基于人力資源管理信息化平臺的人事檔案管理信息化構(gòu)建

時華維+劉建紅

[摘 要]隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展及人力資源管理信息化平臺的建立，加快人力檔案信息化、數(shù)字化，逐漸成為企業(yè)的重要工作之一。人事檔案管理信息化的實現(xiàn)，可以提高人力資源的利用率，積極吸收人才，讓其為社會和企業(yè)服務(wù)。本文以人力資源管理信息化平臺為切入點，討論如何實現(xiàn)人事檔案信息化管理。

[關(guān)鍵詞]人力資源；人事檔案；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.24.115

[中圖分類號]F272.92；G275.9 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）24-0-01

各企業(yè)通過實現(xiàn)人事檔案信息化管理，可以有效提高人力資源的管理水平，建立電子檔案，實時更新。因此，企業(yè)要建立完善的人事資源管理制度，規(guī)范管理流程，進而推動企業(yè)快速發(fā)展。但各個企業(yè)在信息化平臺構(gòu)建人事檔案時，會受多種因素影響，存在很多不足之處。

1 基于人力資源管理信息化平臺實現(xiàn)人事檔案管理信息化的原因

1.1 加強集團企業(yè)人事管理的需要

很多集團企業(yè)都是由多個小企業(yè)組成，其中包括多個機構(gòu)和管理層，每個管理層和部門都擁有自己的人事管理模式，為集團企業(yè)的人事管理增加了難度，集團管理的跨度較大，不易調(diào)節(jié)各管理層與機構(gòu)的關(guān)系。這一特點，造成企業(yè)信息溝通較少，管理政策不統(tǒng)一等問題。因此，建立信息化的人事檔案，是規(guī)范集團企業(yè)人事管理的有效方式。

1.2 人事檔案管理和人力資源管理緊密相關(guān)

企業(yè)建立人事檔案的管理機制，可以實時讀取人力資源的信息，運用管理、開發(fā)及激勵等方式，形成人事檔案材料，及時更新。并且人事檔案管理也可以體現(xiàn)出人力資源信息，企業(yè)管理者通過檔案，了解員工入職前后的基本情況，及入職后職務(wù)的變化和獎懲情況，如果有職務(wù)罷免的情況，也應(yīng)記錄在檔。

人事檔案除了可以體現(xiàn)員工的日常信息外，還可以提高企業(yè)的人力資管管理水平，促進企業(yè)發(fā)展。為此，企業(yè)要根據(jù)人力資源管理信息化平臺，實現(xiàn)檔案的信息化管理。

2 基于人力資源管理信息化平臺制定人事檔案管理信息化的目標(biāo)和設(shè)計方案

2.1 制定人事檔案管理信息化的目標(biāo)

企業(yè)在人力資源管理信息化平臺上，建立內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，讓人力檔案與資源管理相統(tǒng)一，使其變成一個供企業(yè)各部門查閱和參考的信息源，進而使人力資源管理部門的工作規(guī)范化、數(shù)字化。這樣可以為企業(yè)發(fā)展提供支持，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.2 制訂人事檔案管理信息化的設(shè)計方案

企業(yè)要根據(jù)自身的實際情況，在人力資源管理平臺上，加入企業(yè)各部門的業(yè)務(wù)，填寫部門業(yè)務(wù)信息，建立管理體系。在這一體系中，員工的基本信息及工作崗位的調(diào)動，都是檔案管理的基本組成部分。這就要求人事檔案管理部門明確自己的工作，搜集各部門的人員材料，并對收集的材料分析、鑒別，從中找到有價值的信息進行整合，以紙質(zhì)或數(shù)字的形式保管，并在信息化的系統(tǒng)中增設(shè)檔案利用的服務(wù)，轉(zhuǎn)遞檔案、統(tǒng)計信息。同時，還要根據(jù)業(yè)務(wù)，在系統(tǒng)中設(shè)計數(shù)個模塊，為企業(yè)提供服務(wù)。

2.2.1 檔案信息管理

收錄到檔案中的信息包括員工的基本信息，及相應(yīng)的檔案內(nèi)容。其中，基本信息包括員工的姓名、性別，在企業(yè)中設(shè)立的檔案標(biāo)號，擔(dān)任的職務(wù)及名稱等。而檔案部門的工作人員收錄這些信息后，管理人員要及時根據(jù)員工信息的變化，加入新的信息，及時改正錯誤的信息，定期查看，排除積存的檔案，確保檔案的完整。

2.2.2 收集材料歸檔

檔案管理部門要在系統(tǒng)中加入數(shù)個子菜單，其中包括材料送交、鑒別、歸檔等，為了解決材料送交出現(xiàn)的錯誤，還要設(shè)立一個材料送交還原功能。

2.2.3 檔案轉(zhuǎn)遞

由于企業(yè)人事調(diào)動或是員工職務(wù)發(fā)生改變，其檔案會隨著人員的變動，轉(zhuǎn)移到另一個管理機構(gòu)，改變其所屬的部門，這就要求檔案管理部門使用檔案轉(zhuǎn)遞業(yè)務(wù)，實現(xiàn)檔案的轉(zhuǎn)移。

但檔案傳遞菜單的功能不可以單一，而要根據(jù)不同的轉(zhuǎn)遞情況給出不同的業(yè)務(wù)。如新員工加入公司或企業(yè)內(nèi)部的人事調(diào)動、崗位調(diào)整等情況，可以設(shè)置檔案轉(zhuǎn)出、辦理轉(zhuǎn)遞兩個子菜單，把檔案變成轉(zhuǎn)入檔案，歸到轉(zhuǎn)入檔案的子菜單中，最后進行接收、查詢。但如果是員工離職，或不屬于集團的組織要求，只需三個子菜單即可完成，包括調(diào)檔申請、轉(zhuǎn)遞、查詢。

2.2.4 查借閱

查借閱是檔案主要利用方式之一，檔案管理部門要設(shè)置查閱與借閱的子菜單，為社會和企業(yè)提供數(shù)據(jù)服務(wù)。因為大部分檔案已經(jīng)做了數(shù)字化處理，可以讓借閱人員在任何時間、任何地點借閱，支持在線遠程業(yè)務(wù)。查閱包括兩個子菜單，即申請和查詢，而借閱則是三個子菜單，分別是借閱、歸還與查詢。

2.2.5 查詢統(tǒng)計

檔案管理人員在查詢統(tǒng)計的模塊，對各項檔案業(yè)務(wù)進行統(tǒng)計，比如信息綜合查詢、是否缺檔等。

3 結(jié) 語

人事檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，并通過信息化的方式管理，是企業(yè)人力資源管理的創(chuàng)新。讓檔案信息與人力資源緊密結(jié)合，使集團企業(yè)的各個管理層互相配合，促進人力檔案信息的管理更加規(guī)范，企業(yè)降低了風(fēng)險，提高了檔案管理水平。

主要參考文獻

[1]盧艷.基于人力資源管理信息化平臺的人事檔案管理信息化構(gòu)建[J].現(xiàn)代商業(yè)，2011（29）.