論如何實現(xiàn)“一鍵”生成部門決算報表

文/劉琳 陳燕 張耀月

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論如何實現(xiàn)“一鍵”生成部門決算報表

文/劉琳 陳燕 張耀月

摘要：通過創(chuàng)建行政事業(yè)單位財務(wù)內(nèi)控信息化管理平臺，創(chuàng)新母表設(shè)計，使平臺上聯(lián)國庫支付管理系統(tǒng)，下接報賬平臺。該平臺日常利用報賬、記賬等電子信息化流程收集整理部門決算報表所需的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，再通過電子信息化手段，連接部門決算報表軟件，“一鍵”生成部門決算報表基礎(chǔ)財務(wù)數(shù)據(jù)表。

關(guān)鍵詞：“一鍵”生成；決算報表；基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；信息化管理；母表創(chuàng)新

一、行政事業(yè)單位編制部門決算的重要性

部門決算是指行政事業(yè)單位按照相關(guān)編審要求向財政部門報送的，用以反映本部門、單位財務(wù)收支、資金、人員及資產(chǎn)管理等狀況，是各單位預(yù)算執(zhí)行的綜合反映，是政府宏觀決策的重要參考，也是編制預(yù)算、實施科學(xué)收支管理的基本依據(jù)。主要包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表，填報說明，和分析報告等。

（一）部門決算用來真實反映行政事業(yè)單位預(yù)算執(zhí)行情況

《行政單位財務(wù)規(guī)則》規(guī)定：“行政單位應(yīng)當(dāng)科學(xué)、合理編制預(yù)算，嚴(yán)格預(yù)算執(zhí)行，完整、準(zhǔn)確、及時編制決算，真實反映單位財務(wù)狀況。”因此，行政事業(yè)單位向財政部門、主管預(yù)算單位和其他有關(guān)部門提交部門決算報告，用來真實反映年度預(yù)算的執(zhí)行情況，為財政部門進(jìn)行資金的撥付和審批以及下年度的預(yù)算編制提供參考依據(jù)，充分發(fā)揮部門決算在財政管理工作中的作用。

（二）部門決算可以全面反映行政事業(yè)單位財務(wù)收支狀況

部門決算報表可以全面反映行政事業(yè)單位的資金運(yùn)作和財務(wù)收支狀況。通過部門決算報表，可以讓財政部門全面掌握行政事業(yè)單位的收支情況和預(yù)算執(zhí)行情況，并有利于加強(qiáng)宏觀監(jiān)督和管理，為國家財政資金未來的投入方向和投入規(guī)模等方面提供重要參考依據(jù)。

（三）部門決算能夠綜合監(jiān)管行政事業(yè)單位預(yù)算執(zhí)行情況

財政部門決算是行政事業(yè)單位預(yù)算執(zhí)行情況的綜合反映和監(jiān)督，是政府宏觀經(jīng)濟(jì)決策的重要參考，也是編制部門預(yù)算、實施科學(xué)收支管理的基本依據(jù)。行政事業(yè)單位依法接受主管預(yù)算單位和財政、審計部門的監(jiān)督，部門決算是單位預(yù)算執(zhí)行的總結(jié)，這就意味著行政事業(yè)單位需加強(qiáng)決算的審核和分析工作，保證決算數(shù)據(jù)的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。

二、部門決算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)編制現(xiàn)狀及存在的問題

（一）決算與預(yù)算脫節(jié)

部門決算是部門預(yù)算執(zhí)行情況的綜合反映，部門預(yù)算和部門決算共同構(gòu)成部門資金分配使用運(yùn)行的全過程，是不可分割的兩個方面，二者相輔相成、密不可分。然而目前行政事業(yè)單位仍然存在“重預(yù)算，輕決算”、“重分配，輕管理”的觀念和意識。不少人員認(rèn)為部門決算僅僅是事后用來總結(jié)財務(wù)狀況以及資金使用情況的一種年末總體財務(wù)決算，對單位發(fā)展沒有重要意義。導(dǎo)致行政事業(yè)單位決算編制與預(yù)算編制的銜接，存在技術(shù)與管理嚴(yán)重脫節(jié)的情況。直接影響了決算與預(yù)算的嚴(yán)格對應(yīng)關(guān)系，影響了利用部門決算資料檢查、檢驗部門預(yù)算的執(zhí)行情況，影響了部門決算資料的分析、應(yīng)用，進(jìn)而影響了部門決算作用的充分發(fā)揮。

（二）部門決算報表數(shù)據(jù)失真

鑒于財務(wù)、財政軟件和財政總決算報表系統(tǒng)不能兼容，所有部門決算報表系統(tǒng)中的財務(wù)數(shù)據(jù)都要手工錄入。在錄入過程中，由于數(shù)據(jù)繁多、歷時較長、人員素質(zhì)參差不齊、上報時間緊等現(xiàn)實情況，加之財政部門一般對行政事業(yè)單位填報部門決算報表系統(tǒng)硬性要求較低，存在基層會計填報財政總決算報表時“湊數(shù)”現(xiàn)象，對部門決算報表審核公式的出錯提示，大多數(shù)情況下，單位都采取對決算數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，機(jī)械式地使數(shù)據(jù)符合各項審核公式的要求即可。使決算數(shù)據(jù)失去真實性，從而影響了部門決算報表信息質(zhì)量。

另外，在單位會計基礎(chǔ)核算方面，一是在單位會計核算中，對關(guān)于預(yù)算科目未嚴(yán)格按照分類要求使用，支出經(jīng)濟(jì)分類核算不準(zhǔn)確，影響預(yù)算定額體系建設(shè)和財政決策的正確性。二是會計人員責(zé)任心不強(qiáng)，決算報表中有關(guān)“數(shù)量”指標(biāo)漏報、錯報的概率比較高，影響決算對比分析結(jié)果的真實性。從而導(dǎo)致賬表不符；脫離賬面數(shù)據(jù)，人為調(diào)整決算數(shù)據(jù)，少報或多報支出和隨意調(diào)整支出細(xì)項。財務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不清和編報口徑錯誤等，導(dǎo)致報表編報不準(zhǔn)確或不完整。

（三）會計編制決算報表費(fèi)時、費(fèi)力、費(fèi)財

部門決算報表相較于其他會計報表，編制難度較大，有些單位甚至談之色變，其主要原因在于單位會計編制決算報表極其費(fèi)時、費(fèi)力、費(fèi)財。

1.結(jié)構(gòu)復(fù)雜

部門決算報表結(jié)構(gòu)包括主表、附表、補(bǔ)充表三類，每類中又包含數(shù)目不等的單個表樣，如2015年決算報表中，主表有21張，附表有5張，各類補(bǔ)充表9張。表間有諸多的審核公式，關(guān)系復(fù)雜，與會計報表相比，表式過多，過于復(fù)雜。另外，決算報表還需填報分析報告、填報說明、橫向過錄等數(shù)據(jù)，因此，編制決算耗時極長。

2.容易報錯

所有部門決算報表系統(tǒng)中的財務(wù)數(shù)據(jù)都要手工錄入，不能自動取數(shù)，增加編制難度。當(dāng)前多數(shù)會計報表都已實現(xiàn)自動取數(shù)，而部門決算報表還需手工填報，增加出錯概率，降低工作效率。另外，部門決算報表適用單位包括行政單位、事業(yè)單位、經(jīng)費(fèi)自理單位及其他單位等，適用范圍廣泛，包涵的內(nèi)容也多，在實際編制中容易填錯，且表間關(guān)系復(fù)雜，導(dǎo)致一處出錯，多張表同時報錯，增加會計人員的工作量，浪費(fèi)人力。

3.修正困難

另外，一旦部門決算報表報錯，修正難度較大。一個數(shù)據(jù)的修改，就會引起一連串?dāng)?shù)據(jù)的調(diào)整，有時用于修改調(diào)整報表所花的時間，比整套決算報表重新編制所花的時間還要多，耗時費(fèi)力，勞民傷財。報表數(shù)據(jù)頻繁的滯后修改，不僅給部門決算報表編審工作帶來大量重復(fù)勞動，而且影響了部門決算報表的質(zhì)量。

4.耗資巨大

由于編制部門決算報表純手工錄入，編制難度大，人工成本高，并且由于時間緊任務(wù)重，報表參數(shù)也在不斷修改，加大了編制難度，對此，大多行政事業(yè)單位及核算中心將部門決算外包給專業(yè)公司編制，會審，耗資巨大。

（四）填報人員能力要求較高

由于報表系統(tǒng)中設(shè)置了邏輯性審核公式、核實性審核公式、與上年數(shù)據(jù)核對等各種審核模板，所以在編制報表過程中，大多能較快的發(fā)現(xiàn)錯誤。但是有些審核公式只是發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)填報不合理，如“應(yīng)核實情況，有錯改正，無錯保留并說明原因”，這時就需要填報人員不僅懂得表間關(guān)系，而且能發(fā)現(xiàn)錯誤修正錯誤，還需要具備結(jié)合單位實際情況分析報表的能力。部門決算報表與其他會計報表相比，編制難度較大，因此，對填報人員的能力要求也較高。

三、通過“一鍵”生成部門決算報表，解決“決算難”的窘狀

針對上述問題，深圳市光明新區(qū)國庫支付中心首創(chuàng)行政事業(yè)單位財務(wù)內(nèi)控信息化管理平臺，該平臺已實現(xiàn)與部門決算軟件的銜接，從而實現(xiàn)“一鍵”生成部門決算報表基礎(chǔ)財務(wù)數(shù)據(jù)表（除人員、車輛）。

行政事業(yè)單位財務(wù)內(nèi)控信息化管理平臺將前臺報賬系統(tǒng)、核算系統(tǒng)、國庫支付管理系統(tǒng)3大系統(tǒng)整合為一體，涵蓋會計模塊、出納模塊、固定資產(chǎn)模塊、決算模塊、指標(biāo)模塊、報表模塊、和稽核模塊，外接實時查詢平臺和短信通知平臺兩大平臺，包括前臺報賬、指紋登錄、短信通知等創(chuàng)新功能，尤其是“一鍵”生成部門決算報表基礎(chǔ)財務(wù)數(shù)據(jù)表功能。

該平臺從以下幾方面逐步鋪墊，進(jìn)而實現(xiàn)“一鍵”生成決算報表基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表。

（一）通過信息化手段創(chuàng)建財務(wù)“大數(shù)據(jù)”平臺

1.通過報賬環(huán)節(jié)收集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

目前，行政事業(yè)單位財務(wù)內(nèi)控信息化管理平臺經(jīng)過創(chuàng)新“母表”設(shè)計，上聯(lián)國庫支付管理系統(tǒng)，下接報賬平臺。深圳市光明新區(qū)各集中核算單位已安裝該平臺并已開通單位賬套，可以通過指紋登錄直接在本單位電腦上通過查詢“母表”等途徑獲悉單位項目結(jié)余、支付進(jìn)度、在途資金、往來資金、及其他資金收支情況等操作。

各單位報賬員直接登錄平臺錄入各類費(fèi)用報銷單，如普通費(fèi)用報銷單、差旅費(fèi)報銷單、車輛費(fèi)用報銷單、入固定資產(chǎn)費(fèi)用報銷單、暫存款費(fèi)用報銷單、銀行預(yù)付款申請書等單據(jù)，平臺上點擊“送審”至國庫支付中心，并打印成紙質(zhì)（含二維碼）報銷單，找單位領(lǐng)導(dǎo)簽字后，將紙質(zhì)單據(jù)送至國庫支付中心報賬，信息化電子數(shù)據(jù)已通過平臺送審至國庫會計賬套后，留存于平臺內(nèi)，形成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

另外，行政事業(yè)單位財務(wù)內(nèi)控信息化管理平臺通過配備高拍儀、二維碼掃描器、指紋識別器、滾動顯示屏等現(xiàn)代硬件設(shè)備，提高工作效率及安全性。該平臺還增加機(jī)打二維碼報銷單功能，通過掃描機(jī)打報銷單二維碼，快速掃描匹配，可確認(rèn)單據(jù)的保管單位及交接時間，避免單據(jù)丟失或支付不及時的責(zé)任不清晰現(xiàn)象。

2.通過記賬環(huán)節(jié)收集會計數(shù)據(jù)

該平臺可提供“實時數(shù)據(jù)”反饋，突破了傳統(tǒng)會計分期理論的制約，將“先支付，后記賬”流程改為“先記賬，后支付”管理模式。國庫支付中心初審會計收到各行政事業(yè)單位報賬員報送的紙質(zhì)報銷單據(jù)及平臺內(nèi)信息化電子數(shù)據(jù)，初步審核相關(guān)單據(jù)。通過初審后，首先在平臺內(nèi)“一鍵”生成記賬憑證，其次將貼有記賬頁的紙質(zhì)單據(jù)及系統(tǒng)內(nèi)的信息化電子數(shù)據(jù)一并送審至復(fù)審會計。 復(fù)審會計審核通過后，再將相關(guān)紙質(zhì)單據(jù)及信息化電子數(shù)據(jù)一并送至支付崗（出納）支付，最終支付崗支付完成后在平臺內(nèi)點擊“支付確認(rèn)”，電子化報銷流程即在三個工作日內(nèi)完成相關(guān)報銷單據(jù)支付，相關(guān)信息化電子數(shù)據(jù)已存入平臺，形成財政大數(shù)據(jù)。

3. 3個“一鍵”生成，保證所有數(shù)據(jù)的一致性

記賬“一鍵”生成，平臺設(shè)置記賬憑證頁模板，會計初審?fù)ㄟ^費(fèi)用報銷單，只需“一鍵”即可生成記賬憑證，甚至，多張費(fèi)用報銷單，不同種類報銷單均可“一鍵”生成記賬憑證。另外，還增加“設(shè)置”鍵，會計可自由選擇單筆費(fèi)用報銷單生成一張記賬憑證或者多筆費(fèi)用報銷單生成一張記賬憑證，提高平臺使用靈活性，確保記賬憑證數(shù)據(jù)與費(fèi)用報銷單數(shù)據(jù)一致。

報表“一鍵”生成，工程師根據(jù)會計制度對會計報表的要求設(shè)置會計報表模版及取數(shù)公式，根據(jù)決算報表樣表設(shè)置決算報表模版及取數(shù)公式。會計結(jié)賬后，點“生成”鍵，選擇需要生成的會計報表，系統(tǒng)自動生成，確保會計報表與賬務(wù)數(shù)據(jù)的一致性。

決算“一鍵”生成，通過日?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的積累，先“一鍵”生成每月會計報表及年報表，再進(jìn)行賬務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)，即可“一鍵”生成部門決算報表基礎(chǔ)財務(wù)數(shù)據(jù)表。由于各類會計報表的數(shù)據(jù)均為系統(tǒng)自動生成，均是從賬務(wù)系統(tǒng)中取數(shù)，保證了報表與賬務(wù)的一致性及各類報表數(shù)據(jù)之間的一致性。

4.涵蓋部門決算報表全部財務(wù)信息

該平臺涵蓋全部會計信息，包括會計科目、項目分類、預(yù)算項目、功能分類、經(jīng)濟(jì)分類、往來科目、預(yù)算單位、支付方式、資金性質(zhì)、支出類型、數(shù)量單位、單位賬戶、支付銀行、收款賬戶、結(jié)算方式、政府投資項目、財務(wù)年度、待攤投資明細(xì)、資產(chǎn)大類、賬戶等數(shù)據(jù)，甚至包括經(jīng)辦人、證明人、收款單位等信息。通過日常報賬、記賬等賬務(wù)的壯大和發(fā)展，平臺本身也會變大，逐步成為一種大型數(shù)據(jù)倉庫。

（二）與決算軟件對接，實現(xiàn)決算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的上傳

經(jīng)與部門決算軟件公司溝通，平臺開通一個端口，操作界面增加一個“數(shù)據(jù)上傳”鍵，點“數(shù)據(jù)上傳”鍵選擇“內(nèi)控平臺報表”，實現(xiàn)在內(nèi)控平臺生成的“決算報表”基礎(chǔ)數(shù)據(jù)直接上傳至部門決算軟件。

“一鍵”生成決算報表基礎(chǔ)數(shù)據(jù)并直接上傳至部門決算軟件解決了以往工作量大、數(shù)據(jù)失真、部門決算報表質(zhì)量欠佳等問題。

（三）實現(xiàn)“一鍵”生成部門決算報表

年底封賬后，會計先與財政對賬，確認(rèn)無誤，再進(jìn)行賬務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)，并“一鍵”生成年報表?；A(chǔ)工作全部完成則會計直接在系統(tǒng)點擊“生成決算報表”鍵，“一鍵”生成部門決算報表基礎(chǔ)財務(wù)數(shù)據(jù)表。

四、“一鍵”生成部門決算報表的優(yōu)點

（一）“一鍵”生成部門決算報表，杜絕信息失真

系統(tǒng)“一鍵”生成部門決算報表，數(shù)據(jù)均來源于系統(tǒng)內(nèi)日常數(shù)據(jù)的收集整理，杜絕人工編制決算報表隨意修改數(shù)據(jù)，確保部門決算報表基礎(chǔ)表數(shù)據(jù)真實可靠，為財政決策提供正確的參考依據(jù)，實現(xiàn)財政部門對各預(yù)算單位基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的動態(tài)管理。

（二）“一鍵”生成部門決算報表，確保信息一致

系統(tǒng)“一鍵”生成部門決算報表，從一個數(shù)據(jù)源獲得數(shù)據(jù)，有利于保證與實時會計報表數(shù)據(jù)一致性，保證賬表一致，賬實一致，賬賬一致。另外，“一鍵”生成部門決算報表，可以減少數(shù)據(jù)混亂和報表錯誤問題?？梢詢?yōu)化交流，確保各單位信息一致，并且，隨著單位日常賬務(wù)的增長和發(fā)展，平臺本身也會變大，成為一種大型數(shù)據(jù)倉庫。

（三）“一鍵”生成部門決算報表，提高工作效率

系統(tǒng)“一鍵”生成部門決算報表，極大地簡化了部門決算報表編制流程，極大地提高了部門決算報表質(zhì)量和效率?！耙绘I”生成部門決算報表解決了過去“決算難”的窘?jīng)r，讓各預(yù)算單位不再對部門決算報表編制“談之色變”。另外，“一鍵”生成部門決算報表不僅節(jié)省了會計工作時間，而且提升了會計工作效率，更是節(jié)約了相關(guān)經(jīng)費(fèi)的開支。

（四）“一鍵”生成部門決算報表，降低編制成本

系統(tǒng)“一鍵”生成部門決算報表，簡化部門決算報表編制流程，極大地節(jié)省了編制時間。過去部分預(yù)算單位外包給企業(yè)編制部門決算報表，企業(yè)配備技術(shù)人員駐點協(xié)助完成部門決算報表編制，耗資巨大，且耗時?，F(xiàn)在只需要行政事業(yè)單位主管會計在系統(tǒng)“一鍵”點擊即可生成部門決算報表，極大地降低了人員成本。同時從平臺這個單一數(shù)據(jù)源獲取數(shù)據(jù)，有利于簡化“一鍵”生成部門決算報表創(chuàng)建過程和降低其成本。

通過行政事業(yè)單位財務(wù)內(nèi)控信息化管理平臺“一鍵”生成部門決算報表基礎(chǔ)表，簡化了部門決算流程，提高了會計工作效率，優(yōu)化了服務(wù)財政管理，提升了財政工作水平，并貫徹落實財政部關(guān)于推進(jìn)財政科學(xué)化、精細(xì)化管理的決策部署。讓部門決算充分發(fā)揮在財政管理工作重點作用，并有利于加強(qiáng)財政宏觀監(jiān)督和管理，為國家財政資金未來的投入方向和投入規(guī)模等方面提供重要參考依據(jù)。

上接（第18頁）的體系也一定是形式主義或者執(zhí)行不到位。如前所述，預(yù)算管理的開展對于培訓(xùn)行業(yè)來說是有重要意義的。企業(yè)首先從高層要認(rèn)識到相關(guān)的問題，要把預(yù)算管理的開展重視起來。進(jìn)而要開展全員的培訓(xùn)，讓預(yù)算管理的意識深入到每一位員工。只有全員上下都首先從思想上重視了這件事情，預(yù)算管理才有開展下去的土壤。

（二）加強(qiáng)人員隊伍建設(shè)以及預(yù)算管控力度

任何事情歸根結(jié)底都是由人來做的，重視人員的使用，發(fā)揮不同人員在企業(yè)管理中的能動性有時會收到意想不到的良好效果。當(dāng)企業(yè)中的骨干人員都能夠較好的使用預(yù)算管理這個工具，能夠用它來幫助企業(yè)發(fā)展，預(yù)算管理的骨架也就搭好了。進(jìn)一步通過現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部都會用到的一些信息技術(shù)手段，可以快速的傳遞構(gòu)建某些數(shù)據(jù)、信息［4］。當(dāng)某些指標(biāo)觸碰了紅線的時候，要啟動相應(yīng)的機(jī)制來處理。全員要重視預(yù)算的執(zhí)行，在一定程度上要保證預(yù)算執(zhí)行的剛性。

（三）針對行業(yè)中某些發(fā)展較快的企業(yè)開展預(yù)算管理的措施

培訓(xùn)業(yè)中一些企業(yè)發(fā)展較快，在一年當(dāng)中為了抓住稍縱即逝的商機(jī)有可能在年中臨時研究決定開展新的培訓(xùn)項目。這樣就打破了原先制訂的年度預(yù)算方案。也正是因為這個原因?qū)е滦袠I(yè)中一些企業(yè)認(rèn)為計劃趕不上變化，預(yù)算管理無用。筆者認(rèn)為，預(yù)算是為了服務(wù)企業(yè)管理的，是為了給企業(yè)發(fā)展探路的，考慮到相關(guān)情況應(yīng)當(dāng)將年度預(yù)算和中期預(yù)算結(jié)合使用，尤其重視中期預(yù)算的編制。比如一個季度做一次預(yù)算［5］。通常來講預(yù)期要開展一個新的項目是需要前期籌劃的，季度預(yù)算應(yīng)該已經(jīng)能夠預(yù)期出相關(guān)的問題了。而且季度預(yù)算雖然增加了預(yù)算編制的次數(shù)，但每一次的編制數(shù)據(jù)量少了，因此不會增加太多工作量?？傊?，應(yīng)該結(jié)合企業(yè)自身的情況，找出更好的使用方法。

六、結(jié)論

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，培訓(xùn)行業(yè)已經(jīng)成為了社會中不可或缺的一支隊伍。然而目前培訓(xùn)行業(yè)經(jīng)營的無序令人堪憂。認(rèn)識到預(yù)算管理對培訓(xùn)業(yè)的重要性，找到培訓(xùn)業(yè)執(zhí)行企業(yè)預(yù)算管理問題的解決方法是目前亟待解決的問題。綜上所述，企業(yè)只有加強(qiáng)預(yù)算管理意識，增強(qiáng)預(yù)算管控的力度，找到適合自身的方法才能夠更好地發(fā)揮預(yù)算管理的作用，才能夠使培訓(xùn)行業(yè)在社會中更壯大，發(fā)揮出更大的效用。

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作者單位：（深圳市光明新區(qū)國庫支付中心） （北京對啊網(wǎng)教育科技有限公司）