張偉芳

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搭建平臺服務學生引領成才
——論以就業(yè)為導向的秘書專業(yè)核心能力培養(yǎng)機制

張偉芳

【摘 要】學生就業(yè)率是考評學校人才培養(yǎng)的一個重要指標，也是檢驗學校人才培養(yǎng)是否符合社會需求的一個重要標志。我們文秘專業(yè)85%的畢業(yè)生是在中小企業(yè)就職，隨著社會的發(fā)展，中小企業(yè)對秘書職業(yè)技能要求呈現不斷提高的態(tài)勢。因此，培養(yǎng)符合中小型企業(yè)崗位需求的秘書人才，是當下文秘專業(yè)培養(yǎng)的重要標準。

【關鍵詞】就業(yè)率 文秘 培養(yǎng)

一、現代中小企業(yè)對文秘人才的要求

為了了解秘書人才的能力要求，我們對畢業(yè)生及用人單位進行了調研。調研結果顯示，文秘專業(yè)需求的崗位主要有董事長秘書、總經理秘書、人力資源助理、行政辦公室文員、銷售部秘書、各部門秘書助理文員、運行秘書、前臺接待等。

在對秘書專業(yè)的能力調查中，企業(yè)秘書主要承擔辦公自動化、輔助決策、日常綜合管理、協(xié)調溝通、活動或會議組織等工作。因此，秘書必須具備勝任這些工作的能力。

企業(yè)希望秘書人才應該具備的綜合能力有：人際溝通能力、日常管理能力、人際溝通能力、執(zhí)行能力、組織協(xié)調能力、團隊合作能力、信息綜合處理能力等。其中企業(yè)最重視的能力主要有：人際溝通能力、語言表達能力、日常管理能力、信息綜合處理能力、輔助決策能力。而這五種能力應是現代秘書必須具備的專業(yè)核心能力。現代秘書只有具備一定的專業(yè)核心能力才能在激烈的社會競爭中站穩(wěn)腳跟，工作才能得心應手。也才能真正成為領導的助手，為領導分憂解愁。

二、秘書專業(yè)的核心技能

專業(yè)核心技能，是衡量專業(yè)畢業(yè)生完成某項實際崗位工作的能力，是一種實際工作能力。是專業(yè)基礎知識和基本技能在某一職業(yè)領域里的綜合應用。根據企業(yè)需求的能力，我們認為現代秘書應具備的核心技能具體表現如下：

（一）輔助決策能力

秘書工作千頭萬緒，但概括起來無非是辦文辦事和參謀服務。工作的顯著特點在于“參”和“助”，其全部工作和全部活動應該是也只能是服從和服務于領導工作和領導決策。

秘書輔助有兩層含義：一是輔佐領導制定決策，二是輔佐領導的行政工作。輔佐領導決策參謀，在參謀中體現服務。秘書在全面領會領導意圖的基礎上，協(xié)助拓展、深化和完善領導意圖。發(fā)現領導現領導意圖中有某些不周全、不完善的地方，就可以根據自己所掌握的豐富材料，協(xié)助領導加以補充、完善，使領導意圖至完整、更全面；如果在貫徹領導意圖中發(fā)現某些新情況、新歸題，就應及時通報信息、反映情況，協(xié)助領導進一步拓寬思路優(yōu)化目標，深化決策意圖等等。這些工作擁有秘書人員的創(chuàng)造性勞動和“智力投入”。

輔佐領導工作重在服務，在服務中貫穿參謀。秘書的輔助活動則要貫穿于從決策產生到決策實施的全過程。在形成決策的過程中，秘書輔佐活動主要是調查研究和綜合服務；在實施領導決策中，秘書輔佐活動主要是信息反饋和跟蹤服務。秘書的輔助決策需要具備多種能力素質，其中最主要的是發(fā)現問題的洞察力，由表及里的分析力，兼收并蓄的綜合力，把握未來的預見力和運用自如的表達力。

（二）表達能力

秘書工作是“四水”工作，即“磨腦水、喝墨水、流汗水、沒油水”其中的“磨腦水、喝墨水”就要求我們要努力提高我們的口語表達水平和寫作水平。作為秘書要經常說話，匯報情況、上傳下達、組織協(xié)調等工作，均要用語言進行表達。表達能力的高低，首先取決于他的思維的敏捷和思路的清晰程度。思維敏捷，來自于人的豐富的知識結構。也就是說，頭腦里面有“東西”才能做到“腹有詩書氣自華”。掌握的知識越多，講話的時候思維就會越活躍，越敏捷。好口才也越來越被認為是現代人所應具有的必備能力。

除了口語以外，還要有扎實的文字功底，熟知各種應用文體的格式和寫法。隨著企業(yè)辦公自動化水平的提高，對秘書人員的書面表達提出了更高的要求，不僅要求秘書具備一般的書面表達能力和寫作技巧，還要掌握各類應用文體的電子格式。

（三）執(zhí)行能力

為減少成本、提高經濟效益，現代中小企業(yè)辦公室大都職能多、人員少，辦公室是企業(yè)的“都管部”。一位企業(yè)主管認為，執(zhí)行能力強弱是事業(yè)取得成功的關鍵。職場人士較強的執(zhí)行力是完成繁瑣日常工作的保證。

衡量執(zhí)行力的標準就是能否按質按量地完成自己的工作任務。秘書執(zhí)行力的強弱主要取決于兩個要素——個人能力和工作態(tài)度，能力是基礎，態(tài)度是關鍵。要提升個人執(zhí)行力，就要在工作中不斷摸索、總結來提高自身素質。同時，還要端正工作態(tài)度，對待工作，時時刻刻、事事處處體現出服從、負責、敬業(yè)的精神。做到交辦的任務不拖延，干就要干成，干就要干好。

（四）溝通協(xié)調能力

團隊協(xié)作精神與溝通協(xié)調能力越來越為民營企業(yè)所重視。企業(yè)往往需要那種溝通能力強、性格隨和，企業(yè)內外有關人員協(xié)調能力強的人才。秘書較強的人際溝通協(xié)調能力，不僅可以處理好領導成員之間的關系，還可以與各職能部門和睦共事、順利開展工作。秘書“媒介”作用的好壞直接影響到單位整體目標的實現。

（五）信息處理能力

決策是領導工作中最重要、最基本的一個環(huán)節(jié)。在決策目標的擬定和確定過程中，秘書發(fā)揮著信息收集的功能。為企業(yè)領導決策提供及時、準確、有參考價值的信息。另外，企業(yè)秘書還必須為領導提供經濟信息服務，及時地收集、處理與企業(yè)生產、銷售等方面有關的信息，國家宏觀調控方面的信息，經濟發(fā)展動向方面的信息，企業(yè)生產經營方面的信息等。幫助領導了解市場的信息，把握經濟發(fā)展的方向，才能使企業(yè)在市場競爭中立于不敗之地。

三、秘書專業(yè)核心能力的培養(yǎng)途徑

要真正使培養(yǎng)的人才走上崗位能做到與社會無縫對接，秘書專業(yè)在人才培養(yǎng)上，需要整合各方面力量，將第一課堂、第二課堂、社會實踐教育結合起來，建立課堂、校園、活動、企業(yè)多方位一體的培養(yǎng)模式。學生將學習與工作實際相結合，在學習中勇于實踐，在實踐中不斷學習，實現了從理論到實踐再到理論的飛躍。具體培養(yǎng)方法如下：

（一）第一課堂教學

課堂是專業(yè)核心能力訓練前的一種認知準備。核心能力的養(yǎng)成需要有一種外部氛圍的引導和激勵。需要在所有專業(yè)課、專業(yè)基礎課程中融入專業(yè)核心能力培養(yǎng)的內容，把傳統(tǒng)的知識體系的課程結構轉變?yōu)閷W生能力體系的課程結構。按學期開設，設計與能力要素相匹配的課程，并進行強化能力項目的訓練。

另外，選修課應成為專業(yè)核心能力養(yǎng)成的延伸和拓展平臺。精心設計選修課程，推行能力“模塊化”的公選課，學生一般在學校不同能力模塊的公選課中各修一門課程。除此之外，還要引導學生廣泛涉獵不同學科領域，拓展知識面，優(yōu)化學生知識結構，增強學生的社會適應力。

（二）校園文化活動

校內仿真實訓是提高秘書專業(yè)核心能力行之有效的一種方法。充分利用學生的社團活動、校園文化的引導、專題教育等渠道向學生滲透專業(yè)核心能力，并設計和組織相應的培訓項目和實踐活動。實現以活動促學，以學來提高專業(yè)能力。從而激發(fā)學生的專業(yè)學習興趣，引導學生的學習態(tài)度，提升學生的能力。

我們要積極組織、扶持和引導相關學生社團（如計算機和網絡應用協(xié)會、詩歌協(xié)會、辯論社、演講協(xié)會等）的建設。社團活動豐富學生的課余文化生活的同時，也培養(yǎng)了大學生的能力，如團隊協(xié)作能力、應變能力、溝通表達能力、組織協(xié)調能力、問題解決能力等核心能力，為專業(yè)核心能力的養(yǎng)成起到一定的促進作用。

另一方面，適時舉辦各種競賽和活動（如辯論賽、演講比賽、模擬招聘、文書寫作比賽、秘書技能大賽、計算機技能大賽、模擬公司實訓、英語口語演講比賽等活動），調動學生的參與熱情，讓學生學會組織各種類型的活動，從而鍛煉他們的組織能力、溝通能力、調整控制、獲取信息等能力。

另外，通過開展各種調查、成功職場人物的講座、優(yōu)秀畢業(yè)生經驗介紹等形式，讓學生了解市場需求的專業(yè)技能和核心技能的關系，開始重視核心技能的培養(yǎng)和提升，并在實踐活動中努力提升專業(yè)能力。

（三）社會實踐教育

社會實踐是培養(yǎng)學生專業(yè)能力最重要的途徑。實踐教育體系致力于培養(yǎng)學生的實踐能力，提升專業(yè)綜合素質，從而增強學生的社會適應力。我們根據學生的成長規(guī)律和不同階段的培養(yǎng)任務，按照“系統(tǒng)規(guī)劃、分層實施”的原則，制定各年級切實可行的實踐活動菜單，真正使學生將知識轉化為能力。

在實踐內容上，一年級學生以認識實踐為主，鼓勵學生參與實習企業(yè)單位安排的工作，重點是培養(yǎng)學生的實踐意識、動手能力、培養(yǎng)學生的溝通交際能力。二年級學生以辦公自動化為主。充分利用學校、合作的企業(yè)提供的支持，讓學生在企業(yè)辦公室和學校各系部辦公室參與崗位體驗實習，學生在真實的工作環(huán)境中獨立進行訓練，這不僅提高了他們的崗位操作能力，而且在實踐中培養(yǎng)學生執(zhí)行能力。三年級學生以增強秘書實務和技能的專業(yè)能力為主，學生分配到實習企業(yè)單位的辦公室，頂班處理秘書工作。在較短的時間內強化訓練，學生邊學邊做，從而夯實他們的專業(yè)知識，使學生熟練掌握秘書辦事技能。四年級畢業(yè)班學生的社會實踐進行實際工作環(huán)境的崗位體驗。經過前三年的實踐鍛煉，學生對實際工作大都能較快適應，在具體的崗位，能快速、全方位提升他們的綜合能力，順利適應社會的需求。

考核標準上，針對不同年級，制定出不同能力要求的考核標準。一年級主要考查學生參與實踐活動，保質保量完成任務的能力。二年級主要考查學生熟練使用辦公自動化硬件設備的能力，熟練掌握文檔處理、掌握表格和演示文稿處理、信息檢索等基本技能和常用操作。三年級重點考核學生的秘書工作綜合處理能力，特別是專業(yè)核心技能的掌握程度。畢業(yè)班實踐活動無論從內容還是形式上分散度較高，主要通過對實習企業(yè)的溝通來了解學生實踐過程中的能力體現，結合畢業(yè)生鑒定來完成考核。能力要求的考核方法，有利于社會實踐的長期化、層次化進行，也有利于學生能力的養(yǎng)成。

為了切實提高學生的專業(yè)技能，掌握核心技能，我們要利用一切有利資源，改革實踐模式，拓寬實踐渠道，認真開展實踐教學活動，培養(yǎng)適應市場經濟需求的秘書人才。

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（作者單位：江蘇省常州市常州工學院人文社科學院）

作者簡介：張偉芳（1972-），女，漢族，江蘇武進人，碩士，常州工學院，副教授，研究方向：漢語史、方言。