李繼紅

摘 要：檔案真實記錄了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的所有活動狀況，既是第一手材料的儲存載體，也為機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員積累了極為珍貴的工作經(jīng)驗，其可以供人了解機(jī)關(guān)事業(yè)單位的整個發(fā)展歷程，也可以作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行改革與管理的決策性依據(jù)。目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位正在不斷深化發(fā)展，在此過程中日益暴露出許多有關(guān)檔案管理的問題，管理人員必須基于新時代發(fā)展需要來解決既有的舊問題。本文基于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中的“老難題”，試探究其“新對策”。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理工作；“老難題”；“新對策”

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案既能記錄其工作人員的品行、經(jīng)歷以及政治面貌，也能用于單位的人才考核，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展下一步各項工作的重要參考依據(jù)，檔案必須接受規(guī)范化管理，以確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位在活動中可以充分利用檔案內(nèi)容開展各項工作。當(dāng)前，我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理上存在著混亂且效率低下的現(xiàn)狀，這無疑給機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作帶來了不良影響。對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位于檔案管理中存在的不足之處，管理者應(yīng)嘗試各種行之有效的措施來解決與彌補。

1 幾個懸而未決的“老難題”

（一）對檔案管理工作不夠重視

一直以來，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位都沒有對檔案管理給予足夠的重視，領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行抽查時與上級部門前來檢查時，通常是進(jìn)行被動式的應(yīng)付，而沒有投入更多的時間與精力進(jìn)行檔案管理，于是導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理上出現(xiàn)管理質(zhì)量低下的問題。而管理質(zhì)量低下將會導(dǎo)致人員檔案資料混亂，無法在人員考核上發(fā)揮其應(yīng)有的功效，內(nèi)部人力資源調(diào)配因此而缺少足夠的依據(jù)來支撐。此外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位均有一些前沿性業(yè)務(wù)，與檔案管理這種幕后工作相比，管理者更加重視前沿性業(yè)務(wù)，因此在檔案管理上缺乏足夠強度的監(jiān)管，或是未將檔案管理納入考評體系之中，或是即使納入也沒有給予足夠的分值占比，因此導(dǎo)致檔案在歸檔與管理上出現(xiàn)各種不規(guī)范現(xiàn)象。

（二）檔案工作難以得到充分的財力、物力保障

首先，我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位在現(xiàn)階段仍然缺少良好的檔案管理環(huán)境，許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理環(huán)境未達(dá)到省級標(biāo)準(zhǔn)，甚至部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位尚未達(dá)到單位本身對應(yīng)的等級標(biāo)準(zhǔn)，其檔案管理室中堆滿了雜物，雖然配置有許多管理設(shè)施、設(shè)備，但是卻極少使用，甚至放在角落里生銹、落滿灰塵，在使用時極易發(fā)生檔案損壞問題。其次，由于對檔案管理沒有給予足夠的重視，機(jī)關(guān)事業(yè)單位很少將資金投入到檔案管理之中，因此檔案管理工作相對滯后，其管理模式依然處于“信袋式”狀態(tài)，沒有實施信息自動化管理，未在檔案管理工作之中做到辦公自動化，很難在有需要時快速查閱利用檔案。

（三）人員配備不合理，管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊

人員配備不合理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中最為突出的一個問題，一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位雖然在人力、物力以及財力上給予檔案管理工作以大量的投入，但是在人員配備上卻存在著許多問題，例如，將年齡較大或?qū)I(yè)知識不全面的人員分配到檔案管理工作崗位上，將檔案管理工作歸類到辦公室的工作范疇之中，安排一些工作壓力較輕的人員“兼職”檔案管理工作，這些現(xiàn)象非常普遍，看似充分利用工作人員的閑余價值，但是實際上并沒有為檔案管理工作配備具有專業(yè)技能的高業(yè)務(wù)水平人員，同時也使得檔案管理存在人員業(yè)務(wù)水平參差不齊的問題。

2 可用于解決問題的若干“新對策”

（一）加強管理人員政治素質(zhì)的培養(yǎng)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位所要面對工作內(nèi)容通常對涉密性與規(guī)范性有很高的要求，管理者需要對檔案管理工作給予充分的重視，在安排檔案管理崗位時應(yīng)選擇具有較強責(zé)任心與較可靠的政治素養(yǎng)的人員，也可以定期為檔案管理工作人員給予思想政治教育，使其在工作中能夠做到與時俱進(jìn)，始終符合黨和政府的各項政策。除此之外，為了滿足檔案管理工作的基本要求，檔案管理人員還應(yīng)該樹立積極向上的世界觀、價值觀與人生觀，做到對檔案管理工作具有較強的責(zé)任感與自豪感，在思想上給予檔案管理工作以足夠的重視。

（二）提供良好的工作環(huán)境與工作條件

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位之中，相較于其他前沿性工作，檔案工作過于枯燥與乏味，不僅成績不夠突出，也很難得到一些“油水”，因此被大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員看作是一個冷門崗位。但是，檔案管理工作對于外部環(huán)境有著較為特殊的要求，若要實現(xiàn)檔案管理的涉密性與規(guī)范性，必須要有良好的軟環(huán)境與硬環(huán)境。

首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以從外部招入具有優(yōu)秀專業(yè)知識的檔案管理人員，也可以從機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部選擇檔案管理水平較高的人員進(jìn)行調(diào)任，如此可以確保檔案管理有理有序。在確保人員良好配置之后，應(yīng)該加強對檔案管理工作的支持，如：出臺相應(yīng)的管理政策并使其傾斜于檔案工作；優(yōu)化檔案管理工作的績效考核，通過量化工作成績、加大獎懲力度，來調(diào)動檔案管理人員在工作上的積極性。

其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該為檔案管理工作營造一個良好的制度環(huán)境，如基于《國家檔案法》來推行“十防”標(biāo)準(zhǔn)，糾正管理混亂、雜物胡亂堆放、檔案管理不科學(xué)的現(xiàn)象，借助辦公室自動化技術(shù)來實現(xiàn)檔案的高效管理。除此之外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還應(yīng)該加強對財力與物力的支持，定期購置和維護(hù)檔案保管設(shè)備，使其始終處于較新的狀態(tài)，如此可以避免檔案損壞與遺失。對于省市級的機(jī)關(guān)事業(yè)單位，可以酌情推行辦公自動化建設(shè)，使用信息管理系統(tǒng)來管理檔案，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案儲存起來，如此可以節(jié)省空間，提高檔案管理效率。當(dāng)然，電子檔案容易因為系統(tǒng)崩潰而發(fā)生丟失問題，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理時不可僅作電子檔案保管，應(yīng)該將電子檔案與紙質(zhì)檔案結(jié)合起來進(jìn)行共同保管，如此可以確保檔案的安全。

最后，可以建立健全檔案管理的安全體制，積極發(fā)展計算機(jī)技術(shù)，通過設(shè)立防火墻、加密信息等手段來確保數(shù)據(jù)安全，為檔案管理工作提供一個安全可靠的技術(shù)環(huán)境。

（三）加強人員培訓(xùn)、確保業(yè)務(wù)水平精湛

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位之中，不僅前沿性工作對于業(yè)務(wù)性有很高的要求，檔案管理工作同樣對業(yè)務(wù)性有很強的要求，因此檔案管理工作人員必須具有優(yōu)秀的業(yè)務(wù)水平，這是確保檔案管理工作正常進(jìn)行的重要保障。在筆者看來，若要確保業(yè)務(wù)水平精湛，首先需要做好檔案的日常整理、保管與編研，如此可以使檔案內(nèi)容更加全面，檢索起來更加迅速，日常利用率更高；其次需要為檔案管理人員加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其在管理理念與管理技巧上能夠不斷創(chuàng)新，從而為檔案管理提供創(chuàng)新服務(wù)。同時，檔案管理還應(yīng)遵守既有的法律規(guī)范，務(wù)必使檔案管理工作可以沿著規(guī)范的軌道繼續(xù)進(jìn)行。最后，應(yīng)加強對管理人員的考核，如招聘時增加相應(yīng)的篩選條件，錄入后加強對管理人員業(yè)務(wù)水平的考核，如此可以確保檔案管理人員具有足夠的專業(yè)知識能力。

3 結(jié)語

重業(yè)務(wù)而輕檔案管理、無法保障檔案管理所需各種保障、管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊等是機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作中常見的“老難題”。對于這些問題，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以通過提高政治素質(zhì)、提供良好的工作保障與工作條件以及加強人員培訓(xùn)、確保業(yè)務(wù)水平精湛等措施來實現(xiàn)問題的有效解決。

參考文獻(xiàn)

[1]張麗.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的“老難題”及“新對策”[J].蘭臺內(nèi)外，2016（01）.

[2]李琳.關(guān)于做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的思考[J].經(jīng)營管理者，2016（20）.

[3]李琳.淺談機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點及解決對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（13）.

[4]董曉林.機(jī)關(guān)事業(yè)單位工人檔案管理問題及對策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（05）.

[5]吳靜.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作存在的問題及改進(jìn)對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（12）.