淺談房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀及對策

馮彩練

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)騰飛，房地產(chǎn)業(yè)也呈現(xiàn)蓬勃發(fā)展的趨勢，本文結(jié)合工作實(shí)踐，針對房地產(chǎn)檔案管理存在的問題，提出了相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵字：房地產(chǎn)；檔案管理；問題

一、房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險能力

近幾年，房地產(chǎn)市場異?；鸨?，房子已經(jīng)成為人們茶余飯后的重要話題。房地產(chǎn)檔案在當(dāng)下顯得是十分重要，而我國的產(chǎn)權(quán)檔案抗風(fēng)險能力一直較低下。主要原因是受到經(jīng)濟(jì)因素的思想觀念的影響，雖然我國房地產(chǎn)檔案管理部門做好了基本的檔案保護(hù)措施，但當(dāng)遇到一些大型的自然災(zāi)害或不可抗力因素時，產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險能力弊病就會立刻突顯出來。例如，2008年的汶川大地震，由于地震的強(qiáng)大破壞作用，整個汶川基本被夷為廢墟，還造成了巨大的財(cái)產(chǎn)損失和人員傷亡，很多產(chǎn)權(quán)檔案已經(jīng)不復(fù)存在，這給后期的財(cái)產(chǎn)理賠工作帶來了很大的困難。另外在信息化管理過程中，大量數(shù)字信息都儲存在硬件設(shè)備中，存儲設(shè)備都有一定的保存年限，需要不斷的拷貝和更新，更新不及時，也可能造成損失。

（二）產(chǎn)權(quán)檔案具有明顯的時代特征

隨著現(xiàn)代科技和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，產(chǎn)權(quán)檔案具有明顯的時代特征。但是，我國產(chǎn)權(quán)檔案管理人員的專業(yè)性普遍較低，管理人員的業(yè)務(wù)能力不高，不能及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，材料檔案的不規(guī)范問題時常發(fā)生。

（三）房地產(chǎn)檔案的形式

完整的房地產(chǎn)檔案中，必須包含除了文字、圖表之外，還應(yīng)有一些相關(guān)的照片、錄音、重要數(shù)據(jù)的底版和其他影像資料。但隨著時代的發(fā)展，這些資料已經(jīng)無法滿足人們的需要了，由于房地產(chǎn)檔案的特殊性，它在保存中有特殊的載體，如果這些載體遭到損壞，整個管理成本會提高很多。因此，對于特殊的檔案材料，一定要讓專人管理，還要有特定的管理制度。

二、加強(qiáng)管理，解決問題

（一）加強(qiáng)做好基礎(chǔ)性工作

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化是現(xiàn)代房地產(chǎn)檔案管理的主要趨勢。電子檔案是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)及其他相關(guān)數(shù)據(jù)。對于近些年的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案都是直接由負(fù)責(zé)登記進(jìn)件的工作人員錄入的電腦的，但由于是人為錄入，一定會存在誤差，所以要求后面的審核人員一定要加強(qiáng)審核力度。但對于大多數(shù)建筑年限較長的房產(chǎn)都是只有紙質(zhì)的檔案，我們必須先把這些檔案通過高速掃描儀進(jìn)行掃描，形成數(shù)字化影像形式，形成電子檔案達(dá)到通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲格式，便于當(dāng)下工作人員在電腦上查檔調(diào)閱。由于這是一項(xiàng)技術(shù)工作，管理人員需要事先做好材料調(diào)查和搜集，對存量房產(chǎn)檔案進(jìn)行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料的完整性。再者，其檔案內(nèi)容要精確簡潔，減去檔案中不必要的內(nèi)容。最后，必須保證檔案資料中內(nèi)容的清晰，排序也必須符合規(guī)定。數(shù)字化后，還應(yīng)對數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量進(jìn)行檢查，保證萬無一失。

（二）建立統(tǒng)一的國家標(biāo)準(zhǔn)

國家檔案局已經(jīng)針對電子檔案管理制定了相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，這對我國的電子檔案管理起到了很大的規(guī)范作用。房地產(chǎn)管理部門也必須結(jié)合時代和的行業(yè)的特點(diǎn)，制定與本行業(yè)檔案管理相關(guān)的制度，提高檔案管理的質(zhì)量和有效性，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，并逐漸走向現(xiàn)代化，與世界接軌。

（三）必須保存雙套檔案

房產(chǎn)檔案數(shù)字化是檔案工作中的新內(nèi)容，也是新的發(fā)展，但我們還有許多問題需要解決，如數(shù)字化檔案中信息歸納問題，檔案的執(zhí)行憑證問題、數(shù)字化檔案的安全訪問和安全管理問題，或者信息的規(guī)范化、存儲等方方面面的問題。所以，我們必須根據(jù)實(shí)際，在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)，對房地產(chǎn)檔案管理實(shí)行雙保險，就是在使用電子計(jì)算機(jī)保存的同時，還做好紙張檔案儲存，這樣就能保證房地產(chǎn)檔案的安全可靠了。在現(xiàn)代化管理中，我們首先要做好數(shù)字化管理，建立相關(guān)的房地產(chǎn)檔案信息搜索平臺，讓老百姓可以方便的搜索到信息；在實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的逐頁掃描，存入微機(jī)。另外特別強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)電子檔案在目前階段不具備法律憑證，只有紙質(zhì)原始檔案才具有法律憑證作用。

（四）搞好事前控制

根據(jù)我國相關(guān)法律，房地產(chǎn)檔案必須是真實(shí)、準(zhǔn)確的，不得與事實(shí)相違背。如果房地產(chǎn)檔案本身存在一些記錄錯誤或者其它誤差，那么房地產(chǎn)檔案的法律效力就會大大降低，在發(fā)揮憑證作用的過程中就會出現(xiàn)證據(jù)錯誤和證據(jù)不足的問題。為了避免這一問題的發(fā)生，房地產(chǎn)檔案必須做好事前控制。在檔案歸檔前，一定要嚴(yán)格審查當(dāng)事人的資料是否符合要求，并保證其提供的資料都是合法有效的。申請人在辦理產(chǎn)權(quán)登記過程中，需按照相關(guān)規(guī)定填寫表格和提供真實(shí)信息。只有做好產(chǎn)權(quán)的事前審查工作，才能為后期的檔案管理打下基礎(chǔ)。我們登記簿的提供是和房產(chǎn)證一樣效力的，所以要求我們檔案工作人員一定要熟悉自己的專業(yè)知識，核查登記信息，以便形成準(zhǔn)確無誤的登記薄。

（五）注重檔案人才的培養(yǎng)

我們從房地產(chǎn)檔案未來發(fā)展的角度來看，必須建設(shè)一支具有專業(yè)管理能力的數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理隊(duì)伍。房產(chǎn)檔案數(shù)字化的實(shí)施，既減少了檔案管理部門的工作量，還能有效增強(qiáng)檔案的安全性和可靠性，保護(hù)了老百姓的合法利益。

2015年天津市市區(qū)不動產(chǎn)登記事務(wù)中心成立，房地產(chǎn)檔案管理在新的形勢下，應(yīng)該與時俱進(jìn)，制定完善的管理制度，采取有效的措施，確保房產(chǎn)檔案的完好無損，為良好的房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)保駕護(hù)航，為房地產(chǎn)事業(yè)貢獻(xiàn)出自己的力量。

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