廣播電視大學(xué)檔案管理信息化建設(shè)探討

文/陽江市廣播電視大學(xué) 羅小萍

廣播電視大學(xué)檔案管理信息化建設(shè)探討

文/陽江市廣播電視大學(xué) 羅小萍

檔案管理作為廣播電視大學(xué)中一項(xiàng)較為基礎(chǔ)的工作，是學(xué)校進(jìn)行管理的重要環(huán)節(jié)之一。在廣播電視大學(xué)中，檔案里面所記錄的內(nèi)容就是學(xué)校的管理活動(dòng)以及其歷史發(fā)展的進(jìn)程，對于衡量學(xué)校的管理水平、教學(xué)質(zhì)量都有著作用，所以，如何提升廣播電視大學(xué)檔案管理的水平就顯得尤為重要。在這個(gè)信息技術(shù)快速發(fā)展的大時(shí)代下，廣播電視大學(xué)檔案管理也開始投入到信息化建設(shè)當(dāng)中，而本文也就廣播電視大學(xué)檔案管理信息化建設(shè)做出了探討。

廣播電視大學(xué)；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著經(jīng)濟(jì)全球化和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化的進(jìn)程也在不斷地加快，在這個(gè)信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，廣播電視大學(xué)為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，在對于檔案進(jìn)行管理的過程中，也開始投入到信息化建設(shè)當(dāng)中，但是，由于我國檔案管理信息化建設(shè)起步較晚，所以，在建設(shè)的過程中依然還存在著一些問題。為此，筆者也就廣播電視大學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的重要性、廣播電視大學(xué)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題以及解決的策略做出了以下的分析：

一、廣播電視大學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

在這個(gè)信息化的時(shí)代下，對于廣播電視大學(xué)檔案的管理，傳統(tǒng)的管理方式和手段已經(jīng)跟不上新時(shí)代發(fā)展的腳步了。對于檔案的管理，傳統(tǒng)的管理方式不僅會(huì)消耗大量的人力和物力，對于檔案的管理也不夠規(guī)范，例如，在查詢檔案的過程中傳統(tǒng)的模式是十分復(fù)雜的，這也就導(dǎo)致學(xué)生不能快速有效地翻閱到自身的檔案信息。但是，對檔案開展信息化建設(shè)就能減少大量的人力和物力，在一定程度上提升廣播電視大學(xué)的管理水平，同時(shí)還能使得學(xué)生更加快速地翻閱到自身的信息資料，有效地提升了工作的效率。

二、廣播電視大學(xué)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

（一）對信息化建設(shè)的重視程度不高。在進(jìn)行廣播電視大學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，雖然有大部分的人已經(jīng)認(rèn)識到了信息化建設(shè)的重要性，但是，重視的程度依然不夠高，這就使得廣播電視大學(xué)檔案管理信息化建設(shè)不能更好地落實(shí)。對于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)而言，大多重視學(xué)校教學(xué)的管理以及學(xué)校的經(jīng)濟(jì)效益，對于檔案管理信息化建設(shè)卻并沒有太大的重視，從而使得檔案的信息化建設(shè)無法有效地開展。

（二）對于信息化建設(shè)沒有相應(yīng)的資金投入。任何事物在建立的初始階段都需要一定的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)，在廣播電視大學(xué)檔案信息化建設(shè)當(dāng)中也不例外，只有具備足夠的資金才能建設(shè)出更加完善的基礎(chǔ)設(shè)施，進(jìn)而才能達(dá)到信息化管理的環(huán)境。但是，很多學(xué)校對于信息化建設(shè)卻過分強(qiáng)調(diào)科研的建設(shè)，而忽略了對于科研建設(shè)的經(jīng)費(fèi)需求，使得一些基礎(chǔ)的設(shè)備得到不相應(yīng)的完善，阻礙了信息技術(shù)與檔案管理的相互協(xié)調(diào)發(fā)展。

（三）缺少相應(yīng)的檔案管理制度。廣播電視大學(xué)檔案來源就是各個(gè)學(xué)校以及學(xué)校內(nèi)部的管理部門，這就使得檔案信息更加的復(fù)雜、煩瑣，對學(xué)校的檔案進(jìn)行信息化管理雖然能在一定程度上減輕管理的難度，但是由于大多數(shù)學(xué)校都缺乏規(guī)范性的管理，沒有一套完整的采集、整理、儲存、借閱的信息化制度，這就使得學(xué)校在對檔案進(jìn)行管理的過程中，很難實(shí)現(xiàn)信息化的系統(tǒng)性，從而導(dǎo)致信息資源得不到有效的利用。

三、廣播電視大學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）提高對于信息化建設(shè)的重視程度。要想真正實(shí)現(xiàn)廣播電視大學(xué)檔案管理信息化建設(shè)，首先需要做的就是提高對于信息化建設(shè)的重視程度，只有轉(zhuǎn)變觀念認(rèn)識到對檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的重要性，才能積極地投入到建設(shè)當(dāng)中。要想提高對于信息化建設(shè)的重視程度，就可以從以下兩個(gè)方面做起：首先，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該轉(zhuǎn)變落后的管理觀念，對于信息化建設(shè)給予高度的重視，將檔案的信息化建設(shè)一同納入到學(xué)校發(fā)展的規(guī)劃中；其次，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還需要做的就是，加強(qiáng)對于檔案信息化建設(shè)工作相關(guān)信息的了解，通過相關(guān)人員的匯報(bào)工作了解信息化建設(shè)的具體明細(xì)，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候加大對信息化建設(shè)人力、物力的投入，使得檔案信息化建設(shè)能夠更好地實(shí)現(xiàn)和發(fā)展。

（二）加大對于信息化建設(shè)資金的投入。在進(jìn)行廣播電視大學(xué)檔案信息化建設(shè)的過程中，技術(shù)設(shè)備是建設(shè)過程中較為重要的基礎(chǔ)因素，所以一定要重視對于相關(guān)設(shè)備的投入，具體可以從以下幾方面開始著手：1.在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中，廣播電視大學(xué)需要加大對于信息化建設(shè)資金的投入，這樣就能最大程度上保證設(shè)備的質(zhì)量和性能，防止出現(xiàn)電磁干擾、輻射等問題；2.加大對于信息化建設(shè)資金的投入，還可以將資金應(yīng)用到設(shè)計(jì)開發(fā)，或者是采購?fù)ㄓ眯偷臋n案管理軟件，這樣就能使辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)與檔案信息化建設(shè)融會(huì)貫通，同時(shí)還可以將資金運(yùn)用到相關(guān)的殺毒軟件，或者是防火墻系統(tǒng)中，這樣就能對檔案的信息進(jìn)行更好的保護(hù)，防止出現(xiàn)信息的外泄等情況；3.在對建設(shè)資金進(jìn)行使用的過程中，相關(guān)人員應(yīng)該對其進(jìn)行科學(xué)、合理的規(guī)劃，可以通過科研、教學(xué)等信息化建設(shè)與檔案信息化建設(shè)進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，形成一種集成綜合優(yōu)勢，這樣就能使資金發(fā)揮最大的作用。

（三）規(guī)范信息化建設(shè)檔案的管理制度。在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，規(guī)范的管理制度能使信息化檔案管理更好地發(fā)展，而要想規(guī)范信息化建設(shè)檔案的管理制度，可以從以下三點(diǎn)著手：第一，廣播電視大學(xué)應(yīng)該制定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)或者是制度，這樣就能使檔案在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，有據(jù)可循、有序發(fā)展；第二，有效的構(gòu)建廣播大學(xué)檔案信息體系，這樣就能保證檔案的完整性，方便之后的查閱；第三，改變以往“重保存，輕利用”的思想觀念，給學(xué)校里的學(xué)生以及教師提供有效的檔案利用服務(wù)，使得檔案能得到真正的利用，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。

（四）建立檔案管理信息化的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系。檔案管理信息化建設(shè)工作的前提就是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，所以，廣播電視大學(xué)應(yīng)該全面推進(jìn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的執(zhí)行工作，通過建立相關(guān)的法制法規(guī)實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)。而要想做好廣播電視大學(xué)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)就需要從以下兩點(diǎn)著手：第一，從內(nèi)部協(xié)調(diào)開始著手，內(nèi)部的協(xié)調(diào)指的是，檔案管理部門需要積極配合，并且參與電子校務(wù)的建設(shè)，在整個(gè)建設(shè)的過程中，對于檔案管理信息化與電子校務(wù)之間的關(guān)系進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)，保證二者之間不存在沖突，并且還能進(jìn)行有效的銜接，這樣就能在最大程度上減少對于電子檔案信息搜集的繁雜程序。第二，從宏觀調(diào)控上開始著手，在已有的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的體系上對其進(jìn)行完善和健全，從而保證檔案管理信息化建設(shè)能有效地進(jìn)行。

四、結(jié)語

綜上所述，廣播電視大學(xué)檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢，因此，廣播電視大學(xué)應(yīng)該加強(qiáng)對于檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，然后在檔案管理信息化建設(shè)過程中發(fā)現(xiàn)本校所存在的問題，就存在的問題采取相關(guān)的應(yīng)對措施，從而使得檔案管理信息化建設(shè)工作能更好進(jìn)行。

［1］詹艷輝.信息化時(shí)代高校檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求與路徑選擇［J］.湖北廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2014，34（9）：154-155.

［2］高文峰.淺析數(shù)字檔案信息的安全防護(hù)策略——以黑龍江廣播電視大學(xué)為例［J］.黑龍江檔案，2012，16（4）：84-84.

［3］張強(qiáng).基于高校檔案信息化建設(shè)的若干思考［J］.檔案天地，2015，58（12）：51-52.

［4］邵琳.關(guān)于加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的思考［J］.網(wǎng)友世界·云教育，2014，12（9）：13-13.