知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式

摘 要：隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄，其對于企業(yè)發(fā)展的重要性愈加凸顯。當(dāng)前企業(yè)檔案管理一方面已經(jīng)打破了傳統(tǒng)的檔案管理體制，但是另一方面并沒有形成一個全新的檔案管理體制，導(dǎo)致檔案管理對企業(yè)發(fā)展的輔助作用沒有最大限度的發(fā)揮出來。有鑒于此，本文在分析建立檔案知識管理模式的現(xiàn)實意義基礎(chǔ)上初步探討了如何構(gòu)建這一檔案管理模式的有效途徑。

關(guān)鍵詞：知識管理；檔案管理；管理模式

21世紀(jì)是知識時代，也是信息時代，這種情況下信息已經(jīng)取代有形資產(chǎn)成為企業(yè)最為重要的戰(zhàn)略資源，而企業(yè)檔案管理工作以信息資源的整合為目標(biāo)，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供重要參照，其對于企業(yè)發(fā)展的影響越來越大。近年來隨著相關(guān)理論研究的進(jìn)展，很多企業(yè)已經(jīng)初步認(rèn)識到檔案管理的重要性，也嘗試性的改變了檔案管理模式，但是由于種種因素的限制導(dǎo)致當(dāng)前企業(yè)檔案管理處于打破傳統(tǒng)檔案管理模式和全新管理模式未完全建立的中間地帶，使得檔案管理的信息整合功能沒有得到最大限度的發(fā)揮。因此，深入的探索知識管理背景下企業(yè)檔案管理新模式對于信息資源的整合利用和企業(yè)的發(fā)展有著重要的現(xiàn)實意義。

1 知識管理與檔案管理

1.1 企業(yè)檔案管理有助于實現(xiàn)企業(yè)知識的共享

知識是無價的，但是如果知識不能夠被人們所運用的話，知識的價值也就蕩然無存。對于企業(yè)來說，如果知識僅僅保存在員工層面，沒有成為企業(yè)集體的知識資源，那么知識的價值實現(xiàn)也是十分有限的。實現(xiàn)個體知識的升華途徑有語言交流和書面交流兩種方式，其中語言交流固然能夠使得知識共享更加的簡潔、隨意，但是其受時間和空間的范圍限制較大。而書面交流則能夠更好的將個體知識集中在一起，實現(xiàn)知識的共享和升華，企業(yè)檔案管理作為企業(yè)信息整合的主要途徑，其對于企業(yè)知識共享的作用是不言而喻的。

1.2 企業(yè)檔案管理有助于保護(hù)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)

知識產(chǎn)權(quán)管理是現(xiàn)代企業(yè)知識管理的一個重要內(nèi)容，其包括企業(yè)所擁有的專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)和著作權(quán)等，是企業(yè)知識創(chuàng)新的直接體現(xiàn)。企業(yè)檔案真實的記錄了企業(yè)知識創(chuàng)新的過程、內(nèi)容和結(jié)果，是企業(yè)擁有某一種知識產(chǎn)權(quán)的法律憑證。在發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛時，企業(yè)檔案能夠提供強(qiáng)有力的證明。例如企業(yè)在面臨設(shè)計專利申請糾紛時，產(chǎn)品檔案中的技術(shù)協(xié)議書、委托書等能夠提供有力的證據(jù)，從而保證了企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)。從這個角度來說，企業(yè)檔案管理是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的強(qiáng)有力武器。

1.3 企業(yè)檔案管理能夠為知識專家的尋找提供線索

在企業(yè)的日常運營中，必將會遇到許多難題，這就需要相應(yīng)的知識專家了提供建議。但是企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)相當(dāng)?shù)膹?fù)雜和龐大，直接從諸多的員工中尋找到合適的知識專家的難度是較高的，這種情況下就需要利用企業(yè)檔案來為知識專家的尋找提供線索。例如在IBM Lotus公司的知識管理軟件中，其對于每一份企業(yè)檔案的形成時間、修改時間、利用次數(shù)等都有著詳細(xì)的記載，如果一份檔案的利用次數(shù)較多，那么則說明該份檔案的知識含量和價值較高，也由此可以斷定該檔案的直接關(guān)系者屬于某一領(lǐng)域的知識專家，從而保證了最迅速的找到知識專家，解決相應(yīng)問題。

1.4 企業(yè)檔案管理能幫助企業(yè)進(jìn)行員工知識培訓(xùn)

在知識信息成為現(xiàn)代企業(yè)主要競爭資源背景下，企業(yè)唯一持久的競爭優(yōu)勢就是具備比競爭對手更快的學(xué)習(xí)能力。企業(yè)員工的知識培訓(xùn)已經(jīng)成為企業(yè)人力資源管理的一項極其重要內(nèi)容。一般來說，企業(yè)員工知識培訓(xùn)大致可以分為外部知識培訓(xùn)和內(nèi)部知識培訓(xùn)兩種類型，其中外部知識培訓(xùn)以向員工介紹最新的科技進(jìn)展、市場的變化情況、對手企業(yè)的行為等，內(nèi)部知識培訓(xùn)則以向員工傳授本企業(yè)的價值觀念、規(guī)章制度、工作方式等為主。這些都需要利用現(xiàn)有的企業(yè)檔案，可以說企業(yè)檔案是企業(yè)員工知識培訓(xùn)必不可少的教材。

2 知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式

2.1 檔案知識管理模式的構(gòu)建

根據(jù)知識管理的實際需求針對性的構(gòu)建檔案知識管理模式的前提是構(gòu)建知識資源管理系統(tǒng)。其大致包括知識數(shù)據(jù)庫、知識信息整合系統(tǒng)、知識信息服務(wù)系統(tǒng)三個版塊，其中知識數(shù)據(jù)庫指的是要以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐將企業(yè)各種知識信息集中到一起，例如各部門文件、員工工作經(jīng)驗、企業(yè)精神文化、企業(yè)規(guī)章制度等；知識信息整合系統(tǒng)則主要負(fù)責(zé)將收集到的各種信息進(jìn)行科學(xué)加工，轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一格式的數(shù)據(jù)，使得企業(yè)知識信息有序化和系統(tǒng)化；知識信息服務(wù)系統(tǒng)是企業(yè)檔案管理的輸出窗口，其主要功能是為企業(yè)利用檔案提供便捷的通道，同時也具備知識信息反饋功能。管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置是構(gòu)建檔案知識管理模式的重要保證，對此可以根據(jù)具體的需要選擇不同的管理機(jī)制，例如對于規(guī)模較小的企業(yè)可以設(shè)置集圖書、情報、檔案于一體的機(jī)構(gòu)如檔案信息中心等；對于規(guī)模較大的企業(yè)則可以單獨的設(shè)置檔案館，處于轉(zhuǎn)型期的企業(yè)可以設(shè)置全新的管理機(jī)構(gòu)如知識資源管理中心等。

2.2 檔案知識管理模式實現(xiàn)

在實踐中，檔案知識管理模式的實現(xiàn)需要從以下幾個方面著手：首先是更新檔案管理觀念。檔案知識管理模式的根本目的是為知識管理服務(wù)，因此相關(guān)工作人員必須改變之前的以保管檔案為核心的工作觀念，要將工作的重心轉(zhuǎn)移到對知識信息的整合上；其次是檔案管理的數(shù)字化。21世紀(jì)是知識信息時代，但同時也是信息大爆炸時代，知識信息數(shù)據(jù)的不斷增加使得傳統(tǒng)的人工檔案管理難以適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，因此實現(xiàn)檔案管理的信息化例如信息收集反饋的信息化，通過企業(yè)內(nèi)部軟件實現(xiàn)對知識信息的即時收集、檔案查詢的數(shù)據(jù)化，通過檢索系統(tǒng)實現(xiàn)檔案信息的迅速查詢等勢在必行，是檔案知識管理模式落實的重要保證；然后是提高檔案工作者素質(zhì)，傳統(tǒng)檔案管理拓展為知識資源管理之后，原有的工作性質(zhì)、內(nèi)容、方式等都將發(fā)生巨大變化，這對檔案工作者的素質(zhì)提出了更高的要求；最后是統(tǒng)籌協(xié)作，有別與傳統(tǒng)檔案管理重視個體能力，檔案知識管理對于協(xié)作精神和團(tuán)隊合作意識有著較高的要求，原因就在于一方面迅速增加的信息數(shù)據(jù)使得個人難以完成全部工作內(nèi)容，需要諸多工作中協(xié)作完成，另一方面企業(yè)檔案管理需要加強(qiáng)與社會的聯(lián)系，通過行業(yè)協(xié)作、區(qū)域協(xié)作等來促進(jìn)檔案知識管理的發(fā)展。

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作者簡介

喬軍玲（1974-），女，漢族，陜西合陽人，大學(xué)本科，館員，主要研究方向：企業(yè)檔案管理、編研、利用。