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      企業(yè)內(nèi)部工作督辦自動化業(yè)務(wù)的設(shè)計與實現(xiàn)

      2016-12-31 05:51:58廖秦斌中國石油天然氣第六建設(shè)公司廣西桂林541004
      中國管理信息化 2016年17期
      關(guān)鍵詞:承辦人會議紀(jì)要事項

      廖秦斌(中國石油天然氣第六建設(shè)公司,廣西 桂林 541004)

      企業(yè)內(nèi)部工作督辦自動化業(yè)務(wù)的設(shè)計與實現(xiàn)

      廖秦斌
      (中國石油天然氣第六建設(shè)公司,廣西桂林 541004)

      本文根據(jù)作者系統(tǒng)開發(fā)的親身經(jīng)歷,從開發(fā)背景、需求分析和系統(tǒng)設(shè)計三個方面闡述了企業(yè)內(nèi)部工作督辦自動化業(yè)務(wù)的設(shè)計與實現(xiàn)的過程,文章的最后作者分享了系統(tǒng)開發(fā)過程中遇到的一些問題和解決方法。企業(yè)內(nèi)部工作督辦自動化業(yè)務(wù)的實施實現(xiàn)了企業(yè)通過信息系統(tǒng)進行自動化工作督辦的目標(biāo),提高了企業(yè)運行效率,為管理提供了方便。希望本文對相似環(huán)境下的讀者有一定的參考價值。

      工作督辦;自動化;實現(xiàn);MIS系統(tǒng)

      1 開發(fā)背景

      隨著計算機技術(shù)在企業(yè)管理方面的廣泛應(yīng)用,近年來我們公司引進了MIS系統(tǒng)及開發(fā)平臺,經(jīng)過幾年的實施和運維,逐步實現(xiàn)了核心業(yè)務(wù)的系統(tǒng)開發(fā)運行。在公司經(jīng)理辦公室的要求下,我開始著手在MIS平臺中開發(fā)工作督辦自動化業(yè)務(wù)。

      該業(yè)務(wù)開發(fā)以前,公司領(lǐng)導(dǎo)層分配的工作任務(wù)主要通過文件或會議紀(jì)要傳達,任務(wù)完成情況的跟蹤和管理工作量較大,缺少有效的管理手段。工作督辦自動化業(yè)務(wù)的實現(xiàn)為公司內(nèi)部的工作督辦提供了有效手段,提高了企業(yè)管理的效率。

      2 需求分析

      經(jīng)過與系統(tǒng)用戶溝通,工作督辦的過程簡介如下:督辦人在部門內(nèi)發(fā)起督辦申請,由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后發(fā)送給承辦人或部門領(lǐng)導(dǎo)可直接填寫督辦事項發(fā)送給承辦人進行處理,承辦人接到承辦任務(wù)后,可以將承辦任務(wù)在部門內(nèi)進行分解,分配給部

      3 系統(tǒng)設(shè)計

      3.1開發(fā)環(huán)境

      工作督辦業(yè)務(wù)在公司的MIS平臺中開發(fā)。公司MIS平臺中軟件的開發(fā)是以SQL Server作數(shù)據(jù)庫,VB作開發(fā)語言。

      3.2功能介紹

      系統(tǒng)功能說明:

      ①授權(quán)業(yè)務(wù):進行“公司級”“部門級”“個人級”三級授權(quán),實現(xiàn)工作督辦查詢及承辦項查詢的分級授權(quán)。②工作督辦單申請:實現(xiàn)督辦人填寫督辦單申請送部門領(lǐng)導(dǎo)審批,審批通過后督辦項發(fā)給承辦人或者部門領(lǐng)導(dǎo)填寫督辦項后直接發(fā)給承辦人。③工作督辦單:實現(xiàn)各部門承辦人填報承辦結(jié)果或者將承辦任務(wù)分配給部門內(nèi)承辦人,進行部門內(nèi)督辦。④工作督辦單(部門內(nèi)):實現(xiàn)部門內(nèi)承辦人填報承辦結(jié)果,并將承辦結(jié)果發(fā)送給部門內(nèi)督辦人,進行審核。⑤工作督辦單反饋:實現(xiàn)督辦人匯總督辦單的執(zhí)行情況,并將結(jié)果發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。⑥工作督辦單查詢:實現(xiàn)用戶根據(jù)權(quán)限查詢工作督辦單的完成情況及結(jié)果。⑦承辦項查詢:實現(xiàn)用戶根據(jù)權(quán)限查詢承辦項的完成情況。

      3.3特殊問題及解決方法

      3.1多級批量發(fā)布督辦事項給不同人處理

      根據(jù)用戶要求,督辦事項根據(jù)相關(guān)文件和會議紀(jì)要發(fā)布,同一文件或會議紀(jì)要往往包含多個督辦事項。一個督辦事項往往需要一人或多人承辦。為了滿足用戶要求,系統(tǒng)實現(xiàn)了批量發(fā)布督辦事項,即根據(jù)文件編號或會議紀(jì)要編號發(fā)布督辦事項,系統(tǒng)根據(jù)承辦人分類生成承辦人的任務(wù)單,即工作督辦單。部門內(nèi)工作督辦也采用此方式,系統(tǒng)根據(jù)承辦人分類生成任務(wù)單,即工作督辦單(部門內(nèi))。

      3.2清晰呈現(xiàn)督辦結(jié)果

      由于每個督辦事項由單個或多個承辦人處理。承辦人又會將承辦任務(wù)分配給多個不同的部門內(nèi)承辦人完成。如何清晰的給用戶呈現(xiàn)督辦結(jié)果和督辦進度,顯得非常重要。為了解決這個問題,我采用了多級查詢。第一級顯示督辦單內(nèi)容的查詢,第二級顯示督辦單內(nèi)內(nèi)容完成部門和未完成部門的查詢,第三級顯示部門完成情況的查詢,第四級顯示部門內(nèi)完成情況的查詢。

      3.3督辦結(jié)果反饋單的應(yīng)用

      根據(jù)用戶要求,需要將督辦結(jié)果反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),等待下一步?jīng)Q策。為此,專門設(shè)計了督辦結(jié)果反饋業(yè)務(wù),該業(yè)務(wù)根據(jù)督辦人填寫的督辦申請單生成相應(yīng)的督辦結(jié)果,用戶可以直接發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

      3.4督辦提醒的實現(xiàn)

      系統(tǒng)應(yīng)用短信服務(wù)器發(fā)送督辦提醒信息。根據(jù)督辦事項的督辦時限,系統(tǒng)會提前一天給未處理承辦人或處理未完成的承辦人發(fā)送短信提醒。

      4 結(jié)語

      工作督辦自動化業(yè)務(wù)的實施,實現(xiàn)了公司內(nèi)部工作督辦自動化發(fā)布跟蹤的目的,是信息技術(shù)在公司管理中的一次應(yīng)用,從目前的使用情況看,提高了工作效率和執(zhí)行力,為用戶提供了方便。但是,在實際使用中也出現(xiàn)了一些需要改進的地方,例如,待完成任務(wù)的跟蹤及更有效的信息提醒方法等,這是以后該業(yè)務(wù)需要努力完善的方向。

      10.3969/j.issn.1673-0194.2016.17.040

      F270.7;TP351

      A

      1673-0194(2016)17-0086-02

      2016-05-19門內(nèi)其他人員進行部門內(nèi)督辦,若部門內(nèi)的督辦人能獨立完成承辦任務(wù)可以直接向發(fā)起督辦的督辦人填報承辦結(jié)果,若部門內(nèi)的督辦人將任務(wù)分解進行部門內(nèi)督辦,則需等待部門內(nèi)承辦人填報承辦結(jié)果后,部門內(nèi)督辦人審核部門內(nèi)承辦結(jié)果并向督辦發(fā)起人填報承辦情況。承辦事項以批準(zhǔn)的公司文件或會議紀(jì)要為依據(jù),并且必須有時限要求,臨近時限系統(tǒng)發(fā)信息提醒承辦人。承辦結(jié)果類型分為已完成或待完成,結(jié)果為待完成時必須填寫預(yù)計完成時間。發(fā)起督辦的督辦人能夠?qū)崟r查看自己發(fā)起督辦單的完成情況,到達督辦時限,系統(tǒng)能夠根據(jù)督辦申請單生成相應(yīng)的督辦結(jié)果反饋單,以便督辦人進行匯報。權(quán)限要求,公司領(lǐng)導(dǎo)層能查詢整個公司工作督辦和承辦的情況,部門領(lǐng)導(dǎo)能查詢本部門發(fā)起的督辦單和承辦事項的完成情況,個人能查詢自己發(fā)起的督辦單及自己的承辦項的完成情況。

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