高校人事檔案管理信息化建設(shè)

任平

（北京交通大學(xué)檔案館 北京 100044）

高校人事檔案管理信息化建設(shè)

任平

（北京交通大學(xué)檔案館 北京 100044）

社會信息化發(fā)展及高校人事制度的改革要求高校人事檔案工作進行相應(yīng)的信息化建設(shè)，本文闡述了高校人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性及長遠意義，初步分析了信息化建設(shè)的內(nèi)容，指出高校人事檔案在信息化建設(shè)過程中可能遇到的問題及相應(yīng)對策。

高校 人事檔案 信息化 管理系統(tǒng)

高校人事檔案管理在很長一段時間延續(xù)著傳統(tǒng)的手工管理模式，然而隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)飛速發(fā)展及普遍應(yīng)用，加之人事制度的不斷改革，這種手工管理模式在很大程度上已經(jīng)不能滿足人們的需要，信息化建設(shè)成為高校人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

一、高校人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

高校人事檔案一般分為高校干部檔案和高校學(xué)生檔案兩部分。其中，學(xué)生檔案在學(xué)生入學(xué)時由學(xué)生管理部門組織進行接收，學(xué)生畢業(yè)時再根據(jù)升學(xué)及派遣等就業(yè)信息進行轉(zhuǎn)遞，具有很強的流動性，是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)及社會實踐的真實記載，是今后學(xué)生就業(yè)及用人單位錄用、考核方面的重要依據(jù)。干部檔案是高校組織、人事、勞動工資等部門在對高校教職工進行考核、管理的過程中形成的檔案，是個人學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷的原始記錄，在高校職稱評聘、工資晉升、人才選拔等方面發(fā)揮著重要作用[1]。

在傳統(tǒng)的手工管理模式中，由于高校干部檔案與學(xué)生檔案各自的特點，兩者的管理方式也有著很大的差異。高校學(xué)生檔案流動性較強，其工作環(huán)節(jié)主要包括新生檔案接收、日常歸檔、查閱利用、畢業(yè)歸檔以及檔案轉(zhuǎn)遞等內(nèi)容。以我校為例，在新生入學(xué)后，新生人事檔案也隨即轉(zhuǎn)入我校，新生人事檔案入庫前要形成新生花名冊，依照新生檔案接收的情況在花名冊中做好缺檔記錄。學(xué)生在校期間隨時存在獎勵材料、黨員材料、學(xué)生社會實踐活動等材料的日常歸檔及學(xué)生檔案的查詢、利用工作。學(xué)生畢業(yè)前，會形成學(xué)歷及論文等一系列的畢業(yè)材料，為了不影響畢業(yè)生就業(yè)，需要在較短時間內(nèi)完成大批量畢業(yè)材料的歸檔工作。同時，在學(xué)生畢業(yè)時需根據(jù)學(xué)生不同的去向轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案，轉(zhuǎn)遞過程需要形成轉(zhuǎn)遞單、機要單和畢業(yè)生發(fā)文本等臺賬，以確保轉(zhuǎn)遞過程準(zhǔn)確無誤。相對于學(xué)生檔案流動性強的特點，高校干部檔案相對穩(wěn)定，新入職干部檔案入庫后，按中組部干部檔案的分類方法進行分類、整理和裝訂，之后隨著每年考核、人事調(diào)動、學(xué)歷、工資等材料的歸檔，分類、整理和裝訂的工作也會持續(xù)進行。高校干部檔案的利用率很高，主要針對人事及組織部門，在為相關(guān)部門提供檔案查借閱服務(wù)的同時需要做好登記備案，以保證高校干部檔案的完整與安全。

通過對這種手工管理模式的研究不難發(fā)現(xiàn)，無論是高校干部檔案還是高校學(xué)生檔案，工作過程都是復(fù)雜而煩瑣的，但是都有各自的特點和規(guī)律，如果能夠?qū)⑵渲械囊?guī)律通過信息化手段加以整合，形成一套專用于高校人事檔案工作的管理信息系統(tǒng)，那么檔案工作人員將會從復(fù)雜煩瑣的手工勞動中解脫出來，把更多精力投入到檔案管理與服務(wù)的創(chuàng)新中，這是順應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求。信息技術(shù)的使用不僅能提高檔案工作的效率，更能提高檔案自身的質(zhì)量與檔案服務(wù)的質(zhì)量，而一輪又一輪的人事制度改革更是要求作為人事工作重要參考的人事檔案工作必須進行相應(yīng)的改革與發(fā)展。

二、高校人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

1.建立高校人事檔案管理信息系統(tǒng)。利用現(xiàn)代化手段建立專用于高校人事檔案工作的管理信息系統(tǒng)是高校人事檔案管理信息化建設(shè)的直接內(nèi)容。在這個管理系統(tǒng)中，對于干部檔案，首先將干部基本情況的數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)，在系統(tǒng)中實現(xiàn)干部人事檔案基本信息的數(shù)字化；系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)可以對干部檔案進行自動分類，將其分為干部、工人、退休、去世、自動離職等不同類型；系統(tǒng)要具備強大的檢索功能，可以根據(jù)不同的關(guān)鍵字和條件值進行查找；鑒于人事檔案的保密性和我國的相關(guān)國情，干部檔案的具體內(nèi)容不能信息化，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)可以將其中的“干部檔案目錄”、“干部職務(wù)變動表”和“工資級別變動表”等目錄性質(zhì)的資料信息化，以便查找和利用；系統(tǒng)要為每個檔案設(shè)定一個唯一的號碼作為校驗碼導(dǎo)入或?qū)С鰯?shù)據(jù)，并將檔案密集架的編號輸入系統(tǒng)以便通過系統(tǒng)快速查找到檔案所在位置；系統(tǒng)應(yīng)包括檔案查閱、借閱情況的記錄，以方便掌握在庫檔案的情況以及檔案利用的情況。對于學(xué)生檔案，首先將新生相關(guān)數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)，實現(xiàn)學(xué)生檔案基本信息的數(shù)字化，并將各學(xué)院核查的缺檔情況數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)作為檔案核查的依據(jù)；系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)可以支持學(xué)生檔案的多種管理，可以自定義分類的方法和參考字段，既可以按照學(xué)歷分類，又可以按入學(xué)年份分類；畢業(yè)派遣時，將畢業(yè)生派遣數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)，系統(tǒng)必須能夠根據(jù)檢索條件進行排序，并打印形成統(tǒng)一的學(xué)生發(fā)文本、轉(zhuǎn)遞通知單、地址簽和機要文件交寄單等報表文件；系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠記錄查閱、借閱檔案的情況并具有相關(guān)的統(tǒng)計功能。

2.建立專業(yè)的高校人事檔案管理隊伍。在系統(tǒng)建立完備之后，我們面臨的便是長期的應(yīng)用與管理過程。任何事物都是在實踐過程中不斷完善的，高校人事檔案管理系統(tǒng)的建立也是如此。作為一名檔案工作者，應(yīng)當(dāng)具備與時俱進的精神，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平以順應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展要求。首先，高校人事檔案管理人員應(yīng)具備較高的思想政治素質(zhì)，無論是紙質(zhì)檔案還是電子化檔案，管理者必須嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，恪盡職守，求真務(wù)實，確保人事檔案的真實性和完整性[2]。其次，在做好這些工作的基礎(chǔ)上，管理者需要不斷更新觀念，開拓創(chuàng)新，努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù)，不斷完善高校人事檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案信息資源的利用，更好地為高校師生服務(wù)。

3.加強檔案管理法規(guī)建設(shè)。新技術(shù)的使用在提高工作效率的同時也對原有的檔案管理法規(guī)提出了新的挑戰(zhàn)，尤其是對電子檔案的憑證作用，要求必須有相應(yīng)的檔案管理法規(guī)為其提供法律依據(jù)。在確保數(shù)字化檔案真實性的前提下，電子檔案應(yīng)該具備和紙質(zhì)檔案一樣的法律憑證作用，這就需要相關(guān)法律法規(guī)進行一定修改，以保證電子檔案法律憑證作用的發(fā)揮。作為檔案工作者，要強化管理意識，學(xué)習(xí)《檔案法》等一系列法律法規(guī)，根據(jù)高校自身發(fā)展的現(xiàn)實需求制定人事檔案工作計劃，不斷建立健全各項規(guī)章制度，真正實現(xiàn)依法治檔。

三、存在問題及對策

1.人事檔案的保密性和安全性。首先是保密性的問題，《檔案法》規(guī)定：人事檔案屬于國家，是國家信息資源的一部分，需要區(qū)分使用權(quán)限。因此人事檔案管理者不能根據(jù)自己的意愿或他人的要求隨意處理和利用檔案，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)。在高校人事檔案信息化建設(shè)中，如何區(qū)分可公開的和不可公開的人事信息將是我們面臨的難題之一。在建立高校人事檔案管理系統(tǒng)時，除去可公開的信息，例如，高校干部檔案中的工作考核、職稱申報表、個人履歷和高校學(xué)生檔案中的報考錄取材料、學(xué)歷學(xué)位材料等等，對于涉及個人隱私的內(nèi)容，在錄入系統(tǒng)后，對于不同的利用者必須設(shè)置不同的權(quán)限，以保證高校人事檔案的保密性。其次是安全性的問題，人事檔案管理信息系統(tǒng)在建立初期必然面臨著諸多的不穩(wěn)定因素，例如計算機自身的不穩(wěn)定性和網(wǎng)絡(luò)安全問題，這就要求我們必須建立和完善信息資源安全保障體系，對數(shù)字化檔案進行安全管理和維護，充分運用身份認(rèn)證、使用權(quán)限設(shè)置、防火墻、文件加密等技術(shù)手段，為高校人事檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境。

2.人事檔案材料的內(nèi)容缺乏規(guī)范性與完整性。高校人事檔案材料主要來源于人事部門、組織部門及其他相關(guān)部門，由于沒有具體的歸檔要求，很多部門并不能保證規(guī)范歸檔，并出現(xiàn)擴大歸檔范圍使檔案龐雜或縮小歸檔范圍使檔案材料缺失的情況。有時由于當(dāng)事人的疏忽，在填寫相關(guān)材料時可能出現(xiàn)字體潦草甚至信息有誤的情況，使人事檔案的規(guī)范性難以保證。在現(xiàn)有的檔案材料中，如入學(xué)年齡、入黨時間等信息時有出現(xiàn)內(nèi)容前后不符且沒有說明的現(xiàn)象，一些原本該有的履歷、考核、學(xué)歷、職稱等材料由于各種原因并不健全。對這些情況，人事檔案部門并沒有進行嚴(yán)格的審核把關(guān)，沒能及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，給檔案的管理及利用帶來困難。針對這些問題，在高校人事檔案信息化建設(shè)之初，必須要建立一套完善的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范體系。前期的檔案材料收集工作要出臺相應(yīng)的歸檔要求，努力做到真實、完整、及時、規(guī)范的歸檔。信息化建設(shè)的過程中，各個高校要結(jié)合自身實際情況制定相應(yīng)的檔案管理信息化工作流程及具體操作說明，使檔案管理工作向著制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展。此外，在具體操作過程中要嚴(yán)格遵循安全規(guī)章制度，保證人事檔案的保密性與安全性，逐漸實現(xiàn)檔案的收集、鑒別、歸檔、整理、查詢等工作環(huán)節(jié)的信息化處理。

3.資金不足造成的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施配套不齊備。系統(tǒng)的信息化建設(shè)不僅消耗人力，更消耗巨大的財力。高校在進行人事檔案信息化建設(shè)的過程中，資金和設(shè)備的投入是必不可少的，而且這在一定程度上起決定性作用。同時計算機、管理信息系統(tǒng)等高科技產(chǎn)品的更新?lián)Q代速度較快、生命周期較短，高校在資金比較緊張的情況下，往往不會優(yōu)先考慮人事檔案信息化的建設(shè)。高校人事檔案信息化建設(shè)需要大量人力、財力、物力的投入，而現(xiàn)階段我國實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的條件并不成熟，這在很大程度上限制了信息化建設(shè)的進程[3]。面對這一現(xiàn)實，首先，各高校需要根據(jù)各自的實際情況，有計劃、有步驟地加大投入，在完善基礎(chǔ)設(shè)施的前提下不斷加強人事檔案的技術(shù)裝備。其次，對容易受損的、利用率高的、相對重要的材料優(yōu)先進行數(shù)字化，待條件成熟之后再對其他的檔案材料進行數(shù)字化建設(shè)，這樣不但減少了盲目的投入，還可以避免資源浪費。除此之外，檔案部門可以根據(jù)國家政策和法規(guī)，積極挖掘檔案資源的利用，在向個人和社會提供利用時，適當(dāng)收取服務(wù)費用，用于軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的投入。

4.高校人事檔案管理者的信息化意識不強，信息化水平較低。實現(xiàn)高校人事檔案信息化管理是一項艱巨而長遠的工作。為了盡快實現(xiàn)高校人事檔案的信息化建設(shè)，在得到高校領(lǐng)導(dǎo)班子的重視與扶持之下，要不斷加強高校人事檔案管理者的思想觀念、專業(yè)素質(zhì)以及信息化意識。受高校傳統(tǒng)用人體制的制約，加之檔案部門待遇不高、工作單調(diào)，優(yōu)秀的管理人才難以吸引進來。目前,我國高校人事檔案部門管理人員整體年齡偏大，計算機使用水平偏低，信息化意識薄弱，在觀念上并未從傳統(tǒng)的管理模式中轉(zhuǎn)變過來，大部分的人事檔案管理手段還是采用傳統(tǒng)的手工操作，管理模式落后。高校人事檔案管理隊伍的建設(shè)是高校人事檔案信息化建設(shè)得以順利完成的必要條件，因此建立一支高素質(zhì)的專業(yè)隊伍是當(dāng)務(wù)之急。一些老員工熟悉傳統(tǒng)的手工管理方式，這能幫助我們總結(jié)之前的經(jīng)驗，分析人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)，分析其進行信息化建設(shè)的可能性，在實施信息化之前做好萬全的準(zhǔn)備工作。同時不斷引進計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的專業(yè)人才和管理人才，現(xiàn)代化的檔案管理是一門交叉學(xué)科，是不同學(xué)科的綜合利用，這其中不僅涉及檔案學(xué)相關(guān)知識，也涉及計算機技術(shù)、信息管理、人力資源等學(xué)科的知識。高校有必要提高檔案工作人員的待遇，這樣不僅能激發(fā)工作熱情，也能吸引更多的復(fù)合型人才投入到檔案工作中，投身到高校人事檔案工作的信息化建設(shè)中[4]。

近年來，高校人事檔案管理信息化建設(shè)愈發(fā)受到重視，教育部、國家檔案局在2008年制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，其中明確指出：高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項經(jīng)費，為檔案機構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進行。雖然長期以來固守的管理方法不是一時一刻就能徹底改變的，但是作為新時期的高校人事檔案工作者，要善于學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識，努力創(chuàng)造積極條件，為高校人事檔案管理工作的信息化建設(shè)添磚加瓦。

[1]孫廣福.高校人事檔案管理信息化芻議[J].蘭臺世界，2005（8）.

[2]戎曄.高校人事檔案管理現(xiàn)狀與信息化建設(shè)探析[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2010（19）.

[3]王冠.淺析高校人事檔案信息化管理的實現(xiàn)及意義[J].科技信息，2010（3）.

[4]林小云.高校人事檔案信息化管理的問題與對策分析[J].檔案管理,2011（3）.

The Analysis on Informatization Construction of Personnel Archives in Colleges and Universities

Ren Ping

(Archives of Beijing Jiaotong University, Beijing 100044, China)

The informatization development of society and innovation of personnel system in colleges and universities demand the personnel archives to be informatized. This paper first elaborates the necessity and the long-term significance of the informatization construction of personnel archives in colleges and universities, and then analyzes the content of the informatization construction. At last, it points out the possible problems and corresponding countermeasures in the process of informatization construction.

colleges and universities; personnel archives; informatization; management system

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.06.13

任平，北京交通大學(xué)檔案館，研究方向為人事檔案管理。

G271

A

2016-11-29