現(xiàn)代企業(yè)如何做好文書檔案保密工作

張明娟

摘 要：由于現(xiàn)代企業(yè)不斷健全管理體制，且日常運營管理中信息技術(shù)的應(yīng)用也越來越廣泛，致使文書檔案工作發(fā)生本質(zhì)的改變，這不僅在企業(yè)的運營與發(fā)展中逐漸成為不可或缺的環(huán)節(jié)，還使現(xiàn)代企業(yè)文書檔案保密工作面臨巨大的挑戰(zhàn)。下面從現(xiàn)代企業(yè)做好文書檔案保密工作的重要性入手，探究提出做好保密工作的若干途徑，旨在為現(xiàn)代企業(yè)提高文書檔案保密工作水平提供參考。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；檔案管理；文書檔案；保密工作

現(xiàn)代企業(yè)文書檔案管理指的是對企業(yè)原始資料進行收集、整理、保存等，它擁有很強的原則性、密級性，不僅要求檔案管理人員嚴格執(zhí)行文書檔案保密工作的相關(guān)制度，還要嚴格依據(jù)保密規(guī)章開展管理工作。特別是在現(xiàn)代信息社會里，現(xiàn)代企業(yè)文書檔案信息的安全性成為檔案管理的首要任務(wù)。因此，現(xiàn)代企業(yè)如何做好文書檔案保密工作是一項值得探究和實踐的重要課題。

1 現(xiàn)代企業(yè)做好文書檔案保密工作的重要性

文書檔案是指現(xiàn)代企業(yè)憑借文字、聲像、數(shù)字化等形式記錄各種活動，并通過最原始的形式對記錄的資料進行管理，為日后查考提供便利。文書檔案是見證企業(yè)的一種憑證，參考價值很大，不僅涉及現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟利益，還與企業(yè)能否繼續(xù)正常進行生產(chǎn)、管理等活動有密切聯(lián)系。特別是文書檔案中的涉密文件，它更是保密工作的關(guān)鍵所在，主要包括現(xiàn)代企業(yè)的內(nèi)部資料、秘密檔案、機密檔案等。其中，盡管企業(yè)內(nèi)部資料不涉及國家秘密，但只允許單位內(nèi)部或企業(yè)自己使用，一般不對外公開。

如今，信息技術(shù)飛速發(fā)展，現(xiàn)代通信技術(shù)日新月異，辦公室設(shè)備越來越自動化，很多竊密行為依賴的都是高科技手段，但現(xiàn)代企業(yè)的部分文書檔案不僅有紙質(zhì)的，還有信息化存儲，保密工作也因此面臨更大的挑戰(zhàn)[1]。同時，文書檔案對現(xiàn)代企業(yè)管理層的決策會產(chǎn)生一定指導(dǎo)性影響，因此把文書檔案保密工作做好對現(xiàn)代企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有重要意義，一旦文書檔案保密工作出現(xiàn)問題，企業(yè)的生產(chǎn)、管理等勢必會遭受巨大的損失。為使企業(yè)的根本利益得到維護，現(xiàn)代企業(yè)必須堅持提高安全防范能力，確保文書檔案萬無一失，從而切實做好保密工作。

2 現(xiàn)代企業(yè)做好文書檔案保密工作的途徑

2.1 區(qū)分保管與保密的期限

在明確保管文書檔案的期限時，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)從自身工作需要出發(fā)，對文書檔案的現(xiàn)實作用進行正確的分析、鑒別，按照其保存價值、利用價值等合理判定保管期限；保密期限則需要現(xiàn)代企業(yè)按照國家對秘密事項保密期限作出的相關(guān)規(guī)定來明確，即秘密事項受到國家保密法律法規(guī)保護所產(chǎn)生的法律效力的時限。在《國家秘密保密期限的規(guī)定》中有明確的規(guī)定：除了特殊規(guī)定，絕密級事項的保密期限不超過30年，機密級事項的保管期限不超過20年，秘密級事項的保管期限不超過10年；保密期限不少于一年的以年標密，不到一年的以月標密。此處的特殊規(guī)定指的是保密范圍的制定機關(guān)可以在保密范圍中將某一類事項的保密期限規(guī)定為長期，包括國家秘密的資料、文件等，只要上級單位、制定機關(guān)等沒有解密，現(xiàn)代企業(yè)就必須長期開展保密工作，嚴禁擅自解密，更不得隨意銷毀或?qū)ν馓峁Ｒ虼?，現(xiàn)代企業(yè)要想做好文書檔案保密工作，首先要做的就是嚴格區(qū)分保管與保密期限，將文書檔案的保密級劃分清楚，從而明確保密期限[2]。

2.2 完善文書檔案監(jiān)督體制

一方面，企業(yè)要建立健全文書檔案保密工作制度。完善的制度是規(guī)范現(xiàn)代企業(yè)檔案管理行為的重要途徑，保密工作也不例外，需要檔案管理人員按照企業(yè)實際制定切實可行的文書檔案保密制度、庫房管理制度、檔案查閱及利用制度等，從而規(guī)范檔案工作行為，加強保密工作。同時，一系列規(guī)章制度應(yīng)隨著時代的變化而做出相應(yīng)調(diào)整，保持制度的與時俱進，從而在文書檔案保密工作實踐中持續(xù)更新、完善規(guī)章制度，為有序開展保密工作提供制度保障。另一方面，企業(yè)要完善監(jiān)督管理體制。一是盡早安裝先進的監(jiān)督設(shè)施、包括攝像頭等，從而對文書檔案查閱、利用、管理等人員進行監(jiān)督，避免發(fā)生涂改、偷撕、盜竊等問題；二是完善各種各樣的監(jiān)督制度，包括企業(yè)涉密文書檔案的調(diào)閱管理等，需嚴格制定管理制度，任何人都無權(quán)在沒有批示的情況下進行調(diào)閱；三是明確監(jiān)督職責(zé)，建立健全檔案管理人員監(jiān)督體系，通過突擊檢查、專項檢查等途徑細致檢查每一個利用文書檔案的環(huán)節(jié)，從而加大監(jiān)管力度，只要發(fā)現(xiàn)違法違規(guī)行為，必依法查處，保證文書檔案的安全性，維護企業(yè)合法權(quán)益。

2.3 優(yōu)化保密工作技術(shù)手段

隨著現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化進程越來越快，先進信息技術(shù)的應(yīng)用日益重要，文書檔案保密工作只有加強技術(shù)支持，才能應(yīng)對先進的竊密手段，不斷優(yōu)化保密工作技術(shù)手段[3]。一是企業(yè)應(yīng)積極引進更加先進的網(wǎng)絡(luò)信息設(shè)備、技術(shù)。部分企業(yè)由于網(wǎng)絡(luò)安全防護能力較弱，檔案應(yīng)用系統(tǒng)極易被攻破，機密文書檔案隨之泄露，存在很大的風(fēng)險性，需通過引進先進的技術(shù)設(shè)備及手段來確保網(wǎng)絡(luò)安全。二是加大研制、開發(fā)及應(yīng)用文書檔案保密技術(shù)、防范裝備等的力度，因為一味引進信息技術(shù)是不能真正確保網(wǎng)絡(luò)信息的安全性的，需重視改造引進的技術(shù)、設(shè)備，并進行有效的管理，確?，F(xiàn)代企業(yè)在文書檔案保密工作技術(shù)手段方面的先進性。三是文書檔案保密人員應(yīng)堅持學(xué)習(xí)計算機技術(shù)，學(xué)會應(yīng)用先進的技術(shù)手段，并在實踐中堅持總結(jié)和提高，有效降低文書檔案的安全風(fēng)險，全面實施保密

工作。

2.4 提高管理人員素質(zhì)水平

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理人員的職責(zé)在于確保文書檔案的完整與安全，使文書檔案能將其利用價值充分發(fā)揮出來。這就要求檔案管理人員分類存放文書檔案，并記錄在案，同時保持檔案室整潔、檔案實體完好無缺，一旦有損壞要第一時間修復(fù)，更要避免出現(xiàn)文書檔案失竊的現(xiàn)象。檔案管理人員對文書檔案的內(nèi)容是相當熟悉的，其素質(zhì)水平的高低與文書檔案保密工作是否嚴謹有直接關(guān)系。因此，檔案管理人員必須要具備高度的責(zé)任感，充分認識保密工作的重要性、緊迫性，并逐漸增強保密意識，時刻保持頭腦清醒、謹言慎行，避免在有關(guān)企業(yè)的任何場所不經(jīng)意泄露文書檔案內(nèi)容。當企業(yè)在挑選文書檔案管理人員時，應(yīng)充分考慮人員的性格特征，盡可能選擇可靠的、內(nèi)向的人員，或是專門從事保密工作的人員來擔(dān)任文書檔案的保密工作，且一旦確定了保密人員需避免頻繁更換，預(yù)防對文書檔案保密工作帶來威脅。

3 結(jié)語

在信息時代，社會、經(jīng)濟與科技的高速發(fā)展推動檔案事業(yè)的改革與發(fā)展，由此決定著檔案保密管理的重要性。因此，加強落實文書檔案保密工作是現(xiàn)代企業(yè)迫在眉睫的大事，需要企業(yè)在實踐中充分認識到做好文書檔案保密工作的重要性，用高度負責(zé)的態(tài)度把文書檔案保密工作落到實處，并通過一系列行之有效的途徑真正做好文書檔案保密工作，致力于開創(chuàng)現(xiàn)代企業(yè)文書檔案保密工作的新局面。

參考文獻

[1]晏鷹.基于企業(yè)檔案保密問題的對策思考[J].經(jīng)濟師，2014（09）：274-275+277.

[2]李娟.探究檔案保密工作需要處理的幾種關(guān)系[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（09）：21+24.

[3]王芳.淺析信息公開環(huán)境下的檔案保密工作[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2013（09）：152-153.