姚桂霞

摘要：本文探討了縮短報(bào)告編寫時間、報(bào)告為被審計(jì)單位所接受、報(bào)告編寫語言文字運(yùn)用三個方面的方法和策略。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部審計(jì)；審計(jì)報(bào)告；編寫方法

一項(xiàng)內(nèi)部審計(jì)項(xiàng)目按照事先制定的審計(jì)計(jì)劃，完成了現(xiàn)場審計(jì)工作，就進(jìn)入到了審計(jì)報(bào)告編寫階段。然而在內(nèi)部審計(jì)報(bào)告編寫過程中，在審計(jì)發(fā)現(xiàn)和建議方面與被審計(jì)單位達(dá)成一致意見，可能是最費(fèi)時間的階段。美國審計(jì)專家拉里·索耶在《索耶內(nèi)部審計(jì)師指南》中指出：“在編寫報(bào)告過程中，審計(jì)部門內(nèi)部引發(fā)沖突的根源無法超越。在編寫審計(jì)報(bào)告的痛苦過程中，似乎忘記了最出色的分析結(jié)果和最有效的審計(jì)發(fā)現(xiàn)?！笨梢娭型鈨?nèi)部審計(jì)在審計(jì)報(bào)告編寫階段都面臨著相同的情形?？旖莸馗咚降赝瓿蓛?nèi)部審計(jì)報(bào)告的編寫是內(nèi)部審計(jì)人員追求的永恒目標(biāo)。

一、編寫內(nèi)部審計(jì)報(bào)告節(jié)省時間的方法與策略

現(xiàn)場審計(jì)結(jié)束后，開始編寫內(nèi)部審計(jì)報(bào)告，如何盡快完成報(bào)告編寫，審計(jì)組可以采取以下方法和策略。

（一）審計(jì)過程中與被審計(jì)單位人員經(jīng)常溝通和交流，及時通報(bào)內(nèi)部審計(jì)的結(jié)果

等到審計(jì)結(jié)束時才將審計(jì)意見和建議與審計(jì)單位進(jìn)行交換意見，那么被審計(jì)單位見到全部結(jié)果的那一刻所受到的沖擊效應(yīng)，會加劇被審計(jì)單位退回審計(jì)報(bào)告的想法。逐漸向被審計(jì)單位透露審計(jì)結(jié)果，會大大降低被審計(jì)單位的激烈的抵觸情緒。在項(xiàng)目審計(jì)過程中，審計(jì)組認(rèn)為具備了溝通交流的條件，就應(yīng)該以正式的或者臨時備忘錄的方式，與被審計(jì)單位分享信息。

（二）減少內(nèi)部審計(jì)報(bào)告不必要的審查層次，減少審查人員的數(shù)量

內(nèi)部審計(jì)部門的多重審查層次通常是審計(jì)報(bào)告編制延遲的最大根源。規(guī)范審查程序，減少審查層次和審查人員數(shù)量，會縮短和加快內(nèi)部審計(jì)報(bào)告的編寫進(jìn)程。并不是參加審查的人員越多，就能提高審計(jì)報(bào)告的質(zhì)量。當(dāng)然每增加一次審查就會提供一個新的看法，就會提供不同層次或者不同類型的專業(yè)知識。然而讓具有豐富經(jīng)驗(yàn)的審計(jì)人員對草稿予以審查，完全可以代替其他人的審查。減少審查層次是推動報(bào)告審計(jì)編寫更快向前的一種方法，同時也注意審查層次和審查人員的減少在審計(jì)報(bào)告質(zhì)量方面會存在一定的風(fēng)險。

（三）使用團(tuán)隊(duì)寫作可以壓縮審計(jì)報(bào)告編寫的過程

審計(jì)報(bào)告編寫一般由審計(jì)組組長指定一個成員起草審計(jì)報(bào)告，然后審計(jì)組所有成員對審計(jì)報(bào)告提出修改意見。這個過程需要很長時間。如果把審計(jì)組和所有審查報(bào)告草稿的人員集中到一起，共同起草報(bào)告，就會大大縮減報(bào)告編寫的時間周期。這個方法允許內(nèi)部審計(jì)團(tuán)隊(duì)和審計(jì)主管人員在一起，討論報(bào)告草稿，提出修改意見，沒有通常編輯過程中無休止的反反復(fù)復(fù)。團(tuán)隊(duì)寫作要將審計(jì)組、審查人員聚集在一起，在會議室前面的屏幕上投放審計(jì)報(bào)告，所有人圍著會議室的桌子坐著，都可以對審計(jì)報(bào)告發(fā)表個人看法和意見。

（四）讓被審計(jì)單位的人員參加審計(jì)報(bào)告編寫會議

審計(jì)報(bào)告編寫會議是更為大膽的一種團(tuán)隊(duì)編寫方式。將所有審查人員集中在會議室，與團(tuán)隊(duì)編寫相似，報(bào)告編寫會議也讓被審計(jì)單位人員參加。這樣被審計(jì)單位人員在報(bào)告初稿公布前，也能提出他們的一些意見和建議。這種方式可能增加會議的緊張氣氛，也會增加報(bào)告修改的難度，然而報(bào)告一旦確定，被審計(jì)單位就會接受，同時為審計(jì)整改打下良好的基礎(chǔ)。

（五）盡量減短審計(jì)報(bào)告的篇幅以加快報(bào)告編寫過程

在縮短編寫審計(jì)報(bào)告時間周期方面取得成功的審計(jì)組，通常會編寫較為精簡的審計(jì)報(bào)告，編寫這樣報(bào)告不僅易于編寫，而且易于閱讀。報(bào)告越短，編寫和編輯花費(fèi)的時間就越少。繁雜也能讓審查過程緩慢，所以一般而言，越簡單越好。較長的報(bào)告，與被審計(jì)單位達(dá)成一致意見，也是一件繁重的事情，因此在整個編寫過程中，精簡報(bào)告應(yīng)該是值得的。

二、讓被審計(jì)單位更容易接受內(nèi)部審計(jì)報(bào)告的方法與策略

無論審計(jì)組在項(xiàng)目進(jìn)展過程中溝通得多么好，被審計(jì)單位時常還是會對內(nèi)部審計(jì)報(bào)告感到敏感或者擔(dān)心。盡管內(nèi)部審計(jì)報(bào)告編寫及時，適用法規(guī)準(zhǔn)確，被審計(jì)單位仍然會存在一定的抵觸情緒。這是不可避免的，但是通過我們不斷地努力，可以減少或不讓這種情況出現(xiàn)。有句老話說得好：“重要的是，不是你說了什么，而是你如何說?！币环輧?nèi)部審計(jì)報(bào)告所引起的反響，取決于報(bào)告中如何表述所發(fā)現(xiàn)的問題以及如何表達(dá)意見和建議。

對于內(nèi)部審計(jì)人員而言，不僅要能夠清楚地闡明發(fā)現(xiàn)的問題，還要能夠闡明潛在影響因素是什么，能夠闡明如何加以解決問題，而且還要鼓勵被審計(jì)單位采取整改，這是內(nèi)部審計(jì)的終極目的。如果我們沒有鼓勵整改，那么審計(jì)的目的就沒有達(dá)到，整個審計(jì)過程就是浪費(fèi)時間。談到鼓勵被審計(jì)單位的整改，與一大堆的批評相比，一點(diǎn)點(diǎn)的褒獎更能夠激發(fā)百倍的積極性。我們平常所談?wù)摰那楦泻陀^念，算不上是什么要緊的東西，但是在接受一份內(nèi)部審計(jì)報(bào)告方面，卻能夠發(fā)揮著很大的作用。

三、內(nèi)部審計(jì)報(bào)告中使用語言文字應(yīng)當(dāng)注意的事項(xiàng)

編寫內(nèi)部審計(jì)報(bào)告時，文字表達(dá)上要盡量做到準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)，同時避免出現(xiàn)讓被審計(jì)單位感覺不舒服的語言，這樣的審計(jì)報(bào)告才能為被審計(jì)單位所接受，才能激勵被審計(jì)單位進(jìn)行整改。有些表達(dá)方式不能使用，至少應(yīng)當(dāng)少用。

一要避免使用“被審計(jì)單位應(yīng)當(dāng)考慮……”這樣的表達(dá)方式。內(nèi)部審計(jì)報(bào)告應(yīng)當(dāng)依法依規(guī)地提出具體措施的建議。當(dāng)我們的意見和建議僅僅是“考慮”某些事情時，這就將采取措施的重要性和迫切性的要求置于了不利地位。沒有一個內(nèi)部審計(jì)人員希望被審計(jì)單位對給出的意見和建議，僅僅做出一個“行，我們會考慮”的反應(yīng)。

二要避免使用模棱兩可的話。采用諸如“似乎是”、“我們的印象是”、“表面上看是”這樣的短語表述，讓人感覺在回避表明觀念。如果太頻繁地回避表明觀念，那些閱讀內(nèi)部審計(jì)報(bào)告的人將會得出結(jié)論，內(nèi)部審計(jì)人員沒有提供有支撐基礎(chǔ)的事實(shí)。被審計(jì)單位必須知道他們可以信賴審計(jì)發(fā)現(xiàn)和建議，模棱兩可的話讓他們聽上去更多地好像是直覺。如果審計(jì)報(bào)告含有模棱兩可的話，那些審查報(bào)告的人也會把它退回來，要求提供更多的信息。

三要避免過度使用強(qiáng)調(diào)成份。諸如“明確”、“特別”或者“十分”等詞語，由于增加強(qiáng)調(diào)語氣，似乎又走到了模棱兩可的對立面。但是這些強(qiáng)調(diào)詞語也是不明確的，它們可以看成是另一類型的模棱兩可的話。強(qiáng)調(diào)詞語會引起疑問，諸如“意義重大的”，是與什么相比呢？“明確地”，依據(jù)什么樣的標(biāo)準(zhǔn)呢？在審計(jì)報(bào)告中如果隨意使用強(qiáng)調(diào)詞語，不同的人員閱讀同一份報(bào)告，可能對所講的東西，會留下不同的印象。

四要避免使用絕對的語言。回避模糊是對的，使用諸如“一切”、“無”、“從不”、“總是”這些詞語也是不恰當(dāng)?shù)??！氨粚徲?jì)單位總是”、“被審計(jì)單位從不”，對被審計(jì)單位而言可能是好戰(zhàn)的詞語，促使他們開始尋找普遍情況的例外，而不是檢查實(shí)際問題。審計(jì)人員測試了十項(xiàng)業(yè)務(wù)，沒有一個得到了批準(zhǔn)，這么說是恰當(dāng)?shù)模欢暶魉袠I(yè)務(wù)從來沒有得到批準(zhǔn)，那就言過其實(shí)了。

五要避免使用指責(zé)性的語言。內(nèi)部審計(jì)報(bào)告應(yīng)該是促進(jìn)積極的變化，而不是進(jìn)行歸責(zé)。當(dāng)報(bào)告給人以中性的印象，而不是給人以有爭議的印象的時候，更有可能達(dá)成一致意見。目的是要找到問題的根源，而不是列出犯錯誤的那部分人的名字。針對審計(jì)建議，報(bào)告中明確了負(fù)責(zé)整改的那部分人員，這是巧妙的做法；如果說成是某某人的錯誤，那就讓人難以接受。

六要避免使用否定性的語言。諸如“被審計(jì)單位未能實(shí)施恰當(dāng)?shù)目刂啤边@樣的描述，不可避免地會惹怒被審計(jì)單位將來進(jìn)行整改的部門和人員。不用借助“沒有”或者“失敗”等詞語進(jìn)行責(zé)任歸咎，只要簡單地?cái)⑹鰡栴}，更有可能落實(shí)將來必須的整改措施；同時這也有助于保持與被審計(jì)單位的人際關(guān)系，畢竟我們以后還要對該單位進(jìn)行審計(jì)。

七要避免過度使用專業(yè)術(shù)語。每個專業(yè)領(lǐng)域都有一定的專業(yè)術(shù)語，把專業(yè)術(shù)語從內(nèi)部審計(jì)報(bào)告中剔除得越多，我們的信息就會越清晰。在審計(jì)報(bào)告中，如果使用諸如“業(yè)務(wù)控制”、“層次抽樣方法”這樣的術(shù)語，或者在審計(jì)報(bào)告中使用過多的會計(jì)語言，會讓閱讀審計(jì)報(bào)告的人感到無聊，難以繼續(xù)閱讀。

總之，內(nèi)部審計(jì)報(bào)告的編寫是內(nèi)部審計(jì)工作的重要階段，在這一階段需要與被審計(jì)單位進(jìn)進(jìn)行更多地溝通和交流，也就更需要講究方法和策略。只有當(dāng)內(nèi)部審計(jì)人員掌握了報(bào)告編寫過程的方法和策略，才能真正實(shí)現(xiàn)內(nèi)部審計(jì)的目的。

參考文獻(xiàn)：

[1]Richard F. Chambers，Lessons Learned on The Audit Trail， [M].國際內(nèi)部審計(jì)協(xié)會，2014.

[2]張雪秋.審計(jì)報(bào)告編寫的原則和方法[J].湖南審計(jì)，2002，7.

[3]張新華.寫好內(nèi)部審計(jì)報(bào)告應(yīng)抓住的幾個關(guān)鍵點(diǎn)[J].工業(yè)審計(jì)與會計(jì)，2014，3.