淺淡民營企業(yè)檔案管理

韋葦

摘 要：近年來，隨著改革開放的深入，民營企業(yè)發(fā)展迅速，在國民經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮著越來越大的作用。檔案管理是民營企業(yè)管理的重要內容，影響著企業(yè)的長遠發(fā)展。因此，加強民營企業(yè)檔案管理，是現(xiàn)代經(jīng)濟條件下對民營企業(yè)提出的新要求。本文從民營企業(yè)檔案存在問題及如何解決問題對民營企業(yè)檔案管理情況進行了分析。

關鍵詞：民營企業(yè)；檔案；存在問題；解決措施

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，民營企業(yè)的產業(yè)規(guī)模已經(jīng)達到前所未有的水平，在我國經(jīng)濟發(fā)展中占據(jù)了重要的位置。民營企業(yè)檔案是民營企業(yè)在生產經(jīng)營過程中形成的對企業(yè)和社會有保存價值的資料、實物、聲像等不同形式的歷史資料記錄。多數(shù)民營企業(yè)重生產、輕管理、重眼前、輕長遠等現(xiàn)象極為突出，企業(yè)檔案資料存在收集不齊全、管理不規(guī)范、制度不健全、保管不安全、利用不正常等一系列問題。沒有形成完善的管理制度，使民營企業(yè)的檔案管理工作處于低水平狀態(tài)。以下筆者將對民營企業(yè)檔案管理存在的問題及解決措施進行分析。

1 民營企業(yè)檔案管理存在問題

（1）管理者檔案意識淡薄。有的民營企業(yè)老板片面地認為，民營企業(yè)是自主經(jīng)營，一切都是自己管理。相當數(shù)量的民營企業(yè)的管理為家族式管理，企業(yè)形成的文件資料，尤其是涉及到生產工藝流程、產品制作秘方等核心材料，往往是分散在家族“少數(shù)”人手中，實行“封閉”管理。再則，企業(yè)管理者只圖片面追求企業(yè)的效益，缺乏長遠性和全面發(fā)展的思路，看不到或忽視檔案信息就是企業(yè)的生產力和效益的功能作用。因此管理者檔案意識淡薄，對企業(yè)檔案工作不重視。

（2）檔案管理基礎差。在民營企業(yè)中，除一些國有、集體的轉制企業(yè)外，絕大部分民營企業(yè)的檔案工作處于自發(fā)狀態(tài)（即未經(jīng)檔案行政管理部門的指導，未建檔）。企業(yè)檔案處于三無狀態(tài)，即無檔案部門，無檔案管理人員，無檔案工作制度。造成零散雜亂、隨處堆放、無章無序、難于找尋和利用的狀況，嚴重影響了企業(yè)檔案的完整與安全。

（3）檔案人員業(yè)務素質不高。許多企業(yè)管理者在進行企業(yè)內部管理過程中，認為單獨配備專職的檔案管理無必要，因此企業(yè)檔案人員往往兼職多，任務繁重。還有部分企業(yè)檔案人員不安心本職工作，在民營企業(yè)搞行政工作不如一線生產工作收入高，經(jīng)濟利益的驅動，先成檔案人員極不穩(wěn)定。

（4）有的企業(yè)管理者雖然意識到了檔案工作的重要性，但是民營企業(yè)更突出經(jīng)濟效益，普遍認為抓檔案工作不會馬上出現(xiàn)經(jīng)濟效益，不如抓生產經(jīng)營見效快，擺不上議事日程，在一定程度上也影響了企業(yè)檔案發(fā)展和管理水平的提高。

（5）由于民營企業(yè)的經(jīng)營項目涉及到各行各業(yè)，加之形式多種多樣，形成了檔案所有權的多樣性。這種所有權的多樣性，使各地檔案行政管理部門缺乏對民營企業(yè)檔案管理和檔案業(yè)務的有效指導，也讓民營企業(yè)與檔案行政管理部門缺少必要的聯(lián)系。

綜上所述，加強民營企業(yè)檔案管理，即是企業(yè)發(fā)展的內在需要，也是檔案行政管理部門所面臨的新課題。企業(yè)管理者、檔案行政管理部門及有關部門，應從戰(zhàn)略的高度、長遠的目光，重視、關心和研究加強民營企業(yè)的檔案管理工作，為企業(yè)的生存與發(fā)展，解除后顧之憂。

2 加強民營企業(yè)檔案管理工作的措施

（1）統(tǒng)一認識，加強引導。開展民營企業(yè)建檔工作，是市場經(jīng)濟條件下對民營企業(yè)提出的新要求，它對于推動民營企業(yè)經(jīng)濟基礎上規(guī)模、產品上檔次、管理上規(guī)范，以及提高企業(yè)的整體管理水平，避免和抵御各種風險，推動企業(yè)持續(xù)快速發(fā)展，具有重要的現(xiàn)實意義和長遠的歷史意義?！稒n案法》規(guī)定：“一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務。”《實施辦法 》規(guī)定：“機關團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作的依法開展”。這些檔案法律法規(guī)中，已經(jīng)原則規(guī)定了民營企業(yè)在檔案事務中的權利和義務，民營企業(yè)理所當然地應該管好企業(yè)檔案，檔案行政管理部門也應按照屬地管理的原則，依法監(jiān)督和指導民營企業(yè)的檔案。

（2）要逐步提高、不要急于求成。對于處于“規(guī)模小、底子薄”，在起步、發(fā)展階段到民營企業(yè)，其管理的各項基礎工作，都需要摸索，檔案管理更是如此，沒有現(xiàn)成的模式可以照搬，方法上可先行選擇有代表性的企業(yè)進行試點，摸索總結經(jīng)驗再全面鋪開，以典型引路。初期，主要是建立制度，做好檔案材料的收集、保存、積累。隨著企業(yè)的擴大，經(jīng)濟發(fā)展，素質的提高，再逐步整改，使民營企業(yè)檔案工作走上標準化、規(guī)范化的軌道。

（3）加強材料收集。各民營企業(yè)應全面收集各種不同門類和不同載體的文件材料，尤其注重企業(yè)在經(jīng)營活動中的各種原始記錄、統(tǒng)計臺賬的收集工作，并按有關要求進行科學分類和系統(tǒng)的整理編目，實行集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人都不得分散保存，更不得據(jù)為己有。同時，建立健全一整套檔案工作管理制度，來規(guī)范全體員工在檔案事務中的各種行為，確保企業(yè)檔案的完整與安全，實現(xiàn)檔案的有效利用。

（4）要因企業(yè)制宜，不要千篇一律。民營企業(yè)的規(guī)模、經(jīng)濟、效益千差萬別，建檔工作一定要根據(jù)企業(yè)的規(guī)模和實力，制訂符合各自特點要求的建檔方案。如有的民營企業(yè)是一個員工成百上千，機械化程度高，又是當?shù)氐睦惔髴?。而有的民營企業(yè)只有幾個人或幾十人，手工式生產多，要區(qū)別對待。但共同的要求是必須將經(jīng)濟合同、產品開發(fā)、銷售、債權債務、資金轉讓、成本核算、基本建設、市場信息、科技信息、往來客戶等內容的材料收集全。

總之，建好民營企業(yè)檔案，加強民營企業(yè)的檔案工作，不但是民營企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟建設的需要，也是當前檔案行政管理部門亟待解決的重要問題。民營企業(yè)主要要遵照《檔案法》的規(guī)定，管好本企業(yè)的檔案材料。檔案行政管理部門要采取行之有效的監(jiān)督和指導方法，將法律制約和啟發(fā)企業(yè)自覺相結合，通過宣傳與引導，促使民營企業(yè)管理者真正明白做好檔案管理工作不但是權利也是義務，是自身發(fā)展的客觀需要，是長期受益之事，從而增強管理利用檔案的積極性和自覺性，使民營企業(yè)的檔案管理工作在改革開放的大潮中充滿生機和活力。

參考文獻

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