淺談新時期水利工程檔案數(shù)字化建設(shè)

摘 要：在傳統(tǒng)的水利工程檔案制度建設(shè)基礎(chǔ)上，檔案數(shù)字化建設(shè)的進程不可避免。為此水利工程建設(shè)與管理部門，結(jié)合檔案數(shù)字化管理技術(shù)以及水利工程檔案主要特點，開展了專項研究工作。

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案；數(shù)字化；技術(shù)；制度

在當前的水利工程管理中，工程檔案發(fā)揮著重要的作用。為此工程建設(shè)、管理等各企業(yè)單位都將檔案技術(shù)建設(shè)當做企業(yè)管理的重要內(nèi)容。隨著數(shù)字化、信息化時代的來臨，水利檔案數(shù)字建設(shè)發(fā)展，對于水利工程檔案管理質(zhì)量與效率、檔案利用率等都起到了重要的作用。在這一情況下，水利工程建設(shè)與管理部門，結(jié)合檔案數(shù)字化優(yōu)勢與特點，開展了檔案數(shù)字化管理研究，為水利工程檔案管理技術(shù)發(fā)展提供理論支持。

1 水利工程檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢與問題

（一）數(shù)字化檔案優(yōu)勢

在水利工程檔案管理中，數(shù)字化檔案較之傳統(tǒng)的紙質(zhì)、膠片等檔案形式，具有以下優(yōu)勢。一是具有較高的管理效率。數(shù)字化的工程檔案在檔案分類、檢索、查找等各個環(huán)節(jié)中，都可以通過計算機系統(tǒng)自動處理，極大提高了這類工作效率。同時檔案內(nèi)容還可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)計算機終端間的高效連接，簡化了檔案管理者的中間環(huán)節(jié)。這些特點都可以很好地提高檔案管理效率。二是推進檔案標準化管理的實現(xiàn)。工程檔案標準化目標，是檔案水利工程檔案管理的核心要求。數(shù)字化的工程檔案，具有較強的標準化模式，可以進行有效的標準分類，是檔案標準化管理中重要的組成部分。三是管理成本的降低。工程檔案包括了大量的紙質(zhì)檔案內(nèi)容，容易受到空氣質(zhì)量、濕度問題影響，同時需要較大的保存空間，管理成本較高。而數(shù)字化的工程檔案采用計算機硬盤、數(shù)據(jù)庫即可保存，保存管理成本得到了極大的降低。

（二）當前檔案數(shù)字化遇到的主要問題

雖然工程檔案數(shù)字化具有以上優(yōu)勢，但是在實際的數(shù)字化過程中，檔案管理者也遇到了一些實際問題。這些問題在實踐過程中，可以總結(jié)為以下幾點。一是未建立數(shù)字化體系。水利工程檔案包括了工程從方案、設(shè)計、建設(shè)、竣工驗收等各項工作內(nèi)容，其檔案內(nèi)容較為復雜。所以其數(shù)字化過程需要工程管理各方面全面參與，建立起立體化數(shù)字體系。但是在當前檔案管理中，依然為建立這類管理體系，降低了檔案數(shù)字化過程質(zhì)量與效率。二是數(shù)字化過程存在滯后性。工程檔案對于工程管理其著重要的指導作用，所以其具有較強的時效性。但是當前檔案管理中，其數(shù)字化過程依然存在滯后性，使部分工程管理過程中數(shù)字化檔案的實用性降低，影響了數(shù)字檔案正常使用。三是檔案安全性問題。數(shù)字化檔案是需要計算機系統(tǒng)進行保存與管理的。但是計算機安全問題的出現(xiàn)，對于檔案安全有著重要影響。一旦水利工程檔案出現(xiàn)泄密事故，對于工程安全、企業(yè)經(jīng)濟效益，甚至社會公共安全都有著重要影響。為此，水利工程檔案管理者加強了數(shù)字化檔案安全要求，保障數(shù)字化檔案整體安全。

2 水利工程檔案數(shù)字化建設(shè)策略研究

為了確實做好工程檔案數(shù)字化建設(shè)工作，新時期工程檔案管理者以數(shù)字化技術(shù)與工程檔案管理技術(shù)為基礎(chǔ)，利用以下數(shù)字化建設(shè)策略開展了檔案數(shù)字化建設(shè)工作。

（一）建立檔案數(shù)字化建設(shè)體系

工程檔案數(shù)字化建設(shè)過程，需要工程管理、設(shè)計、建設(shè)、檢驗、財務(wù)等各方面工作管理者的整體化參與，才能確保數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量與效率。為此檔案數(shù)字建設(shè)體系的建立，就變得極為重要。在體系建設(shè)中，其主要工作包括了以下三點。（1）明確檔案數(shù)字化責任者。在工程各階段，檔案管理者必須采用專人模式，對本階段檔案實施數(shù)字化處理。這一工作中管理者必須采用責任管理模式，將數(shù)字化過程落實到責任者手中。（2）建立檔案收集網(wǎng)絡(luò)。將數(shù)字化的工程檔案進行收集，是檔案數(shù)字化過程的重要組成部分。為了確實做好這一工作，檔案管理者需要全程關(guān)注工程建設(shè)過程，將形成的各類數(shù)字化檔案及時收集。（3）做好檔案管理隊伍建設(shè)。數(shù)字化的管理者是其建設(shè)體系的重要組成部分。在數(shù)字化檔案建設(shè)過程中，管理者必須做好檔案管理者隊伍建設(shè)。其建設(shè)重點包括了兩個方面問題。一方面管理者需要提高檔案技術(shù)人員的數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)水平，是其適應(yīng)數(shù)字化檔案管理過程。另一方面管理者需要結(jié)合水利工程建設(shè)特點，做好檔案管理人員水利技術(shù)基礎(chǔ)知識培養(yǎng)，是其可以更好地完成專業(yè)檔案的管理工作。

（二）提高檔案數(shù)字化技術(shù)質(zhì)量

在水利工程檔案數(shù)字化建設(shè)中，數(shù)字化技術(shù)質(zhì)量的提升發(fā)揮著重要作用。在實際的工作中，其主要技術(shù)重點包括了以下內(nèi)容。（1）檔案數(shù)字處理技術(shù)。將紙質(zhì)、影像等檔案內(nèi)容進行數(shù)字化處理，是檔案數(shù)字化處理的重要內(nèi)容。在這一過程中，數(shù)字化技術(shù)的提高占據(jù)著重要位置。在檔案數(shù)字化過程中，主要技術(shù)發(fā)展包括了以下內(nèi)容：高清晰紙質(zhì)檔案掃描技術(shù)、數(shù)字檔案修復技術(shù)、無損視頻音頻轉(zhuǎn)換技術(shù)等多項內(nèi)容。這些新型技術(shù)的采用，將有助于檔案數(shù)字化質(zhì)量的提升。（2）大容量儲存技術(shù)。數(shù)字檔案的儲存需要大量的儲存空間，所以大容量的儲存系統(tǒng)技術(shù)，可以保證數(shù)字檔案存儲與安全與完整性。為此在數(shù)字化檔案建設(shè)中，管理者需要采用大容量的數(shù)字存儲系統(tǒng)、云存儲技術(shù)等新型存儲技術(shù)，提高檔案存儲質(zhì)量。（3）計算機系統(tǒng)安全技術(shù)。提高檔案系統(tǒng)安全，是工程檔案數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容。在這一過程中，檔案管理部門需要結(jié)合新型網(wǎng)絡(luò)與計算機安全問題，采用云安全、高配置安全軟件等安全技術(shù)，提高檔案系統(tǒng)安全級別。在條件允許情況下，管理者應(yīng)在檔案管理部門內(nèi)部架設(shè)獨立的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。

（三）利用制度化模式數(shù)字建設(shè)質(zhì)量

水利工程檔案數(shù)字化建設(shè)與檔案管理制度建設(shè)有著不可分割的關(guān)系。為此檔案管理者應(yīng)以數(shù)字化檔案特點，完善已建立的檔案管理制度，同時建立新的檔案制度體系。如結(jié)合檔案數(shù)字化過程，完善檔案保密制度，避免數(shù)字化過程中出現(xiàn)檔案泄密問題；建立數(shù)字檔案系統(tǒng)定更新、維護制度等，都應(yīng)是數(shù)字化檔案制度建設(shè)的重要內(nèi)容。

3 結(jié)束語

水利工程檔案數(shù)字化發(fā)展，是當前水利工程檔案建設(shè)的重要組成部分。數(shù)字化的工程檔案因其特有的技術(shù)優(yōu)勢，可以極大地降低檔案管理成本，提供管理質(zhì)量與效率，對于工程管理起到了有效的促進作用。為此檔案管理人員從體系建設(shè)、技術(shù)發(fā)展以及制度建設(shè)三個層面開展了研究，促進工程檔案數(shù)字化推進。

參考文獻

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作者簡介

張金英（1971-），女，天津市薊縣，天津市引灤工程管理處。