淺談對公路建設(shè)項目檔案歸檔的做法與體會

摘 要：在目前城市化和現(xiàn)代化建設(shè)的過程中，公路建設(shè)項目檔案的歸檔工作顯得尤其重要而且也是現(xiàn)今公路管理工作中的必須。本文寫作的關(guān)鍵是對公路建設(shè)項目檔案的收集、入檔及檔案整理工作的現(xiàn)實做法進(jìn)行簡要的論述，并提出相關(guān)的看法。

關(guān)鍵詞：公路建設(shè)項目；檔案歸檔；做法；體會

在現(xiàn)代化發(fā)展過程中，公路建設(shè)及發(fā)展是非常重要的，特別是在當(dāng)前極力的推進(jìn)城市化建設(shè)過程中，其作用的發(fā)揮非常的明顯。在公路檔案歸檔工作中，最重要的工作就是對于建設(shè)項目檔案歸檔的建設(shè)及重視。在現(xiàn)今公路建設(shè)項目檔案歸檔過程中，工程建設(shè)檔案的收集、整理、保存和歸檔工作顯得尤其重要。下面筆者將對公路工程建設(shè)項目檔案歸檔工作進(jìn)行簡要論述，并針對其近些年來的工作發(fā)展對自己的工作體會進(jìn)行簡要的論述。

1 公路建設(shè)項目檔案歸檔工作的重要性論述

公路建設(shè)項目是國家經(jīng)濟發(fā)展過程中的重要組成部分，在建設(shè)項目施工的過程中，檔案的建立是非常重要的。項目檔案的建立詳細(xì)的技術(shù)了在項目建設(shè)過程中對于材料的選擇、施工單位的詳細(xì)信息及施工進(jìn)度的有效控制等都會在其中有所反應(yīng)。公路建設(shè)項目檔案的歸檔工作的高質(zhì)量完成對今后公路的返修、養(yǎng)護工作的進(jìn)行提供了重要的依據(jù)，重點是對項目的經(jīng)營和管理有著重要的參考意義?？v觀現(xiàn)今公路建設(shè)項目檔案歸檔做法能夠明顯的發(fā)現(xiàn)項目檔案的歸檔工作主要是把項目的總體規(guī)劃、建設(shè)過程及竣工驗收等詳細(xì)的記錄在其中。綜上所述，公路建設(shè)項目的檔案的歸檔工作是非常重要的。

2 公路建設(shè)項目檔案歸檔工作存在的問題

2.1 檔案內(nèi)容缺漏

縱觀現(xiàn)今公路項目檔案歸檔工作，可以簡單的發(fā)現(xiàn)其存在嚴(yán)重的問題就是檔案內(nèi)容的缺漏。建設(shè)項目的檔案歸檔工作是對于項目工程的總體規(guī)劃及建設(shè)過程中對于材料的選擇、施工方法的選擇以及竣工驗收相關(guān)數(shù)據(jù)的有應(yīng)有一個清晰的記錄。但是，在現(xiàn)今大部分的項目檔案歸檔工作中，一般而言由于建設(shè)過程中項目的復(fù)雜性及時間的持續(xù)性，在這一階段很容易造成工作人員的疏忽，對于建設(shè)過程中的具體工作不能詳細(xì)的記錄下來，就會造成某一方面內(nèi)容的缺失，這對于后期的工作是非常不便的。除此之外，在檔案歸檔工作中的招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、公審文件、中標(biāo)書等都普遍存在嚴(yán)重的缺漏現(xiàn)象。

2.2 土建施工及監(jiān)理文件等材料存在排序混亂，卷名與內(nèi)容不符

縱觀現(xiàn)今的公路建設(shè)項目檔案的歸檔工作，可以簡單的發(fā)現(xiàn)其存在嚴(yán)重的問題，一方面相關(guān)工作人員基本上能夠?qū)⑹┕み^程中的單項開工報告、技術(shù)交線圖紙、地基處理記錄等都能夠詳細(xì)的記錄下來，并將其根據(jù)一定的順序按照一定的編號詳細(xì)的安排下來，在這一方面的工作基本上滿足了歸檔的要求；但是另一方面在施工材選擇的具體記錄等方面存在嚴(yán)重的欠缺，土建施工及監(jiān)理文件的歸檔也是非常重要的，但是在實際的過程中對于原材料的采購、水泥鋼筋的購買的記錄及合格證明一般不會出現(xiàn)在檔案歸檔過程中。眾所周知，在相關(guān)證明的歸檔工作中，所出具的證明必須是加蓋紅章的，具有明確的公證效力，但是這一部分的工作是非常復(fù)雜的，所以，這一方面的工作是非常欠缺的。除此之外，在項目檔案歸檔工作中，存在著嚴(yán)重的卷名與內(nèi)容不符合的現(xiàn)象，記錄非常的混亂，這種檔案記錄并沒有實際的意義，只是空于形式的建立發(fā)展。

2.3 專業(yè)歸檔技術(shù)人員隊伍并沒有形成

在建設(shè)項目檔案歸檔過程中，由于施工項目作為一項時間非常長的，同時復(fù)雜的施工項目，在其建設(shè)的過程中中層管理人員非常重視項目施工進(jìn)度、項目的管理等與具體的操作非常相關(guān)的工作。而對于歸檔這種工作的重視程度是非常低的，而面對這一重視程度的地下，導(dǎo)致的是這這一方面的專業(yè)人員是非常缺乏的，而對于現(xiàn)有的工作人員一般都是工程建設(shè)中臨時調(diào)離的人員，其對于檔案工作沒有相應(yīng)的專業(yè)知識及科學(xué)的管理辦法，所以對于建設(shè)項目檔案歸檔工作是極其不利的。所以，專業(yè)的歸檔人員是非常重要的，但是目前這一發(fā)展?fàn)顩r并不是十分的理想。

2.4 項目檔案歸檔沒有受到足夠的重視

正如上文所言，項目檔案歸檔內(nèi)容缺漏、專業(yè)的技術(shù)人員隊伍并沒有建立、檔案歸檔混亂等現(xiàn)象的普遍出現(xiàn)在很大程度上是由于公路建設(shè)項目檔案歸檔工作沒有受到足夠的重視。在現(xiàn)代施工項目管理人員中，現(xiàn)代化的管理意識并沒有建立起立，仍然使用傳統(tǒng)的管理服務(wù)方式進(jìn)行公路項目的管理，認(rèn)為公路項目的建設(shè)應(yīng)該重點關(guān)注與實際建設(shè)相關(guān)的工作，而對于文字記錄等不夠重視，認(rèn)為完全沒有必要，這種管理意識普遍存在于項目中層管理人員中。

3 公路建設(shè)項目檔案歸檔工作改進(jìn)策略

3.1 充分認(rèn)識到項目檔案歸檔工作的重要性

這一方面的工作首先要改變中層管理人員及相關(guān)負(fù)責(zé)人的管理意識，樹立現(xiàn)代化的管理意識，使其充分的了解到項目檔案歸檔工作的重要性。在項目檔案歸檔工作進(jìn)行的國過程中，始終秉持著此項工作的進(jìn)行是對過去的負(fù)責(zé)、對現(xiàn)實的服務(wù)以及對將來公路管理的負(fù)責(zé)。所以，必須樹立現(xiàn)代服務(wù)意識，樹立強烈的服務(wù)觀念，充分認(rèn)識到檔案項目的歸檔工作是現(xiàn)今十分必須的，而且也必須進(jìn)行的，并且使其認(rèn)識到現(xiàn)今的歸檔工作為今后管理方便奠定了重要的基礎(chǔ)，這對于其工作的順利進(jìn)行是十分有利的，以便于引起領(lǐng)導(dǎo)人員的重視。

3.2 建立健全規(guī)章制度，明確工作責(zé)任

為了完善公路建設(shè)項目檔案的歸檔工作，必須在施工項目前后建立明確的規(guī)章制度，明確工作責(zé)任。規(guī)章制度的制定為檔案的歸檔工作提供了充分依據(jù)，相關(guān)規(guī)章制度的出臺能夠為工作人員的歸檔工作提供參考，為其工作制定界限，使專業(yè)工作人員明確意識到能夠做什么、必須做什么、不能做什么都應(yīng)有有一個明確的規(guī)定。對于明確的規(guī)章制度的制定，應(yīng)在根據(jù)實際發(fā)展需要的基礎(chǔ)上進(jìn)行，能夠保障其指定充分適用于檔案的歸檔工作，對工作人員的限制作用能夠有效的促進(jìn)相關(guān)工作的進(jìn)行，而不會導(dǎo)致其所發(fā)揮的限制作用妨礙了人員主管能動性的發(fā)揮。

3.3 項目建設(shè)與項目歸檔同步，從源頭上保證項目歸檔的質(zhì)量

為了保證檔案歸檔的質(zhì)量，項目歸檔工作的進(jìn)行必須與項目建設(shè)工作同步。特別是在現(xiàn)今高速公路建設(shè)的過程中，由于其施工項目的大型化、施工周期比較長、參建單位比較復(fù)雜，再加上具體施工過程中的分階段進(jìn)行比較多，所以如果在項目完成后統(tǒng)一進(jìn)行檔案歸檔工作是非常復(fù)雜的，會極大的加劇施工人員的工作量，浪費大量的施工時間。所以，在每一環(huán)節(jié)、每一階段的施工項目工作都應(yīng)該配備專業(yè)的工作人員進(jìn)行跟蹤記錄，并在記錄的過程中始終保持著嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)人的工作態(tài)度。這樣，隨時隨地的進(jìn)行項目檔案的歸檔工作，做好項目建設(shè)與項目歸檔工作同步進(jìn)行，是保證項目建設(shè)質(zhì)量的重要方法。

3.4 嚴(yán)格開展項目建設(shè)歸檔工作監(jiān)督檢查，嚴(yán)格監(jiān)管

在項目施工的過程中檔案歸檔人員要加強對各個方面施工建設(shè)項目的管理，并積極的鼓勵工作人員進(jìn)行現(xiàn)場施工項目的相關(guān)數(shù)據(jù)的采集，并配備專業(yè)的管理人員進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督管理。在最終項目檔案歸檔過程中，要組織專業(yè)人員進(jìn)行反復(fù)的檢查，對于歸檔過程中工作失誤造成的檔案歸檔工作進(jìn)行修補，以保證檔案歸檔的完善性。

4 結(jié)束語

綜上所述，在現(xiàn)今城市化建設(shè)過程中公路建設(shè)項目檔案歸檔工作是非常重要的，相關(guān)工作部門應(yīng)針對其中存在的問題提出相關(guān)的改進(jìn)策略，改變其中存在的不足，促進(jìn)公路建設(shè)項目歸檔工作的科學(xué)發(fā)展，為今后公路的養(yǎng)護及其相關(guān)工作奠定重要的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]周家興；淺談公路建設(shè)項目檔案歸檔工作的做法與體會[J]；蘭臺世界；2014年S2期112-113頁

[2]郭延華；淺談公路工程檔案管理[J]；建筑遺產(chǎn)；2013年01期

作者簡介

郭青云（1976-）女，漢族，山東鄆城人，助理館員，大學(xué)學(xué)歷，畢業(yè)于山東菏澤師范?？茖W(xué)校漢語言文學(xué)。