淺談企業(yè)存貨管理存在的問題及解決對策

杜漸

（武漢力源信息技術(shù)股份有限公司，湖北武漢430050）

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淺談企業(yè)存貨管理存在的問題及解決對策

杜漸

（武漢力源信息技術(shù)股份有限公司，湖北武漢430050）

摘要：本文根據(jù)企業(yè)存貨管理的流程，分析企業(yè)在存貨管理過程中存在的一些問題，針對這些問題，提出了相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：存貨管理；采購；存儲(chǔ)；領(lǐng)用

存貨是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，主要包含以下內(nèi)容：企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中所持有的準(zhǔn)備銷售的產(chǎn)品或者商品，為了出售而尚處于生產(chǎn)階段的半成品，提供勞務(wù)過程中所耗用的物資、材料等。由此可見，原材料、在產(chǎn)品、半成品以及商品和周轉(zhuǎn)材料都是企業(yè)的存貨構(gòu)成部分。作為企業(yè)的流動(dòng)資產(chǎn)，一方面，存貨的數(shù)量充足能夠保證企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)正常順利開展，使企業(yè)在復(fù)雜多變的市場環(huán)境下及時(shí)應(yīng)變，獲得商機(jī)；另一方面，存貨的存在難免會(huì)占用企業(yè)大量的流動(dòng)資金，這不僅加大了企業(yè)的資金成本，還可能會(huì)由于存貨的管理不善、市場價(jià)格下跌等因素導(dǎo)致存貨貶值的風(fēng)險(xiǎn)。

一、存貨管理的主要內(nèi)容

根據(jù)存貨的業(yè)務(wù)流程分類，存貨管理主要涉及到采購管理、儲(chǔ)存管理和領(lǐng)用管理三個(gè)階段。

1、采購管理

存貨采購流程主要包含以下幾個(gè)環(huán)節(jié)。

（1）請購存貨。采購部門根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和物資請購單編制采購計(jì)劃，向三家以上的供貨商進(jìn)行詢價(jià)，將詢價(jià)結(jié)果作為選定供貨商的主要依據(jù)，并設(shè)計(jì)出具體的采購目錄，經(jīng)相應(yīng)的主管人員簽字審批。

（2）簽訂存貨采購合同。主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對采購人員的權(quán)限進(jìn)行授權(quán)，授權(quán)的內(nèi)容必須已經(jīng)經(jīng)過相關(guān)部門的批準(zhǔn)。采購人員按照計(jì)劃簽訂合同，不能隨意變更合同內(nèi)容，合同的副本應(yīng)送會(huì)計(jì)和計(jì)劃部門審核價(jià)格并留存。

（3）驗(yàn)收存貨并入庫。驗(yàn)收部門應(yīng)該對收到的貨物與訂購單的要求進(jìn)行比較，只有相符才能收下并驗(yàn)貨，貨物驗(yàn)收無損后，編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號的驗(yàn)收單作為驗(yàn)收商品的依據(jù)。

（4）編制付款憑單。貨物驗(yàn)收入庫后，應(yīng)對購貨單、驗(yàn)收單和購貨發(fā)票的一致性進(jìn)行檢驗(yàn)，并編制付款憑單。付款憑單經(jīng)過審核后，連同每日的憑單匯總表一起送達(dá)會(huì)計(jì)部門，作為編制記賬憑證和相關(guān)明細(xì)賬、總賬賬簿的依據(jù)。

（5）付款。公司付款之前，應(yīng)該對付款條件和資金的充裕性進(jìn)行檢查。簽發(fā)支票時(shí)，登記支票簿和日記賬，保證每一筆款項(xiàng)的支付及時(shí)登記。支票簽發(fā)后，連同相關(guān)的發(fā)票、合同憑證經(jīng)過有關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字后，將支票送達(dá)供應(yīng)商。

（6）會(huì)計(jì)記錄。根據(jù)付款憑單、支票簿、付款日記賬和有關(guān)記賬憑證登記明細(xì)賬和總賬賬簿。

2、存儲(chǔ)管理

存貨在存儲(chǔ)的過程中，應(yīng)注意以下工作。

（1）合理存儲(chǔ)已驗(yàn)收的存貨。存貨的保管工作應(yīng)該與采購等工作相分離，降低未經(jīng)授權(quán)的采購風(fēng)險(xiǎn)。存放存貨的場所應(yīng)該相對獨(dú)立，限制無關(guān)人員接觸存貨，防止存貨發(fā)生損失。

（2）存貨盤點(diǎn)及處理。存儲(chǔ)存貨應(yīng)該做到賬實(shí)相符，這就要求倉庫保管人員應(yīng)該對存貨進(jìn)行定期盤點(diǎn)，編制存貨盤點(diǎn)表。對于缺少的存貨，要及時(shí)上報(bào)，并尋找存貨減少的原因。

3、領(lǐng)用管理

存貨領(lǐng)用時(shí)，分為以下幾個(gè)步驟。

（1）審批存貨領(lǐng)用計(jì)劃。生產(chǎn)計(jì)劃部門通過對銷售預(yù)測和存貨需求進(jìn)行分析，結(jié)合顧客訂單，制定生產(chǎn)計(jì)劃，并決定需要的存貨數(shù)量，填制存貨領(lǐng)用單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，向庫房領(lǐng)用原材料。

（2）發(fā)出存貨。倉庫保管人員審核存貨領(lǐng)用單后，并經(jīng)雙方檢查發(fā)出存貨的數(shù)量和質(zhì)量，確認(rèn)無誤后簽字。材料發(fā)出后，保管人員要按照計(jì)劃價(jià)格標(biāo)明數(shù)量和金額，登記材料卡片，然后交由存貨記賬員記賬，隨后將材料卡片、發(fā)料匯總表等定期送往財(cái)務(wù)部門。

（3）核算領(lǐng)用的存貨。倉庫保管員在存貨發(fā)出后，要及時(shí)登記存貨臺(tái)賬；財(cái)會(huì)部門按照存貨記賬員的發(fā)料匯總表，根據(jù)用途對存貨進(jìn)行匯總分配，匯總領(lǐng)料單，分?jǐn)偛牧系某杀静町?，分類制證，登記相關(guān)賬務(wù)。

（4）稽核領(lǐng)用的存貨。為了保證存貨的安全、記錄的準(zhǔn)確，企業(yè)內(nèi)部稽核人員應(yīng)該對審領(lǐng)料單進(jìn)行審核，核對收發(fā)憑證和存貨臺(tái)賬，并檢查存貨領(lǐng)用的會(huì)計(jì)核算是否準(zhǔn)確。

二、當(dāng)前企業(yè)存貨管理中存在的問題

1、企業(yè)的存貨會(huì)計(jì)核算不健全

很多企業(yè)在存貨的核算賬務(wù)方面存在一些問題，導(dǎo)致沒有正確的反映存貨的實(shí)際情況。以存貨初始計(jì)量為例，存貨的采購成本應(yīng)該包含從采購到入庫前發(fā)生的所有支出，即購買價(jià)款和相關(guān)稅費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等可歸屬于存貨采購成本的費(fèi)用。而有些企業(yè)將一些不屬于采購成本的項(xiàng)目計(jì)入了采購成本，如增值稅。采購貨物的增值稅是企業(yè)計(jì)算增值稅納稅額時(shí)可以抵扣的部分，應(yīng)該確認(rèn)為進(jìn)項(xiàng)稅，不能計(jì)入采購成本。

自制存貨發(fā)生的非正常的費(fèi)用，如材料費(fèi)、人工費(fèi)、制造費(fèi)用，也不應(yīng)計(jì)入存貨成本，而應(yīng)在發(fā)生當(dāng)期直接計(jì)入當(dāng)期損益。很多企業(yè)卻將自制存貨過程中發(fā)生的所有費(fèi)用，包括非正常費(fèi)用，統(tǒng)統(tǒng)計(jì)入了存貨的初始成本。另外，對于投資者投入的存貨不按照公允價(jià)值確定存貨成本；對于發(fā)出的存貨，按照不符合新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的后進(jìn)先出法進(jìn)行計(jì)價(jià)，這些都是現(xiàn)行企業(yè)在存貨會(huì)計(jì)核算方面存在的弊端。

2、企業(yè)的存貨內(nèi)部控制制度不健全

第一，缺少科學(xué)的存貨采購計(jì)劃。存貨的流行性較快，特別是原材料。過少的存貨滿足不了日常經(jīng)營活動(dòng)的需要，不能實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益；過多的存貨不僅占用了企業(yè)大量的資金和倉庫，還可能因?yàn)榇娣艜r(shí)間過長，超出了保質(zhì)期范圍，造成原材料的浪費(fèi)。很多企業(yè)在進(jìn)行存貨采購時(shí)，首先由使用部門進(jìn)行申購。實(shí)際操作時(shí)，使用部門并沒有根據(jù)填報(bào)申報(bào)計(jì)劃，而是憑感覺、憑經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行申購，甚至有時(shí)在存貨不足時(shí)才進(jìn)行申報(bào)。由于時(shí)間緊急，往往不能對存貨需要量進(jìn)行科學(xué)的計(jì)算，導(dǎo)致提出的采購計(jì)劃不合理，不能滿足企業(yè)的生產(chǎn)需要，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的效益最大化。

第二，存貨管理的職責(zé)分離不明確。在進(jìn)行存貨采購時(shí)，從供貨商的選擇、存貨的接收、存貨的入庫等工作都是一人完成，入庫價(jià)格也經(jīng)常發(fā)生變化，甚至以采購員的口頭報(bào)價(jià)進(jìn)行入賬，這使得采購工作無章可循，為暗箱操作提供了溫床。在進(jìn)行存貨盤點(diǎn)時(shí)，由倉庫管理人員填寫盤點(diǎn)單，并對存貨進(jìn)行驗(yàn)收，增加了徇私舞弊的可能性。

3、存貨的驗(yàn)收、存儲(chǔ)和領(lǐng)用機(jī)制不健全

第一，存貨驗(yàn)收是存貨入庫前的重要環(huán)節(jié)，而很多企業(yè)對存貨的驗(yàn)收力度不夠，導(dǎo)致存貨的質(zhì)量、型號等很可能與企業(yè)的需要不相符合，給企業(yè)帶來損失。

第二，在存儲(chǔ)存貨時(shí)，企業(yè)沒有按照存貨的性質(zhì)對存貨進(jìn)行分類，對所有存貨進(jìn)行統(tǒng)一管理，沒有對重要存貨進(jìn)行重點(diǎn)控制。對于當(dāng)天領(lǐng)用沒有使用完的存貨，往往放在各個(gè)生產(chǎn)點(diǎn)，疏于管理，不利于詳細(xì)了解存貨的實(shí)際存儲(chǔ)情況。另一方面，由于存貨有一定的保質(zhì)期，不進(jìn)行分類管理，容易混淆期限不同的各種存貨，使得有些存貨在保質(zhì)期限內(nèi)沒有被使用掉，給企業(yè)造成不必要的損失。

第三，很多企業(yè)沒有設(shè)置嚴(yán)格的領(lǐng)退料制度，且存貨領(lǐng)用環(huán)節(jié)的控制比較薄弱，導(dǎo)致很多企業(yè)在材料領(lǐng)用環(huán)節(jié)，存在很多材料被盜或者被私人占有的問題。另外，很多企業(yè)的產(chǎn)品銷售一般從接受訂單開始，由于接受訂單的時(shí)間間隔不一，存貨發(fā)出時(shí)間也不固定，不便于對存貨進(jìn)行嚴(yán)格的管理。

三、加強(qiáng)企業(yè)存貨管理的對策建議

1、完善企業(yè)存貨的會(huì)計(jì)核算制度

企業(yè)應(yīng)該利用正確、合理的會(huì)計(jì)核算制度對存貨的整個(gè)流程進(jìn)行合理的反映和監(jiān)督管理。建立健全會(huì)計(jì)核算制度，要求企業(yè)的會(huì)計(jì)核算必須遵守會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，在會(huì)計(jì)核算職位上配備與崗位相適應(yīng)的財(cái)會(huì)人員。同時(shí)，要加強(qiáng)對企業(yè)財(cái)會(huì)人員的培訓(xùn)，讓他們對存貨整個(gè)流程的會(huì)計(jì)核算有整體的了解和把握，在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算時(shí)，能夠根據(jù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則進(jìn)行合理的賬務(wù)處理，保證存貨賬務(wù)處理正確、真實(shí)、合理。

2、建立健全企業(yè)的存貨內(nèi)部控制制度

第一，加強(qiáng)存貨的采購管理。存貨成本構(gòu)成中，儲(chǔ)存成本和訂購成本是相互矛盾的，存在著此消彼長的關(guān)系，只有通過尋求最佳的經(jīng)濟(jì)訂貨批量來使得采購成本最低。因此，企業(yè)應(yīng)該與供貨商達(dá)成長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，確定最優(yōu)批量和對雙方都有利的價(jià)格，從而在激烈的市場競爭中，實(shí)現(xiàn)供需方的雙贏。在尋找合適的供貨商時(shí)，企業(yè)應(yīng)該本著公平公正的原則，評估供貨商的生產(chǎn)能力和技術(shù)水平，以及供貨商貨物的質(zhì)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)，地理位置是否便于運(yùn)輸?shù)鹊龋言u估結(jié)果告知供貨商，讓供貨商了解自己的不足之處，進(jìn)而提出改進(jìn)措施，提高供貨商的供貨速度和質(zhì)量。要嚴(yán)格杜絕企業(yè)采購人員私自與供貨商協(xié)商以回扣的方式確定供貨商的現(xiàn)象，防止采購人員徇私舞弊。

第二，要對不相容職務(wù)進(jìn)行分離控制。企業(yè)應(yīng)該合理設(shè)置采購及相關(guān)工作的崗位，明確職責(zé)權(quán)限，在不相容職務(wù)之間形成制衡機(jī)制，確保辦理存貨采購業(yè)務(wù)的職位與其他職務(wù)相分離。例如，負(fù)責(zé)存貨采購的人員不能私自敲定供貨商，負(fù)責(zé)倉庫管理的人員不能對存貨進(jìn)行盤點(diǎn)等等。

3、建立健全存貨的驗(yàn)收、存儲(chǔ)和領(lǐng)用機(jī)制

第一，完善存貨驗(yàn)收機(jī)制。有些存貨的專業(yè)性比較強(qiáng)，倉庫管理員可能難以辨別存貨質(zhì)量好壞。企業(yè)可以聘任一名對存貨有專業(yè)經(jīng)驗(yàn)的人與倉庫管理人員一起進(jìn)行存貨的檢驗(yàn)，通過相互監(jiān)督，防止倉庫管理人員徇私舞弊。在進(jìn)行存貨驗(yàn)收時(shí)，必須保證存貨的質(zhì)量、型號與采購合同一致，然后才能填寫存貨入庫單。

第二，完善存貨存儲(chǔ)管理。企業(yè)應(yīng)該按照存貨的類別、保質(zhì)期等性質(zhì)對存貨進(jìn)行分類排放，方便存貨的領(lǐng)用。倉庫管理人員應(yīng)該定期對存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存貨的問題，如存貨短缺、臨近保質(zhì)期等。財(cái)會(huì)人員在年底應(yīng)該抽查存貨盤點(diǎn)表，對于在生產(chǎn)過程中不能產(chǎn)生價(jià)值或者沒有轉(zhuǎn)讓價(jià)值的存貨，要上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見，與倉庫保管人員共同處理存貨，并相應(yīng)的調(diào)整存貨賬務(wù)，保證賬實(shí)相符。

第三，完善存貨領(lǐng)用制度。企業(yè)要建立健全存貨領(lǐng)用制度和退料制度。要按照企業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)安排原材料的領(lǐng)用，防止造成少領(lǐng)或多領(lǐng)的問題，給企業(yè)造成不必要的損失。領(lǐng)用存貨時(shí)，倉庫管理人員要按照實(shí)際情況進(jìn)行登記，并及時(shí)報(bào)財(cái)會(huì)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。

總之，通過對企業(yè)存貨流轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行總體的管理和控制，能夠有效的提升企業(yè)的存貨管理水平，提升企業(yè)的經(jīng)營效益，促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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（責(zé)任編輯：徐悅）