淺談企業(yè)辦公室工作管理新思路

石光華

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，在經(jīng)濟全球化的大趨勢下，辦公室作為企業(yè)綜合性管理服務(wù)機構(gòu)，同時兼有很多重要職責(zé)，其作用對企業(yè)良好的經(jīng)營運作越發(fā)重要和明顯，辦公室的工作效率直接影響企業(yè)的正常發(fā)展運作。本文簡要闡述辦公室工作的特點和主要內(nèi)容，總結(jié)常見的管理問題，并提出辦公室工作管理的新思路，以供相關(guān)工作人員參考借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；辦公室管理；創(chuàng)新

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國各企業(yè)也在不斷的發(fā)展壯大，企業(yè)辦工作已經(jīng)成為一個綜合性的管理服務(wù)機構(gòu)，在企業(yè)中承擔(dān)這非常重要的職責(zé)，也有著承上啟下的作用，關(guān)系到各種決策和總要工作是否能夠落實到實處，新形勢下，辦企業(yè)辦公室的作業(yè)和地位日益重要，做好辦公室管理工作，堅持以人為本，開拓創(chuàng)新是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的基本保障，是提高企業(yè)辦公室工作效率的關(guān)鍵。

一、企業(yè)辦公室管理工作的特點

辦公室是企業(yè)中綜合性的管理服務(wù)部門，就企業(yè)正常運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵部門，企業(yè)辦公室的管理工作具有一下特點：第一，協(xié)調(diào)性和操作性。辦公室是外界和企業(yè)內(nèi)部的重要信息渠道，需要進行有效的信息溝通，處理協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門關(guān)系，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，培養(yǎng)企業(yè)員工團結(jié)協(xié)作的工作精神。第二，綜合性和全局性。辦公室是企業(yè)運作的關(guān)鍵部門，管理工作具涉及企業(yè)的方方面面，具有綜合性和全局性的特點。第三，輔助性和服務(wù)性。辦公室直接為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作和決策，為企業(yè)的發(fā)展起到了輔助和服務(wù)的作用。

二、新時期企業(yè)辦公室工作內(nèi)容

（一）制定企業(yè)制度

辦公室要根據(jù)企業(yè)的短期和長期目標(biāo)以及工作任務(wù)，及時制定和完善各項規(guī)章制度，以保證企業(yè)適應(yīng)新時代的發(fā)展需求。

（二）輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策

辦公室為企業(yè)發(fā)展收集和匯總各種有關(guān)于經(jīng)濟和發(fā)展的信息，信息的收集和分析可以為企業(yè)的決策起到信息補充等輔助作用，一遍企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)市場經(jīng)濟的變化做出正確的戰(zhàn)略決策。

（三）公共關(guān)系管理

辦公室根據(jù)公司的戰(zhàn)略規(guī)劃與政府、合作企業(yè)等方面建立和維護良好的公共關(guān)系，以保證企業(yè)各項目工作的順利進行，并且要組織相關(guān)部門進行危機公關(guān)處理工作。

（四）企業(yè)日常管理

企業(yè)日常工作的科學(xué)管理是現(xiàn)代企業(yè)生存的關(guān)緊啊，辦公室日常管理包括接待工作、印信保管、值班保障等日常事物，同時還有一些業(yè)務(wù)細(xì)化和業(yè)務(wù)拓展等工作，通過對日?，嵥槭挛锏目茖W(xué)高效管理，把企業(yè)各部門緊密聯(lián)系起來。

（五）業(yè)務(wù)檔案管理

辦公室還要根據(jù)實際情況做好文書、人事、重點項目等檔案的手機管理工作，進行分類管理，以便能夠充分發(fā)揮企業(yè)檔案的作用。

三、辦公室管理面臨的問題

在這些年我國企業(yè)的發(fā)展中，很多企業(yè)的辦公室管理并不成熟，還存在很多問題，包括辦公室工作人員的職責(zé)分工不夠明確，在實際管理中容易出現(xiàn)漏統(tǒng)，其次辦公室管理工作缺乏主動性和積極性，只是單純的執(zhí)行企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的命令，沒有發(fā)揮其輔助性的作用，并且，企業(yè)內(nèi)部缺乏科學(xué)的監(jiān)督制度，容易導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)腐敗問題。

四、企業(yè)辦公室管理新思路

（一）建立高效的管理制度

企業(yè)的良好運作離不開科學(xué)高效的管理和優(yōu)化的工作流程，在企業(yè)日常工作中，必須要有嚴(yán)謹(jǐn)、高效的工作制度對員工進行約束，嚴(yán)格規(guī)范接待制度、印信管理制度、會議制度等等，避免出現(xiàn)工作無序的情況出現(xiàn)，尤其是接待工作和會議工作等需要企業(yè)多個部門以及企業(yè)外部相關(guān)單位參與的工作，這類工作影響因素較多，如果沒有嚴(yán)格的工作流程，難以使其有條不紊的進行，在管理制度的建立上，要遵循系統(tǒng)性、可行性、高效等等基本原則，做到統(tǒng)籌兼顧，深入分析工作流程，簡化工作工序，提高工作效率。

五、合理分工辦公室內(nèi)部工作

對辦公室內(nèi)部工作進行準(zhǔn)確合理的分工是辦公室科學(xué)管理的前提，企業(yè)辦公室具有咨詢、信息收集處理、服務(wù)等眾多智能，只有進行合理的分工，細(xì)化崗位職責(zé)，才能實現(xiàn)科學(xué)化的管理，防止責(zé)任互相推諉的現(xiàn)象出現(xiàn)，確保工作落到實處，在進行分工時要從實際工作需要出發(fā)，合理安排工作量。

（三）發(fā)揮協(xié)調(diào)公共關(guān)系的樞紐作用

辦公室作為聯(lián)系企業(yè)內(nèi)部門和企業(yè)內(nèi)部和外部之間的關(guān)鍵部門，如何能夠協(xié)調(diào)好公共關(guān)系，其中公關(guān)能力的提高非常重要，這就要求辦公室的共組人員能夠熟悉掌握企業(yè)內(nèi)部各部門的職責(zé)和工作情況，在協(xié)調(diào)時以不卑不亢的態(tài)度化解協(xié)調(diào)工作中的難點，對于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的工作指示要技術(shù)下達(dá)，對于基層員工意見也要及時反饋。

（四）樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)

辦公室的工作性質(zhì)具有很強的不穩(wěn)定因素，在工作中往往充滿變數(shù)，工作是否認(rèn)真負(fù)責(zé)直接影響企業(yè)對外的形象，例如接待工作和會議工作等，常常會有突如其來的狀況和變故，所以這些工作的合理安排要有很強的責(zé)任意識，還要有一定的預(yù)判能力，最大可能把工作一次性做到位，以防措手不及，這不僅僅提高了工作效率，有強化了工作計劃的執(zhí)行。

（五）提高辦公室工作人員的綜合素質(zhì)

現(xiàn)代企業(yè)管理的重要理念就是以人為本，辦公室工作人員的綜合素質(zhì)也要緊跟時代要求，除了具備基本的溝通協(xié)作能力之外，還要善于學(xué)習(xí)，不斷提高知識儲備，還要具有一定的法律意識，以適應(yīng)新時期辦公室管理的要求。

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