文 | 李敬鎖 青島農(nóng)業(yè)大學(xué)

進(jìn)一步理清科技計(jì)劃項(xiàng)目內(nèi)外部過程管理的關(guān)系

文 | 李敬鎖 青島農(nóng)業(yè)大學(xué)

過程了的是的開指活展一，動(dòng)，實(shí)系通現(xiàn)列事過在先這一定些定義活限好動(dòng)制條件和支配一定資源的情況下，將資源輸入轉(zhuǎn)換成輸出的目的；從本質(zhì)上來看，是對輸入資源的處理和服務(wù)（唐任仲，2002）。過程無處不在。事實(shí)上，人們所做的任何事情，不管是否明確寫出其過程，或是否完全按部就班地根據(jù)過程來執(zhí)行，都運(yùn)用到了過程。若想使過程產(chǎn)生預(yù)期的結(jié)果，則必須實(shí)施相應(yīng)的過程管理。美國的質(zhì)量管理大師W.Edwards.Deming認(rèn)為，過程管理是指使用一組實(shí)踐方法、技術(shù)和工具來策劃、控制和改進(jìn)過程的效果、效率和適應(yīng)性，包括過程策劃、過程實(shí)施、過程監(jiān)測（檢查）和過程改進(jìn)（處置）四個(gè)部分。

在科技計(jì)劃項(xiàng)目管理方面自然也不例外。發(fā)達(dá)國家特別重視科技計(jì)劃項(xiàng)目的過程管理?？梢哉f，他們在科技領(lǐng)域之所以能夠取得巨大的成就，在很大程度上受益于制訂并嚴(yán)格執(zhí)行了一套科學(xué)可行的科技項(xiàng)目管理辦法。通?？萍及l(fā)達(dá)國家在項(xiàng)目立項(xiàng)前，都要在相關(guān)的領(lǐng)域展開預(yù)調(diào)研與充分的論證，特別是應(yīng)用研究項(xiàng)目，與產(chǎn)業(yè)需求結(jié)合的相當(dāng)緊密，其產(chǎn)出的成果在較短時(shí)間內(nèi)就能夠轉(zhuǎn)化應(yīng)用。在項(xiàng)目實(shí)施階段，嚴(yán)格按照項(xiàng)目管理辦法及項(xiàng)目合同書的要求強(qiáng)化過程管理，同時(shí)通過開展階段性評價(jià)的方式，分析項(xiàng)目的進(jìn)展和成果取得情況，發(fā)現(xiàn)實(shí)施過程中的問題，為項(xiàng)目的調(diào)整或終止提出建議（胡駿紅，2007）。在項(xiàng)目驗(yàn)收過程中，對于不按時(shí)完成合同任務(wù)或驗(yàn)收不通過的項(xiàng)目承擔(dān)單位，有可能把其列入“黑名單”，而這也就意味著，這些項(xiàng)目承擔(dān)單位在今后申請項(xiàng)目時(shí)難度加大，而且獲得立項(xiàng)的可能性也將降低（戴國慶、李麗亞，2015）。

科技計(jì)劃項(xiàng)目過程管理的研究綜述

目前對于科技計(jì)劃項(xiàng)目過程管理的內(nèi)涵還沒有統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)。過程管理是提升科技計(jì)劃項(xiàng)目質(zhì)量的重要手段，它涉及到“組織內(nèi)部所有有形和無形資源的統(tǒng)一組織、協(xié)調(diào)和控制”，在很大程度上，可以視為是對“組織的人流、物流和信息流”的管理（盧長寶、馮仁炯，2008），不僅應(yīng)滿足項(xiàng)目需要的具體技術(shù)要求和期望，而且還應(yīng)有執(zhí)行嚴(yán)格的計(jì)劃進(jìn)度和經(jīng)費(fèi)預(yù)算安排。項(xiàng)目的過程管理具有系統(tǒng)性和動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，應(yīng)貫穿于項(xiàng)目立項(xiàng)到完成的全過程之中（李久香、嚴(yán)群超等，1999）。有的學(xué)者認(rèn)為，全過程應(yīng)包括除從項(xiàng)目立項(xiàng)到結(jié)題的過程外，還應(yīng)包括項(xiàng)目的后續(xù)研究，直至技術(shù)成果實(shí)現(xiàn)商品化、產(chǎn)業(yè)化的過程（牟瑞、王鷗等，2009），也就是說，可分為四個(gè)階段，即立項(xiàng)階段、實(shí)施階段、驗(yàn)收階段和成果轉(zhuǎn)化階段（趙巧萍，2013；宋東林、付丙海等，2011）。有的學(xué)者認(rèn)為，過程管理是指對科研項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目實(shí)施與經(jīng)費(fèi)管理、監(jiān)督與檢查、結(jié)題驗(yàn)收等幾個(gè)科研環(huán)節(jié)的具體過程進(jìn)行管理（孔偉強(qiáng)、奉公等，2006），可分為立項(xiàng)、執(zhí)行控制、結(jié)題驗(yàn)收三個(gè)重要環(huán)節(jié)（李國棟，2011）。但也有的學(xué)者，如林明輝、魏泰莉（2013）、吳曉（2011）等把申報(bào)指南作為過程管理的開端。有的學(xué)者認(rèn)為，科技項(xiàng)目過程管理是指項(xiàng)目立項(xiàng)后到結(jié)題前的過程監(jiān)管，其內(nèi)容主要包括項(xiàng)目計(jì)劃的制訂、人員管理、財(cái)務(wù)管理和中期評估等（賈子申，2010）。還有的學(xué)者認(rèn)為，科研項(xiàng)目過程管理是指對立項(xiàng)項(xiàng)目各實(shí)施階段的考核、監(jiān)督、評價(jià)和指導(dǎo)，主要包括對階段文檔、實(shí)施計(jì)劃、經(jīng)費(fèi)開支、階段評價(jià)、科研任務(wù)書和結(jié)題驗(yàn)收等方面的管理（劉國平，2010）。

通過以上分析可以看出，對于過程管理內(nèi)涵的理解還沒有達(dá)到統(tǒng)一的共識(shí)，主要有以下兩種觀點(diǎn)：一是指從項(xiàng)目產(chǎn)生到結(jié)束的全過程管理。但對于項(xiàng)目產(chǎn)生和結(jié)束的標(biāo)志性環(huán)節(jié)還沒有形成一致的認(rèn)識(shí)。有的學(xué)者以項(xiàng)目指南的發(fā)布為起點(diǎn)，但多數(shù)還是以立項(xiàng)為起點(diǎn)。對于項(xiàng)目的終點(diǎn)，有的學(xué)者以成果轉(zhuǎn)化作為最后的環(huán)節(jié)，有的學(xué)者把項(xiàng)目驗(yàn)收作為項(xiàng)目的終點(diǎn)，還有的把項(xiàng)目的后續(xù)研究、直至技術(shù)成果實(shí)現(xiàn)商品化、產(chǎn)業(yè)化作為項(xiàng)目的終點(diǎn)。二是把項(xiàng)目立項(xiàng)后，實(shí)施過程中的“中期”日常管理作為項(xiàng)目的過程管理。這種觀點(diǎn)的產(chǎn)生，主要是針對當(dāng)前我國科研管理重立項(xiàng)和結(jié)題、輕實(shí)施的現(xiàn)狀而強(qiáng)調(diào)過程控制而提出的。但是從整體上來看，更多的學(xué)者則傾向于“全過程”的管理，而不是“中期過程”的管理。

科技計(jì)劃項(xiàng)目過程管理的內(nèi)涵

根據(jù)我國科技計(jì)劃項(xiàng)目管理的實(shí)際，本文從項(xiàng)目科研團(tuán)隊(duì)的視角對項(xiàng)目過程管理進(jìn)行界定，認(rèn)為科技計(jì)劃項(xiàng)目過程管理是指對項(xiàng)目立項(xiàng)、執(zhí)行到驗(yàn)收三個(gè)環(huán)節(jié)的具體過程進(jìn)行管理，分為外部過程管理和內(nèi)部過程管理兩部分。

外部過程管理又分為間接外部過程管理和直接外部過程管理兩部分。間接外部過程管理是指政府及科技管理部門通過制訂規(guī)范、統(tǒng)一的科技項(xiàng)目評審和管理規(guī)則，并通過專業(yè)機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目承擔(dān)單位的媒介作用，對項(xiàng)目內(nèi)部過程管理實(shí)現(xiàn)約束、監(jiān)督和指導(dǎo)的過程。

直接外部過程管理是指專業(yè)機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目承擔(dān)單位通過執(zhí)行、落實(shí)政府及科技管理部門制訂的項(xiàng)目評審和管理規(guī)則，對科技項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)行干預(yù)的過程。其中，專業(yè)機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目承擔(dān)單位在這一管理過程中的定位存在差異。專業(yè)機(jī)構(gòu)是基于委托責(zé)任，而完成政府及科技管理部門對科技項(xiàng)目的代理職責(zé)。因此，其工作定位于執(zhí)行、落實(shí)政府及科技管理部門制訂的項(xiàng)目評審和管理規(guī)則。項(xiàng)目承擔(dān)單位除了為落實(shí)項(xiàng)目評審和管理規(guī)則的銜接而對項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行管理外，還有因基于自身需求的目的而對項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行管理。在市場對資源配置起決定性作用的大背景下，科技項(xiàng)目的外部過程管理不是面面俱到的過程管理，而是對項(xiàng)目實(shí)施過程中重要節(jié)點(diǎn)的管理，如項(xiàng)目中期考核、重大成果的認(rèn)定和發(fā)布、以強(qiáng)化權(quán)威性和嚴(yán)肅性為內(nèi)容的驗(yàn)收管理等等。

圖1　項(xiàng)目內(nèi)外部過程管理關(guān)系示意圖

內(nèi)部過程管理是指項(xiàng)目科研團(tuán)隊(duì)基于落實(shí)外部過程管理和自身需求的目的對項(xiàng)目立項(xiàng)、執(zhí)行和驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的管理和控制。為了全面順利地完成項(xiàng)目任務(wù)合同書規(guī)定的研究計(jì)劃進(jìn)度、研究目標(biāo)和任務(wù)，項(xiàng)目科研團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)從自身管理的角度，強(qiáng)化對項(xiàng)目立項(xiàng)、執(zhí)行和驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的全面管理。

內(nèi)外部過程管理的關(guān)系

外部過程管理對內(nèi)部過程管理起到監(jiān)督、約束和指導(dǎo)的作用，而內(nèi)部過程管理是外部過程管理實(shí)現(xiàn)的載體，其管理的成效在一定程度上也反映了外部過程管理的成效。內(nèi)部過程管理的動(dòng)力來自于項(xiàng)目科研團(tuán)隊(duì)完成項(xiàng)目任務(wù)、追求項(xiàng)目質(zhì)量、擴(kuò)大學(xué)術(shù)影響的內(nèi)在需求和外部過程管理的具有強(qiáng)制性和指導(dǎo)性的外在要求。

項(xiàng)目內(nèi)外部過程管理的關(guān)系如圖1所示。其中，細(xì)虛線表示這種直接的聯(lián)系不是常態(tài)的，只有必要的時(shí)候才發(fā)生。根據(jù)當(dāng)前我國科技管理體制改革的實(shí)際，項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)的主體可通過具備條件的科研管理類事業(yè)單位等改造而成，同時(shí)也應(yīng)鼓勵(lì)符合條件的社會(huì)化科技服務(wù)機(jī)構(gòu)參與其中。

總之，在政府不再直接具體管理科技計(jì)劃項(xiàng)目的改革背景下，從科研團(tuán)隊(duì)的視角理清科技計(jì)劃項(xiàng)目內(nèi)外部過程管理的關(guān)系，對于促進(jìn)科技項(xiàng)目績效以及科研團(tuán)隊(duì)創(chuàng)新能力的提高都具有重要意義。

［本文是山東省軟科學(xué)研究計(jì)劃項(xiàng)目（編號(hào)：2015RKB01361）階段性研究成果］。