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      會計原始憑證不合規(guī)的問題及對策

      2017-02-09 12:11:51鄭世洲
      財會學習 2017年1期
      關鍵詞:原始憑證質量控制財務管理

      鄭世洲

      摘要:會計原始憑證是會計憑證的重要組成部分,構成經濟管理的事實基礎,也是明確經濟責任的書面證明。不合規(guī)原始憑證的存在,可能隱藏著嚴重違規(guī)違紀、違法犯罪等深層次問題。本文對會計工作中原始憑證的常見不合規(guī)問題進行了舉例和原因分析,就如何加強對原始憑證的管理從強化意識、健全制度、落實責任、加強監(jiān)督等方面提出了建議。

      關鍵詞:財務管理;原始憑證;質量控制

      會計原始憑證是記錄經濟業(yè)務發(fā)生和完成情況的書面證明,是會計憑證的重要組成部分,構成經濟管理的事實基礎,也是明確經濟責任的書面證明。我們在審計中發(fā)現,很多被審計單位的會計原始憑證不同程度的存在諸多問題。為嚴肅財經紀律,高質量地反映會計信息,避免違規(guī)違紀、違法犯罪和腐敗問題的發(fā)生,這些問題,亟待規(guī)范。

      一、不合規(guī)原始憑證的主要表現

      (一)原始憑證內容存在虛假。有的被審計單位為了套取現金或掩蓋違規(guī)支出,向出票單位索取空白發(fā)票,虛構事實,自行或授意對方填寫,虛列支出或將一些不合理開支變換成修車費用、燃油費用、電腦耗材費用、會議費、招待費等發(fā)票報銷,甚至發(fā)票類別出現明顯錯誤,如使用銷售發(fā)票支付修理費、廣告費等,有的報銷發(fā)票是別個單位或私人的消費,有的是拼湊發(fā)票(如某單位一次接待餐費所附定額發(fā)票中有多張蓋有不同餐飲單位的公章)。

      (二)原始憑證填寫上存在缺項、摘要不詳等問題。有的單位取得的發(fā)票不填寫“臺頭”,或填寫名稱與本單位名稱不相符;日期填寫不全;品名只粗略地填寫“辦公用品”、“酒”、“慰問品”、“會議紀念品”或“材料”等,而不填寫具體品名且無供貨明細單;未填寫數量、單價;只有“小寫金額”或大小寫金額不符;開票單位未蓋章;稅務代開發(fā)票無收款單位(收款人)簽章等等。如此不規(guī)范地填寫,為單位管理留下了隱患,很容易讓人鉆空子,給國家資產造成損失。

      (三)支付給個人的款項簽領手續(xù)不規(guī)范。有的單位在支付給個人的款項時領款人未簽字,代領人未簽自己的姓名,一人領取多人款項,以“說明”支付現金,以文件代替簽字花名冊支付表彰獎勵等。

      (四)原始憑證票面不整潔、有污損。有的單位取得的發(fā)票票面字跡有涂改、模糊等問題,有的復寫不清或沒有復寫,加蓋的“財務(發(fā)票)專用章”模糊不清、印跡殘缺。

      (五)以白條、收據代替正規(guī)票據。有的單位購買商品或支付勞務費時,未取得對方開具的稅務發(fā)票,而是用領條、銷貨單、收據等代替;支付給單位(或單位收?。┑目铐椧园讞l、付款簽字花名冊代替往來票據。

      (六)發(fā)票附件不齊。有的單位購買批量商品(如勞保用品、材料等)無驗收證明、發(fā)放名冊、領用登記表等;支付工程款未附協議、合同、預決算資料等;支付會議費無會議通知和會議報到冊;支付外出學習培訓費,無上級或相關部門通知依據和人員名單等。發(fā)票附件不齊致使其經濟業(yè)務的真實性難以認定。

      (七)報銷審批手續(xù)不全。有的單位存在部分入賬票據經辦人未簽字、未經負責人審批的情況,絕大部分單位未注明經財會人員審核字樣。

      以上情況是不合規(guī)原始憑證的常見表現,但在這些問題的背后,并非單純的憑證不合規(guī)問題,其中可能隱藏著大量的嚴重違規(guī)違紀、違法犯罪的問題。

      二、原因分析

      上述問題的存在,有些是客觀原因造成的,有些卻是有關單位或個人出于私心而形成的,一方面助長了個別單位或個人徇私舞弊、偷逃國家稅款的風氣,另一方面導致單位會計信息不真實、不完整。而這些不合規(guī)的票據之所以能順利通過單位負責人的審批并入賬,并且習以為常。究其原因主要有以下幾方面:

      一是財務管理松懈,內控制度不健全,或不落實。在單位財務制度上,未制定規(guī)范的審批制度,或有制定,亦形同虛設,沒有嚴格執(zhí)行。

      二是財會人員履行職責原則性不強。一些財務人員未能認真履行《會計法》賦予的職責,沒有按財經法規(guī)的規(guī)定嚴格審核,或為了回避矛盾,干脆以領導審批代替審核,只要是領導批了字均可以入賬。

      三是單位負責人、經辦人員遵守會計法律、法規(guī)的意識薄弱。特別是個別領導干部依法理財觀念比較淡薄、經濟責任意識不強,缺乏基本財經常識,對原始票據把關不嚴,產生漏洞;有的甚至為了小團體或個人利益,主觀上出現徇私舞弊、違法亂紀的行為。

      三、審計建議

      原始憑證存在的問題,各單位(鄉(xiāng)鎮(zhèn))如果不引起重視,很容易造成不法分子乘機謀取私利,損害國家利益?!吨腥A人民共和國會計法》第九條和第十四條、《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》第十九條至第二十四條、財政部《會計基礎工作規(guī)范》(財會字〔1996〕19號)第四十八條等都對原始憑證的取得和使用作出了明確規(guī)定,并對違反上述規(guī)定的行為作出了通告、沒收違法所得、罰款或追究其行政或刑事責任等相應的處理處罰規(guī)定。

      對此,審計提出以下建議:

      (一)強化單位負責人、財會人員及相關人員的會計法律法規(guī)意識?!稌嫹ā穼υ紤{證的審核有明確的規(guī)定:一是會計機構、會計人員必須審核原始憑證,這是法定職責;二是審核原始憑證應當按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定進行;三是對不真實、不合法的原始憑證,有權不予受理,并向單位負責人報告,請求查明原因,追究有關當事人的責任,對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回,并要求經辦人員按規(guī)定進行更正、補充。從而明確了會計機構、會計人員的職責和要求,也明確了單位負責人、填制或取得原始憑證的經辦人員的職責和要求。上述相關人員應當依法履行職責,保證原始憑證真實、合法、準確、完整。

      (二)應建立健全單位內部控制制度。單位應根據《會計法》等法規(guī)的要求,制定相關的原始憑證審批制度或流程并嚴格執(zhí)行,規(guī)范本單位財務報銷審批手續(xù),盡量避免以單位負責人審批代替財會部門審核。

      (三)單位財務人員應嚴格按《會計法》認真履行職責。對違反財經紀律和制度、內容填寫不全、計算有誤、手續(xù)不完備、書寫不清楚的原始憑證,財務人員應拒絕付款、報銷或執(zhí)行。對于弄虛作假、徇私舞蔽,偽造涂改憑證等違法亂紀行為,要拒絕執(zhí)行并及時向有關單位報告。

      (四)財政、稅務、審計等有關職能部門應加強監(jiān)督檢查,依法查處違反財經紀律的行為,使單位入賬的會計原始憑證,能夠真實、高質量地反映會計信息。

      (作者單位:四川省德陽市旌陽區(qū)審計局)

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