探析檔案信息化建設(shè)管理工作

康偉

摘 要：本文詳細(xì)論述了檔案信息化的核心管理思路，探析了發(fā)展檔案信息化在實(shí)際工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和因素，闡述對(duì)信息化建設(shè)中的一些看法。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；環(huán)節(jié)；因素

檔案信息化建設(shè)是利用電腦、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)以及各種數(shù)據(jù)處理軟件，對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，其核心是檔案數(shù)字化，處理后形成符合規(guī)范的電子數(shù)據(jù)文件。經(jīng)過處理的紙質(zhì)檔案可以用相應(yīng)的傳媒格式來保存，常見的有圖片文件、音頻文件、視頻文件、文本文件、數(shù)據(jù)庫等。檔案信息化建設(shè)首先是將現(xiàn)有的重要檔案文件資料進(jìn)行數(shù)字化處理，由檔案專職工作人員對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工、格式轉(zhuǎn)換、提供存儲(chǔ)等步驟，接下來要?jiǎng)?chuàng)新傳統(tǒng)收集檔案的方法，將歸檔方式逐步過渡到電子文件和紙質(zhì)文件同步接收，專業(yè)人員及時(shí)審核收集到的電子檔案文件，符合要求的隨時(shí)歸檔，和紙質(zhì)檔案文件同步接收同步處理，將檔案信息化的工作重點(diǎn)放在日常中，而不是經(jīng)由積累后再去回頭整理。在對(duì)歷史檔案數(shù)字化處理過程中，對(duì)需要處理的檔案。要想做好日?；奶幚?，需要制定完善的實(shí)施細(xì)則和相關(guān)規(guī)章制度，通過制度來規(guī)范出需要進(jìn)行信息化處理的檔案，要有檔案信息化的具體范圍，也要結(jié)合工作實(shí)際，把本單位本部門重要的檔案排在優(yōu)先處理，不重要的檔案可以延后處理或者不進(jìn)行信息化處理。當(dāng)然，在進(jìn)行檔案信息化工作的同時(shí)，不能忽略了原有的傳統(tǒng)檔案歸檔處理方法，要把檔案的信息化作為傳統(tǒng)檔案工作的有效輔助。

1 檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

檔案信息化必須依靠先進(jìn)的電子信息處理方法，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，各種信息獲取技術(shù)越來越多，我們檔案工作者要做的是把這種技術(shù)運(yùn)用到傳統(tǒng)檔案歸檔環(huán)節(jié)中，技術(shù)在好，也要首先把傳統(tǒng)檔案歸檔的這個(gè)基礎(chǔ)打好。檔案信息化在檔案管理的發(fā)展歷史中，是一個(gè)具有顛覆性的新技術(shù)新概念，不僅實(shí)現(xiàn)了存儲(chǔ)方式的永久性，也為今后的搜索利用提供了堅(jiān)實(shí)的保障，但任何技術(shù)都有自己的某種缺陷，檔案信息化也不能免于例外，比如在其保存環(huán)節(jié)中的保密性和安全性就格外值得注意，電子檔案不像紙質(zhì)檔案那樣看得見摸得著，我們需要嚴(yán)格管理其存儲(chǔ)的安全，避免數(shù)據(jù)丟失，被盜取復(fù)制，被病毒攻擊等破壞方式，因此需要一如既往的重視紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)保管。檔案的信息化在根本上是一種有效的補(bǔ)充技術(shù)，并未對(duì)檔案工作各環(huán)節(jié)的本質(zhì)造成改變，它是在原有工作模式的基礎(chǔ)上，給我們帶來了便捷性和實(shí)用性，讓我們的工作更加有效率，讓我們在檢索提供利用中更加準(zhǔn)確和迅速，更好的發(fā)揮檔案的作用，相信這種作用也會(huì)隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展而不斷創(chuàng)新和進(jìn)步。當(dāng)下在檔案信息化發(fā)展過程中依舊不能放松對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理正是為了有個(gè)更好的保障，在今后的技術(shù)中，肯定會(huì)對(duì)現(xiàn)在的弱點(diǎn)環(huán)節(jié)比如安全保密性等進(jìn)行補(bǔ)充更新，我們不斷的在研究和創(chuàng)新各種技術(shù)，把它運(yùn)用到檔案管理工作中，信息化建設(shè)是對(duì)檔案工作的一種技術(shù)提供，可以運(yùn)用好的技術(shù)才是有效的技術(shù)，但更應(yīng)認(rèn)識(shí)到技術(shù)不能完美無缺的，不能不切實(shí)際的亂用，在檔案管理的各種環(huán)節(jié)中，傳統(tǒng)的人工處理方式不能不取代，不能為了信息化而不顧實(shí)際的信息化，從而造成傳統(tǒng)管理模式被信息化建設(shè)牽著走。另外在信息化建設(shè)中要做到合理適度的原則，根據(jù)單位的檔案全宗數(shù)量配備適當(dāng)?shù)臋n案信息化工具，避免大規(guī)模投入資金和人員，避免造成浪費(fèi)和加重單位經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。檔案信息化建設(shè)要一步一個(gè)腳印的發(fā)展，找到適合本單位的節(jié)奏和模式，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案得到充分保障的基礎(chǔ)上去進(jìn)行。

2 決定檔案信息化建設(shè)的主要因素

信息化技術(shù)的應(yīng)用歸根結(jié)底離不開人，人的主觀能動(dòng)性是決定檔案信息化建設(shè)的成功與否的主要因素之一。從事檔案信息化工作的人員不僅要具備傳統(tǒng)檔案工作人員的各種素質(zhì)和業(yè)務(wù)知識(shí)，還要掌握跟信息化工作相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，現(xiàn)在面臨的難題是老一代檔案工作人員的計(jì)算機(jī)專業(yè)能力不足，而新一代檔案工作人員對(duì)信息化的知識(shí)能完好掌握，但過于依賴計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)，如何能夠做到兩者的完美結(jié)合，就是我們檔案信息化建設(shè)對(duì)人才的理想要求。檔案信息化的人才目前有兩個(gè)途徑進(jìn)行培養(yǎng)，一個(gè)是在現(xiàn)有的傳統(tǒng)檔案工作人員中組織集中培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，理論結(jié)合實(shí)踐的教學(xué)，使其更新觀念勇于創(chuàng)新，逐步的在工作中開展檔案信息化，二是在各高校的檔案學(xué)專業(yè)中，將檔案信息化作為重要課程并加大學(xué)分比重，使檔案工作人員在源頭輸出中就開始掌握這種新技術(shù)，這種模式目前已經(jīng)在做并且成效很好，一些新入社會(huì)的檔案工作人員都能很好的掌握信息化技術(shù)，并且把傳統(tǒng)理論知識(shí)做為基礎(chǔ)結(jié)合。除了對(duì)人才培養(yǎng)的這兩種方式外，在日常工作中我們也需要改變原有的制度，一是把檔案信息化工作逐漸的深入到工作考核中，成為檔案工作人員的硬性指標(biāo)，并直接和其KPI指標(biāo)掛鉤，提高其主動(dòng)性。二是對(duì)檔案工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)罰措施，對(duì)信息化工作開展好的人員進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，并采取可以評(píng)選先進(jìn)優(yōu)先調(diào)動(dòng)等措施，進(jìn)最大可能的發(fā)揮人員積極性?？傊?，信息化建設(shè)中人才的培養(yǎng)是最為主要的因素，人的主觀能動(dòng)性發(fā)揮出來，才可以完美的駕馭好技術(shù)，這需要我們把信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)充分貫徹到每個(gè)人心中，使其在工作中獲取益處嘗到甜頭。信息化人才的建設(shè)需要多重并舉，多中措施，過程不求最快，但求穩(wěn)求好，讓每一個(gè)檔案工作人員都能從信息化建設(shè)中獲得經(jīng)驗(yàn)，提出建議，讓每個(gè)人都主動(dòng)的參與其中，大家相互學(xué)習(xí)共同進(jìn)步，在一起研究和分項(xiàng)信息化工作中的成果和喜悅，隨著信息化人才的不斷發(fā)展壯大，一定會(huì)帶動(dòng)整個(gè)檔案工作的快速發(fā)展，從而使檔案工作更好的為社會(huì)提供利用。

如何提高工作效率也是檔案信息化建設(shè)的主要因素之一，我們進(jìn)行檔案信息化建設(shè)說到底就是為了我們的工作變得更高效，讓我們的工作變得更便捷。這要求我們每個(gè)人員都要以本單位的實(shí)際情況來制定有針對(duì)性的措施，不能盲目的跟隨，要根據(jù)我們原有的檔案制度來制定信息化建設(shè)的相關(guān)制度，并且要在工作中總結(jié)和完善，要多進(jìn)行繼續(xù)教育和研究，通過與傳統(tǒng)檔案工作的對(duì)比，來找出能夠提高工作效率的方法，使檔案信息化建設(shè)的價(jià)值在實(shí)際工作中真正體現(xiàn)出來。

綜上所述，當(dāng)前檔案信息化建設(shè)在注重關(guān)鍵環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，加大信息化人才的培養(yǎng)和正確的運(yùn)用，結(jié)合各自單位崗位的實(shí)際情況，嚴(yán)防過度投資和浪費(fèi)，才能使檔案信息化建設(shè)充分的發(fā)揮作用并為檔案工作增加新的活力。

參考文獻(xiàn)

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[2] 檔案信息化建設(shè)實(shí)驗(yàn)教程 徐華、張敏、王順著