試論信息化背景下檔案信息資源整合與共享

葉忠惠

摘 要：隨著信息化時代的到來，檔案業(yè)務的中心開始逐漸向信息化與現(xiàn)代化轉移，使得傳統(tǒng)的檔案管理與檔案利用手段及方式受到了挑戰(zhàn)。本文主要從信息化背景下實現(xiàn)檔案資源共享的現(xiàn)實基礎、信息化背景下檔案信息資源共享面臨的問題以及信息化背景下有效推進檔案信息資源共享的措施這三個方面對信息化背景之下的檔案信息資源的整合與共享進行闡述。

關鍵詞：信息化；檔案資源；共享

檔案信息資源的整合與共享是檔案信息資源社會化的一種體現(xiàn)。檔案信息資源的整合與共享是以檔案信息資源的數(shù)字化整合作為前提的，并且以網(wǎng)絡技術來作為支撐。通過檔案信息資源的整合與共享，可以對檔案信息資源進行有效優(yōu)化，形成具有較高效率的資源管理系統(tǒng)。檔案信息資源的整合與共享是現(xiàn)代管理體制與信息技術融合的產(chǎn)物，其目的是以用戶為中心，通過網(wǎng)絡等工具為廣大的公眾提供更加方便快捷的信息服務。

1 信息化背景之下推動檔案信息資源整合與共享的基礎

信息化背景之下的檔案信息資源整合與共享具有良好的政治基礎。其政治基礎就是電子政務的大力推廣以及各種相對應的法律政策法規(guī)的推行。電子政務的快速發(fā)展帶動了政策的完善，特別是如今各個地方政府以及各個部門都加強了網(wǎng)上工程的建設，并且在信息公開的深度、廣度與力度都有了長足的進步，讓廣大的人民群眾可以在第一時間就了解到政府的各種動態(tài)以及其余各種信息。隨著電子政務的推進以及各種相應政策的完善，讓檔案信息資源的整合和共享具備了政治基礎。并且辦公自動化以及電子政務的發(fā)展所形成的外部條件也為檔案信息化建設提供了有利條件。

檔案信息資源在信息化快速推進的今天，要實現(xiàn)整合與共享就需要借助于網(wǎng)絡技術，以越來越發(fā)達的計算機網(wǎng)絡作為硬件基礎。特別是如今數(shù)字化技術與數(shù)據(jù)庫技術等各種信息化技術日新月異，國家網(wǎng)絡建設越來越完善，使得數(shù)據(jù)采集以及文獻傳遞變得更加的方便與快捷，可以有效地克服檔案信息資源整合過程中所遇到的時間與空間阻礙。特別是近年來，我國的各種相關政策與法規(guī)的頒布，使得檔案信息化建設進入到了系統(tǒng)階段，并且如今已經(jīng)基本上完成了檔案網(wǎng)站體系的建設，使得檔案信息資源的整合和共享在技術與硬件設施上都具備了良好的基礎。如今，檔案部門的數(shù)字化程度正在穩(wěn)步提升，檔案數(shù)字化工作也取得了令人矚目的成績，但是在這個過程中需要對檔案安全進一步的提高[1]。

2 信息化背景下檔案信息資源共享面臨的問題

在檔案信息化背景之下，檔案信息資源的整合與共享還面臨著諸多需要解決的問題，主要表現(xiàn)在以下的幾個方面。

（一）責任主體不明確，沒有進行統(tǒng)一規(guī)劃

當前，國家還沒有一個權威的機構出面對檔案信息資源的整合與共享建設進行協(xié)調，且沒有能夠獨立行使職權的能力，沒有一個一體化的常設管理結構能實現(xiàn)跨行業(yè)、跨系統(tǒng)的管理，使得檔案部門的統(tǒng)籌規(guī)劃以及整體化管理共享的建設都缺乏良好的全局性，不具備有較強的戰(zhàn)略性約束。使得檔案部門各系統(tǒng)之間由于資源布局不合理，難以實現(xiàn)相互合作，難以實現(xiàn)檔案信息資料的整合與共享。

（二）檔案信息內(nèi)容缺乏，信息資源老舊

近幾年以來，各類檔案信息資源網(wǎng)站的數(shù)量較以前有較大程度的提高，但是網(wǎng)站之中具有價值的信息量遠遠跟不上網(wǎng)站數(shù)量的增加速度。有的檔案信息資源網(wǎng)站中擁有自己的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，但是其中也多為二次文獻，用戶在網(wǎng)絡上進行檢索的時候往往只可以檢索到檔案的目錄、摘要以及參考文獻等各種信息，而不能夠獲得完整的 檔案權威，如果需要全文則需要到檔案館去親自查找才行。

（三）檔案信息資源服務形式較為簡單，技術支持有待增強

從當前國內(nèi)的檔案信息資源網(wǎng)站來看，很少有采用了高級網(wǎng)絡技術的，并且這些網(wǎng)站在很多時候都只提供信息瀏覽、電子郵件、較為單一的信息咨詢等各種服務。并且即使是現(xiàn)有的這些服務在穩(wěn)定性、全面性以及及時性上大型網(wǎng)站相比相差甚遠；為數(shù)較少的信息咨詢與接待也大多屬于走形式或者是走馬觀花一類。只有較少的網(wǎng)站可以提供遠程登錄、文件傳輸以及電子公告牌等各種服務。

（四）檔案信息資源網(wǎng)站共享工具、檢索手段落后

由于檔案信息的分布較為分散，檔案信息資源的采集、加工以及存儲也較為分散，這就造成了檔案信息資源分散、檢索困難的問題。并且在很多檔案信息資源網(wǎng)站上都缺少對檔案信息資源進行整合、導航、檢索以及定位的工具，也沒有搭建起集信息分類檢索、導航系統(tǒng)以及信息傳播和利用于一體的平臺。由于當前檔案信息資源網(wǎng)站的檢索軟件不夠先進，使得對檔案信息的分類不夠準確、細致，也沒有可以將檔案卷宗內(nèi)容進行明確反映的多維度、多種邏輯組合的檢索方式，對用戶的檢索與查閱效率帶來嚴重的影響，使得檔案信息資源的整合與共享困難。

3 信息化背景下促進檔案信息資源共享的對策

（一）加大我國檔案信息資源整合與共享的法律法規(guī)建設

檔案信息資源整合與共享屬于涉及面廣、影響因素較多的復雜的社會系統(tǒng)工程，從發(fā)達國家的成功經(jīng)驗來看，法制先行是非常重要的。例如美國當初在開展信息高速公路計劃時，首先就對國內(nèi)的《電信法》進行了修訂，讓典型行業(yè)之間的限制得以突破，將美國國內(nèi)的各種電信服務進行了整合，將這些服務集成為一個系統(tǒng)提供給用戶。從美國的成功經(jīng)驗中，我們發(fā)現(xiàn)，要實現(xiàn)資源整合與共享的重要前提與保障就是要為其創(chuàng)造出一個良好的法制環(huán)境。我們又該如何優(yōu)化我國的檔案信息資源整合與共享的法制環(huán)境呢？

我國的檔案信息資源整合與共享還屬于起步階段，和我國國情相匹配的理論以及實踐經(jīng)驗都是相當缺乏的，為此想要制定出一部完善的檔案信息資源整合與共享的法律法規(guī)具有很大的難度，但是我國當前的檔案信息資源共享的發(fā)展迫切需要規(guī)范的指導，可見，制訂檔案信息資源整合與共享的法律法規(guī)是大勢所趨。縱觀來說，檔案信息資源整合與共享的法規(guī)在內(nèi)容上需要具有良好的包容性，其指導思想則需要具備有良好的前瞻性。在為檔案新資源的整合與共享制定法規(guī)時，需要考慮如下的內(nèi)容：（1）與檔案信息資源整合與共享相關的方針、任務、標準、經(jīng)費來源以及各種保障措施；（2）國家從宏觀層面上對檔案信息資源所作出的整體布局，在其中必須要明確開展協(xié)調工作的組織形式、領導機構的性質、職能、責任、總體要求以及原則等等；（3）全國聯(lián)網(wǎng)的檔案信息計算機檢索系統(tǒng)建設；（4）檔案信息資源整合與共享所可能涉及到的標準；（5）對知識產(chǎn)權的各種規(guī)定，在其中必須要對促進檔案信息資源共享時所涉及到的知識產(chǎn)權的保護，促進檔案信息資源整合與共享沿著合法、有序的方向發(fā)展[2]。endprint

（二）構建起完善的檔案信息資源整合與共享的組織

需要由國家檔案行政管理部門牽頭，積極組織全國各地區(qū)、各個行業(yè)的檔案館的負責人員一起建立起一個常設的機構對檔案信息資源的整合與共享的各種日常事務進行處理，并將責任落實到人頭。該組織必須要定期的開展各種活動，為此需要建立起一個專用網(wǎng)站供成員之間的交流與溝通。該組織應集中于檔案信息資源相關的議題，一是從我國的國情出發(fā)，探討出適合我國國情的檔案信息資源整合與共享體制、模式以及相關的各項政策法規(guī)；二是對檔案信息資源共建共享組織建設的規(guī)劃、方案與實施步驟等操作問題，就檔案信息資源共建共享組織應根據(jù)我國當前的現(xiàn)狀對相關部門提出各種合理的建議以及問題解決方案，并對相應的情況形成報告以及議案，定期的組織中的各成員單位進行檔案信息資源整合共享共建共享的進度、實施情況、經(jīng)驗體會等等。在組織的各項條件成熟以后，可以逐步的過度成為組織更加合理的協(xié)商機構，推動檔案信息資源的進一步整合與共享。

（三）打造一個檔案信息資源整合與共享的管理平臺

檔案信息資源整合與共享的管理平臺應包括檔案信息資源整合與共享的觀念體系、組織協(xié)調、管理方法與程序等軟件基礎。我國檔案信息資源整合與共享的實現(xiàn)需要一個較為完善的觀念體系以及在此觀念體系上所建立起的管理平臺。為此，必須要拋棄傳統(tǒng)的落后觀念，要從全局出發(fā)，秉承資源資源、合作、創(chuàng)新、多贏、服務的觀念。在推進檔案信息資源整合與共享的過程中，對各級檔案館的決策者的共享、共建意識進行強化，積極借鑒成功實現(xiàn)信息資源共享的經(jīng)驗來為眾多的檔案館提供能夠直觀感受檔案信息資源整合與共享優(yōu)越性的機會，將上述觀念轉化為所有檔案工作者的共識，為全面實現(xiàn)檔案信息資源整合與共享掃清觀念上的障礙。

總而言之，目前要實現(xiàn)檔案信息資源整合與共享，首先要將提升檔案館的公共服務能力，促進區(qū)域共享為戰(zhàn)略發(fā)展的基腳，將為群眾服務作為最終的目的，在推進檔案信息資源整合與共享的過程中注重檔案信息資源的質量和安全，積極的推動我國檔案云的建設和推廣應用。要緊緊圍繞“中國檔案云”的建設，逐漸實現(xiàn)我國范圍內(nèi)檔案信息資源整合與共享的服務，為促進我國小康社會建設目標的實現(xiàn)做出應用的貢獻。

參考文獻

[1]程結晶. 云技術中數(shù)字檔案資源共享與管理體系的構建[J]. 檔案學研究，2013，（01）：38-41.

[2]晏玉芬，蘇哲. 信息化時代檔案資源共享與安全防范[J]. 企業(yè)科技與發(fā)展，2014，（11）：186-187.endprint