淺談如何做好醫(yī)療保險檔案管理

袁自君

摘 要：醫(yī)療保險檔案管理是具體落實國家醫(yī)療保險政策重要手段和方法，醫(yī)療保險檔案管理的適當與否、效率的高低都直接關系到每個參保人員的切身利益，影響著醫(yī)療保險事業(yè)的能否健康發(fā)展。因此，促進醫(yī)療保險業(yè)務檔案的管理對醫(yī)療保險事業(yè)的發(fā)展有極其重要的意義。本文就社保檔案管理現狀談如何促進醫(yī)療保險業(yè)務檔案的規(guī)范化管理。

關鍵詞：醫(yī)療保險；檔案；管理

醫(yī)療保險是建設有中國特色社會主義保障體系的重要組成部分，對于構建和諧社會起著重要作用，醫(yī)療保險檔案管理是具體落實國家醫(yī)療保險政策重要手段和方法，醫(yī)療保險檔案管理的適當與否、效率的高低都直接關系到每個參保人員的切身利益，影響著醫(yī)療保險事業(yè)的健康發(fā)展。本文以《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》（以下簡稱《規(guī)定》）為基礎，從加強隊伍建設、加強檔案基礎建設、健全體制機制等方面闡述如何提高檔案管理水平。

1 立足于法，搞好建章立制工作

法制化是做好醫(yī)療保險檔案管理工作的基礎，要做好醫(yī)療保險檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應有的作用。

制度建設是檔案工作的基礎，加強制度建設，嚴格依法做好檔案工作，使檔案管理工作朝著規(guī)范化、制度化方向發(fā)展，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。這就要求各有關部門形成檔案的收集、整理、保管、移交、存檔的成熟的流水程序，做到既利于完成工作，又符合檔案管理要求。醫(yī)療保險檔案管理部門都要制定出相應的管理制度，從而構建一套符合實際的社會保險檔案管理制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔，以徹底改變社會保險檔案管理上的無序狀態(tài)，逐步形成全國統一、上下協調一致的社會保險檔案管理體系，使醫(yī)療保險檔案管理工作能適應醫(yī)療保險發(fā)展的需要，更好的為參保人員服務。

2 加強隊伍建設，提升檔案管理人員素質

醫(yī)療保險檔案管理工作是一項政策性、業(yè)務性很強的工作，要求檔案管理人員必須具備較高的政治思想素質、較強的專業(yè)技術知識和熟練的操作技能。因此首先在選配專兼職檔案管理人員時嚴把入門關，力求把精通業(yè)務、工作扎實、善于協調、敢于管理的干部調配到檔案管理崗位；其次，針對部分人員缺乏經驗、檔案業(yè)務不熟的實際情況，組織人員參加崗位培訓，學習檔案的專業(yè)理論、法律基礎知識，以及醫(yī)療保險業(yè)務檔案歸檔范圍、管理流程和軟件操作等，有效地增強檔案管理人員的業(yè)務素質和專業(yè)技能；最后可以組織醫(yī)療保險檔案人員參加全國檔案學會的學術研討活動，了解最新檔案管理理論和管理技術設備，提高認識，開闊眼界。

3 夯實基礎建設，全面推進檔案安全集中管理

檔案管理最重要的是確保安全，要不斷加大資金投入，完善檔案用房，特別是檔案倉庫的基礎建設，擴大庫房面積，全力推進檔案集中管理。為確保檔案存放安全，按《檔案室建設規(guī)范》，檔案用房必須安裝防護門窗、監(jiān)控設備、消防器材、密集架等，配備溫濕度測量、除濕、空氣調節(jié)、滅火等設備，將放在各科室的醫(yī)療保險業(yè)務檔案進行集中管理。

4 運用信息化管理、提高檔案管理工作的效能

隨著計算機網絡技術的進一步發(fā)展，對如何做好醫(yī)療保險檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，只有正視這個挑戰(zhàn)，實現醫(yī)療保險檔案管理同現代技術的有機結合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。在高科技情況下的醫(yī)療保險檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。

4.1 加強硬件設施建設

要做好醫(yī)療保險業(yè)務檔案管理信息化建設，就需要做好硬件設施建設，它包括要添置硬件設備，例如如果使用大容量的硬盤、性能穩(wěn)定的光驅、高速的內存、UPS的使用等光纖網絡，就能做好硬件平臺的建設。由于醫(yī)療保險業(yè)務檔案屬于海量的數據文件，且文件的數量會持續(xù)更新，因此要選擇高速的、大容量的硬盤作存儲介質；為了更穩(wěn)定的備份檔案文件，相關工作人員要以光盤介質存儲數據檔案；為了便于檔案文件能迅速被調閱，網絡平臺要使用高速的服務囂；為了避免斷電損壞硬盤里的電子檔案，醫(yī)療保險業(yè)務檔案服務囂要使用UPS等繼電設備。

4.2 加強軟件施設建設

所謂的軟件建設，就是要用軟件實現醫(yī)療保險業(yè)務檔案管理信息化建設。為了讓檔案管理信息化建設具有規(guī)范性，相關的單位要使用自上而下、統一建設的方案進行軟件建設。比如數據庫要使用SQL Sever的數據庫，它是微軟開發(fā)的一款大型數據庫，它便于海量數據管理；網站可以B/S模式建立，這種模式適合集成化的管理。通過軟件建設，可以建立一套界面美觀、交互友好、便于管理、適合數據共享的醫(yī)療保險檔案管理網站。

4.3 創(chuàng)造安全工作平臺

要創(chuàng)建安全的工作平臺，首先就要創(chuàng)造一個封閉式的管理環(huán)境，如使用局域網的網絡管理方式，它非常適合作為數據安全保護的平臺。這種網絡管理方式可以實現內部數據共享、集中管理；嚴格篩選外來數據，必要是切斷外部聯系的管理方式。同時醫(yī)療保險業(yè)務檔案的調閱權限要嚴格分級，使調閱者只能在自己的權限范圍內自由調閱數據。

實施檔案管理的信息化，工作人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是單純的目錄打字員和檔案保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，既提高了工作效率，又提高了工作質量。

5 加強醫(yī)保檔案管理、為檔案再利用提供依據

醫(yī)療保險檔案管理的根本目的在于檔案利用：醫(yī)療保險檔案運用的合理有效是醫(yī)療保險事業(yè)又好又快發(fā)展的一項基礎性工作。對于把握醫(yī)療保險的基本規(guī)律和未來發(fā)展方向具有很強的借鑒意義。業(yè)務檔案是政府部門寶貴的歷史資產，是行政績效的準確體現和長期記載，由檔案管理人員分類、編目，最終成為各級領導的決策依據，而文書檔案通常是領導決策的具體體現，所以檔案的信息化可以使領導更加準確及時地對檔案進行利用，為決策提供依據。檔案管理信息化以后，單位的歷史資產可以有條件地通過網絡向群眾提供利用，為群眾提供優(yōu)質服務。醫(yī)療保險的檔案資料記錄和真實地反映了參保人員或居民的諸多信息，比如他們的健康信息、工作收入信息、家庭信息等等，對這些信息的深度挖掘和模式識別，不但可以更好地制定針對性的服務策略，提高參保人員的滿意程度，而且還有利于醫(yī)療保險行業(yè)的管理人制定有前瞻性的政策。值得注意的是，對參保人員的檔案資料的合理分析是應該的也是合法的，但在這個過程中要注意對參保人員的資料保密性的處理，否則不但會造成不好的影響，甚至要承擔相應的民事或刑事責任，所以一定要做好檔案的保密工作。

6 結語

綜上所述，科學規(guī)范的醫(yī)療保險檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)醫(yī)療保險檔案管理工作的新局面?？茖W規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升醫(yī)療保險工作的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。

參考文獻

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