基于微信平臺的檔案信息服務(wù)效果分析

王越

（黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院哈爾濱150080）

基于微信平臺的檔案信息服務(wù)效果分析

王越

（黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院哈爾濱150080）

近兩年，檔案局（館）、各大高校、企業(yè)等相關(guān)單位（部門）借助微信公眾平臺向關(guān)注用戶推送檔案信息的方式已成為順應(yīng)時代發(fā)展的潮流之舉。用戶可以通過微信平臺不受時空限制地查閱、利用檔案，獲取檔案知識。但在這種新型交互式檔案信息服務(wù)平臺上，我們?nèi)阅軌虬l(fā)現(xiàn)一些不足和問題。對現(xiàn)有檔案微信公眾號進(jìn)行調(diào)查分析，進(jìn)而對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行探討，從而給出應(yīng)對的策略，以便于檔案信息服務(wù)工作能夠在微信平臺上獲得更大的發(fā)展空間。

檔案微信平臺信息服務(wù)創(chuàng)新

一、微信平臺應(yīng)用現(xiàn)狀調(diào)查分析

據(jù)不完全統(tǒng)計得知，全國檔案行業(yè)現(xiàn)有微信公眾號超200個，其中半數(shù)以上是各類檔案館為政務(wù)公開、提供利用服務(wù)、宣傳人文特色或公布業(yè)務(wù)通知等建立的。一些省市縣檔案局（館）、企業(yè)、高校等單位（部門）開設(shè)的微信公眾號運(yùn)營效果很好。這里僅以嘉興市檔案館公眾號為例。它不僅為關(guān)注的用戶提供了查檔和預(yù)約查檔的有效功能（用戶利用效果有待進(jìn)一步的考證），還能夠定期向用戶推送檔案知識，展示檔案匯編成果并及時公布本館的動態(tài)活動信息等，這一公眾號也因此成為嘉興市進(jìn)行檔案文化宣傳的有效窗口和展示平臺。但并非所有的檔案微信公眾號都像嘉興市檔案館公眾號發(fā)展得這樣樂觀。根據(jù)以上的統(tǒng)計結(jié)果可知，即使是在微信公眾號廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)的今天，我們?nèi)匀荒軌驈钠湓跈n案事業(yè)的實(shí)際應(yīng)用當(dāng)中發(fā)現(xiàn)不足和問題。有關(guān)檔案部門的微信公眾號雖然起步早，但發(fā)展慢。由于各方面的原因，使得相當(dāng)一部分微信公眾號現(xiàn)在都處于一種停滯不前的狀態(tài)。

1.“空殼”賬號頻現(xiàn)，實(shí)為宣傳擺設(shè)。雖然微信在省市縣檔案局（館）、企業(yè)、高校等單位（部門）的應(yīng)用已經(jīng)初具一定的規(guī)模，但有些公眾號的實(shí)際應(yīng)用情況并不樂觀，“空殼”賬號頻現(xiàn)，僅以該賬號作為本單位宣傳的“旗幟”，實(shí)則無任何內(nèi)容展示。有的公眾號甚至自申請之日起至今無一條狀態(tài)更新。這些微信公眾號的設(shè)立更像是一些單位（部門）追隨潮流的順勢而為，先是大張旗鼓地設(shè)立公眾號，打著宣傳本單位檔案工作的幌子，然后又不對這些微信平臺進(jìn)行有效的管理和維護(hù)，待微信公眾號潮流的風(fēng)浪一弱就不了了之，使得“空殼”賬號成為一種宣傳擺設(shè)。

2.功能看似豐富，實(shí)則中看不中用。相當(dāng)一部分微信公眾號能夠給出一定的服務(wù)項目，層次也比較清晰，但除其主動更新的內(nèi)容外，用戶無法通過這些功能進(jìn)行主動咨詢并及時獲取所需信息。通過對已開通的微信公眾號進(jìn)行調(diào)查還能得知，檔案部門推送的檔案信息一般為歷史照片、館藏信息、活動通知等，內(nèi)容比較單一。也就是說，項目功能看似豐富的微信公眾號，往往由于操作這些公眾號的單位（部門）本身意識不夠或疏于管理，使得大部分微信平臺沒有很好地發(fā)揮功能，仍停留在傳統(tǒng)的單向服務(wù)模式上，雖發(fā)布了信息，但更新不夠及時，也不能滿足用戶的查檔需求，與用戶之間更是零互動。所以說，這些微信公眾號幾乎都處于一種中看不中用的狀態(tài)。

3.更新頻率較低，關(guān)注度幾乎為零。單向公布信息的模塊雖多，但信息更新頻率很低。即使有單向推送的檔案信息，但內(nèi)容也比較單一，多是與用戶需求的信息不相符或毫無關(guān)系。因此，這些公眾號的活躍度和影響力普遍不高。一方面，這些公眾號難以激發(fā)用戶對微信公眾號中所展示的檔案信息產(chǎn)生興趣，另一方面，用戶本身對這種利用公眾號獲取檔案信息的方式并不認(rèn)可。兩者之間缺乏互動性和及時溝通的現(xiàn)狀使得關(guān)注檔案微信公眾號的人變得越來越少，甚至有些檔案微信公眾號的關(guān)注度為零。這種近乎惡性的循環(huán)也使得檔案微信公眾號的普及受到關(guān)注人數(shù)的限制，長此以往，一些檔案微信公眾號就徹底失去了存在的意義。

二、微信平臺應(yīng)用對策探討

微信平臺應(yīng)用于檔案信息服務(wù)已經(jīng)不再是一個創(chuàng)新的嘗試，面對當(dāng)前出現(xiàn)數(shù)量較多的檔案微信公眾號，我們不僅要善于發(fā)現(xiàn)問題，更要在發(fā)現(xiàn)問題的基礎(chǔ)上改變不完善的現(xiàn)狀。我們需要充分認(rèn)識到檔案部門借助微信進(jìn)行檔案文化宣傳、檔案信息服務(wù)、檔案知識普及而建立的公眾號是一個長期存在的平臺，而這個平臺的構(gòu)建和完善并不是一件簡單的事，除了技術(shù)上的時時跟進(jìn)外，還需要管理者有一個積極的態(tài)度。要做到以服務(wù)為本，主動更新動態(tài)，及時發(fā)布信息，避免“空殼”賬號頻現(xiàn)的狀態(tài)，讓公眾號不再是各單位（部門）宣傳的幌子。

1.加強(qiáng)宣傳力度，提高公眾意識。省市縣檔案局（館）、企業(yè)、高校等單位（部門）在建立微信公眾號以后，應(yīng)當(dāng)主動推送一些有關(guān)本館、本單位的檔案信息，而這些信息最好是經(jīng)過加工形成的有效信息或是一些用戶們喜聞樂見的生動信息，以此來吸引更多的人關(guān)注此微信公眾號，提高檔案微信公眾號的知名度。與此同時，這些相關(guān)部門還要對此公眾號進(jìn)行長期的精心管理和妥善維護(hù)，也使其具有一定的誠信度，讓用戶們慢慢對其建立起信任和依賴。久而久之，這些微信公眾平臺就會創(chuàng)造出一個良好的檔案服務(wù)和檔案利用環(huán)境。

2.豐富各項功能，完善服務(wù)途徑。從現(xiàn)有的檔案微信公眾號中，我們能夠總結(jié)出如下幾項功能：檔案業(yè)務(wù)查詢、檔案知識科普、檔案文化宣傳和檔案部門活動通知等。其中，檔案的業(yè)務(wù)查詢又包括對檔案（信息）的查找和利用檔案的預(yù)約，如個別高校檔案館建立的微信公眾號可以滿足學(xué)生查詢以往學(xué)期學(xué)習(xí)成績的需求，部分地方檔案館建立的微信平臺可以提供在線預(yù)約，方便本館在預(yù)定時間內(nèi)向用戶提供高效準(zhǔn)確的檔案（信息），既節(jié)省了用戶的時間，又提高了檔案館的服務(wù)效率。遺憾的是很多檔案微信公眾號對于這項功能的使用做得并不到位，用戶不是不能及時得到反饋，就是得到的反饋信息不符合需求，長此以往，用戶就失去了查詢信息的興趣和信心。這種狀況更應(yīng)該引起相關(guān)部門的注意，完善檔案業(yè)務(wù)查詢的功能要落實(shí)到與用戶的互動聯(lián)系上，主動做到有問必答，有求必應(yīng)，使用戶的查詢收獲一個滿意的結(jié)果。

檔案知識科普以及檔案文化宣傳的功能大都表現(xiàn)在這些公眾號以往的推送信息上。這其中包括檔案保護(hù)技術(shù)知識、檔案管理方法技巧、檔案法律法規(guī)普及以及地方文化特色展示、檔案匯編成果展覽等。在現(xiàn)有的這些公眾號里做得比較好的有天津市檔案館、浙江省檔案館等。這里就要求那些幾乎沒有狀態(tài)更新的檔案微信公眾號向做得好的單位（部門）學(xué)習(xí)，爭取通過微信平臺的這些功能向用戶提供更多更有用的檔案信息，讓這些公眾號不僅成為檔案部門宣傳的平臺，更加成為用戶獲取知識和信息的有效渠道。

利用微信公眾平臺推送檔案信息，完成檔案的查詢利用，是相關(guān)檔案部門為檔案信息服務(wù)工作開辟的新途徑。除了要豐富現(xiàn)有的功能外，還要完善微信平臺這一服務(wù)途徑，使得微信公眾號成為檔案服務(wù)事業(yè)的創(chuàng)新平臺。

3.微信平臺應(yīng)用前景展望。微信作為檔案信息服務(wù)途徑的一種創(chuàng)新，現(xiàn)在仍處于發(fā)展階段，隨著微信技術(shù)的不斷更新和完善，它將作為檔案信息服務(wù)的一個新途徑為廣大用戶群體帶來便利，并越來越好地應(yīng)用于檔案服務(wù)事業(yè)。但需要檔案人注意的是，微信公眾平臺與檔案信息服務(wù)工作的結(jié)合不是一朝一夕的小事，很多問題還有待處理，很多漏洞還需要完善。愿相關(guān)的檔案部門能夠通過自己的努力，使微信平臺更好地運(yùn)用到檔案信息服務(wù)當(dāng)中去。

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[2]翟宛東.檔案館運(yùn)用微信公眾平臺存在的問題及對策[J].檔案管理，2015（3）：49.

[3]劉娜，安淼.我國檔案微信公眾號運(yùn)用實(shí)踐與分析評價[J]．北京檔案，2015（1）：33-35.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.18.07

本文為國家檔案局項目“新型傳媒視閾下檔案服務(wù)實(shí)施策略與技術(shù)路徑研究”（項目編號2017-R-09）的研究成果。

王越，黑龍江大學(xué)檔案學(xué)碩士，研究方向?yàn)闄n案學(xué)理論與實(shí)踐。

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2017-06-28