我國企業(yè)辦公室執(zhí)行力的系統(tǒng)構(gòu)建與提升策略研究

樊楊+盧娟

【摘 要】對于企業(yè)而言，辦公室是一個綜合性的管理服務(wù)部門，在經(jīng)濟社會發(fā)展的新形勢下，企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)，離不開辦公室執(zhí)行力的提升。本文首先介紹了現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理的特點，然后詳細(xì)闡述了執(zhí)行力的系統(tǒng)構(gòu)建和提升策略，以供參考。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)發(fā)展；辦公室；執(zhí)行力；提升策略

辦公室在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中的作用，類似于人體的神經(jīng)樞紐，能夠確保各種信息的聯(lián)通與傳達，促進企業(yè)正常運營。在實際工作中，由于多種因素的影響，辦公室執(zhí)行力差，難以發(fā)揮最佳的作用和效能。以下針對執(zhí)行力的構(gòu)建和提升進行深入探討，以期促進我國企業(yè)的健康發(fā)展。

一、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理的特點

企業(yè)辦公室屬于管理服務(wù)部門，能夠促進企業(yè)的正常運營，工作特點如下：第一，綜合性。企業(yè)辦公室的管理工作，能夠?qū)θ诌M行指導(dǎo)和引領(lǐng)，因此具有明顯的綜合性特征。辦公室管理質(zhì)量，不僅涉及各個層面的工作，而且會影響到企業(yè)的發(fā)展決策。第二，協(xié)調(diào)性。辦公室的工作內(nèi)容之一，就是對信息進行上傳下達，協(xié)調(diào)各個部門的關(guān)系，是企業(yè)內(nèi)部和外界進行溝通的紐帶。其管理目標(biāo)在于創(chuàng)設(shè)良好的工作環(huán)境，提高操作機構(gòu)的統(tǒng)一性。第三，輔助性。辦公室管理工作的開展，有利于決策者依據(jù)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀制定戰(zhàn)略目標(biāo)，從而服務(wù)于企業(yè)集團領(lǐng)導(dǎo)，并為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展出謀劃策。由此可見，構(gòu)建并提升辦公室的執(zhí)行力，是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

二、執(zhí)行力的系統(tǒng)構(gòu)建

1.構(gòu)成要素

企業(yè)辦公室執(zhí)行力的構(gòu)建，其要素主要包括執(zhí)行意愿、執(zhí)行技能、執(zhí)行流程3個方面。其中，執(zhí)行意愿反映的是辦公人員對工作的熱情程度；執(zhí)行技能反映的是辦公人員保質(zhì)保量完成工作任務(wù)必備的職業(yè)技能，包括領(lǐng)悟能力、判斷能力、統(tǒng)籌能力、控制能力、評估能力等；執(zhí)行流程則是任務(wù)執(zhí)行和問題處理的方式、方法。

2.運行分析

企業(yè)辦公室執(zhí)行力的運行，就是在組織結(jié)構(gòu)和規(guī)范的前提下，以執(zhí)行意愿為動力，以執(zhí)行流程為方法，運用執(zhí)行技能完成工作任務(wù)。在這個過程中，執(zhí)行力效能是否充分發(fā)揮，受到多種因素的影響，常見如領(lǐng)導(dǎo)、團隊、制度、文化、培訓(xùn)、考核、激勵等。從橫向角度來看，這些影響因素互相交叉作用，形成多因素網(wǎng)絡(luò)。從縱向角度來看，這些影響因素和執(zhí)行力的構(gòu)成要素，組成了辦公室執(zhí)行力的塔狀結(jié)構(gòu)，最終促進執(zhí)行力文化的形成。

三、執(zhí)行力的提升策略

企業(yè)辦公室執(zhí)行力的構(gòu)建，是一項綜合性的工程，由于當(dāng)前在執(zhí)行力的認(rèn)識、動力、領(lǐng)導(dǎo)、行為、文化等方面存在誤區(qū)，因此執(zhí)行力的提升策略，也應(yīng)該從多個方面著手，具體如下：

1.健全規(guī)章制度

第一，保證制度的完善性。將傳統(tǒng)的以人管人的模式，轉(zhuǎn)變?yōu)橐灾贫裙苋说哪Ｊ?，能夠明確每個工作人員的責(zé)權(quán)利，逐步形成完善的管理制度，將辦公室管理納入制度化軌道。第二，保證制度的合理性。各項規(guī)章制度的出臺，要求充分做好前期調(diào)研工作，能夠契合企業(yè)的發(fā)展特點和規(guī)劃；遵循以人為本的理念，鼓勵員工參與到制定工作中，廣泛吸取意見和建議；制度出臺以后，不能一層不變的刻板遵守，而是根據(jù)實際工作需要進行調(diào)整。第三，保證制度的穩(wěn)定性。規(guī)章制度在實施期間，要保證連續(xù)性和穩(wěn)定性，維護制度的權(quán)威性，避免因為個人原因而對制度進行盲目修改。

2.規(guī)范工作流程

首先，以辦公室領(lǐng)導(dǎo)人為核心，調(diào)動每一位工作人員的熱情，通過團結(jié)協(xié)作，對主要的工作任務(wù)流程進行優(yōu)化，保證工作有章可循。與此同時，增強員工的流程意識，避免對領(lǐng)導(dǎo)形成依賴思想。其次，分析執(zhí)行流程的關(guān)鍵內(nèi)容，選擇業(yè)務(wù)流程中的最小執(zhí)行單元，將其作為一個個單位進行剖析，從而簡化執(zhí)行流程，尤其是去除沒有必要存在的繁枝末節(jié)，保證工作人員執(zhí)行任務(wù)時能夠抓住重點。最后，實施辦公室流程優(yōu)化機制，考慮到流程建設(shè)是一個動態(tài)發(fā)展的過程，采用PDCA循環(huán)管理模式，能夠保證工作任務(wù)的良好完成，促進執(zhí)行流程的高效化、簡約化。

3.領(lǐng)導(dǎo)以身作則

其一，重視執(zhí)行力的關(guān)鍵作用，辦公室領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)清發(fā)展策略和執(zhí)行力之間的關(guān)系，不僅注重策略的制定，還要注重執(zhí)行力的成效，促使兩者協(xié)調(diào)發(fā)展。其二，領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該以身作則，為辦公室管理工作樹立榜樣。具體來說，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該走出辦公室，走進工作任務(wù)現(xiàn)場，通過親力親為發(fā)揮先鋒作用，為員工的工作樹立標(biāo)桿。其三，工作期間要糾正不良風(fēng)氣，加強和員工的交流溝通。領(lǐng)導(dǎo)要向下屬傳授工作經(jīng)驗，針對工作中存在的難題，積極提出合理的處理措施，而不是一味的指責(zé)。尤其是新員工，要多幫助、多指導(dǎo)，產(chǎn)生情感共鳴。其四，提升自身管理水平，善于識人用人，根據(jù)員工的個性、專業(yè)、能力來分配崗位，確保對號入座，并激發(fā)出整個團隊的合力。

4.注重團隊建設(shè)

一方面，創(chuàng)設(shè)良好的學(xué)習(xí)氛圍，組建學(xué)習(xí)型團隊。在具體操作上，可以采用內(nèi)刊、交流會議、專家講座等形式，促進團隊執(zhí)行力的提升。與此同時分享成功經(jīng)驗、總結(jié)失敗教訓(xùn)，明確團隊發(fā)展目標(biāo)；另一方面，舉辦多樣化的團隊活動，例如集體出游、參觀考察、體育比賽等，拉近員工之間的距離，形成開放的交流氛圍。另外，實行績效考核制度，將考核結(jié)果和員工的薪資待遇相掛鉤，以此激發(fā)員工的主觀能動性。如果團隊能夠統(tǒng)一協(xié)作，保證執(zhí)行目標(biāo)又好又快的完成，就給予一定的物資獎勵；相反則進行批評或懲罰。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)的健康發(fā)展，離不開辦公室的執(zhí)行力?，F(xiàn)代企業(yè)辦公室管理的特點，集中體現(xiàn)在綜合性、協(xié)調(diào)性、輔助性?？紤]到內(nèi)部因素和外界干擾較多，辦公室執(zhí)行力容易打折扣，繼而影響工作處理效果。針對于此，提升執(zhí)行力的有效策略，可以從以下幾點入手：健全規(guī)章制度、規(guī)范工作流程、領(lǐng)導(dǎo)以身作則、注重團隊建設(shè)。

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