ERP環(huán)境下會計信息系統(tǒng)的業(yè)務控制點分析

馬艷潔

[摘要]ERP系統(tǒng)的有效實施大大提高了企業(yè)的生產(chǎn)效率。但也帶來了業(yè)務流程操作風險、數(shù)據(jù)質(zhì)量不便統(tǒng)一控制等問題。本文從ERP環(huán)境下，研究企業(yè)供應鏈上各種業(yè)務控制節(jié)點，分析了會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制問題。

[關鍵詞]ERP 會計信息系統(tǒng) 業(yè)務控制點

一、引言

ERP（Enterprise Resource Planning）是企業(yè)資源計劃的簡稱，它不僅將企業(yè)內(nèi)部資源優(yōu)化組合在一起，并且與外部市場要素有機結合，實現(xiàn)對企業(yè)的物資資源（物流）、人力資源（人流）、財務資源（現(xiàn)金流）和信息資源（信息流）等資源進行一體化管理（即“四流一體化”或“四流合一”）。

ERP的核心在于通過計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)企業(yè)供應鏈的有效管理，提高企業(yè)的配置和資源的使用效率，形成共享體系。ERP系統(tǒng)的有效實施給企業(yè)內(nèi)部帶來了新的業(yè)務流程處理，將企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務流程深入整合，降低生產(chǎn)成本，并大大提高了生產(chǎn)效率。但也應當注意到，ERP的應用和實施也帶來了業(yè)務流程操作風險、數(shù)據(jù)質(zhì)量不便統(tǒng)一控制的風險等問題。以前的研究者大多研究的是ERP的實施對內(nèi)控環(huán)境、內(nèi)控風險、控制活動、內(nèi)部信息溝通和內(nèi)部監(jiān)督的影響等問題。本文從ERP環(huán)境下，企業(yè)供應鏈條上各種業(yè)務控制節(jié)點出發(fā)，分析會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制問題。

二、會計信息系統(tǒng)的業(yè)務控制點分析

在ERP環(huán)境下，與企業(yè)會計信息系統(tǒng)緊密相關的其他子系統(tǒng)的控制點主要包括以下方面：

（一）供應鏈環(huán)節(jié)控制

在對供應鏈環(huán)節(jié)的控制上，是以企業(yè)的物流環(huán)節(jié)相關業(yè)務作為主要干線，包括如下方面：

1.采購業(yè)務：控制從采購貨物到付出款項等一系列關鍵環(huán)節(jié)。如各種材料的預算編制、采購運輸、收貨入庫、付款等業(yè)務。

2.銷售業(yè)務：在銷售貨物訂單處理中，控制的重點應當是對客戶信息的詳細記錄，包括客戶信用等級有無變化，壞賬率的情況等；銷售訂單的詳細信息和開具發(fā)票環(huán)節(jié)的基本信息在錄入會計信息系統(tǒng)時，要重點關注數(shù)據(jù)的準確性。加強相關工作人員的權限和監(jiān)督控制，防止舞弊。

3.存貨環(huán)節(jié)控制分為：存貨保管控制和存貨盤點控制兩部分。存貨保管控制主要是對出、入庫存貨的數(shù)量及時登記人會計信息系統(tǒng)，并對存貨的分類等信息嚴格進行編碼管理。存貨的盤點控制主要是要定期對庫存物資進行盤點，檢查存貨毀損報廢情況，并及時記錄在會計信息系統(tǒng)內(nèi)。

（二）生產(chǎn)環(huán)節(jié)控制

生產(chǎn)管理是制造業(yè)的主體業(yè)務，也是供應鏈鏈條上至關重要的環(huán)節(jié)。生產(chǎn)環(huán)節(jié)控制點主要有：生產(chǎn)過程中相關工作人員的權限要嚴格控制，做到相互制約；產(chǎn)品生產(chǎn)的實施計劃、進度安排、質(zhì)量監(jiān)控、機器設備運轉時間等信息要做到數(shù)據(jù)登記的及時、準確、完整。

（三）往來業(yè)務款項控制

企業(yè)往來業(yè)務是指銷售業(yè)務與客戶和采購業(yè)務與供應商之間發(fā)生的貨款支付與回收。往來業(yè)務款項控制主要是收付款流程的控制，如企業(yè)業(yè)務復雜，金額龐大，應設置多級管理，利用不同崗位的權限控制收、付款環(huán)節(jié)，確保數(shù)據(jù)正確。并且做到相關信息完全錄入系統(tǒng)的統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫。

（四）成本核算控制

成本核算系統(tǒng)主要是核算產(chǎn)品成本中歸集、分配的直接費用和間接費用。對企業(yè)成本核算控制的主要是直接費用和間接費用的劃分標準，直接費用又通過直接材料、直接人工、制造費用歸集和分配，相關成本數(shù)據(jù)是從其他系統(tǒng)中獲取的數(shù)據(jù)。在進行分配時，應按照企業(yè)統(tǒng)一標準，不得隨意更改。

（五）總賬業(yè)務的控制

總賬業(yè)務是會計信息系統(tǒng)的核心模塊，是各業(yè)務數(shù)據(jù)的主要入口，也是對外報告信息的出口，企業(yè)發(fā)生的所有經(jīng)濟業(yè)務均匯總在這個環(huán)節(jié)進行。因此，對總賬業(yè)務的控制需從數(shù)據(jù)的輸入、處理和輸出三方面進行。

1.數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)的控制：（1）所有由原始憑證人工填制的記賬憑證，需對重要的數(shù)據(jù)項目做進一步核實，做到憑證編號連續(xù)且不能修改。會計科目正確，且存在于系統(tǒng)內(nèi)，記賬憑證的借貸雙方平衡、相關金額計算無邏輯錯誤等，并要求會計主管審核簽章。

（2）系統(tǒng)內(nèi)其他業(yè)務處理轉入的憑證在轉入時要自動標注出處，并有第一責任人的簽章署名。

2.數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)的控制：（1）數(shù)據(jù)修改控制：為避免數(shù)據(jù)被隨意篡改，在數(shù)據(jù)修正時做到，第一責任人進行修改，即該數(shù)據(jù)誰填寫的誰負責。

（2）記賬、結賬控制：總賬憑證的記賬、結賬功能應按照系統(tǒng)預先設定好的流程操作。數(shù)據(jù)的處理環(huán)節(jié)主要由計算機自動完成，人員只發(fā)出指令，因此記賬前應著重控制憑證的審核，確保數(shù)據(jù)的正確。記賬、結賬完畢后，嚴格控制逆向操作，不得隨意恢復至記賬、結賬前狀態(tài)，防止數(shù)據(jù)的隨意篡改。

3.數(shù)據(jù)輸出環(huán)節(jié)的控制：（1）對輸出的會計報表進行分析檢驗，確保報表數(shù)據(jù)準確。

（2）對于報送的信息要由會計主管核準簽章，并登記在冊，確保數(shù)據(jù)流向明確。

（3）對于會計數(shù)據(jù)存儲，應采用軟備份和硬備份兩種方式同時進行，軟備份的電子數(shù)據(jù)分年度分期妥善保存。硬備份的打印檔案也應該嚴格按照檔案管理要求保存。

三、ERP環(huán)境下會計信息系統(tǒng)業(yè)務控制點的優(yōu)化

一是重組原有的業(yè)務流程。通過對原有業(yè)務流程、職能部門進行進一步細分，可將企業(yè)業(yè)務流程做標準化處理，操作更加規(guī)范。

二是各業(yè)務系統(tǒng)的功能模塊可細分，根據(jù)相應的業(yè)務設置崗位，將崗位權限和崗位職責預先分配設定完善，以程序的方式編入到會計信息系統(tǒng)中，即可以制度管理和權限管理加強控制。

三是在數(shù)據(jù)處理的各環(huán)節(jié)中添加內(nèi)部控制體系的自動校正功能、執(zhí)行并完成數(shù)據(jù)傳輸?shù)姆答伖ぷ鳌?/p>

四、總結