馬艷英
摘 要:在我國婚姻登記工作中,存在很多需要記錄的資料,這些資料是登記檔案的關(guān)鍵內(nèi)容。婚姻登記檔案是我國民政檔案的關(guān)鍵組成部分,同時也是檔案管理的重要工作之一,對其進行科學管理可以為婚姻登記工作提供更好的服務(wù)。本文主要針對婚姻登記檔案管理工作進行分析,并且提出相關(guān)優(yōu)化建議,希望給予相關(guān)部門以參考和借鑒。
關(guān)鍵詞:婚姻登記檔案;管理工作;分析;建議
婚姻登記檔案是進行婚姻登記的關(guān)鍵憑證,是記錄當事人雙方婚姻狀況的憑證,是我國檔案的關(guān)鍵組成部分之一。為了給基層群眾提供更好的服務(wù),相關(guān)人員在工作中,一定要堅持執(zhí)政為民、以人為本的工作理念,發(fā)揮工作職能,在工作中要進行細致以及深入的探索,提高檔案管理質(zhì)量。近些年,婚姻登記在出國、財產(chǎn)分配、買房以及貸款等方面都發(fā)揮了關(guān)鍵作用,其應(yīng)用領(lǐng)域也不斷擴大,因此,做好檔案管理工作,是確保當事人權(quán)益的基礎(chǔ)。當前,我國在婚姻登記檔案管理方面尚存在一些問題,對工作質(zhì)量的提高形成一定的制約,這就要求相關(guān)部門一定要積極探索、勇于實踐,進而優(yōu)化工作質(zhì)量。
1 我國婚姻登記檔案的相關(guān)特點
1.1一對性?;橐龅怯洐n案主要產(chǎn)生于婚姻登記的各項工作中,例如結(jié)婚登記、撤銷婚姻、離婚登記以及補辦登記等工作中形成。其主要涉及當事人具有以及曾經(jīng)具有的婚姻關(guān)系,無論是結(jié)婚、撤銷、離婚以及補辦,檔案對象都是一對,不可能出現(xiàn)單獨的個體。因此,婚姻檔案具有一對性。
1.2專指性?;橐鰴n案具有專指性,是在結(jié)婚、撤銷、離婚以及補辦等工作中形成,其主要包括的內(nèi)容基本都是針對雙方當事人的具體婚姻情況,整理以及收集形成的資料和信息。檔案資料可能來源于當事人出示的資料,同時也可能是相關(guān)部門在辦理事務(wù)中所積累的資料。無論資料源于何處,都真切地反映了當事人的婚姻情況。因此,其具有較強的專指性。
1.3動態(tài)性。婚姻登記檔案反映了當事人的具體婚姻現(xiàn)狀,如果其婚姻發(fā)生變動,檔案內(nèi)容也會有相應(yīng)的改變。因此,婚姻檔案具有一定的動態(tài)性。
1.4保密性。在婚姻檔案中,包含了當事人的很多個人信息,這些信息都屬于當事人的個人隱私,因此,相關(guān)部門一定要進行保密。如果出于特殊原因利用婚姻檔案,一定要遵守相關(guān)制度,杜絕出現(xiàn)侵犯當事人隱私的情況。
2 當前婚姻檔案管理中存在的突出問題
2.1檔案缺失嚴重。由于檔案管理人員頻繁調(diào)動,工作穩(wěn)定性較差,因此,婚姻登記檔案存在嚴重的缺失情況,尤其在檔案移交的過程中,出現(xiàn)例如戶口本、身份證等復(fù)印件丟失的情況。檔案格式缺乏規(guī)范性,對檔案的長期保管以及使用十分不利。而在檔案管理設(shè)施方面,也缺少防潮以及防火等設(shè)備,甚至一些地區(qū)根本沒有與之相關(guān)的設(shè)備。檔案管理尚未實現(xiàn)現(xiàn)代化以及信息化,管理缺乏合理以及有效的制度,對工作人員的考核和評價缺乏科學標準,對檔案管理工作的質(zhì)量造成一定影響。
2.2思想認識不足。普通的政務(wù)工作通常根據(jù)工作業(yè)績對工作人員進行獎懲,但檔案管理是一項長期的工作,不能立即看到工作效果。同時,相關(guān)部門和領(lǐng)導對檔案管理并沒有給與思想上的重視,尤其是基層檔案管理,在對檔案進行集中管理后,缺乏專職人員對其進行保管,沒有認識到基層檔案對群眾的意義和價值。
2.3利用效率較低。我國婚姻登記檔案的利用效率較低,檔案在進行歸檔以后,基本不會再使用,被永久的保管在檔案室中,在當事人想要查閱使用的時候,由于檔案雜亂無章,給當事人帶來很大程度的不便。
3 加強婚姻登記檔案管理的相關(guān)措施
3.1依法管理檔案。為了對婚姻登記檔案實行規(guī)范化管理,維護當事人相關(guān)權(quán)益,我國相繼出臺了一系列管理法律條例,這說明我國對檔案管理的重視程度,同時也促使檔案管理實現(xiàn)法制化以及規(guī)范化,做到有章可循、有據(jù)可依。因此,在檔案管理中,相關(guān)部門一定要加大對相關(guān)法律條例的執(zhí)行力度,強化社會群眾的檔案意識,進而優(yōu)化檔案管理工作。
3.2加大投入力度。提高婚姻檔案的管理水平,相關(guān)部門一定要在物力、財力以及人力方面加大投入力度,給予檔案管理工作充分的支持,確保工作人員的質(zhì)量和數(shù)量,加大經(jīng)費投入、改善工作條件。同時,相關(guān)領(lǐng)導還要對工作人員多加關(guān)心,及時了解工作人員的生活情況和思想動態(tài),幫助工作人員解決生活中遇到的問題,使其全身心地投入到工作中。相關(guān)領(lǐng)導還要給予工作態(tài)度良好的員工以物質(zhì)和精神獎勵,確保工作人員的工作熱情以及實效性,充分調(diào)動工作積極性。
3.3實現(xiàn)規(guī)范管理。工作人員要確保檔案及時歸檔立卷,保證管理實現(xiàn)規(guī)范化。同時,要對以往的檔案進行系統(tǒng)及科學整理,實行電子檔案以及紙質(zhì)檔案雙保管制度,促進檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化以及標準化。針對當前婚姻登記檔案分散管理的局面,為了確保檔案的完整、安全以及方便當事人使用,要將散存的檔案進行集中管理,為檔案管理和使用提供條件。
3.4建設(shè)管理團隊。建設(shè)檔案管理團隊,首先,要建立以及完善相關(guān)管理制度,相關(guān)領(lǐng)導要充分認識人才的重要性,提高人才培養(yǎng)以及引進的力度,讓工作人員在檔案管理中發(fā)揮潛能,進而提高管理工作的質(zhì)量。工作人員要注重理論知識的學習以及更新,主動學習先進的專業(yè)知識,提高自身的專業(yè)能力和綜合素質(zhì),為做好管理工作奠定基礎(chǔ)。其次,建立競爭機制,激發(fā)工作人員的競爭意識,提高工作人員的工作熱情和管理能力,建立一支具備管理能力較強以及綜合素質(zhì)較高的檔案管理團隊。再次,建立以及完善責任制度,將責任充分落實到具體負責人,出現(xiàn)問題可以及時地找到相關(guān)責任人,避免出現(xiàn)互相推脫責任的情況。最后,提高工作人員的軟素質(zhì),相關(guān)人員要做到微笑服務(wù)、使用文明用語、做到辦公細致、服務(wù)周到、態(tài)度良好,為當事人提供周到以及熱情的服務(wù)。
3.5做到政務(wù)公開。相關(guān)工作人員一定要嚴格按照相關(guān)制度開展檔案管理工作,及時準確地為檔案使用人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。同時,還要將婚姻登記的程序條件、監(jiān)督電話、咨詢電話、辦公時間、服務(wù)承諾、工作守則、收費依據(jù)、收費標準等政務(wù)向社會公開,并且接受社會各界的共同監(jiān)督,進而提高婚姻登記以及依法行政的質(zhì)量和水平。
3.6做好服務(wù)工作。我國婚姻檔案的主要用途有以下幾方面:財產(chǎn)糾紛、再婚、復(fù)婚、離婚、貸款、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、土地使用、戶口遷移以及子女入學等,上述幾方面都需要檔案資料,因此檔案管理工作一定要以民生為立足點。婚姻檔案之所以利用率較高,是由于其關(guān)系到家庭的穩(wěn)定,隨著當前我國社會管理的日益規(guī)范,畢業(yè)證、結(jié)婚證以及身份證都有了相關(guān)的重要用途,而不同證件辦理不同業(yè)務(wù),則需要出示相關(guān)的檔案資料。
4 結(jié)語
綜上所述,婚姻登記檔案管理對我國民生具有關(guān)鍵意義,關(guān)乎到群眾的切身利益。因此,相關(guān)部門和社會各界一定要給予檔案管理工作以充分的支持,認識到其價值和作用,并且要進一步提高對檔案管理的重視程度,為檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化以及規(guī)范化管理而不斷努力。
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