關(guān)于高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的探索與思考

于 巖 李 莉 佟 麗 李少斌 岳成娥 崔金星 李智芳 王玉慧

(齊齊哈爾大學(xué)材料科學(xué)與工程學(xué)院，黑龍江 齊齊哈爾 161006)

教學(xué)檔案是指運用文字、圖像、聲像等介質(zhì)對教學(xué)管理相關(guān)資料進(jìn)行收集、保存的，具有檔案保存查考價值的教學(xué)資料的統(tǒng)稱[1]。隨著我國高等教育教學(xué)改革的不斷深化，多數(shù)高校正在實施或完善校院二級管理，所以高校二級學(xué)院既是具體教學(xué)任務(wù)的執(zhí)行者，又是各類教學(xué)檔案的生產(chǎn)者和保管者，如何在有限的條件下，最大限度地對二級學(xué)院教學(xué)檔案做到全面、完整、規(guī)范的管理，成為了我們目前較為關(guān)心的問題。

1 明確二級學(xué)院教學(xué)檔案的歸檔范圍

作為在教學(xué)活動中形成的記錄，教學(xué)檔案是查閱各個階段教學(xué)歷史的第一手資料和見證各項教學(xué)活動組織實施過程的最有力憑證[2]，因此在加強高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理這個問題上，首先明確教學(xué)檔案的歸檔范圍就顯得非常有必要且非常重要。二級學(xué)院教學(xué)檔案的歸檔范圍主要有：(1)綜合類材料，包含主管部門下達(dá)的文件，關(guān)于專業(yè)及課程設(shè)置等方面的有關(guān)文件資料，院(系)的計劃、總結(jié)及教學(xué)工作會議的記錄等;(2)教學(xué)管理類材料， 包含二級學(xué)院教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控體系各環(huán)節(jié)的材料，如人才培養(yǎng)方案、教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教學(xué)任務(wù)書、教材、教案、題庫、考試記錄、督導(dǎo)聽課記錄、教學(xué)情況檢查統(tǒng)計表等相關(guān)材料;(3)學(xué)生的期末課程考核材料，包含學(xué)生試卷、答題紙、成績單等相關(guān)材料;(4)考試材料，包含考試課和考查課的試題及答案、卷面質(zhì)量分析、英語四六級等各類過級考試的報名材料等相關(guān)材料;(5)教師業(yè)務(wù)檔案，包含教師發(fā)表教研科研論文匯總、教師的教學(xué)工作量、科研工作量、外出進(jìn)修、教學(xué)工作考核及工作總結(jié)等相關(guān)材料[3]。以上材料涵蓋了教學(xué)過程的各方面，對日常教學(xué)管理和教學(xué)改革起到重要作用。因辦學(xué)思路的差異，不同高校二級學(xué)院教學(xué)檔案包含的 內(nèi)容可能有所不同，但是，教學(xué)檔案的基本框架不外乎以上五大類。

2 正視二級學(xué)院教學(xué)檔案管理中的問題

二級學(xué)院的教學(xué)檔案建設(shè)對高校的教學(xué)改革和教學(xué)管理發(fā)揮了重要作用，但在現(xiàn)實的教學(xué)檔案管理過程中還存在一些亟待解決的問題。

2.1 教學(xué)檔案歸檔意識淡薄

二級學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)和教職工對教學(xué)檔案材料的歸檔意識淡薄，對教學(xué)檔案歸檔范圍、如何管理和歸檔教學(xué)檔案都不明確。首先，二級學(xué)院沒有設(shè)立專門的二級學(xué)院教學(xué)檔案管理人員崗位，導(dǎo)致管理工作大部分都是由教學(xué)秘書承擔(dān)，很多教學(xué)秘書不是檔案管理學(xué)專業(yè)出身，缺乏必要的檔案管理知識。而教學(xué)秘書的工作內(nèi)容極其繁雜，有常規(guī)的教學(xué)管理工作，還有各類考試的組織等，沒有多余的時間和精力去學(xué)習(xí)專業(yè)的檔案管理知識，而且二級學(xué)院的教學(xué)秘書更換頻繁，這就直接導(dǎo)致檔案管理人員也經(jīng)常變動，有的二級學(xué)院的檔案管理人員幾乎每年都在變動，隊伍極不穩(wěn)[4]。其次，有的教師在工作中本來就比較拖拉，再加上在對自己教學(xué)檔案的建立上認(rèn)識不足，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理人員在資料收集上存在困難。

2.2 沒有形成規(guī)范的體系制度

許多教學(xué)檔案管理人員按照工作習(xí)慣來整理不同種類的材料，因此各二級學(xué)院保存的教學(xué)檔案資料并不統(tǒng)一。二級學(xué)院除了教學(xué)檔案還有科研檔案、學(xué)生檔案、行政檔案等，這些檔案基本是誰收集誰管理。由于二級學(xué)院辦公場所有限，所有檔案都存放在一起，加上沒有專業(yè)人員統(tǒng)籌管理，因此檔案存放比較凌亂。同時，因為沒有明確每個人的工作職責(zé)，也沒有制定獎懲規(guī)定，因此對于高校二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理工作來說，容易忽視工作的程序化，遇到按經(jīng)驗辦事的情況。

2.3 二級學(xué)院教學(xué)檔案利用率不高

二級學(xué)院的教學(xué)檔案基本停留在收集、整理、匯總階段，存檔后的教學(xué)檔案材料也僅是陳列在檔案室，少有人問津了。有很多人不重視教學(xué)檔案，認(rèn)為教學(xué)檔案的收集沒有意義，還有一些人希望可以查看并學(xué)習(xí)有經(jīng)驗教師的教學(xué)檔案，但礙于學(xué)院沒有組織相關(guān)活動，且沒有權(quán)限查閱，也只能望檔案興嘆了。實際上這些教學(xué)檔案材料是非常珍貴的資源，如果能合理開發(fā)利用，豐富的教學(xué)檔案資源將會在深化教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量這一高校最重要的任務(wù)中發(fā)揮巨大的作用[5]。

3 構(gòu)建二級學(xué)院教學(xué)檔案管理體系

面對二級學(xué)院教學(xué)檔案管理現(xiàn)有的問題，可以采取以下措施來科學(xué)構(gòu)建二級學(xué)院教學(xué)檔案管理體系。

3.1 全院全員參與，提高存檔認(rèn)識

在有限的師資條件下，完善二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作的唯一的方法就是加強管理隊伍建設(shè)。換言之，在有限的條件下將工作重新分解，再把分解后的工作重新分派到人，人人參與其中。二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作不再僅僅由教學(xué)秘書負(fù)責(zé)，還有教學(xué)主管副院長、教研室主任、系秘書及所有教師參與，在所有人的參與下壯大管理隊伍，動員全院教職工參與到收集教學(xué)資料的工作中來。首先，二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要從思想上重視教學(xué)檔案，支持教學(xué)檔案管理工作，要從教學(xué)檔案管理工作的意義上來做全院師生的思想工作，增強人人重視教學(xué)檔案的意識，并給予必要的財力、物力、人力的投入。其次，檔案管理人員應(yīng)關(guān)注每個教學(xué)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的材料，全面了解、研究教學(xué)管理的內(nèi)容，堅持歸檔原則，以確保教學(xué)檔案的質(zhì)量。最后，鼓勵教師積極參與教學(xué)檔案建設(shè)。讓每位老師在日常工作中主動積極地做好檔案的留存、收集和整理工作。一個學(xué)期結(jié)束后，收集每位教師的教案講稿、試卷、工作量等原始材料，建立“教師個人業(yè)務(wù)檔案”。

3.2 建立健全管理制度，規(guī)范檔案管理

規(guī)范的教學(xué)管理制度能為教學(xué)管理提供強有力保障，因此建立一套科學(xué)、完善、規(guī)范化的教學(xué)檔案管理制度是非常必要的。根據(jù)專業(yè)評估指標(biāo)體系，出臺相關(guān)文件，如《二級學(xué)院文件資料管理制度匯編》和《二級學(xué)院教學(xué)管理文件匯編》等。資料管理制度可包含教學(xué)、科研、學(xué)生工作等各方面所產(chǎn)生的管理制度類材料，管理文件匯編可包含試卷的規(guī)范管理、教師對試卷材料的自查、學(xué)院對試卷材料的復(fù)查、教案講稿的編寫及管理等作為教學(xué)檔案管理制度的補充文件，形成較完善的目標(biāo)管理系統(tǒng)。在管理文件中明確每份教學(xué)材料的保持內(nèi)容及保存時間，同時要求教學(xué)檔案管理人員每學(xué)期末對收集整理好的教學(xué)檔案歸檔并統(tǒng)一編號、填寫報關(guān)日期，然后給予歸檔。

3.3 改善管理環(huán)境，提高服務(wù)質(zhì)量

從高校二級學(xué)院教學(xué)檔案的歸檔范圍我們可以看出，隨著在長年累月的積累，高校二級學(xué)院的教學(xué)檔案數(shù)量越來越龐大，因而需要有專用庫房、文件柜、檔案盒等?？蓪τ诋?dāng)前很多高校而言，在二級學(xué)院中設(shè)立專用的教學(xué)檔案管理庫房較難實現(xiàn)。這時，可以充分利用教學(xué)秘書或系秘書的專用辦公場地，明確個人及學(xué)院教學(xué)檔案管理的范圍，這樣可以在有限的資源下，實現(xiàn)檔案管理的集中化，實現(xiàn)資源的優(yōu)化利用。另外，在二級學(xué)院教學(xué)檔案管理過程中，針對具體問題，可以實現(xiàn)彈性管理。例如，期初教學(xué)檢查時需要復(fù)查上學(xué)期考試課材料，收取并復(fù)查上學(xué)期考查課材料?？紤]到期初老師工作繁忙：需要帶學(xué)生實習(xí)或提交國家自然科學(xué)基金、安排新學(xué)期課表或檢查等，可以調(diào)整材料收集及復(fù)查時間至學(xué)期末進(jìn)行。

如今，高校本科教學(xué)審核性評估工作給二級學(xué)院教學(xué)檔案工作的建設(shè)帶來了契機，同時也對檔案工作提出了更高的要求。因此，作為二級學(xué)院的管理人員要從根本上重視教學(xué)檔案的管理工作，結(jié)合自身二級學(xué)院的特點，針對出現(xiàn)的具體問題采取有效的措施予以解決，為高校教育事業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

[1] 許珍花，許素芬.高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的問題與應(yīng)對策略[J]. 管理觀察.2016，(3).

[2] 張寶運.論高校二級院部教學(xué)檔案的科學(xué)管理[J].蘭臺世界，2014，(11).

[3] 荀利波.改進(jìn)二級學(xué)院教學(xué)檔案工作的幾點思考[J].蘭臺世界，2008，(9).

[4] 紀(jì)瑋.高校教學(xué)檔案管理工作面臨的問題和對策[J].山東檔案，2010，(4).

[5] 劉俊.高校教學(xué)檔案管理和利用策略[J].北京教育學(xué)院學(xué)報，2011，25(3)：53～57.