信息化環(huán)境下單位財務(wù)會計檔案管理的創(chuàng)新分析

楊麗萍

摘 要：隨著經(jīng)濟社會的迅猛發(fā)展及互聯(lián)網(wǎng)新模式、新業(yè)態(tài)的勃興，會計檔案承載方式、管理方式、條款范圍等均產(chǎn)生了顯著變化。為有效推動國家會計檔案管理工作，逐步提升會計檔案的管理效能，2015年12月11日，國家財政部、國家檔案局正式發(fā)布新修訂的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），該辦法自2016年1月1日起正式施行。新修訂的《會計檔案管理辦法》進一步規(guī)范了會計檔案的具體范圍，健全了信息化會計檔案的管理目標(biāo)及要求，并對會計檔案的定義做了適當(dāng)?shù)难a充和完善?！掇k法》的出臺，順應(yīng)了信息化環(huán)境下會計檔案的管理趨勢。為此，要加強對會計檔案管理方式方法的創(chuàng)新，以期提高會計檔案的管理質(zhì)量和效益。

關(guān)鍵詞：會計檔案；檔案管理；信息化環(huán)境；電子會計檔案

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，國企財務(wù)會計檔案的信息化建設(shè)也被提上議事日程。在信息化背景下，怎樣滿足單位會計檔案管理的需求、提升檔案管理水平已成為當(dāng)下檔案工作所面臨的新課題。進入2016年，隨著新修訂的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）的出臺，會計檔案的管理工作已走入創(chuàng)新的探索征程上。這就要求檔案工作者必須自覺轉(zhuǎn)變觀念，嚴格落實新《辦法》的各項要求，不斷改進和完善檔案管理方式。

1 財務(wù)會計檔案的管理采用電子化模式

2016年新出臺的《辦法》中刪除了當(dāng)前需保存紙質(zhì)財務(wù)會計檔案的要求，把電子會計檔案的管理歸入會計檔案管理的范疇，允許合乎相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的會計賬簿、憑證等會計資料可不必打印紙質(zhì)存檔。2014年以來，中國政府積極推動“互聯(lián)網(wǎng)+”的新政策模式，最大限度地掃除了電子發(fā)票的障礙。

電子化是財務(wù)會計檔案實現(xiàn)信息化管理的重要一環(huán)，檔案管理的電子化，預(yù)示著其他工作也均以此為前提有序開展。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，會計檔案的電子化管理具有如下優(yōu)勢：首先，電子化豐富了檔案的存儲形式，利于保存和打??；其次，電子化為檔案的復(fù)制與調(diào)整修改提供了便利條件，有利于更好地糾正錯誤并快速傳遞；再次，辦公自動化軟件的普及運用也給檔案數(shù)據(jù)的計算、分析和統(tǒng)計帶來了極大的便利，顯著提高了會計處理的效率。事實上，在信息化普及尤其是新《辦法》施行的今天，會計憑證、財務(wù)報告、會計賬簿等各類會計核算資料均從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變。例如，財務(wù)會計憑證從獲取、報銷、入賬再到歸檔、存放，每個環(huán)節(jié)均已達到電子化管理的標(biāo)準(zhǔn)。具體地說，第一，電子會計檔案已屬會計檔案的管理范疇，同時明確了財務(wù)會計檔案是包含電子計算機在內(nèi)的電子設(shè)備產(chǎn)生、傳輸與儲存的電子類檔案；第二，電子會計檔案在移交時需把檔案自身及其元數(shù)據(jù)同時移交，當(dāng)然，文件具體格式必須合乎國家檔案局發(fā)布的相關(guān)規(guī)定，特殊格式的財務(wù)會計檔案也要與其讀取平臺同時移交；第三，不論電子會計檔案資料是單位內(nèi)部生成的，還是接收自外部的，均可以電子形式一并歸檔存放；第四，電子財務(wù)會計檔案如需要做銷毀處理，則要由本單位的檔案職能部門、財務(wù)會計管理部門以及信息系統(tǒng)管控部門共同指派專門人員全程監(jiān)督銷毀過程。

2 檔案從業(yè)人員的整體操作管理能力要進一步增強

基于信息化環(huán)境的會計檔案管理工作完成的好壞，歸根結(jié)底取決于人。為此，檔案從業(yè)人員要自覺按照新《辦法》的要求，著力提升專業(yè)素養(yǎng)，深諳會計檔案管理軟件系統(tǒng)的操作和應(yīng)用。國企要加大對全體檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)力度，尤其要對檔案操作管理流程、管理模式等實施模擬化操作，培訓(xùn)要涉及檔案管理領(lǐng)域中的登記、歸檔、文件編號等內(nèi)容，提高培訓(xùn)的針對性和導(dǎo)向性。如有必要，國企可聘用專家對本單位的檔案管理人員開展“一對一”的實踐性訓(xùn)練，力求人人過關(guān)、人人合格。要時刻提醒檔案管理人員培養(yǎng)嚴謹周密的良好職業(yè)習(xí)慣，對于那些涉及企業(yè)商業(yè)機密的敏感度較高的會計檔案，則要嚴禁他人窺探。除此以外，檔案管理部門要善于挖掘和任用優(yōu)秀的電算化人才，對檔案管理軟件的維護要引起更多的重視，使人才能在促進網(wǎng)絡(luò)安全、加強計算機系統(tǒng)維護等方面發(fā)揮更大的作用。

3 搞好財務(wù)會計檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

相較于辦公自動化的基礎(chǔ)設(shè)施要求，檔案管理信息化對基礎(chǔ)設(shè)施的實際要求更高，必須要滿足平穩(wěn)、保密、安全等基本需求。除硬件設(shè)施外，軟件設(shè)施的配備同樣要圍繞“信息化環(huán)境”的角度來考量。具體地說，財務(wù)主管部門要同檔案部門的人員加強協(xié)作，依據(jù)新《辦法》的有關(guān)規(guī)定并站在檔案信息化管理的角度，審慎編制設(shè)計規(guī)劃，密切結(jié)合各方面的現(xiàn)實需要，通盤考慮，出臺恰當(dāng)?shù)姆桨?，以防檔案管理信息化系統(tǒng)在運行過程中所發(fā)生的問題。而財務(wù)會計軟件在研發(fā)和測試時，必須要將安全保密問題擺在十分關(guān)鍵的位置，例如，可通過推行電子簽單制度來確保會計檔案的安全可靠。

4 加大財務(wù)會計檔案管理軟件系統(tǒng)的應(yīng)用力度

為提高會計檔案信息的可靠性和安全性，需采用防火墻、數(shù)字加密等技術(shù)手段對會計檔案管理軟件系統(tǒng)實施保護，對數(shù)據(jù)的運行和傳輸執(zhí)行加密處理。這樣一來，數(shù)據(jù)在傳輸時，就不致于輕易被泄露或窺探。同時，做好對以往軟件系統(tǒng)的升級和維護，以保障系統(tǒng)的平穩(wěn)性。

5 做好會計檔案的信息備份

當(dāng)前，盡管會計檔案整體的管理效率持續(xù)提高，但也存在著諸如數(shù)據(jù)不慎被刪或遺失等問題，且信息技術(shù)具有一定的特殊性，數(shù)據(jù)一旦出現(xiàn)狀況，勢必招致“牽一發(fā)而動全身”的后果。為有效防范這種狀況的出現(xiàn)，檔案的信息備份刻不容緩。設(shè)想若某份檔案信息被遺失或意外刪除，則可立即使用備份的文件，以提高檔案的信息管理效果。因此，國企要實施會計檔案定期備份制度，定期備份全部的檔案，提高會計檔案信息更新的頻率，有效保障信息的完整性和可靠性，把備份的名稱、時間、文件屬性以及庫存時間等各項內(nèi)容全部在備份簿上登記，接著，會計檔案管理人員可對備份的各類檔案實施必要的復(fù)制和充實，以免信息遭破壞。

6 不斷完善會計檔案管理制度

電算化會計檔案常會被輕易修改，若缺乏完善的會計檔案管控制度，未能明確會計電算化檔案管理人員的權(quán)責(zé)，則無法避免自然破壞和人為損壞會計檔案的問題。所以，國企必須盡快完善財務(wù)會計檔案管控制度，通過制度設(shè)計和實施，完善會計檔案的整理、收集、存放、利用和鑒定銷毀等一系列措施方法，采用前沿的安全防護技術(shù)手段，以保障會計檔案信息的完整、真實、安全、可靠。

7 結(jié)束語

綜上所述，新出臺的《會計檔案管理辦法》為信息化環(huán)境下國企財務(wù)會計檔案管理工作提出了新要求和新思路。檔案管理部門要自覺按照《辦法》的規(guī)定和要求，并對其做出科學(xué)嚴謹?shù)慕庾x，加強會計檔案管理方式方法的創(chuàng)新。具體地說，財務(wù)會計檔案的管理要主動采用電子化模式，著力提升檔案從業(yè)人員的整體操作管理能力，搞好財務(wù)會計檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大財務(wù)會計檔案管理軟件系統(tǒng)的應(yīng)用力度，做好會計檔案的信息備份，不斷完善會計檔案管理制度，以提高財務(wù)會計檔案管理的現(xiàn)代化水平，為信息化時代下的檔案管理工作貢獻更大的力量。

參考文獻

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