電子文件法規(guī)體系建設(shè)存在的問題及其對策

摘 要：在現(xiàn)代的檔案工作中，電子文件已成為現(xiàn)代社會(huì)記錄信息、傳達(dá)信息、留存信息的重要工具。電子文件在辦公領(lǐng)域和檔案管理中，甚至整個(gè)社會(huì)生活中占據(jù)了重要地位。電子文件的法規(guī)體系建設(shè)的建立和健全迫在眉睫。

關(guān)鍵詞：電子文件；法律體系；信息化

為了適應(yīng)信息現(xiàn)代技術(shù)的迅猛發(fā)展和未來社會(huì)文件主導(dǎo)形態(tài)的潛力和趨勢，我們應(yīng)更加重視電子文件檔案的整理與研究，但這種信息載體革命性的變革在帶給我們諸多便利和高效的同時(shí)，也引發(fā)了在紙質(zhì)文件時(shí)代所不曾遇到的新問題，使得人們不得不采用新的理念和方法來管理電子文件。而電子文件的管理又離不開與電子文件有關(guān)的立法工作，只有在科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)碾娮游募煞ㄒ?guī)體系的指引下，電子文件管理工作的開展才能順利進(jìn)行。所以，解決電子文件相關(guān)立法問題，建立健全電子文件法律法規(guī)體系，是迫切的也是必須的，目前，我國電子文件法律法規(guī)體系建設(shè)遇到的主要問題有：

1 電子文件的法律證據(jù)地位不能確立

在當(dāng)前的檔案法律法規(guī)中，我國還沒有一部明確且具有權(quán)威性法律確認(rèn)電子文件全面、明確、肯定的法律證據(jù)地位，造成該問題的原因在于電子文件信息的易變性及其與載體的易分離性等因素導(dǎo)致電子文件法律地位的確立步履維艱，成為困擾我國檔案學(xué)界和法學(xué)界的一大難題。如此一來，電子文件的“歷史記錄”和“社會(huì)記憶”的功能，“辦公自動(dòng)化”和“文檔一體化”的工作模式也無法正常推廣，電子政務(wù)建設(shè)工程受到了很大的影響。

2 電子文件宏觀管理體系尚不明確

從目前我國已經(jīng)出臺(tái)的與電子文件相關(guān)的法律法規(guī)、行政規(guī)章及至國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、基層單位自行制定的一些細(xì)則來看，無論是宏觀管理的力度，還是數(shù)量，都還無法滿足電子文件管理的需求。很多法規(guī)對電子文件的規(guī)定還存在著較大的局限性，而且電子文件管理很多方面的立法還存在缺失，這就造成了很多單位尚無真正意義上的電子公文，只能說擁有“疑似”電子文件。國家花大力氣建設(shè)的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和電子政務(wù)系統(tǒng)，雖然大都具備對電子文件的處理能力，但基本上都采用“雙套制”，并且用管理紙質(zhì)文件的方式來管理電子文件；而在面向社會(huì)各方面的服務(wù)和管理工作中，依然是紙質(zhì)文件在起作用。這種大量耗費(fèi)人力物力且看不到效益的狀況，不在法律層面解決問題，依然會(huì)繼續(xù)下去。我國的電子文件管理工作是納入檔案工作體系進(jìn)行統(tǒng)一管理呢，還是另建電子文件管理工作體系，需要進(jìn)一步的明確。

3 客觀因素制約電子文件法規(guī)制度建設(shè)的發(fā)展

目前在我國的電子文件管理實(shí)踐中遇到的比較棘手的問題就是，對電子文件的管理往往需要具備一些計(jì)算機(jī)和信息管理方面的知識(shí)和技能，而這又恰恰是傳統(tǒng)的檔案專業(yè)管理人員知識(shí)體系中最薄弱的一環(huán)，因此很多檔案管理人員依靠傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)來管理電子文件，這就產(chǎn)生了很多問題。而具備計(jì)算機(jī)和信息管理相關(guān)知識(shí)的人員又對檔案管理的基本知識(shí)不甚了解，甚至不愿意去做檔案管理工作。從而造成了這樣十分尷尬的局面，因此培養(yǎng)既具備計(jì)算機(jī)信息管理能力和檔案專業(yè)知識(shí)相結(jié)合的人才迫在眉睫。此外，很多機(jī)構(gòu)由于經(jīng)費(fèi)和技術(shù)條件的制約，導(dǎo)致電子文件管理工作進(jìn)步緩慢。復(fù)合型人才的缺乏，實(shí)踐工作開展不力，使得電子文件的法規(guī)制度建設(shè)受到嚴(yán)重影響。

針對以上問題，我們必須加以重視，采取有效措施使其及時(shí)得到解決。

4 明確電子文件的法律地位

在認(rèn)識(shí)問題上，我們不能再以傳統(tǒng)的對待紙質(zhì)檔案的固定思維方式看待電子文件，必須對電子文件的原始性及真實(shí)可靠性進(jìn)行重新界定，進(jìn)而在理論上和實(shí)踐上明確電子文件作為法律證據(jù)的可采納性，再運(yùn)用法律手段實(shí)施嚴(yán)格的真實(shí)性和相關(guān)性評價(jià)，增強(qiáng)電子文件的證明力度，并通過相關(guān)立法將電子證據(jù)增設(shè)為獨(dú)立的證據(jù)類型，認(rèn)定電子文件作為證據(jù)可以直接向法庭提交，而不用將其轉(zhuǎn)換成書面或其他形式。在技術(shù)保障方面，嚴(yán)格的技術(shù)保證也是電子文件的法律地位得以確立的關(guān)鍵。因?yàn)殡娮游募畔⑴c載體的可分離性，所以必須通過一定的技術(shù)手段來確保其在結(jié)構(gòu)形式發(fā)生變化的時(shí)候仍然具備“原始性”特征。例如電子文件中的電子簽名，可以通過電子簽名技術(shù)來證明該簽名不是偽造的，是無法更改的原始技術(shù)記錄狀態(tài)，但無法證明這份電子文件是“原件”，因?yàn)閾碛须娮雍灻碾娮游募瑯幽軌虮豢截悺?/p>

5 加大宏觀管理力度，明確電子文件管理工作體系

國家要在通過立法明確電子文件法律地位的同時(shí)，制定、補(bǔ)充和完善各個(gè)層次的電子文件法規(guī)制度。加強(qiáng)已出臺(tái)的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行力度，部分強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)可考慮上升到法律法規(guī)層面。根據(jù)目前電子文件工作的實(shí)情，加緊制定相關(guān)的法律規(guī)范，以彌補(bǔ)相關(guān)領(lǐng)域的空白。明確電子文件管理工作體系，可以考慮將電子文件管理納入已有的檔案工作體系，各級單位的檔案部門與電子文件形成部門通力合作，明確分工，建立一套符合電子文件特性和本單位實(shí)際情況的管理模式。

6 加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提供相關(guān)技術(shù)保障

從我國目前的情況來看，傳統(tǒng)的檔案管理人員大多缺乏管理電子文件的相關(guān)知識(shí)和技能，因此必須加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是計(jì)算機(jī)和信息管理相關(guān)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)電子文件管理的科學(xué)、高效。同時(shí)，電子文件本身就是高科技的產(chǎn)物，所以信息技術(shù)對維護(hù)電子文件安全，推動(dòng)電子文件管理工作的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。所以各單位應(yīng)根據(jù)自身情況，加大對信息技術(shù)的投入力度，提高本單位的信息技術(shù)質(zhì)量，但也要量力而行，不可盲目投入，操之過急，否則將造成財(cái)力人力物力的浪費(fèi)。

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作者簡介

陳超，男，重慶三峽學(xué)院，碩士研究生。