中職院校檔案信息化分析

摘 要：社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展下，中職院校也發(fā)揮了極為重要的作用。新的形勢下，中職院校信息化發(fā)展是必然發(fā)展趨勢，檔案信息化的建設(shè)是深化職業(yè)教育改革的必然需要，還是信息化技術(shù)發(fā)展的必然要求、文章就中職院校的檔案信息化進(jìn)行分析，對信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的種種問題進(jìn)行探究，最終提出中職院校檔案信息化建設(shè)的初步構(gòu)想。

關(guān)鍵詞：中職院校；檔案；信息化

信息化時代的發(fā)展下，中職院校檔案載體逐漸發(fā)生了變化，除了紙質(zhì)檔案之外，信息載體的檔案異彩紛呈，信息化檔案迅速增長。為此，信息化檔案的發(fā)展成為歷史的必然。檔案信息化的建設(shè)中，與中職院校的實際情況有著一定差距，其檔案不受重視，檔案管理的傳統(tǒng)化，檔案基礎(chǔ)相對薄弱等等，它導(dǎo)致人員素質(zhì)偏低、檔案資金建設(shè)不到位，信息化建設(shè)水平較低，某種程度上影響了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

1 中職院校檔案信息化是學(xué)校發(fā)展的必然要求

檔案信息化主要從檔案室實物保管轉(zhuǎn)向數(shù)字化信息的管理形式，它主要側(cè)重于向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。中職院校中管理形式側(cè)重于向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程，其技術(shù)教育歷來被西方發(fā)達(dá)過程重視。中等職業(yè)技術(shù)教育在國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會主義文化建設(shè)中發(fā)揮重要作用。與其他學(xué)校相比，中職院校最為顯著的特點是學(xué)校科研管理，它不僅為學(xué)生提供學(xué)籍檔案，為就業(yè)進(jìn)行建檔?？梢哉f這些鮮明文本資源的檔案是工作的真實記錄，是學(xué)校發(fā)展的真實寫照，還是學(xué)習(xí)發(fā)展規(guī)劃中必不可少的發(fā)展依據(jù)。總的來說，檔案在社會生活各個領(lǐng)域的發(fā)展中發(fā)揮不可替代的積極性作用。

中職院校中檔案信息化的建設(shè)是教育改革的發(fā)展需求，在當(dāng)今改革的強(qiáng)勁推行下，職業(yè)教育出現(xiàn)了新的辦學(xué)形式、模式及管理機(jī)構(gòu)，信息資源利用速度快、效率高，其更新頻率也加速。檔案利用范圍在逐漸的擴(kuò)大下，內(nèi)容日漸增多。檔案的發(fā)展不僅需要提供文本檔案的發(fā)展資料，還需要提供相應(yīng)地專題服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展下，電子政務(wù)的普及要求檔案人員需要適應(yīng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展要求，用管理檔案的形式管理電子文件，并且還需要提供多種形式的專題檔案服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展下，電子政務(wù)的普及要求檔案人員提升現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展要求，用管理檔案的形式對電子文件進(jìn)行管理。

2 中職院校檔案信息化中出現(xiàn)的問題

（一）檔案信息開發(fā)、利用方式不適應(yīng)信息高速發(fā)展

檔案信息化開發(fā)中，由于采用的方式難以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展要求，過去檔案管理通常采用的是人工收集整理，一定程度上形成了紙質(zhì)文本、裝訂成冊，即便是不少中職學(xué)校已經(jīng)配備了計算機(jī)，檔案文件的目的及資料也已經(jīng)進(jìn)入了電子信息管理程序中?？梢哉f，它不僅僅局限在利用計算機(jī)對資料進(jìn)行查找，也不具備系統(tǒng)的完整性。此外，加上檔案文件與普通文件不同，有些是不能夠隨意泄露的。加上檔案信息聯(lián)網(wǎng)受阻因素的影響，導(dǎo)致信息資源共享，并且不能夠順暢進(jìn)行，長時間以來，使得信息容量急劇膨脹。

（二）專業(yè)的檔案人員少且業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

學(xué)校檔案管理中不少人認(rèn)檔案信息化建設(shè)比較簡單，人人可以去做，甚至可以突擊處理，不需要專業(yè)人員負(fù)責(zé)。為此，檔案管理人員身兼數(shù)職，不僅缺乏專業(yè)技術(shù)、專業(yè)知識，并且還缺乏相關(guān)性的處理技術(shù)。為此，檔案管理隊伍不能夠得到有效的保障，并且還是信息化建設(shè)中最容易被忽略的群體。而且在學(xué)校的發(fā)展中難以引起重視，為此造成檔案信息管理難以適應(yīng)學(xué)校發(fā)展和信息化社會發(fā)展的需求。

（三）對檔案信息化建設(shè)認(rèn)識到位

基于現(xiàn)如今的發(fā)展情況而言，中職檔案部門對檔案信息化建設(shè)而言，不僅重要而且緊迫性，它對應(yīng)如何有效爭取及利用資源開展信息化建設(shè)及信息化建設(shè)中復(fù)雜性、艱巨性及普通性認(rèn)識不足，職業(yè)院校并沒有對信息化建設(shè)推行全面的、深入地研究和思考，也沒有將信息化與自動化學(xué)習(xí)發(fā)展相同步。

3 中職院校檔案信息化建設(shè)對策

（一）提高檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識

中職院校檔案管理中，檔案管理人員需要重視自己從事的工作，意識到檔案管理的重要性及重要地位，為此，需要對管理理念進(jìn)行不斷更新，重視檔案資源信息發(fā)展，發(fā)揮檔案在教育教學(xué)行政管理中的重要性作用。有效地利用信息檔案的管理性、系統(tǒng)性及真實性，最終為學(xué)校的發(fā)展提供較為真實的發(fā)展依據(jù)。

（二）提高對檔案信息化建設(shè)人才的培養(yǎng)

中職院校中組組建檔案信息化工作機(jī)構(gòu)，積極搭建答案信息化管理網(wǎng)絡(luò)，極為有效地促進(jìn)檔案信息化工作順利的開展。另外，檔案信息化管理中，積極引進(jìn)人才，鼓勵檔案從業(yè)人員提高專業(yè)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)培訓(xùn)，在必要時引進(jìn)檔案事務(wù)所檔案專業(yè)人員對中職學(xué)校信息化管理人才提供服務(wù)。

（三）充分開發(fā)利用先進(jìn)的技術(shù)方式及手段

中職院校中檔案管理已經(jīng)普遍的是用來計算機(jī)技術(shù)管理，并且一定程度上實現(xiàn)了檔案目錄的自動化管理，它為檔案信息化建設(shè)打下較為堅實的基礎(chǔ)。由于檔案信息化管理存在保密性，且保真技術(shù)不太成熟，存在技術(shù)力量較為薄弱的發(fā)展情況，具體檔案信息化管理仍舊是單機(jī)管理，其檔案信息化建設(shè)相對來說較為滯后，具體的檔案利用方式仍舊采用的是手工操作，具體發(fā)展仍舊是計算機(jī)為主。這一檔案網(wǎng)絡(luò)管理和信息化網(wǎng)絡(luò)管理及資源共享的要求發(fā)展仍然具有相當(dāng)大的差距。

（四）經(jīng)費投入不足

當(dāng)今，國家及政府對重點本科院校及綜合性大學(xué)投入較多，但是對中職院校而言投入相對較少，由于經(jīng)費的限制，中職院校在考慮信息化的建設(shè)中不得不考慮成本控制，加上對檔案信息化管理認(rèn)識不足，自然對信息化檔案建設(shè)的投入力度不足?？偟膩碚f，經(jīng)費不足是高校檔案信息化建設(shè)中存在的最突出問題。

4 結(jié)語

中職院校中檔案信息化管理優(yōu)勢已經(jīng)凸顯，但是在具體的信息化管理過程中，存在著管理意識較弱、管理人員不足且專業(yè)水平較低的發(fā)展現(xiàn)象、為此，中職院校在今后信息化的建設(shè)中，積極對數(shù)字檔案資源進(jìn)行建設(shè)，重視檔案信息化人才隊伍建設(shè)，投入足夠的人力、物力及財力，最終有效地促進(jìn)學(xué)校各個工作向前發(fā)展。

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作者簡介

王偉力（1982-），男（漢族），山東煙臺萊陽人，碩士研究生，主要研究方向：檔案管理。