淺談社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理

李治林

摘 要：社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理是社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理社會(huì)保險(xiǎn)過(guò)程中形成的具有保存和利用價(jià)值的電子版和紙質(zhì)版的資料記錄。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理是社會(huì)保險(xiǎn)的重要組成部分，在社會(huì)保險(xiǎn)管理中具有十分重要的意義，受到了重視。本文論述了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的重要意義，以及當(dāng)今社會(huì)保險(xiǎn)管理中也存在許多問(wèn)題以及解決的方式。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)檔案；管理

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是各級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)收、支、管全過(guò)程中所形成，并被保存起來(lái)以備查考的文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。這些記錄能夠準(zhǔn)確反映一個(gè)參保對(duì)象從辦理參加養(yǎng)老保險(xiǎn)手續(xù)到終止養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系，其間所能享受到的養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等待遇。

1 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的意義

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦操作的首要載體。社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦工作質(zhì)量，直接影響社會(huì)保險(xiǎn)制度是否能夠健康運(yùn)行。社會(huì)保險(xiǎn)檔案是社會(huì)保險(xiǎn)辦理和服務(wù)的記載，是考量經(jīng)辦工作是否依法進(jìn)行的依據(jù)。無(wú)論是績(jī)效考核、內(nèi)部控制和外部監(jiān)督都需要依托檔案資料。

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是服務(wù)參保對(duì)象的重要媒介。社會(huì)保險(xiǎn)也是用人單位保履行義務(wù)和參保人員繳納保險(xiǎn)費(fèi)用的一種歷史憑證，通過(guò)此憑證，社保人員享受社會(huì)保險(xiǎn)繳納范圍內(nèi)的各種權(quán)益。隨著社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展，廣大參保單位和職工對(duì)服務(wù)的質(zhì)量要求越來(lái)越高，維權(quán)意識(shí)不斷增強(qiáng)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的記錄與民眾的社會(huì)保障越來(lái)越密切，記錄著民眾享受社會(huì)保險(xiǎn)的詳細(xì)內(nèi)容，服務(wù)范圍將逐漸的擴(kuò)大。

做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作是建立健全社會(huì)保障體系的重要保證。黨和國(guó)家提出要建立全覆蓋城鄉(xiāng)居民的社會(huì)保險(xiǎn)體系，保障人民的基本生活，這是構(gòu)建和諧社會(huì)的畢本內(nèi)容，也是實(shí)現(xiàn)中國(guó)夢(mèng)和改善民生的根本。做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是提高社會(huì)保險(xiǎn)部門(mén)服務(wù)質(zhì)量的重要前提。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理也是社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的重要?dú)v史資料。通過(guò)對(duì)檔案資料的整理和分析，可以為保險(xiǎn)行政部門(mén)制定保險(xiǎn)費(fèi)用的收繳和保險(xiǎn)服務(wù)的方式提供一些珍貴的歷史資料，完善保險(xiǎn)管理體制。

2 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中的主要問(wèn)題

檔案管理制度亟待完善。社會(huì)保險(xiǎn)項(xiàng)目管理制度的不斷健全，保險(xiǎn)項(xiàng)目的門(mén)類(lèi)增多，辦理社會(huì)保險(xiǎn)的人數(shù)只能多，保險(xiǎn)項(xiàng)目經(jīng)辦機(jī)構(gòu)所形成的的各種圖標(biāo)、文件和憑證等數(shù)量越來(lái)越龐大，檔案管理的難度增大，管理的范圍增加，保管時(shí)間的延長(zhǎng)和保存方式的多樣化等，缺少統(tǒng)一管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。在繁雜的檔案管理中，由于能力和技術(shù)有限，難免會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題。

檔案信息資源共享程度不高。社會(huì)保險(xiǎn)辦理過(guò)程中需要大量的文件資料如身份證、死亡證和收入證明等都來(lái)自于其他社會(huì)職能部門(mén)。這些資料可以直接從這些部門(mén)單位的網(wǎng)上進(jìn)行下載，大量的數(shù)據(jù)資料堆積造成了檔案資料的膨脹，部分單位部門(mén)的檔案信息形成封閉式的管理方式，檔案資料得不到有效利用，造成資源的浪費(fèi)。同時(shí)檔案管理信息化程度不高，限制了檔案信息的閑置浪費(fèi)。社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)本身的信息化程度不高，限制著檔案資源的信息共享和信息利用。

檔案信息化管理水平較低。當(dāng)前，檔案的存在形式主要是紙質(zhì)為主，計(jì)算機(jī)信息檔案為輔。紙質(zhì)的檔案占據(jù)了大量的空間，增加了檔案管理的成本，在檔案借閱是提供原件或進(jìn)行復(fù)印時(shí)，很容易造成實(shí)體的損壞，紙質(zhì)的檔案調(diào)閱非常繁瑣，檔案的使用效率比較低。

檔案資源利用不夠充分。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理方式比較單一，主要是檔案的整理、歸檔、閱覽、借出和復(fù)制。檔案僅僅在機(jī)構(gòu)內(nèi)部和參保人員之間進(jìn)行傳遞和借閱，檔案跨部門(mén)之間的信息交流比較少，檔案的利用性你比較差。檔案管理技術(shù)的多媒體化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)信息化水平比較低，檔案的公開(kāi)性和共享性難度大，檔案的保密水平不夠，不利用檔案信息的利用。

3 加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的對(duì)策和建議

加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。調(diào)整社保局辦公區(qū)布局，為建立檔案室和檔案查閱室預(yù)留足夠空間。投資足夠資金購(gòu)置移動(dòng)式檔案柜和其他設(shè)備。配備消防、通風(fēng)、安全設(shè)備。購(gòu)置檔案管理工作必需的硬件設(shè)備，如快速掃描儀、計(jì)算機(jī)等。研發(fā)和購(gòu)置檔案管理軟件。進(jìn)行電子檔案管理，在電腦公司協(xié)助下自行開(kāi)發(fā)管理軟件從靈活就業(yè)人員社保檔案掃描存儲(chǔ)起步。移動(dòng)硬盤(pán)構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫(kù)，存儲(chǔ)參保人基本信息（身份證號(hào)、檔案號(hào)、就業(yè)時(shí)間、繳費(fèi)情況等）和人事檔案信息。

加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案工作體系。檔案管理工作體系的建立，必須加強(qiáng)組織建設(shè)，形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)管理的方式，做好檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)和溝通，正確有效的落實(shí)檔案管理工作目標(biāo)。社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的各級(jí)主要領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理工作高度重視，關(guān)系檔案管理工作的現(xiàn)狀和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)檔案工作進(jìn)行詳細(xì)、全面的部署，并將檔案管理工作納入員工考核的范圍之內(nèi)?？h級(jí)以上的社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)應(yīng)該建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)和科室，配置專(zhuān)門(mén)的人員進(jìn)行管理，制定專(zhuān)門(mén)的管理規(guī)章和設(shè)置專(zhuān)門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。

完善制度規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。為適應(yīng)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦管理模式，建立一套完備的業(yè)務(wù)檔案管理制度勢(shì)在必行。系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程和規(guī)章制度，可以大大促進(jìn)檔案工作水平的提高。人力資源和社會(huì)保障部與國(guó)家檔案局正在制定《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》，準(zhǔn)備出臺(tái)一套符合社會(huì)保險(xiǎn)特點(diǎn)的專(zhuān)業(yè)檔案管理制度，將在科學(xué)界定社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦業(yè)務(wù)中所形成文件材料的歸檔范圍、保管期限和分類(lèi)方式等方面，為全國(guó)制定框架性的管理依據(jù)。

推進(jìn)資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。積極發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。選擇功能完善的檔案管理操作系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案的輕松快捷著錄、完整高效統(tǒng)計(jì)和快速準(zhǔn)確檢索。加強(qiáng)電子檔案管理，對(duì)于相關(guān)協(xié)議服務(wù)單位聯(lián)網(wǎng)結(jié)算，對(duì)通過(guò)Internet網(wǎng)上經(jīng)辦產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行檔案管理，確保文件的原始性和法律效力。大力開(kāi)展檔案數(shù)字化加工，對(duì)現(xiàn)存的紙質(zhì)、實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)字化加工處理，在業(yè)務(wù)窗口對(duì)檔案資料進(jìn)行前端掃描。

利用檔案資源，提高檔案服務(wù)水平。檔案管理的根本目的是利用。檔案利用是檔案生命力最直接、最有效的體現(xiàn)。積極開(kāi)展檔案利用需求調(diào)研，確定服務(wù)對(duì)象和服務(wù)內(nèi)容，提高檔案利用服務(wù)的針對(duì)性。及時(shí)續(xù)編檔案索引目錄，方便各類(lèi)利用者調(diào)用檔案。深入挖掘信息資源，整理匯編政策經(jīng)辦資料，向社會(huì)公開(kāi)現(xiàn)行業(yè)務(wù)文件。建立社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息中心，與社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦窗口、勞動(dòng)保障電話咨詢(xún)服務(wù)中心、勞動(dòng)保障網(wǎng)等實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，建立社會(huì)保險(xiǎn)檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，為社會(huì)各界提供社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息服務(wù)。

加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和技能 。基礎(chǔ)的知識(shí)、技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力，以及分析處理問(wèn)題的能力等，通常情況下是從事檔案工作必須具備的能力。檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量在一定程度上受到檔案人員綜合素質(zhì)的高低的影響和制約，同時(shí)對(duì)檔案工作整體效能發(fā)揮重要的作用。但是，目前很多保險(xiǎn)部門(mén)的檔案管理者的水平比較低下，服務(wù)意識(shí)差，主觀能動(dòng)性不強(qiáng)。因此，一方面，檔案工作者必須加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，找到工作中的不足之處，并且提高自己的創(chuàng)新意識(shí)。另一方面，加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，因?yàn)樾畔⒒默F(xiàn)代，檔案管理也由簡(jiǎn)單的手工操作，轉(zhuǎn)為現(xiàn)代化的管理密集知識(shí)型的工作。也只有具備高素質(zhì)的，掌握現(xiàn)代科技的管理人員才能勝任。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作是非常有必要的，在社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)快速發(fā)展的今天，從培養(yǎng)社保檔案管理意識(shí)、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、建立檔案管理專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍、完善檔案管理制度以及建立合理的檔案管理規(guī)劃等方面加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的工作，對(duì)于保證社會(huì)的和諧穩(wěn)定具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。

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