張晞

摘 要：本文首先探討了高職院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集與管理平臺標(biāo)準(zhǔn)版存在的問題，然后，針對問題逐一給出了優(yōu)化改進(jìn)的技術(shù)措施和技術(shù)手段，并給出了實現(xiàn)的關(guān)鍵VBA代碼，最后，探索了今后繼續(xù)使用標(biāo)準(zhǔn)版的意義。

關(guān)鍵詞：狀態(tài)數(shù)據(jù)；高職院校；VBA；數(shù)據(jù)源表

中圖分類號：P315.69 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-8454（2016）03-0023-03

2008年4月，《教育部關(guān)于印發(fā)<高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估方案>的通知》（教高〔2008〕5號）推動高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作跨入了一個嶄新的階段，而其顯著特點之一就是要求各院校建立“高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺”（以下簡稱“狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺”）。

初期，狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺采用單機(jī)Excel版的形式（以下簡稱“標(biāo)準(zhǔn)版”），各院校均采用單機(jī)版采集數(shù)據(jù)。由于單機(jī)版的局限，2009年，教育部批準(zhǔn)了“高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺優(yōu)化研究”的課題立項（教高司函〔2009〕234號），推介部分省市陸續(xù)開始使用網(wǎng)絡(luò)版，使得平臺不僅成為采集狀態(tài)數(shù)據(jù)的主要工具，而且逐步成為教育主管部門和學(xué)校日常管理、宏觀調(diào)控、社會監(jiān)督的重要工具，得到有關(guān)方面的關(guān)注與重視。

雖然狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺存在標(biāo)準(zhǔn)版以及網(wǎng)絡(luò)版兩個版本，并且教育部相關(guān)部門也一直推薦和鼓勵各院校使用網(wǎng)絡(luò)版，但根據(jù)截止2015年初的一個調(diào)查結(jié)果顯示，全國仍有約700多所高職院校使用標(biāo)準(zhǔn)版采集狀態(tài)數(shù)據(jù)，可見標(biāo)準(zhǔn)版在一定時期內(nèi)還有存在的價值，從而，標(biāo)準(zhǔn)版和網(wǎng)絡(luò)版一樣，仍需不斷進(jìn)行優(yōu)化改善。

一、標(biāo)準(zhǔn)版現(xiàn)存的問題

標(biāo)準(zhǔn)版雖然經(jīng)歷多次修改及完善，但仍存在以下問題：

（1）在標(biāo)準(zhǔn)版中，數(shù)據(jù)普遍存在不唯一的現(xiàn)象。例如在表中7.1.1開設(shè)專業(yè)表中的專業(yè)與其他工作表中的專業(yè)經(jīng)常出現(xiàn)不一致的現(xiàn)象；另外，教工、課程等方面的數(shù)據(jù)也會出現(xiàn)不一致的現(xiàn)象。

（2）在標(biāo)準(zhǔn)版中，數(shù)據(jù)容易出現(xiàn)岐義現(xiàn)象。例如館藏圖書資料的紙質(zhì)圖書（萬冊）、3.5固定資產(chǎn)（萬元）的教學(xué)、科研儀器設(shè)備資產(chǎn)總值等數(shù)據(jù)項，容易出現(xiàn)歧義數(shù)據(jù)，但這些數(shù)據(jù)對評估一所高職院校的辦學(xué)條件至關(guān)重要。

（3）在標(biāo)準(zhǔn)版中，相關(guān)數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)缺乏邏輯檢測的機(jī)制。例如，表中7.5產(chǎn)學(xué)合作的專業(yè)合計數(shù)在邏輯上應(yīng)該與7.1.1開設(shè)專業(yè)表中的專業(yè)合計數(shù)相等，但由于這兩張表的數(shù)據(jù)可能是由不同的人進(jìn)行采集的，從而往往導(dǎo)致這兩個數(shù)出現(xiàn)不相等的現(xiàn)象。

（4）標(biāo)準(zhǔn)版難以多人協(xié)同工作。由于標(biāo)準(zhǔn)版是一個單機(jī)的Excel文件，所以，多人協(xié)同采集數(shù)據(jù)顯得十分困難。

（5）在標(biāo)準(zhǔn)版中，多記錄的數(shù)據(jù)表容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)重復(fù)現(xiàn)象。例如，對于校內(nèi)專任教師基本情況表、校內(nèi)兼職教師基本情況表等多記錄的數(shù)據(jù)表，應(yīng)該以教工號作為表的關(guān)鍵字，即不允許出現(xiàn)教工號重復(fù)的現(xiàn)象，但平臺沒有有效的檢測重復(fù)關(guān)鍵字的機(jī)制。

（6）往年標(biāo)準(zhǔn)版的數(shù)據(jù)難以重用。在平臺中有相當(dāng)一部分屬于學(xué)院的靜態(tài)數(shù)據(jù)（即不會經(jīng)常變化或變化較少的數(shù)據(jù)，如辦學(xué)條件、專業(yè)設(shè)置、教師基本情況等），但平臺缺乏對靜態(tài)數(shù)據(jù)進(jìn)行重用的機(jī)制。

（7）標(biāo)準(zhǔn)版在當(dāng)年版本發(fā)布后，難以持續(xù)改進(jìn)。軟件制作的特點，決定了發(fā)布的軟件一定會存在或多或少的錯誤。但標(biāo)準(zhǔn)版發(fā)布后，如果發(fā)現(xiàn)錯誤，修改十分麻煩，因為用戶可能已經(jīng)開始使用舊版的標(biāo)準(zhǔn)版采集數(shù)據(jù)，而將這些數(shù)據(jù)移植至新版的標(biāo)準(zhǔn)版中的操作十分繁瑣。

二、標(biāo)準(zhǔn)版的優(yōu)化升級

針對標(biāo)準(zhǔn)版存在的問題，結(jié)合Excel文件的操作特點及VBA編程技術(shù)，筆者對標(biāo)準(zhǔn)版采取了如下的一些優(yōu)化升級的技術(shù)手段：

（1）導(dǎo)入去年的靜態(tài)數(shù)據(jù)。在標(biāo)準(zhǔn)版中設(shè)置一鍵導(dǎo)入去年靜態(tài)數(shù)據(jù)的機(jī)制，通過VBA程序?qū)⑷ツ甑撵o態(tài)數(shù)據(jù)逐格放入本年度的標(biāo)準(zhǔn)版相對應(yīng)的單元格中。根據(jù)統(tǒng)計，標(biāo)準(zhǔn)版中約50%的數(shù)據(jù)屬于靜態(tài)數(shù)據(jù)，這一舉措可節(jié)省標(biāo)準(zhǔn)版50%的數(shù)據(jù)采集工作量。

（2）在標(biāo)準(zhǔn)版中將六張數(shù)據(jù)表定義為數(shù)據(jù)源表：校內(nèi)專任教師基本情況表、校內(nèi)兼職教師基本情況表、校外兼職教師基本情況表、校外兼課教師基本情況表、開設(shè)專業(yè)表以及課程設(shè)置表。用戶在采集數(shù)據(jù)時，必須先采集這六張數(shù)據(jù)源表的數(shù)據(jù)，然后，在其他表的數(shù)據(jù)采集中，只需輸入教工號、專業(yè)代碼、專業(yè)方向代碼或課程代碼，然后通過VBA程序自動導(dǎo)入相對應(yīng)的教工姓名（以及相對應(yīng)的教師基本情況）、專業(yè)名稱、專業(yè)方向名稱和課程名稱。

例如，在專業(yè)帶頭人表中，當(dāng)用戶輸入教工號以及選擇教師性質(zhì)后，系統(tǒng)采用vlookup函數(shù)自動導(dǎo)入教師的姓名、性別、出生日期、學(xué)歷、學(xué)位以及工作單位名稱，如圖1所示。

（3）在標(biāo)準(zhǔn)版中用VBA程序?qū)崿F(xiàn)分拆導(dǎo)出及合并導(dǎo)入功能。首先，該功能可分別將六張數(shù)據(jù)源表的每條記錄，分拆導(dǎo)出成為單記錄單文件的形式，以方便將這些文件分發(fā)給每個人進(jìn)行數(shù)據(jù)采集；然后，將各人的單記錄單文件存放在一個指定的文件夾后，又可以合并導(dǎo)入至源表中，從而在標(biāo)準(zhǔn)版中初步實現(xiàn)了協(xié)同操作的功能。

（4）在標(biāo)準(zhǔn)版的多記錄數(shù)據(jù)表中，如果在邏輯上該表應(yīng)存在關(guān)鍵字段，則在該表中設(shè)置判斷關(guān)鍵字段是否重復(fù)檢測列。

例如：在校內(nèi)專任教師基本情況表中，教工號應(yīng)是不允許重復(fù)關(guān)鍵字段，因此，可在該表設(shè)置檢測教工號是否重復(fù)的檢測列，然后在每一行中使用數(shù)組公式檢測該行的教工號是否重復(fù)。

例如，檢測公式為：

=IF（$C11=""，""，IF（COUNTIF（$C$11：$C$1500，$C11）>1，"重復(fù)"，"不重復(fù)"））

（5）在標(biāo)準(zhǔn)版中建立邏輯檢測機(jī)制，用VBA程序自動檢測標(biāo)準(zhǔn)版數(shù)據(jù)的邏輯合理性。

在2015年的標(biāo)準(zhǔn)版中，共對19項的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗，如表所示。

（6）在標(biāo)準(zhǔn)版中，對部分關(guān)鍵數(shù)據(jù)項設(shè)置合理范圍檢測機(jī)制，一旦輸入的數(shù)據(jù)超出合理范圍，則對用戶進(jìn)行提醒，如圖2所示。

（7）在標(biāo)準(zhǔn)版中，設(shè)置導(dǎo)入當(dāng)年舊版數(shù)據(jù)的功能模塊，以方便標(biāo)準(zhǔn)版的持續(xù)改進(jìn)。

三、數(shù)據(jù)智能同步系統(tǒng)

使用標(biāo)準(zhǔn)版采集完數(shù)據(jù)后，需將數(shù)據(jù)上報教育部，為此，專門開發(fā)了一個數(shù)據(jù)上報系統(tǒng)“數(shù)據(jù)智能同步系統(tǒng)”，以將數(shù)據(jù)統(tǒng)一打包成XML文件，然后將數(shù)據(jù)包上傳教育部云中心。

數(shù)據(jù)智能同步的操作步驟如圖3所示：

由于標(biāo)準(zhǔn)版在采集數(shù)據(jù)過程，難以避免地會出現(xiàn)各種錯誤（特別是當(dāng)用戶采用復(fù)制、粘貼的方式從別的Excel中復(fù)制數(shù)據(jù)時），因此，在數(shù)據(jù)上報教育部云中心前，需進(jìn)行多重的數(shù)據(jù)錯誤檢測（如對下拉列表的正確性、時間格式的正確性、數(shù)據(jù)格式的正確性以及長度的正確性等進(jìn)行檢測）。

四、總結(jié)

截至2014年底，全國已有31個?。▍^(qū)、市）和新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)的1300多所獨立設(shè)置的高職院校借助狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺完成了狀態(tài)數(shù)據(jù)采集工作，累計采集數(shù)據(jù)量達(dá)數(shù)億條記錄。其中，大部分的院校都使用標(biāo)準(zhǔn)版作為主要的數(shù)據(jù)采集工具。今后，標(biāo)準(zhǔn)版仍會繼續(xù)使用，其主要作用體現(xiàn)在下面三個方面：

（1）作為狀態(tài)數(shù)據(jù)采集與管理的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。每年教育部都會公布狀態(tài)數(shù)據(jù)采集的標(biāo)準(zhǔn)，而標(biāo)準(zhǔn)版則是數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的具體表現(xiàn)。

（2）作為各種網(wǎng)絡(luò)版與教育部交換數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)接口。當(dāng)前，可供各院校使用的狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺網(wǎng)絡(luò)版有多個版本，這些版本的數(shù)據(jù)只需導(dǎo)出至標(biāo)準(zhǔn)版，然后就可以通過數(shù)據(jù)智能同步系統(tǒng)將數(shù)據(jù)統(tǒng)一上傳教育部云中心。

（3）作為部分院校的狀態(tài)數(shù)據(jù)采集工具。由于地區(qū)及管理的差異，不一定每間高職院校都具備條件使用網(wǎng)絡(luò)版進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，因此，標(biāo)準(zhǔn)版可供部分不具備網(wǎng)絡(luò)采集條件的高職院校使用。

參考文獻(xiàn)：

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（編輯：楊馥紅）