文/秦皇島市第一醫(yī)院 孫銳

芻議醫(yī)院人事檔案信息化管理優(yōu)勢及實施困境

文/秦皇島市第一醫(yī)院 孫銳

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案資料在醫(yī)院管理等各項工作中發(fā)揮的作用越來越明顯，同時，傳統(tǒng)的檔案管理方式導(dǎo)致檔案資料不完整、檔案資料不準(zhǔn)確等問題也暴露無遺，極大地降低了檔案資源的應(yīng)用價值。為此，現(xiàn)階段，加快醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的步伐乃當(dāng)務(wù)之急。本文分析了醫(yī)院人事檔案信息化管理優(yōu)勢，指出醫(yī)院人事檔案信息化管理實施困境，最后提出加強醫(yī)院人事檔案信息化管理對策。

人事檔案；信息化管理；醫(yī)院

一、醫(yī)院人事檔案信息化管理優(yōu)勢

（一）提高醫(yī)院人事檔案的準(zhǔn)確性。紙質(zhì)檔案管理是醫(yī)院傳統(tǒng)人事檔案管理最主要的方式，顯然這樣的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足醫(yī)院新時期發(fā)展的需要，紙質(zhì)檔案管理和保存難度大，而且更新不及時，醫(yī)院人事調(diào)整，醫(yī)護(hù)人員成果不能及時反映到紙質(zhì)檔案上，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案陳舊，信息準(zhǔn)確性不高，而且難以對紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行全面監(jiān)控管理，一些醫(yī)護(hù)人員私自更改人事檔案資料的現(xiàn)象難以杜絕。實現(xiàn)醫(yī)院人事的信息化管理，不僅可以及時更新人事檔案，提高人事檔案的準(zhǔn)確性，而且可以提高檔案管理的安全性。

（二）提高人事檔案管理工作效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢、檢索效率低，而且反復(fù)的查閱還會造成對紙質(zhì)檔案的損壞，增加了檔案保管的難度。而實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化管理，建立相應(yīng)的醫(yī)院人事檔案信息庫及檢索目錄，不僅大大提高了醫(yī)院人事檔案管理工作效率，節(jié)省了人力、物力，而且延長了紙質(zhì)檔案的使用壽命。

（三）發(fā)揮人事檔案在人力配置中作用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料無法快速實現(xiàn)對醫(yī)護(hù)人員的對比分析，在醫(yī)院人力資源配置方面發(fā)揮的作用往往被忽視，而實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，可以通過篩選，快速從多個角度對醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行對比分析，從而為人員調(diào)整，醫(yī)院人力資源配置提供可靠依據(jù)。而且還可以建立明確的醫(yī)院人事管理工作流程，將醫(yī)院人事管理與醫(yī)院其他部門工作結(jié)合起來，提高醫(yī)院管理工作效率，加強醫(yī)院信息資源的整合。

二、醫(yī)院人事檔案信息化管理實施困境

部分醫(yī)院已經(jīng)認(rèn)識到實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化管理乃大勢所趨，并進(jìn)行了相應(yīng)的嘗試和改革，并且在人事檔案信息化管理中取得了一些成績，但仍面臨一些困境需要解決，如下：

（一）人事檔案信息化管理人員專業(yè)水平不高。醫(yī)院人事檔案信息化管理需要檔案管理人員不僅具備完善的檔案管理知識，而且具有較高的計算機應(yīng)用能力。但目前醫(yī)院檔案管理人員多數(shù)非檔案管理專業(yè)畢業(yè)，在長期的工作經(jīng)驗積累過程中，已經(jīng)具備一定的檔案管理及維護(hù)相關(guān)知識，計算機應(yīng)用能力僅僅局限于簡單操作，缺乏信息化計算機操作技能，在人事檔案信息化管理過程中，難以快速、準(zhǔn)確錄入和查找檔案信息，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)水平不高。

（二）人事檔案信息資源開發(fā)利用不夠。部分醫(yī)院在人事檔案信息化建設(shè)過程中盲目跟風(fēng)，沒有明確人事檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和方向，重建設(shè)輕利用，醫(yī)院投入大量的資金購買人事檔案管理軟件和硬件設(shè)施，僅僅是簡單的實現(xiàn)檔案資料的電子化，而忽視了對檔案資料的深度開發(fā)利用，也就是說檔案管理人員依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，重視檔案資料的收集、整理及錄入，但缺乏對檔案資料的分類整理以及發(fā)揮其在醫(yī)院人力資源配置、提高醫(yī)院信息化管理方面應(yīng)有的作用。

（三）人事檔案信息化建設(shè)存在安全風(fēng)險。人事檔案信息化建設(shè)中的安全風(fēng)險難以完全規(guī)避，需要檔案管理人員加強安全意識，進(jìn)行有效防范，如在日常的人事檔案管理工作中，檔案管理人員往往忽視定期對電腦進(jìn)行殺毒，導(dǎo)致電腦在瀏覽網(wǎng)頁、打開陌生電子郵件等的過程中感染木馬病毒，導(dǎo)致電子檔案資料丟失或被不法分子盜取，檔案資料中包含醫(yī)護(hù)人員的個人隱私及醫(yī)院管理建設(shè)等重要資源，一旦丟失將給醫(yī)院或當(dāng)事人帶來不必要的麻煩，所以，加強醫(yī)院人事檔案信息化管理安全性乃當(dāng)務(wù)之急。

三、加強醫(yī)院人事檔案信息化管理的對策

針對醫(yī)院人事檔案信息化管理中遇到的困境，現(xiàn)提出如下解決對策：

（一）提高信息化管理人員的專業(yè)水平。提高醫(yī)院檔案信息化管理人員的專業(yè)水平，需要做到：首先，在人才引進(jìn)時，要選擇檔案管理專業(yè)畢業(yè)且具有較高計算機等級的人才，提高檔案管理隊伍的專業(yè)素養(yǎng)和對新事物的適應(yīng)能力；其次，要定期開展培訓(xùn)，或者要求檔案管理人員輪流參加國內(nèi)知名檔案信息化管理研討會，使檔案管理人員不斷更新自己的知識，盡快適應(yīng)信息化檔案管理工作方式；最后，調(diào)配醫(yī)院計算機技術(shù)人才定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。

（二）提高信息化人事檔案的利用效率。醫(yī)院人事檔案資料龐雜，全面實現(xiàn)人事檔案的信息化管理需要引進(jìn)相應(yīng)的技術(shù)和設(shè)備，比如掃描儀，將紙質(zhì)檔案資料盡快轉(zhuǎn)化為電子版，同時還需要根據(jù)設(shè)立的檔案管理目錄，將電子資料整理歸檔，以盡量保持電子檔案信息庫的完整性和準(zhǔn)確性。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院可以通過對醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員電子檔案資料的對比，選拔合適的人才，還可以利用這些電子檔案資料開展相應(yīng)的研究，了解醫(yī)護(hù)人員的需求，改進(jìn)和完善檔案管理工作。

（三）加強電子檔案信息的安全風(fēng)險防范。醫(yī)院要建立完備的安全風(fēng)險管理制度來應(yīng)對電子檔案信息的安全風(fēng)險，一方面需要檔案管理人員遵守安全風(fēng)險管理制度，定期對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行防毒、殺毒能力測試，降低檔案數(shù)據(jù)庫被入侵的風(fēng)險，還要對檔案數(shù)據(jù)庫資料進(jìn)行拷貝，做到雙重保障；另一方面，要加強對檔案管理硬件設(shè)備的檢查，每年進(jìn)行一次檢測，采用隨機抽樣方式測試其性能，以淘汰并更新性能低下的檔案管理硬件設(shè)備。

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