檔案的信息化建設(shè)

王翠娟

摘 要：檔案信息化的建設(shè)是在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展黨的基礎(chǔ)上建立起來的檔案管理的新模式。本文就以檔案信息化建設(shè)為題，總結(jié)分析現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)中存在的問題，并針對這些具體問題進(jìn)行分析，總結(jié)出加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的措施，促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；管理

自從信息化技術(shù)被發(fā)明以來，它就以其特有的優(yōu)點(diǎn)被廣泛的應(yīng)用于各行各業(yè)中，使我們進(jìn)入了一個信息化的時代。而檔案的信息化建設(shè)也是當(dāng)今時代檔案管理工作的必然選擇。這種信息化的管理，方便了我們對于檔案的查閱，修改以及保存，并且還可以在基礎(chǔ)管理的技術(shù)上實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，提高了檔案管理的能力。

1 檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.1 信息化建設(shè)中缺少規(guī)劃

從整體來看，我國檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀是都根據(jù)企業(yè)或者各個行政部門自身建設(shè)的需要來進(jìn)行檔案的管理，所以缺少統(tǒng)一的規(guī)劃。而且許多檔案管理部門也不會對自身的信息化建設(shè)進(jìn)行全面的規(guī)劃，往往是針對一項(xiàng)問題進(jìn)行分析，也就使哪里出現(xiàn)問題，解決哪里。這樣的建設(shè)管理方法一定程度上制約著整個檔案信息化建設(shè)的發(fā)展【1】。另外，各個檔案館使用的數(shù)據(jù)格式以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)都沒有統(tǒng)一的規(guī)定，這就給不同檔案館之間信息的傳輸帶來了一定的障礙，同時影響信息的集中統(tǒng)計(jì)以及管理。

1.2 信息化建設(shè)管理落后

檔案的信息化建設(shè)的優(yōu)越性主要體現(xiàn)在其利用最新的信息技術(shù)，對檔案資料實(shí)現(xiàn)信息化的管理，提高了管理的效率，省時省力。但這種信息化的管理并不是完全沒有缺點(diǎn)的，人員仍然是檔案管理中的核心。但有些檔案管理部門沒有認(rèn)識到這一點(diǎn)，他們覺得高效率的電子科學(xué)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的完全信息化，從而就忽略了對這項(xiàng)工作的管理。管理人員的責(zé)任意識淡薄，過分的依賴于科學(xué)技術(shù)，忽略了人員在檔案管理中的重要作用。只注重檔案的管理，沒有及時將過時和有錯誤的檔案進(jìn)行廢除和修改，擾亂了檔案管理的正常秩序【2】。

1.3 信息化建設(shè)資源短缺、人才缺失

當(dāng)檔案的管理向著信息化建設(shè)的方向發(fā)展，其對于專業(yè)人才的需求不僅僅是具有檔案管理相關(guān)知識的人才，而我們需要的是既有檔案管理專業(yè)理論知識有掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)相關(guān)知識的人才。由于檔案的管理工作是一項(xiàng)較為基本的，沒有太大發(fā)展的職業(yè)，所以，該方面的這種全面性的人才較少。這也一定程度上限制了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。另外，傳統(tǒng)的檔案管理工作是基于對紙質(zhì)文件檔案的保存和管理，所以在信息化建設(shè)之初，我們的基礎(chǔ)資源相對短缺，而且建設(shè)之初的工作量較大，這也給檔案管理的信息化建設(shè)帶來一定的難度。

2 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的措施

2.1 統(tǒng)一設(shè)置規(guī)劃

從根本上來看，我們對檔案實(shí)現(xiàn)信息化的管理最主要的目的就是實(shí)現(xiàn)對檔案資料的整合，實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的共享。這樣的目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，就要求我們各個檔案管理部門對檔案的信息化管理有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際的應(yīng)用中應(yīng)該從大局出發(fā)，采用統(tǒng)一的建設(shè)管理方法，有利于對信息資源的統(tǒng)一整合。當(dāng)然，這種標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一就需要上級有關(guān)部門加大重視，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 加強(qiáng)技術(shù)人才的培養(yǎng)

上文我們提到過，檔案管理的信息化建設(shè)工作對于相關(guān)人才的要求非常高，我們需要的人才不僅要有檔案管理理論知識基礎(chǔ)，而且還要掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)。所以，加強(qiáng)相關(guān)技術(shù)人才的培養(yǎng)也是檔案信息化建設(shè)的一個重要方面。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般是年紀(jì)較大或者已經(jīng)退休的老職員，但自動信息化技術(shù)發(fā)展以來，他們工作起來就顯得力不從心，所以我們的檔案管理部門應(yīng)該適當(dāng)?shù)臏p少這些老員工的工作量，聘用一些具有專業(yè)知識的新一代人才。另外，我們也要加大對在職人員的培訓(xùn)，一方面加強(qiáng)他們的工作責(zé)任意識，另一方面實(shí)現(xiàn)其知識的更新，以適應(yīng)不斷發(fā)展的信息化技術(shù)。

2.3 加強(qiáng)相關(guān)法規(guī)建設(shè)

對于檔案管理的信息化建設(shè)我們的法規(guī)還不是很健全，其主要體現(xiàn)在兩個方面，一是缺乏相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的完善，也就是指，檔案管理信息化建設(shè)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也就使我們在之前提到過的，不利于對信息資源的整合。另一方面就是對于信息化建設(shè)的管理方法的法規(guī)不健全。所以，國家有關(guān)部門應(yīng)該加大注意力，加強(qiáng)對檔案管理相關(guān)法規(guī)的建設(shè)。對建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)定兩方面作出明確的規(guī)定，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的良好發(fā)展。

2.4 加強(qiáng)管理

在相關(guān)法律法規(guī)建設(shè)較為完備的基礎(chǔ)上，我們就要依據(jù)規(guī)定，加強(qiáng)對檔案信息管理工作的管理。當(dāng)然，在相關(guān)法規(guī)建設(shè)不完備的時候，各個檔案管理部門可以根據(jù)自身發(fā)展的需要，對相關(guān)工作者的工作進(jìn)行明確的要求，使所有的工作項(xiàng)目都做到有標(biāo)準(zhǔn)可依，這樣就使得整項(xiàng)工作更加系統(tǒng)化和統(tǒng)一化。

2.5 完善安全維護(hù)體系

檔案管理工作的信息化建設(shè)是以電子計(jì)算機(jī)作為主要的載體，這就會有一定的安全問題，所以我們在進(jìn)行信息化建設(shè)的同時，也要注意對整個信息化建設(shè)的系統(tǒng)進(jìn)行安全維護(hù)。具體表現(xiàn)為：采用多種先進(jìn)的技術(shù)對計(jì)算機(jī)進(jìn)行加密，防入侵，防病毒等處理。另外，還應(yīng)該掌握對電子信息的備份以及恢復(fù)的技術(shù)，防止不當(dāng)?shù)牟僮髟斐蓴?shù)據(jù)的丟失。條件允許時，我們可以聘用相關(guān)的安全維護(hù)的技術(shù)人員對整個信息化建設(shè)系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)。這是保證整個信息化管理系統(tǒng)正常運(yùn)行的關(guān)鍵保障。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理的信息化建設(shè)是當(dāng)代檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，針對現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)中存在的問題，我們應(yīng)該加大重視，從轉(zhuǎn)變思想觀念，積極引入技術(shù)人才入手，對信息化建設(shè)進(jìn)行多方面的調(diào)整，在加強(qiáng)相關(guān)法規(guī)建設(shè)的基礎(chǔ)上，完善建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和管理措施，從根本上促進(jìn)檔案管理信息建設(shè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]趙群.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（23）：150-151.

[2]夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].云南檔案，2010，（3）：29-31.