新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化探析

趙魯敏陳成峰

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新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化探析

趙魯敏1陳成峰2

【摘 要】本文通過對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化的意義和管理中存在的缺陷進(jìn)行分析，來闡述如何加強(qiáng)新形式下檔案管理工作的規(guī)范化。

【關(guān)鍵詞】新形式 檔案管理工作 意義 缺陷 規(guī)范化

一、新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化的意義

（一）完善自身內(nèi)部管理的必然需求

檔案管理是企事業(yè)單位管理中的重要環(huán)節(jié)，它體現(xiàn)了企事業(yè)單位的發(fā)展歷程。檔案管理主要是在企事業(yè)的發(fā)展中，對(duì)其單位的決策，員工的基本狀況和單位發(fā)展中遇到的問題等進(jìn)行記錄，總結(jié)和歸納，記錄了企業(yè)發(fā)展的軌道。主要目的在于為企業(yè)的發(fā)展提供有力的資源支持，使企業(yè)發(fā)展中能夠順利通暢。

（二）規(guī)范化的檔案管理能夠促進(jìn)單位的長期發(fā)展

管理是企事業(yè)單位進(jìn)行發(fā)展的必要條件，而檔案管理是企事業(yè)管理的重要組成部分。單位要對(duì)其發(fā)展的歷程，基本資料等進(jìn)行整理和重溫，然后總結(jié)出單位發(fā)展的歷史經(jīng)驗(yàn)，摒棄不利的因素，吸取好的辦法，為單位未來的發(fā)展提供有力的支持。每個(gè)單位的發(fā)展都會(huì)面臨著困難和挫折，而檔案可以把這些問題記錄在冊，單位領(lǐng)導(dǎo)者可以根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)作為判斷參考，避免不必要的彎路出現(xiàn)，從而影響企事業(yè)單位的長足發(fā)展。

二、當(dāng)前檔案管理工作規(guī)范化中存在的缺陷

（一）檔案管理方式落后，缺乏現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)做指導(dǎo)

由于傳統(tǒng)的單位檔案管理思想陳舊，仍然利用落后的管理方式進(jìn)行檔案的管理，主要以人工操作為主。這種管理方式需要很多工作人員進(jìn)行同時(shí)工作，或者通過加大工作人員的工作量的方式來完成。在這種傳統(tǒng)的管理方式下，沒有統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，工作人員的管理工作具有隨意性，加大了檔案查找的難度，同時(shí)，也會(huì)出現(xiàn)檔案資料丟失的情況。

（二）沒有健全的檔案管理體系

現(xiàn)階段，很多企事業(yè)單位已經(jīng)在對(duì)企業(yè)管理體制進(jìn)行完善和整改，在經(jīng)營和管理方面已經(jīng)有了很大的改善。但是，由于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)單位檔案管理的重視程度不夠，在檔案管理方面的改革，沒有得到有效的調(diào)整，致使當(dāng)前單位內(nèi)部檔案管理體系不健全，沒有一個(gè)系統(tǒng)的，科學(xué)的檔案管理體制，使檔案管理工作存在著很多漏洞，更不能達(dá)到信息化和規(guī)范化管理限制了檔案管理工作的高效率發(fā)展，在一定程度上阻礙了企事業(yè)單位的發(fā)展。

（三）檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平較低

在很多人看來，檔案管理工作是一項(xiàng)很簡單的工作，沒有什么技術(shù)含量，只是對(duì)一些相關(guān)資料的整理和歸檔，對(duì)工作人員自身的專業(yè)化素質(zhì)要求不高。這種認(rèn)識(shí)沒有真正地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，給檔案管理工作的有效進(jìn)行帶來了一定的阻力，會(huì)嚴(yán)重影響企事業(yè)單位的健康發(fā)展。在目前的檔案管理工作中，很多工作人員都是沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的，也不是專業(yè)的檔案管理專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，大部分都是半路出家的企業(yè)內(nèi)部人員，年齡偏大，使檔案管理仍然延襲陳舊觀念，人工管理，檔案資料的填寫和整理不規(guī)范?？茖W(xué)化，信息化檔案管理意識(shí)薄弱，沒有專業(yè)的知識(shí)理論和科學(xué)的管理技術(shù)做指導(dǎo)，使單位內(nèi)部的檔案資料丟失，不完整，管理混亂，嚴(yán)重影響了檔案資料的后續(xù)使用。

三、新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化的對(duì)策

（一）提高重視程度，加大科學(xué)技術(shù)投入，實(shí)現(xiàn)信息化管理

企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)提高對(duì)檔案管理的重視程度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，充分認(rèn)識(shí)到在企業(yè)管理和發(fā)展中檔案管理發(fā)揮的作用，提高自身的意識(shí)，加大檔案管理中現(xiàn)代設(shè)備和科學(xué)技術(shù)的投入，使其適應(yīng)新形勢下檔案管理規(guī)范化的發(fā)展要求。在當(dāng)前的檔案管理中，隨著工作量的增加，管理難度也相應(yīng)增大，使工作人員也來越疲于應(yīng)付。因此，企事業(yè)單位要利用科學(xué)的手段，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，利用現(xiàn)代化的管理方式進(jìn)行資料的管理，歸納和總結(jié)。建立自動(dòng)的數(shù)字化檔案系統(tǒng)，防止檔案數(shù)據(jù)的丟失，避免檔案混亂現(xiàn)象的出現(xiàn)，為后續(xù)的檔案查找和提供便利的條件，從而提高檔案管理工作的效率。

（二）健全規(guī)范化檔案管理制度

建立健全的檔案管理制度，是目前檔案管理中的重要工作內(nèi)容。建立一套完整的檔案管理體系，設(shè)立統(tǒng)一的管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和辦法，使檔案管理工作有制度可依。檔案管理人員必須按照檔案管理制度進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范化管理，包括基本資料的輸入，查找，整理和歸檔，都必須按照標(biāo)準(zhǔn)的格式進(jìn)行填寫，并及時(shí)補(bǔ)充，保證資料的完整性，做好資料的分類管理。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作終究是要靠人來完成，工作人員必須改變傳統(tǒng)的檔案管理意識(shí)，對(duì)專業(yè)知識(shí)和科學(xué)技術(shù)能力進(jìn)行學(xué)習(xí)和提高，不斷完善自身，才符合新形勢下檔案管理人員的需要。企事業(yè)單位必須加大專業(yè)人才的引進(jìn)和自身員工專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，提高工作人員的整體素質(zhì)，為單位的現(xiàn)代化發(fā)展提供有利條件。

四、結(jié)語

總而言之，在企事業(yè)整體的發(fā)展中，檔案規(guī)范化管理的作用不容忽視，占據(jù)著重要的地位。所以，在新形勢下，為了提高企事業(yè)單位的工作效率，加快發(fā)展的步伐，必須對(duì)單位內(nèi)部的檔案管理體制進(jìn)行改革和調(diào)整，摒棄傳統(tǒng)的管理觀念，利用科學(xué)化，信息化的手段進(jìn)行檔案管理，提高工作效率，更好地為企事業(yè)的發(fā)展而服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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［2］汪蘇瀧．如何提高檔案管理工作水平［J］．西安科技學(xué)院，2013（12）．

作者單位：（1.山東省菏澤市曹縣韓集鎮(zhèn)政府社會(huì)事業(yè)服務(wù)中心；2.山東省菏澤市曹縣魏灣鎮(zhèn)人民政府）