民辦高職院校秘書職業(yè)素養(yǎng)形成和提升途徑探析

摘 要：近年來，隨著國家大力支持發(fā)展職業(yè)教育，民辦高職院校將迎來新的春天，在這樣的大環(huán)境下，民辦高職院校為了提升自身的綜合競爭力，必定會對其教職工提出更高的要求，筆者根據(jù)自身多年的工作經(jīng)驗，談?wù)勛鳛槊褶k高職院校秘書應(yīng)具備的職業(yè)素養(yǎng)和提升途徑。

關(guān)鍵詞：民辦；高校；秘書；素養(yǎng)；提升

1 職業(yè)素養(yǎng)定義

職業(yè)素養(yǎng)是指勞動者通過職業(yè)環(huán)境影響與職業(yè)教育訓(xùn)練而形成的順利從事某種職業(yè)活動的基本品質(zhì)或基礎(chǔ)條件。隨著時代的發(fā)展，職業(yè)對于從業(yè)者職業(yè)素養(yǎng)的要求也隨著不斷發(fā)展和提高。職業(yè)素養(yǎng)是人的綜合素質(zhì)中不可缺少的一部分。簡單的說，職業(yè)素養(yǎng)是勞動者對社會職業(yè)的了解與適應(yīng)能力的一種綜合體現(xiàn)，其主要表現(xiàn)在職業(yè)興趣、職業(yè)能力、職業(yè)個性和職業(yè)情緒等方面。職業(yè)素養(yǎng)主要包含四個方面的內(nèi)容，即職業(yè)技能、職業(yè)意志、職業(yè)道德和職業(yè)精神。從以上定義不難推出，從事秘書職業(yè)，要在本崗位可持續(xù)發(fā)展和提升，也必須加強(qiáng)其內(nèi)涵建設(shè)，接下來，我將從秘書的職業(yè)認(rèn)知、秘書職業(yè)道德、秘書職業(yè)態(tài)度、秘書職業(yè)能力、秘書職業(yè)形象、秘書職業(yè)心理及秘書職業(yè)生涯規(guī)劃等方面進(jìn)行論述。

2 對秘書職業(yè)的認(rèn)識

關(guān)于秘書的定義，有各種不同界定。《辭?！分卸x為秘書是職務(wù)名稱之一，是領(lǐng)導(dǎo)的助手；《英漢詞典》解釋為秘書源于拉丁文secretarius，意即為“可靠的職員”；《現(xiàn)代漢語詞典》意為秘書是掌管文書并協(xié)助機(jī)關(guān)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。由此可見，要做一名優(yōu)秀的秘書，首先就應(yīng)該提高其職業(yè)素養(yǎng)。眾所周知，秘書工作繁瑣而關(guān)鍵，需要高度的責(zé)任心和服務(wù)意識。在工作中，要堅持一個中心三個基本點，即以領(lǐng)導(dǎo)為中心，秘書工作是源于領(lǐng)導(dǎo)工作， 秘書天生就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，沒有領(lǐng)導(dǎo)就無所謂秘書，秘書不能游離于領(lǐng)導(dǎo)工作而獨立存在。這是秘書工作的最本質(zhì)、最重要的屬性。秘書工作基本點之一：在服務(wù)中體現(xiàn)自我，民辦高職院校具有工作壓力大、任務(wù)重的特點，秘書工作千頭萬緒，涉及行政、教學(xué)事務(wù)。在工作中， 加強(qiáng)與學(xué)校各職能部門的溝通顯得尤為重要，并且要及時反饋問題和上傳下達(dá)，積極主動為學(xué)院師生服務(wù)。因此，秘書工作具有幕后臺下特點，秘書是背后的“英雄”，是一片烘托鮮花的綠葉。作為一個職業(yè)秘書，要充分認(rèn)識秘書工作的這一特點，用自己默默無聞的努力，用自己的奉獻(xiàn)精神把領(lǐng)導(dǎo)推向成功。秘書工作基本點之二：雜而有章。過去有人用辦文、辦事、辦會來概況秘書工作，但據(jù)我看來。將其總結(jié)為，從橫向看，集中體現(xiàn)在三個方面：其一是效率性輔助，發(fā)揮助手作用。將平時工作中瑣碎的事務(wù)性工作包攬下來，讓領(lǐng)導(dǎo)有更多時間思考整體布局和策略。其二是決策性輔助，發(fā)揮參謀作用，為領(lǐng)導(dǎo)提供可靠的參考意見和工作預(yù)案。其三是公關(guān)性輔助，發(fā)揮橋梁作用，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好對外聯(lián)系工作。秘書工作基本點之三：忙并快樂著，雖說秘書工作不僅要處理大大小小、鎖鎖碎碎的事情，要處理好上上下下，方方面面的關(guān)系，甚至是有無數(shù)的加班夜晚，但是只要掌握了工作的規(guī)律，切實運用時間管理，就能做到忙而有序。

3 秘書職業(yè)素養(yǎng)提升途徑

鑒于秘書工作的性質(zhì)和特點，要提高職業(yè)素養(yǎng)，可從以下幾點出發(fā)：第一，擺正心態(tài)，正確認(rèn)識秘書職業(yè)，不能道聽途說，將其理解為普通文員，在工作中， 要有主人翁意識，站在領(lǐng)導(dǎo)的角度和高度思考問題，加強(qiáng)理論知識的學(xué)習(xí)，對于行政類事務(wù)，做到橫向溝通，縱向聯(lián)系，杜絕“等靠要”的工作作風(fēng)，發(fā)揮主觀能動性，樹立正確的工作態(tài)度，這是做好工作的前提；第二，在日常事務(wù)性工作中，做好5S（即整理、整頓、清潔、清掃和素養(yǎng)），分清事務(wù)的輕重緩急，找出工作規(guī)律，總結(jié)工作方法，必要時將進(jìn)行學(xué)期書面總結(jié)，梳理工作內(nèi)容，立案歸檔，同時也可以進(jìn)一步熟悉日常工作事項，為新學(xué)期的開篇布局做準(zhǔn)備，這是提高秘書職業(yè)能力的必經(jīng)之路；第三，由于秘書還擔(dān)任著對外聯(lián)絡(luò)工作，那秘書的職業(yè)形象也非常重要。在發(fā)型方面，女士以短發(fā)為宜，男士做到三個不（前不附額、側(cè)不掩耳、后不及領(lǐng)），在穿衣打扮方面堅持TPO原則（T-Time時間，P-Place地點，O-Occasion場合），女士正式場合著套裙配單跟皮鞋，男士著西裝配深色皮鞋。除此之外，秘書也必須掌握基本的社交禮儀，如：握手禮儀、遞接名片禮儀、稱呼禮儀、介紹禮儀等。第四，秘書人員還應(yīng)具備陽光的心理狀態(tài)。所以在工作中，其一，要善于調(diào)節(jié)自己的情緒，多一些樂觀自信，多一些豁達(dá)平和，遠(yuǎn)離浮躁。其二，要善于調(diào)節(jié)自己的工作，學(xué)會忙里偷閑，學(xué)會減負(fù)減壓，張馳有度，有序有節(jié)。第五，設(shè)計好自己的職業(yè)生涯，做好秘書職業(yè)生涯規(guī)劃有助于其自身發(fā)展，制定職業(yè)生涯規(guī)劃，是在正確認(rèn)識自我、了解社會的基礎(chǔ)上，為自己確立發(fā)展定向、發(fā)展定位、為自己確立人生目標(biāo)。第六，學(xué)校定期為秘書召開專項培訓(xùn)會，對業(yè)務(wù)能力的提高大有裨益，必要時，制定行之有效的方案，將秘書的工作成效納入學(xué)期評比，有助于提高工作效率和積極性。

4 小結(jié)

綜上所述，秘書工作人員需要較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和溝通組織協(xié)調(diào)能力，善于處理日常事務(wù)，具備較強(qiáng)的變通性和靈活性，要懂政治，講大局，要忠于職守，服從上司，更要謙虛內(nèi)斂，善于合作，總之一句話：低調(diào)做人，高調(diào)做事。

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作者簡介

羅曉蘭（1989-），女，重慶電信職業(yè)學(xué)院，助教，主要從事教育教學(xué)工作。