淺談縣級疾病預防控制中心檔案的規(guī)范化管理

楊海兵 蔡寧波

摘 要：疾病預防控制中心（以下簡稱疾控中心），在其履行預防和控制各種傳染病和慢性非傳染性疾病的各項具體工作職責中，一項比較重要的基礎性工作就是對于各種疾病監(jiān)測信息的收集、整理、分析、報告等資料檔案管理。檔案管理部門分為不同的級別，下面著重說下縣級疾病預防控制中心檔案管理的規(guī)范化管理。縣級檔案管理工作是否可以做到位，是否可以規(guī)范化地操作直接影響到疾控中心其他各項工作展開的質(zhì)量和效果。疾控中心檔案管理是否能夠做到科學規(guī)范化管理，可以作為衡量其工作業(yè)績的一個重要工作指標。下面，本文將從疾控中心檔案管理的重要性角度出發(fā)，提出了一些如何提高檔案管理的科學性的改進措施，希望可以給予縣級檔案管理人員一些借鑒，促進縣級疾控中心事業(yè)健康穩(wěn)步有序發(fā)展。

關鍵詞：疾控中心；檔案管理；規(guī)范化管理；具體措施

縣級疾控中心的檔案記載著一個地區(qū)疾病控制機構的具體的歷史信息和現(xiàn)狀的具體信息的，是作為研究疾病，進而控制其再次發(fā)生的參考資料的，尤其是一些還沒有徹底根除或者研究出對策的一些疾病，因此檔案的管理就顯得尤為的重要，其價值是不可言喻的。另外縣級疾病控制中心的檔案也是關系到民生的大事，是民生檔案的一個重要組成部分，與人民群眾的身體健康息息相關，還會對一個縣、一個地區(qū)的和諧穩(wěn)定具有重大的影響作用。因此說，疾病控制中心檔案的科學化管理是十分有助于推進疾控事業(yè)發(fā)展的。因此，非常有必要加強和推進疾控機構檔案的規(guī)范化的管理。

1 對于縣級疾控中心檔案規(guī)范化管理的意義

（一）縣級檔案的規(guī)范化管理可以提升疾控系統(tǒng)對檔案法律化的意識。

當疾控中心重視和加強檔案規(guī)范化管理的時候，就會聯(lián)系到我國法律中關于《檔案法》的法律內(nèi)容了，就會自主地進行學習和落實，會從法律的層面上來認識到檔案工作的重要性，其檔案意識勢必會有很大的提高，這就糾正了以前的對檔案不夠重視的局面。

（二）檔案的規(guī)范化管理可以使機構領導層面加強檔案室的重視程度。

當疾控中心把檔案管理規(guī)范化建設作為一個年度的工作目標時，會從組織機構等方面進行系統(tǒng)化推進。如成立專門機構領導小組，這樣疾控領導就會從人力、財力、物力等方面給予更多的投入和支持，使檔案管理的規(guī)范化建設具備了必要的物質(zhì)條件。

（三）檔案的規(guī)范化管理有助于檔案的收集、整理、保管和有效利用。

檔案室對檔案進行規(guī)范管理，具體體現(xiàn)在檔案管理工作的專職人員更加完備，管理制度更加完善，硬件配備更加齊全、標準。尤其是在對于資料進行分門別類歸檔，使檔案資料得到好好保管。檔案分類以及檔案日期的設定將更加明確，這樣有利于將之前比較分散的檔案做出更加規(guī)范的管理，確保檔案保管和查找更加方便。

（四）檔案管理的規(guī)范化管理有利于推動檔案的數(shù)字化建設。

檔案管理的規(guī)范化管理可促進實現(xiàn)檔案的科學信息化管理。檔案實現(xiàn)了規(guī)范化管理，則有助于檔案工作人員將檔案輸入到電腦當中，再運用專門的管理軟件對檔案進行管理，實現(xiàn)了管理的電子化存檔。當電腦上擁有了檔案的數(shù)據(jù)庫之后，就可以在網(wǎng)絡中進行分享了，這就提高了檔案的利用率，可以更好地實現(xiàn)檔案資源的共享，促進疾病預防事業(yè)的進一步發(fā)展。

（五）檔案規(guī)范化管理有利于改善目前檔案管理工作中的短板問題。

檔案進行規(guī)范化管理有著重要的作用和意義。但是，現(xiàn)在縣級疾病機構的檔案管理存在許多不健全不完善的方面。首先疾控中心的檔案管理制度不健全，或留于形式，而且各種硬件設備配備很不全，管理方式落后，有的無專職檔案工作人員，即使有檔案專職工作人員絕大多數(shù)非檔案管理專業(yè)，對檔案管理缺乏較高的綜合素質(zhì)。因此，在這種狀況下，檔案管理工作不到位，檔案信息不健全，利用率較低。

2 提高縣級疾病控制中心關于檔案管理的方法措施

2.1 完善縣級疾控中心檔案的管理體系

1、建立綜合檔案資料管理機構，進行統(tǒng)一的集中管理。縣級疾病控制機構想要對檔案資料進行規(guī)范的管理模式，首先需要設置專門的一個管理部門，集中起來對資料進行管理，專門負責搜集、整理和保管疾控中心的所有部門的檔案。與此同時，還要對其進行一定的監(jiān)管，它的作用是從宏觀上指導檢查檔案資料管理機構的工作，以此來執(zhí)行國家、省市管理部門對這項業(yè)務的規(guī)范要求。

2、重視檔案管理工作，將其納入到領導議程，將其作為疾控機構的一個中心目標。

重視檔案的規(guī)范化管理，就需要設立專職部門和專職人員，同時還應該明確一名具體分管領導，專門負責檔案的管理工作。這樣可以協(xié)助解決以前檔案管理存在的諸多問題，比如硬件設備差、經(jīng)費不充足等問題，檔案的工作納入到責任制中來進行考察和核實。

3、對檔案管理人員進行培訓，提高管理工作人員的業(yè)務。

檔案管理人員需要多參加一些省市和縣里面對檔案管理人員的培訓互動，進而使他們接受最新的思想和技術知識，提高自己的管理水平。同時還能夠提高他們的職業(yè)精神，使得他們更加具備責任心，把檔案的管理工作做大非常細心，以保證檔案的完整性，敢于同一些違反《檔案法》的行為做出堅決斗爭，以確保檔案管理工作有序地展開。

2.2 加強縣級疾病控制中心對疾控檔案的基礎性建設

1、要明確檔案管理人員的職責分工，以及采取一些制度，并且要將制落實，這樣制度才能夠起到其應有的作用，這些制度包括檔案的接受、整理、保管、統(tǒng)計制度以及檔案的保密、借閱、鑒定和銷毀等多種制度。對疾控中心的檔案要按照類目進行分們別類地地進行保存，這樣有利于對檔案的保存和方便查閱等。

2、檔案的保存要做到系統(tǒng)完整，所用的紙張是要達到質(zhì)量標準的。文檔的采集編纂到規(guī)整是需要各個環(huán)節(jié)都到位的，當以上的任務都做好以后，還需要領導的簽字后再送到疾控中心的檔案管理室內(nèi)進行保存，這樣有利于保證檔案管理的質(zhì)量以及監(jiān)督的有效性，使得其他的科室對檔案資料也有所了解，以后在移交工作也會方便很多的。

3、做好疾控中心檔案管理的關于社會服務的工作，方便有相關知識需要的學生專家等的查閱。在以前的疾控中心的檔案管理工作中，管理工作做起來是比較被動的，有關疾控的信息的被利用率是比較低的。而隨著現(xiàn)在公共衛(wèi)生環(huán)境的逐步變化，之前的被動性的服務是要變成更加主動的，對于大規(guī)模的傳染病性疾病比的一些相關信息和預防的措施等是要向向公眾公布的，還可以在縣醫(yī)院、小區(qū)衛(wèi)生室門口設置一些貼士，使得檔案成為大家可以在日常中可以看得到的衛(wèi)生知識，服務于大眾。

3 總結

從上文可以看出，縣級疾病預防控制中心檔案管理工作的規(guī)范化和科學化建設，有著重要的意義。既可以促進檔案事業(yè)更加健康、有序地發(fā)展，又可以推進疾病預防控制專業(yè)的進步。隨著社會經(jīng)濟和科學技術的日益發(fā)展進步，再加上各級領導對于檔案事業(yè)的重視，相信疾控中心的管理工作會不斷地完善，做到與時俱進，充分發(fā)揮出檔案管理的重要作用，促進社會事業(yè)的科學穩(wěn)定有序的發(fā)展。

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作者簡介

楊海兵（1974-），男（漢族），山東濰坊人，公共管理碩士，主要研究方向：公共管理。