信息時代檔案管理工作面臨的問題和對策

趙世剛

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信息時代檔案管理工作面臨的問題和對策

趙世剛

【摘 要】信息時代的檔案是依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息化技術(shù)為基礎(chǔ)的信息化檔案技術(shù)。與傳統(tǒng)檔案管理不同。信息化檔案技術(shù)更有利于發(fā)展，隨著電子信息技術(shù)運(yùn)用檔案管理中，很容易產(chǎn)生一些問題，尤其在傳統(tǒng)模式向信息化模式轉(zhuǎn)變時，容易造成相應(yīng)的檔案丟失、檔案備份錯誤的情況，同時在人員上，原來的人員已經(jīng)不適合現(xiàn)有的管理體系，另外在檔案的保護(hù)工作上也要變換思路。本文分析了信息時代管理檔案可能出現(xiàn)的各種問題，并提出相應(yīng)地管理模式解決這些問題。

【關(guān)鍵詞】信息時代 檔案管理 計(jì)算機(jī)技術(shù) 問題改進(jìn)

信息化時代的檔案管理就要與相應(yīng)的時代技術(shù)相連接，這個時代最先進(jìn)的技術(shù)就是計(jì)算機(jī)通信技術(shù)。所以把檔案管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)相融合。實(shí)現(xiàn)在計(jì)算機(jī)上的檔案建立、檔案管理、檔案刪除等功能，所以就需要合理運(yùn)用現(xiàn)在的信息化技術(shù)。

一、在信息時代檔案管理問題

（一）投資規(guī)模較大，資金管理不合理

如果將原來的檔案管理系統(tǒng)向信息化檔案管理，就會產(chǎn)生很多的費(fèi)用，其中包括購置計(jì)算機(jī)，構(gòu)建辦公網(wǎng)絡(luò)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備。同時要兼顧內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和與外部互聯(lián)網(wǎng)的連接工作，對網(wǎng)絡(luò)的安全也有著很高的要求，因此需要增加網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人員的崗位，另外電子設(shè)備的故障率較高，每過一定時間就要進(jìn)行更新?lián)Q代。所以后續(xù)又會產(chǎn)生一些維護(hù)費(fèi)用。這就造成了檔案管理，尤其是大型檔案管理機(jī)構(gòu)不愿意做出檔案管理改革的措施。因?yàn)樾枰馁Y金數(shù)量較高，很多機(jī)構(gòu)和部門看不到電子檔案管理的長期利益。

（二）轉(zhuǎn)換工作量大，安全性讓人擔(dān)憂

信息化檔案數(shù)據(jù)的過程中，會是一個漫長而細(xì)致的工作。電子數(shù)據(jù)檔案能被存儲在硬盤中，不需要傳統(tǒng)檔案需要位置去存放，大大減少了空間。但是由傳統(tǒng)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變的時候常常會面臨巨大的問題，首先是原來的檔案數(shù)據(jù)量大，需要一點(diǎn)一點(diǎn)的利用辦公室軟件編輯，這會耗費(fèi)大量的時間和精力，同時在資料轉(zhuǎn)換的過程中很容易造成資料的錯誤。如果為了節(jié)省時間對文件用圖片的方式來儲存，雖然能在速度上比較占優(yōu)，但是在日后使用在就是造成查找資料的障礙，可能效果沒有傳統(tǒng)的管理方式得當(dāng)。所以要對相應(yīng)的文件進(jìn)行備注，重命名以便方面尋找到有用的資料。除此之外對檔案使用人員提供一個有效的平臺，做好文檔管理的管理工作。讓有關(guān)人員方便操作，整體的平臺系統(tǒng)簡單易懂。最后注意保護(hù)系統(tǒng)的安全性，信息化檔案的缺點(diǎn)就是可能會受到黑客攻擊，所以要做好內(nèi)網(wǎng)絡(luò)的保護(hù)工作。確保系統(tǒng)不會被相應(yīng)的其他人員攻擊，檔案資料不受損失。另一方面需要設(shè)置一種找回的功能，把那些可能被誤刪的資料盡可能地找回來。信息化檔案管理是檔案方案管理的第二重防火墻，以為現(xiàn)在很多企業(yè)或者機(jī)構(gòu)采用相應(yīng)的信息化和傳統(tǒng)檔案管理共同采用的一種模式。

（三）人員問題阻礙信息化檔案管理的發(fā)展

信息化檔案管理人員需要管理人員有著較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，最好擁有網(wǎng)絡(luò)安全管理的相關(guān)知識，但是現(xiàn)有的檔案管理人員體系中，職工人員的平均年齡較大，計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)較差，同時因?yàn)槎酁槭聵I(yè)編制，同時他們對原有檔案的建設(shè)工作立下了汗馬功勞。這就造成了發(fā)展的相應(yīng)阻力。原來的老職工信息化能力差，同時也不能忽視他們的功勞，對他們進(jìn)行裁員處理。同時如果不裁員直接引進(jìn)人才又會引發(fā)部門臃腫的現(xiàn)象，于現(xiàn)在的精減人員的目標(biāo)相悖。因此優(yōu)秀的人員遲遲的無法引進(jìn)造成檔案管理的變革無法實(shí)施。

二、檔案管理信息化的建設(shè)途徑

（一）加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

建設(shè)數(shù)字化檔案館，大致包括檔案館庫房建設(shè)，檔案館館藏建設(shè)，檢索工具建設(shè)，規(guī)章制度建設(shè)，專兼職檔案干部隊(duì)伍建設(shè)及檔案服務(wù)利用工作等等。繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案館計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。

（二）促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)

要建設(shè)數(shù)字化檔案館，就要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對檔案館中存儲的檔案包括紙制檔案、照片底片檔案、錄音、視頻檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲，即進(jìn)行數(shù)字化檔案館館藏的建設(shè)。

（三）加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)

要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。各部門向檔案館移交檔案時，要盡量做到同時移交機(jī)讀目錄。

（四）積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)

有條件的檔案館應(yīng)通過接收電子檔案，對各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理等方法，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫和多媒體，盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

（五）加強(qiáng)電子檔案歸檔管理

檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，制定電子檔案管理辦法。

三、結(jié)語

實(shí)現(xiàn)檔案信息化、電子化的建設(shè)和管理工作。是信息時代發(fā)展的必然要求。信息化地管理具有更多的管理優(yōu)點(diǎn)，在發(fā)展的趨勢下，更加快捷，方便的檔案管理方式是時代的要求。有利于檔案的共享，信息之間的相互傳遞，從比較封閉得管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榘牍_的服務(wù)模式，同時有利于全社會監(jiān)督，提高有關(guān)部門的服務(wù)質(zhì)量和辦事效率。

參考文獻(xiàn)：

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作者單位：（哈爾濱老年人大學(xué)）