的角度也會有所差別。[6]秘書可以通過運(yùn)用語言能力來溝通各個方面的關(guān)系，對領(lǐng)導(dǎo)而言，需要來自基層的聲音，了解群眾反饋的信息，也是供領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的可靠依據(jù)。對下級而言，群眾需要知道領(lǐng)導(dǎo)對某事的態(tài)度。秘書在領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間傳達(dá)正確的信息，做好信息溝通，是秘書工作的主要內(nèi)容。秘書做為領(lǐng)導(dǎo)的助手，不僅代表領(lǐng)導(dǎo)的形象，更是組織的形象的展示。秘書的工作語言能力的高低，一方面看出了領(lǐng)導(dǎo)挑選人才能力的高低，另一方面也是組織。秘書得體的言談舉止、優(yōu)秀工作語言能力都可以為領(lǐng)導(dǎo)起到對外宣傳的作用，給領(lǐng)導(dǎo)樹立可敬、可信的良好形象。

（二）有利于更好地發(fā)揮參謀助手的作用

秘書工作之一就是幫助領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策起到參謀助手的作用，秘書的參謀輔助服務(wù)是工作中至關(guān)重要的一個重要環(huán)節(jié)。秘書的參謀助手作用主要體現(xiàn)在既能積極準(zhǔn)確地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，又能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供好的建議。所以，秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，既要善于說話還要在合適的場合合適的時間說話，正確領(lǐng)會上級的意圖，當(dāng)下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意旨時，必須快速準(zhǔn)確地抓住領(lǐng)導(dǎo)的意圖，同時能用簡練、流暢的工作語言把信息傳遞給相關(guān)的工作人員，將領(lǐng)導(dǎo)思想命令準(zhǔn)確的下達(dá)是秘書通過工作語言想達(dá)到的最基本的效果。當(dāng)上傳下級和群眾信息及意見時，秘書說話要注意掌握語言分寸和表達(dá)的過程，做到傳意不失真的同時讓領(lǐng)導(dǎo)者更易于接受下層群眾真實(shí)的心聲。不真實(shí)的工作語言的傳達(dá)會給下屬與領(lǐng)導(dǎo)之間造成不必要的分歧，影響工作的正常進(jìn)行。

三、如何培養(yǎng)秘書工作語言能力

作為現(xiàn)代秘書，必須具備較強(qiáng)的工作語言能力，如口語表達(dá)能力，文字應(yīng)用能力、外語能力、速記能力、現(xiàn)代辦公語言能力等等。在一切合作、寒暄、介紹、應(yīng)酬等社交工作場合都離不開秘書等工作人員的口頭語言上的溝通表達(dá)，用公文上傳下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)方針，用現(xiàn)代辦公語言提高工作效率。在非正式的社交活動中，如同事、上下級的工作聯(lián)系，語言上的交流是最基本快捷的，必要時也需要用到肢體語言來表達(dá)內(nèi)心情感。

（一）口頭語言能力的培養(yǎng)

口語工作能力經(jīng)常運(yùn)用于開場白、主持會議、匯報工作等情況?？谡Z是秘書工作語言最普遍、最直接的一種形式，在秘書的各項(xiàng)事務(wù)中被廣泛的，培養(yǎng)和提高秘書的口語能力就要做到以下幾點(diǎn)：

1.語速適中，簡潔準(zhǔn)確

現(xiàn)代社會生活節(jié)奏加快，各方信息紛至沓來，秘書應(yīng)以最快的速度向領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，口語便于及時、直接溝通信息[7]?？陬^語言能力最基本的要求是發(fā)音清楚，語速適中。有些秘書以為語速快顯得干練，但其實(shí)語速過快也可能會造成別人聽不清他在說什么，語速過慢，影響交流效果。因此，秘書工作時不僅要口齒清楚，而且要語速適中，表達(dá)簡潔準(zhǔn)確。

2.語言平實(shí)，語氣自然

秘書為領(lǐng)做匯報工作的語言要盡量地平實(shí)，聽起來讓人覺得沉穩(wěn)可靠。在一些的日常工作中，向上級請示問題、向下級傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示時要多用語言平實(shí)的陳述句，語調(diào)要平鋪直敘，不要像談天說地一樣天馬行空的隨意表達(dá)，拿腔捏調(diào)的敘述、濫加感情色彩的內(nèi)容會給人一種不可信賴、不專業(yè)的感覺。秘書工作言語的得體，措辭的得當(dāng)在于表達(dá)溝通的方法的正確在于語言情感上的平實(shí)自然。

（二）書面語言能力的培養(yǎng)

公文是企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)和團(tuán)體用來相互聯(lián)系事務(wù)的各種書面語言，如會議紀(jì)要、談判協(xié)議、通知通告和電文等。擅長書寫文稿， 是秘書最起碼的專業(yè)能力和素養(yǎng)要求。因公文的草擬與修改都要求秘書具備扎實(shí)的書面工作語言能力。

1.公文格式要規(guī)范

一個合格的秘書應(yīng)該具備較強(qiáng)的寫作能力，尤其是公文的寫作，如請示、報告、批復(fù)、函、通知、通報、通告、決定、會議紀(jì)要、意見等[8]。這些公文都有固定的格式，不同的文體也有不同的格式，比如會議紀(jì)要、通知、報告等都分別由不同的格式，這些都是秘書需要熟練掌握的書面寫作的格式。

2.書面語運(yùn)用要正確

秘書正確的撰寫公文是對秘書來說要達(dá)到的最基本要求。書面語運(yùn)用的準(zhǔn)確性是指使用文種要正確，撰寫文章要完整，文章內(nèi)容準(zhǔn)確的體現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的意圖，不歪曲事實(shí)等。報告等上行文，說明情況、提出請求等的文書，注重選用平實(shí)、懇切的語言風(fēng)格；通知、通告等下行文，往往要選用正式嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼Z言；草擬聯(lián)系事務(wù)、洽談工作的平行文要用陳述為主、語氣平等的書面語體秘書在撰寫文章時，對用詞語所表達(dá)的概念，看能否所反映的事務(wù)的本質(zhì)屬性，也要認(rèn)真推敲。

3.表達(dá)內(nèi)容要真實(shí)

公文寫作是實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，只有具備了求真務(wù)實(shí)的寫作態(tài)度，才能確保文章的真實(shí)性，才能切實(shí)解決企業(yè)面臨的實(shí)際問題[9]。寫作要想有更充實(shí)更真實(shí)的表達(dá)內(nèi)容，這就需要秘書對書面語言有更深入的研究，并且不停地學(xué)習(xí)理論知識，不斷地提高書面語言能力。作為秘書，書面語言能力是工作語言的重中之重，一定要加強(qiáng)寫作實(shí)踐練習(xí)，熟練掌握各類應(yīng)用文的特點(diǎn)和要求。寫作要注意語言表達(dá)技巧，把握寫作體式和原則，不斷提高寫作水平。隨時注意應(yīng)用文寫作的素材積累，培養(yǎng)精練的文字表達(dá)能力，提高書面交際表達(dá)能力。

（三）非語言溝通能力的培養(yǎng)

秘書的工作基本上都要依靠溝通來完成，對于秘書人員來說，口語交際不是唯一的溝通方式，表情、動作和手勢等非語言因素都會對工作產(chǎn)生影響，這些非言語的因素可以補(bǔ)充某種語境下語言交流的不足，而且對促進(jìn)雙方交流溝通起到促進(jìn)作用。非語言溝通是伴隨著語言行為發(fā)生的生動的、持續(xù)的表達(dá)方法，它可以更直觀形象地表達(dá)語言行為所表達(dá)的意思，還可以通過觀察對方的表情、動作、手勢更準(zhǔn)確地理解對方的意思，獲取更多的有價值的信息，促進(jìn)雙方溝通，提高交流質(zhì)量。

形象、表情、姿態(tài)是秘書工作中運(yùn)用的主要非言語溝通方式。

1.形象語

形象傳達(dá)的氣場能夠體現(xiàn)個體的身份和地位甚至是職業(yè)，一定程度上表現(xiàn)個人的情感和價值觀念，是重要的交際方式。得體的著裝、良好的舉止不僅給人好感，而且在與人的交流溝通中傳遞尊重他人和尊重自己的信息，提高辦事效率。一個人的形象往往會反映出本身情緒的高低，內(nèi)心的感受。秘書人員大方得體的形象不僅能給人留下好印象而且體現(xiàn)出秘書的個人品格反應(yīng)出領(lǐng)導(dǎo)的用人眼光。作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的工作人員，秘書的形象和態(tài)度代表其領(lǐng)導(dǎo)的形象和態(tài)度。人們通過察看秘書的舉止言行推斷其領(lǐng)導(dǎo)的處事風(fēng)格，秘書工作人員應(yīng)時刻注意和重視自身的形象這也是對自己所屬單位組織、領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的體現(xiàn)。

（1）外在形象

雖然我們的教育一直在強(qiáng)調(diào)，不要過分關(guān)注一個人的外表而忽視了其內(nèi)在的品質(zhì)，但是但在我們這個時代，人們對外在形象的認(rèn)識有了很大的改變。一個人衣著得體、儀表端莊是對自己的尊重也是對他人的尊重，更是自信心成熟的表現(xiàn)。外在的形象如同一種無聲的語言，向社會展示著一個人的出身、地位、教養(yǎng)、個性及審美。這些非言語信息也悄無聲息的向人們傳遞出對人的最初印象。在這樣的社會環(huán)境下，如果一個人不重視自己的外在形象，就會導(dǎo)致一開始被別人所忽略否決，從而在工作溝通、社會交際方面失去關(guān)系自身的重要機(jī)遇。小李是一個非常優(yōu)秀的留學(xué)生，找工作卻不順利，有一次一個面試官因?yàn)樗男蜗蠛退暮啔v不符而拒絕想他發(fā)出提問，很明顯，小李因?yàn)橥庠谛蜗筮^于隨意而被否決了。因此，形象應(yīng)該是走在能力前面的。

（2）內(nèi)在形象

對于秘書來說，秘書人員的形象不僅僅是相貌和服飾的莊重，文化教養(yǎng)和行為能力也是秘書人員自身形象和對外溝通效力提升的關(guān)鍵。秘書的內(nèi)在美主要通過與人交往過程中的言行舉止和語言表達(dá)自身相應(yīng)的身份和內(nèi)在修養(yǎng)。秘書日常工作生活中時刻體現(xiàn)著個人的內(nèi)在素養(yǎng)。人們也會根據(jù)秘書的舉止言行來判斷他們是否具備秘書人員的專業(yè)素質(zhì)，還能通過觀察秘書在工作中的綜合表現(xiàn)判斷其單位或領(lǐng)導(dǎo)的素質(zhì)、處世態(tài)度、職業(yè)素養(yǎng)等與辦事有關(guān)的信息。秘書的主要工作就是與他人打交道，迎來送往、接洽招待、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)這些都是日常工作的一部分，秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的直接輔助者，其個人形象不是單一代表個人的，而是多種身份的統(tǒng)一體：在單位內(nèi)部，秘書的形象代表他所在的部門；在對外交流中，秘書的個人形象不僅代表著他所在部門而其且代表了所在單位的形象。甚至秘書的個人形象還代表了國家、民族和地區(qū)的形象，因此秘書的內(nèi)在修養(yǎng)不僅體現(xiàn)在工作中要有職業(yè)修養(yǎng)，更要在日常生活中時刻注意言行禮儀。

2.表情語

面部表情是一個人的心靈臉譜，表情語言是內(nèi)在因素的外化，是無聲無息又能體現(xiàn)出一個人內(nèi)心世界的。首先，表情語言的培養(yǎng)就要從微笑在做起。在心理學(xué)上，微笑不僅僅是一種表情，微笑反映著一個人整體的精神面貌，是一個人內(nèi)心美好的體現(xiàn)。其次，秘書在工作上與人溝通時要注意眼神的交流，在與領(lǐng)導(dǎo)、同事、外賓等交談時注視著對方是最基本的禮貌和尊重。最后，要恰當(dāng)準(zhǔn)確的運(yùn)用面部表情語言。得體自然的面部表情反應(yīng)出秘書的修養(yǎng)、知識、文化和品位等。秘書應(yīng)時刻把握表情語言的豐富度，不能過分夸張，恰當(dāng)?shù)谋砬檎Z言有時可以傳達(dá)出比口頭語言更多的內(nèi)容。

3.姿態(tài)語

一個人的姿態(tài)往往會反映出本身情緒的高低，內(nèi)心的感受。秘書人員大方得體的姿態(tài)不僅能給人留下好印象而且體現(xiàn)出秘書的個人品格反應(yīng)出領(lǐng)導(dǎo)的用人眼光。但是如果有不恰當(dāng)?shù)淖藨B(tài)語言會影響到工作的氛圍，所以秘書要時刻注意自己的姿態(tài)語言。比如說坐著與人交談時不能無精打采，最好正襟危坐、側(cè)耳傾聽，身體稍稍前傾；領(lǐng)導(dǎo)坐車需要秘書開門時，秘書要自覺手扶車門框上方；為領(lǐng)導(dǎo)引路時要注意手的指向，恰當(dāng)?shù)厥褂弥w語言會給人很不一樣的感覺。培養(yǎng)好正確的姿態(tài)語言可以更準(zhǔn)確地表達(dá)思想有助于信息的交流，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)和自己的形象，贏得別人的尊重。

四、結(jié)語

秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手，其主要工作是圍繞承辦文書撰寫、文書處理、公務(wù)接待等展開的，這些工作都離不開語言?，F(xiàn)代社會是一個人際關(guān)系大爆炸時代，語言是人際交往的最有效也是最經(jīng)濟(jì)的工具，對于秘書來說，更是如此。語言是人類表達(dá)思想的載體，是事業(yè)成功不可或缺的助力。秘書的工作主要是溝通與交際，擁有良好的工作語言能力以及與人的溝通能力，巧妙地運(yùn)用語言，讓人與人之間關(guān)系變得更和諧，讓工作更加順利。因此，秘書必須掌握好語言技巧，讓成功的溝通推動事業(yè)的進(jìn)步。提升語言溝通的能力，方法、策略和技巧固然重要，秘書人員自身的修養(yǎng)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和實(shí)際工作中的悟性，也是重要的決定因素。

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