◇王夢寒

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淺談會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制

◇王夢寒

摘要：隨著計算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)逐漸實現(xiàn)會計電算化，這使得會計核算的準(zhǔn)確性和可靠性得到了極大的提高，同時也產(chǎn)生了很多新的問題。本文初步探討了會計電算化對內(nèi)部控制的影響及帶來的問題，并就如何加強(qiáng)和完善運用會計電算化系統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部控制提出建議。

關(guān)鍵詞：會計電算化；內(nèi)部控制；會計信息系統(tǒng)

10.13999/j.cnki.scyj.2016.06.026

一、引言

在會計發(fā)展史上會計電算化是對會計系統(tǒng)的一次重大革新，它不但適應(yīng)了會計發(fā)展的趨勢，而且滿足了現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)及科技發(fā)展對會計工作提出的高要求。但在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展和電算化會計信息系統(tǒng)向深層次前進(jìn)的同時，也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了極大的沖擊和很多前所未有的新問題。很多企業(yè)未認(rèn)識到其內(nèi)部控制的不夠健全和失效，容易造成企業(yè)經(jīng)營失敗、會計信息失真及不守法經(jīng)營等行為的發(fā)生。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自己實際情況，探索建立和完善內(nèi)部會計電算化的控制措施，這已經(jīng)成為企業(yè)實行會計電算化時需重點考慮的課題。

二、會計電算化對內(nèi)部控制的影響

（一）內(nèi)部控制的方式的變化

由原先單一的制度控制轉(zhuǎn)化為程序性的制度控制。在實行會計電算化之后，財務(wù)人員只需負(fù)責(zé)原始數(shù)據(jù)的收集、審核和編碼，再運用計算機(jī)技術(shù)在會計電算化軟件中進(jìn)行如憑證借貸平衡及余額發(fā)生額的平衡檢查，并對計算機(jī)輸出的各類會計報表進(jìn)行詳盡的分析，原先傳統(tǒng)的內(nèi)部控制措施試算平衡的檢查、總賬和明細(xì)賬的核對等也可通過財務(wù)軟件快速核對。

（二）內(nèi)部控制對象的變化

在運用了會計電算化后，內(nèi)控制度必然包括原先傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒有的控制。原先的內(nèi)部控制對象主要是會計工作的對象、會計工作的情況、信息處理的方法和處理的程序等等。在會計電算化會計信息系統(tǒng)下，內(nèi)部控制的對象就由在過去的傳統(tǒng)手工會計信息系統(tǒng)下對人的控制為主轉(zhuǎn)化為對人和計算機(jī)控制為主。

（三）記錄數(shù)據(jù)及處理痕跡的變化

電算化會計系統(tǒng)中，會計憑證均轉(zhuǎn)化為電子文件、文檔等，并以磁性信息的形式存儲于磁性介質(zhì)上，使得會計核算實現(xiàn)了無紙化。而這樣儲存在計算機(jī)磁性媒介上的磁性信息數(shù)據(jù)會變得很容易被人刻意篡改，甚至是不留下痕跡地篡改。并且未經(jīng)過授權(quán)的非指定人員也很有可能通過互聯(lián)網(wǎng)瀏覽整個企業(yè)的數(shù)據(jù)文件，進(jìn)行人為的復(fù)制、虛構(gòu)和銷毀。

（四）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展帶來的新問題

由于遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大量應(yīng)用，使得會計信息在網(wǎng)上的實時處理變?yōu)榭赡堋，F(xiàn)今許多的業(yè)務(wù)事項所涉及到的會計數(shù)據(jù)均可在遠(yuǎn)離企業(yè)的某個計算機(jī)上非?？斓剡M(jìn)行同步處理。財務(wù)軟件包含的網(wǎng)絡(luò)功能強(qiáng)大，種類多樣，通過網(wǎng)絡(luò)可以進(jìn)行網(wǎng)上支付、報稅等，這一系列功能的實現(xiàn)使會計工作更為便利快捷的同時，也提醒我們更需要有相應(yīng)的控制手段去維護(hù)它的準(zhǔn)確性和安全性。

三、會計電算化給內(nèi)部控制帶來的問題

（一）數(shù)據(jù)的安全性低

我們知道，企業(yè)的重要會計數(shù)據(jù)必須做到絕對的保密。企業(yè)應(yīng)用會計電算化后大多數(shù)的會計數(shù)據(jù)存儲于計算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，這些數(shù)據(jù)若未加密保護(hù)，很容易泄露而使企業(yè)遭受損失。并且在發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)條件下，數(shù)據(jù)的傳輸方便快捷，這大大增加了保護(hù)數(shù)據(jù)的難度。現(xiàn)今較多的財務(wù)軟件的加密都是針對軟件系統(tǒng)的本身而言，但是對于數(shù)據(jù)完整性和防止惡意篡改方面，有很多財務(wù)軟件設(shè)計的并不夠嚴(yán)密。

（二）數(shù)據(jù)處理過程易導(dǎo)致連續(xù)性錯誤

電算化處理信息的特點就是自動化和集中化，運行過程中，一處信息錯誤就很易導(dǎo)致一連串的后續(xù)數(shù)據(jù)文件、甚至是導(dǎo)致整個會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的失真。假如輸入數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)出錯未得到及時的修正，那么就算往后的每個處理環(huán)節(jié)都是正確的，到最后系統(tǒng)輸出的信息也必然是錯誤的。所以，在會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制中對于會計數(shù)據(jù)處理的每一步都應(yīng)當(dāng)注意。

（三）企業(yè)內(nèi)部控制制度不夠完善

現(xiàn)實中有些企業(yè)未達(dá)到相關(guān)的條件便開始應(yīng)用會計電算化，企業(yè)在使用計算機(jī)替代手工記賬時，除應(yīng)達(dá)到相關(guān)條件，還需經(jīng)過上級主管部門或者財務(wù)部門的審批和審核。有的企業(yè)按照上述規(guī)定開始使用計算機(jī)應(yīng)用會計財務(wù)軟件后，卻未建立相應(yīng)的內(nèi)部控制制度，或雖建立了內(nèi)部管理制度，可卻并沒有切實的去實施和執(zhí)行，對會計電算化中可能出現(xiàn)的問題視若惘然。如在一些企業(yè)中有會計人員既負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)輸入和輸出，又進(jìn)行數(shù)據(jù)的報送工作，這就增加了他們在未經(jīng)授權(quán)的情況下對系統(tǒng)數(shù)據(jù)和程序進(jìn)行篡改的可能性。

（四）企業(yè)對系統(tǒng)日常維護(hù)能力差

大多數(shù)財會人員上崗前都會進(jìn)行一般的電算化操作培訓(xùn)，但是對于軟件的日常維護(hù)、合理實施等高層次的電算化工作均沒有得到一個完整的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。這會使得財會人員在財務(wù)軟件出現(xiàn)故障時，不論其故障大小，都由提供軟件的商家來進(jìn)行維修，這必然會增加企業(yè)管理的成本。

四、會計電算化環(huán)境下內(nèi)部控制措施的完善

（一）明確崗位權(quán)限

在會計財務(wù)崗位中我們需要做到不相容職位的分離，這是為了避免財務(wù)舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。企業(yè)在應(yīng)用會計電算化后對于人員不相容職位的調(diào)整也是必需的，如系統(tǒng)的維護(hù)人員和管理人員不可同時任出納崗位，必須做到職與權(quán)的分離。由于會計電算化系統(tǒng)的集中式操作方式，使得業(yè)務(wù)處理人員的責(zé)任也會變得集中，因此企業(yè)必須嚴(yán)格員工上機(jī)的管理，建立相應(yīng)的崗位責(zé)任制。各工作人員在得到上級的授權(quán)之后，系統(tǒng)管理員可運用密碼加以控制，防止人員非法或越權(quán)操作。

（二）建立會計電算化操作管理制度

企業(yè)應(yīng)建立相應(yīng)的電算化操作管理制度，加強(qiáng)數(shù)據(jù)輸入、修改及核算程序的控制。在輸入環(huán)節(jié)中，最為重要的便是保證信息輸入的正確性，避免從一開始就出錯而引發(fā)一連串錯誤。在修改和核算環(huán)節(jié)，需加強(qiáng)處理信息過程中的合理性，如對于憑證的借貸各方金額進(jìn)行試算平衡核對時，企業(yè)的相關(guān)會計人員應(yīng)對每項科目的余額及發(fā)生額的平衡進(jìn)行檢查，嚴(yán)格的按照業(yè)務(wù)發(fā)生的實際情況去處理有關(guān)數(shù)據(jù)。

（三）財務(wù)軟件的開發(fā)與維護(hù)控制

企業(yè)若自行開發(fā)會計系統(tǒng)，在開發(fā)前必須要對此系統(tǒng)開發(fā)是否可行、是否為企業(yè)需要等問題進(jìn)行論證，確定可行且需要后，再進(jìn)一步對開發(fā)系統(tǒng)所需要的相關(guān)資料進(jìn)行收集，對開發(fā)人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆止?，保證系統(tǒng)開發(fā)過程的靈活性。對于企業(yè)自購的會計核算軟件，在使用一定時間之后需進(jìn)行修改、升級等維護(hù)時，必須要有相關(guān)的審批，且還需在有關(guān)人員監(jiān)督下實施，以維持會計數(shù)據(jù)的連續(xù)性。為保證會計數(shù)據(jù)的完整和安全性，保證計算機(jī)能夠正常運行，企業(yè)需建立防止計算機(jī)病毒和處理計算機(jī)系統(tǒng)故障的管理措施，如會計信息數(shù)據(jù)的備份制度、計算機(jī)的使用規(guī)范等。

（四）完善會計電算化檔案管理

企業(yè)對會計資料的報告都應(yīng)該建立相應(yīng)的制度管理，在電算化會計系統(tǒng)下，資料多為電子形式，應(yīng)做好加密保護(hù)和備份工作；對于打印出的紙質(zhì)資料，應(yīng)存放于專門的檔案室密封保存并做好防火和防潮工作，負(fù)責(zé)保管資料人員需在收到資料時寫明簽收日期及署名等內(nèi)容。一切檔案資料在需存檔前必須由會計主管及系統(tǒng)管理員進(jìn)行簽章核對，保證會計檔案的安全性。同時企業(yè)應(yīng)該有相應(yīng)的分類歸檔的制度建設(shè)，對于各項的會計資料檔案，在分類記錄之后都應(yīng)該按照存檔期限及時的進(jìn)行存檔備份和做好相應(yīng)的資料管理工作。

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作者單位：（江西財經(jīng)大學(xué)）