文/山西省太原重型機(jī)械集團(tuán)有限公司 蓋薇

PDM系統(tǒng)中電子檔案信息的管理

文/山西省太原重型機(jī)械集團(tuán)有限公司 蓋薇

筆者結(jié)合自己的實(shí)際工作，介紹了產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）在機(jī)械行業(yè)中的使用，并對(duì)PDM中電子檔案信息的管理和以前的檔案管理模式做了對(duì)比，并提出一些自己的建議。

PDM；電子檔案信息

PDM（ProductDataManagement）的中文名稱為產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，是一門用來管理所有與產(chǎn)品相關(guān)信息（包括零件信息、配置、文檔、CAD文件、結(jié)構(gòu)、權(quán)限信息等）和所有與產(chǎn)品相關(guān)過程的技術(shù)?？梢哉fPDM涉及產(chǎn)品整個(gè)生命過程的所有信息。

以前，我們企業(yè)是采用CAD設(shè)計(jì)圖紙后進(jìn)行打印，先入庫(kù)紙質(zhì)檔案，然后工藝人員根據(jù)相應(yīng)的文件制作出產(chǎn)品工藝明細(xì)表，再發(fā)到生產(chǎn)車間進(jìn)行生產(chǎn)，最后再入電子圖檔到我們檔案部門存檔。這樣的管理模式存在了很多弊端，例如：技術(shù)資料不完整，查找不方便；不同的人員使用不同版本的產(chǎn)品數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)重復(fù)，資料修改不同步；資料容易泄露等，為了解決這些弊端，更有效地管理好企業(yè)的產(chǎn)品信息檔案，我公司全面實(shí)施了PDM管理系統(tǒng)。

PDM系統(tǒng)的實(shí)施，對(duì)我們檔案管理部門在電子文檔信息的管理方面帶來了新的管理模式。如何應(yīng)對(duì)PDM系統(tǒng)下電子文件的管理，對(duì)我們檔案管理工作來說，提出了很大的挑戰(zhàn)。基于此，我對(duì)PDM系統(tǒng)下的檔案信息管理和以前的檔案信息管理，從以下四個(gè)方面做了個(gè)比較：

（一）電子檔案信息的基本管理。PDM系統(tǒng)管理包含：項(xiàng)目的創(chuàng)建，圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、修改、瀏覽、查詢，版本管理，文檔的簽入、簽出，文檔的打印制表等等。

PDM系統(tǒng)從項(xiàng)目建立開始，就會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)字化文檔資料，這些資料的收集、整理、鑒定、歸檔、編研、檢索、保存、利用等，將對(duì)傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主的管理流程、方式、方法帶來了革命性的變化。通過PDM的文檔管理，可以很好地組織、管理、控制文檔的建立、修改、發(fā)布等操作。企業(yè)人員也可以方便、快捷、有效的查找和引用所需要的各種信息和數(shù)據(jù)。

PDM系統(tǒng)中最后一步——文件簽署流程結(jié)束完成后，通過發(fā)布流程發(fā)送到檔案資料部門，實(shí)現(xiàn)了電子歸檔，然后由檔案部門對(duì)電子文檔產(chǎn)品信息文件進(jìn)行下載整理、打印、工藝路線的制定、產(chǎn)品信息資料及數(shù)據(jù)文件的下發(fā)，產(chǎn)品制造完成后，出廠資料的裝訂整理等，從而迅速、方便快捷地完成電子文件的一整套數(shù)據(jù)管理，改變了從前人工完成這些工作的管理模式。

（二）電子檔案信息的規(guī)范性、完整性。PDM中產(chǎn)生的大量的電子檔案信息，首先要保證其規(guī)范性。PDM系統(tǒng)中每一過程都有統(tǒng)一的模板，設(shè)計(jì)人員必須按照相對(duì)應(yīng)的模板進(jìn)行產(chǎn)品設(shè)計(jì)，這樣才能有效地保障歸檔文件的規(guī)范性。

其次要保證檔案信息的完整性。由于以前檔案管理人員是被動(dòng)接收電子文檔信息，有時(shí)會(huì)因?yàn)榭陀^原因，使產(chǎn)品信息資料不完整，出現(xiàn)短缺現(xiàn)象。而PDM系統(tǒng)解決了這一問題，一臺(tái)產(chǎn)品，從開始的項(xiàng)目建立，到設(shè)計(jì)、審查、互校，再到最后實(shí)施歸檔，都必須按流程進(jìn)行，同時(shí)，入庫(kù)后的電子文檔管理人員會(huì)對(duì)圖紙的完整性進(jìn)行檢查、核對(duì)，從而杜絕了電子檔案信息短缺等情況，保證了檔案信息資料的完整性、準(zhǔn)確性。為后期設(shè)計(jì)人員對(duì)電子文檔的查詢、重復(fù)利用等創(chuàng)造了可靠而有利的條件。

（三）電子檔案信息的一致性。以往在生產(chǎn)制造過程中，生產(chǎn)工人發(fā)現(xiàn)圖紙問題，需要更改設(shè)計(jì)圖紙時(shí)，是由生產(chǎn)服務(wù)人員將更改單和電子文檔，送到檔案部門，對(duì)原文件進(jìn)行修改或者替換。有時(shí)因個(gè)人遺漏、改動(dòng)頻繁等原因，會(huì)造成圖紙更改不徹底，使檔案部門留存的電子文檔與紙質(zhì)文檔版本不一致的情況，導(dǎo)致重復(fù)利用圖紙時(shí)，電子圖檔庫(kù)中留存的不是最終版圖紙。PDM系統(tǒng)上線后，從根本上改變了對(duì)文件更改管理的方式。圖紙更改時(shí)由設(shè)計(jì)在PDM系統(tǒng)中對(duì)需要更改的文件發(fā)出修改申請(qǐng)，通過領(lǐng)導(dǎo)審批方可對(duì)圖紙進(jìn)行修改，修改后的圖紙保存后自動(dòng)版本升級(jí)，這樣不僅能保證每次變更均有記錄，而且歷史版本仍可追溯，保證了生產(chǎn)部門和檔案部門的檔案信息資料的一致性。

（四）電子檔案信息的安全性。因?yàn)槲覀冎匦蜋C(jī)械企業(yè)設(shè)計(jì)產(chǎn)品種類較多，而且不斷有新的開發(fā)項(xiàng)目及軍工產(chǎn)品，覬覦它的人很多，因此有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)產(chǎn)品信息泄密情況。雖然有加密軟件來控制，但是隨著電子信息的發(fā)展，這些已經(jīng)不能滿足安全設(shè)計(jì)生產(chǎn)的需要，PDM系統(tǒng)針對(duì)這個(gè)問題給予充分考慮。從項(xiàng)目準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、工藝生產(chǎn)、實(shí)施、完成、資料打印、歸檔等都在PDM系統(tǒng)中完成，所有文件資料均在服務(wù)器上存儲(chǔ)，同時(shí)在系統(tǒng)中設(shè)置了權(quán)限審批流程，互相制約，互相牽制。通過各級(jí)權(quán)限管理來控制文檔信息的泄露，進(jìn)一步加強(qiáng)了電子文檔信息的安全性。

PDM系統(tǒng)中，包含有主管部門、設(shè)計(jì)部門、工藝審查、標(biāo)準(zhǔn)審查、檔案管理等，各部門權(quán)限不同，每一部門不可越權(quán)訪問，同時(shí)上級(jí)部門可以隨時(shí)監(jiān)控產(chǎn)品的進(jìn)展情況和資料流向。

目前PDM中產(chǎn)生的大量電子信息，我們只是能通過系統(tǒng)程序查閱到，其實(shí)真正的產(chǎn)品信息還是在系統(tǒng)服務(wù)器中，并未自動(dòng)采集到檔案管理系統(tǒng)中來。因?yàn)殡娮訖n案的特殊性，必須將歸檔的檔案信息定期從系統(tǒng)中導(dǎo)出、備份管理，這就需要PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)要盡快建立相互集成接口，實(shí)現(xiàn)真正的檔案信息電子化管理，使我們更好的實(shí)施對(duì)檔案信息進(jìn)行歸檔管理。

隨著PDM系統(tǒng)的實(shí)施，電子文檔管理模式發(fā)生了變化，改變了以往檔案人員被動(dòng)接收電子文檔的管理局面，較大地提升了我們企業(yè)的檔案管理水平。加強(qiáng)了對(duì)于文檔、圖紙、數(shù)據(jù)的高效利用，對(duì)于檔案管理人員來說，可以時(shí)刻觀察著電子檔案的發(fā)展動(dòng)態(tài)，同時(shí)能夠高效、準(zhǔn)確、完整地將文檔的生產(chǎn)信息提供給生產(chǎn)車間，也為未來我公司實(shí)現(xiàn)無紙化辦公提供了有利條件。