張勘華

摘 要：文書檔案管理工作是任何一個(gè)單位都必不可少的，基于這種文書檔案管理工作來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的管理手段很難適應(yīng)于越來(lái)越復(fù)雜的管理要求，合理的運(yùn)用信息化管理手段也就能夠較好的提升文書檔案管理的效率和水平。本文就重點(diǎn)針對(duì)文書檔案信息化管理的應(yīng)用進(jìn)行了簡(jiǎn)要的分析和探討。

關(guān)鍵詞：文書檔案 信息化管理 特點(diǎn) 注意事項(xiàng)

眾所周知，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，其在很多方面都表現(xiàn)出了較強(qiáng)的積極作用和價(jià)值，這種積極作用主要就表現(xiàn)在提升了管理的水平；具體到文書檔案的管理中來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)很難適合于當(dāng)前越來(lái)越復(fù)雜的文書檔案資料，容易造成一些管理缺陷和混亂，此時(shí)，恰當(dāng)?shù)倪\(yùn)用信息化管理手段針對(duì)各類文書檔案進(jìn)行全面系統(tǒng)的管理和保存也就顯得極為必要，值得進(jìn)行研究。

一、文書檔案信息化管理的特點(diǎn)

相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案歸納保存管理模式來(lái)說(shuō)，充分的運(yùn)用信息化管理模式進(jìn)行管理具備著較強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，這些優(yōu)勢(shì)的體現(xiàn)也進(jìn)一步的促使文書檔案信息化管理工作得到較好的普及和推廣。

1.提升辦公效率。結(jié)合當(dāng)前文書檔案的發(fā)展來(lái)說(shuō)，其需要管理和保存的內(nèi)容越來(lái)越多，這種管理內(nèi)容的增加也就無(wú)形中降低了辦公效率，導(dǎo)致文書檔案管理人員在實(shí)際的工作過(guò)程中需要處理的內(nèi)容越來(lái)越多，這也就和當(dāng)前要求越來(lái)越高的文書檔案管理水平產(chǎn)生了明顯的沖突；而恰當(dāng)?shù)倪\(yùn)用信息化管理手段就能夠較好的改善這一不良現(xiàn)狀，并且提升其辦公管理的效率，無(wú)論是對(duì)于文書檔案的分類、保管，還是查詢，都能夠發(fā)揮出較為理想的積極作用，提升辦公效率。

2.共享性。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案管理方式來(lái)說(shuō)，這種信息化管理模式還具備著較為理想的共享性特點(diǎn)，這種共享性也就成為了其應(yīng)用的一個(gè)重要特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。在文書檔案信息化的管理過(guò)程中，其能夠較好的把各種文書檔案錄入到計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中去，然后就能夠借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行不同單位和人員之間的共享，促使這些文書檔案能夠發(fā)揮出更大的作用和價(jià)值，尤其是從文書檔案的查詢工作中來(lái)說(shuō)，這種共享性更是能夠發(fā)揮出較強(qiáng)的積極作用。

3.穩(wěn)定性。從傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理模式上來(lái)看，其保管的難度還是比較大的，很多傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案在管理過(guò)程中很容易受到損壞，這種損壞不僅僅來(lái)自于人為損害因素，還在較大程度上受到外界環(huán)境中各種不良因素的影響和干擾，尤其是對(duì)于溫度、濕度、酸性物質(zhì)、氧化劑等材料來(lái)說(shuō)，更是會(huì)對(duì)于這些紙質(zhì)文書產(chǎn)生較大的不良影響，導(dǎo)致其出現(xiàn)無(wú)法可靠應(yīng)用的問(wèn)題。相對(duì)于紙質(zhì)文書檔案管理的這一缺陷來(lái)說(shuō)，采用信息化管理模式進(jìn)行文書檔案的管理就不存在這些問(wèn)題，因?yàn)槠渲饕褪沁\(yùn)用計(jì)算機(jī)程序以及硬件設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，進(jìn)而也就較好的提升了紙質(zhì)文書應(yīng)用的穩(wěn)定性和可靠性，提升了這些紙質(zhì)文書檔案的保存期限。

4.安全性。對(duì)于文書檔案管理的信息化發(fā)展和應(yīng)用來(lái)說(shuō)，其還能夠在較大程度上表現(xiàn)出安全性特點(diǎn)，這種安全性特點(diǎn)主要就是體現(xiàn)在文書檔案管理的隱蔽性和查詢的控制上。相對(duì)于傳統(tǒng)文書檔案管理過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)的一些文書泄密問(wèn)題，通過(guò)恰當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)程序或者是網(wǎng)絡(luò)安全手段也就能夠較好的保障相應(yīng)的文書檔案在管理過(guò)程中具備著較好的安全性保障，避免其受到侵害，確保恰當(dāng)?shù)娜藛T才能夠運(yùn)用相應(yīng)的文書檔案信息。但是這種文書檔案信息化管理的安全性仍然也會(huì)受到一些沖擊，畢竟計(jì)算機(jī)環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性還是比較突出的，存在的各種病毒隱患和黑客隱患也是比較惡劣的，因此，這種安全性仍然需要進(jìn)一步的加強(qiáng)研究。

二、文書檔案信息化管理注意事項(xiàng)

1.構(gòu)建恰當(dāng)?shù)奈臅鴻n案信息化管理系統(tǒng)。對(duì)于文書檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)來(lái)說(shuō)，必須要首先從系統(tǒng)的構(gòu)建入手進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)而才能夠較好的提升其最終的管理價(jià)值和水平。從文書檔案信息化管理的流程和要求上來(lái)看，其涉及到的內(nèi)容和需要構(gòu)建的主要模塊有以下兩個(gè)方面：（1）從硬件設(shè)備的構(gòu)建中來(lái)看，主要就是要求根據(jù)文書檔案信息化管理的要求來(lái)配備恰當(dāng)?shù)挠布O(shè)備，尤其是對(duì)于一些關(guān)鍵的文件保存和管理、查詢?cè)O(shè)備來(lái)說(shuō)必須要進(jìn)行全面的控制，比如對(duì)于計(jì)算機(jī)設(shè)備、信息保存設(shè)備等都需要進(jìn)行全面的安置和構(gòu)建，尤其是對(duì)于各類信息保存設(shè)備來(lái)說(shuō)，無(wú)論是光盤，還是U盤、移動(dòng)硬盤，都需要保障其自身具備著較為理想的可靠性，避免在后續(xù)的應(yīng)用過(guò)程中出現(xiàn)一些破損問(wèn)題，為了更好的提升這種文書檔案管理的可靠性，還應(yīng)該重點(diǎn)做好備份工作，即采用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行文書檔案信息的雙重管理，提升其應(yīng)用價(jià)值；（2）從軟件系統(tǒng)的構(gòu)建中來(lái)看，其涉及到的內(nèi)容和要點(diǎn)同樣是比較繁雜的，因?yàn)檎麄€(gè)文書檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)成本身要求是比較多的，為了實(shí)現(xiàn)這些要求，也就應(yīng)該從系統(tǒng)的全方位構(gòu)建入手進(jìn)行控制，比如對(duì)于各類信息管理軟件的應(yīng)用以及數(shù)據(jù)庫(kù)的建立來(lái)說(shuō)，就需要進(jìn)行全面的把關(guān)，如此才能夠最大程度上提升其管理價(jià)值和應(yīng)用效果，并且具體到這些軟件系統(tǒng)的構(gòu)建中來(lái)說(shuō)，其具體的細(xì)節(jié)和要點(diǎn)內(nèi)容同樣是比較繁雜的，進(jìn)而也就需要重點(diǎn)針對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的完善進(jìn)行分析，促使該系統(tǒng)能夠全面滿足文書檔案信息化錄入、分析、管理和查詢的功能。

2.切實(shí)做好保密性工作。對(duì)于文書檔案信息化管理工作來(lái)說(shuō)，還應(yīng)該重點(diǎn)從保密性工作入手進(jìn)行分析和優(yōu)化，這也是彌補(bǔ)上述安全性不足問(wèn)題的一個(gè)重要手段。具體到這種文書檔案信息化管理的保密性工作中來(lái)說(shuō)，其涉及到的內(nèi)容主要就是為了較好的提升其內(nèi)部信息數(shù)據(jù)應(yīng)用的恰當(dāng)性和可靠性，如此才能夠保障其最終的安全性效果。基于這種保密性工作的提升來(lái)說(shuō)，首先應(yīng)該從網(wǎng)絡(luò)資源的應(yīng)用中進(jìn)行嚴(yán)格的控制，對(duì)于一些通過(guò)網(wǎng)絡(luò)貢獻(xiàn)的文書檔案信息來(lái)說(shuō)，必須要通過(guò)設(shè)置權(quán)限的方式來(lái)指導(dǎo)和約束每一個(gè)相關(guān)人員對(duì)于文書檔案的運(yùn)用，避免出現(xiàn)越權(quán)問(wèn)題，這也是保密性的一個(gè)基礎(chǔ)內(nèi)容所在；其次，還應(yīng)該通過(guò)構(gòu)建完善可靠的防火墻等措施來(lái)提升整個(gè)文書檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的可靠性，避免其輕易受到相應(yīng)的損害和入侵；最后，對(duì)于文書檔案信息化管理工作來(lái)說(shuō)，保密性的提升還應(yīng)該從具體硬件設(shè)備的安全性管理入手，避免硬件設(shè)備受到不法分子的侵襲，導(dǎo)致竊密問(wèn)題的產(chǎn)生。

3.提升管理人員素質(zhì)。對(duì)于文書檔案信息化管理工作來(lái)說(shuō)，為了最大程度上提升其應(yīng)用水平，還應(yīng)該重點(diǎn)從管理人員能力和素質(zhì)的提升入手進(jìn)行控制和把關(guān)，這也是文書檔案信息化管理發(fā)展的一個(gè)基本要求。具體到文書檔案信息化管理人員的能力和素質(zhì)要求上來(lái)看，其涉及到的內(nèi)容是比較多的，比如管理人員應(yīng)該具備著基本的信息化管理操作能力，對(duì)于各類計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和軟件具備著充分的了解和認(rèn)知，如此才能夠提升其最終的管理可靠性，并且還應(yīng)該具備著較高的責(zé)任心，如此才能夠保障信息的準(zhǔn)確性。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于文書檔案的信息化管理工作來(lái)說(shuō)，其應(yīng)用價(jià)值是極為突出的，也是今后發(fā)展的一個(gè)重要方面，但是為了更好的提升其應(yīng)用價(jià)值，除了要提升管理人員的基本素質(zhì)之外，還應(yīng)該重點(diǎn)從安全性以及系統(tǒng)的構(gòu)建完善入手進(jìn)行把關(guān)，提升其應(yīng)用水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]庫(kù)俊平.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用[J].創(chuàng)新科技，2013，09：50-51.

[2]陳亮.淺析文書檔案的信息化管理[J].中國(guó)管理信息化，2011，13：74-75.

[3]魯麗娟.關(guān)于文書檔案信息化管理問(wèn)題探究[J].東方企業(yè)文化，2012，02：117.

[4]鐘麗，羅剛，林明，羅蓉，呂毅.淺析文書檔案的信息化管理[J].中國(guó)西部科技，2012，06：79-80.

[5]曹建波.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].蘭臺(tái)世界，2014，S6：1+4.

[6]陳佳強(qiáng).醫(yī)院文書檔案的信息化管理與利用分析[J].管理觀察，2014，07：174+176.