山東省建筑科學(xué)研究院 陳秋娟

科研院所科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理的完善途徑

山東省建筑科學(xué)研究院 陳秋娟

科研院所的經(jīng)費(fèi)管理，是科研活動(dòng)的保證。本文從科研經(jīng)費(fèi)管理存在的問題出發(fā)，探討新的動(dòng)態(tài)管理模式，從申報(bào)、立項(xiàng)、實(shí)行、驗(yàn)收和監(jiān)督等環(huán)節(jié)強(qiáng)化科研院所經(jīng)費(fèi)的管理，規(guī)范使用科研資金，保障科研院所科研活動(dòng)的順利開展。

科研院所 經(jīng)費(fèi)管理 完善措施

一、存在的問題

(一)申報(bào)中的問題

科研項(xiàng)目申報(bào)中，經(jīng)費(fèi)預(yù)算是必備材料，預(yù)算編制的科學(xué)性關(guān)系到申請項(xiàng)目的能力和經(jīng)費(fèi)支持的力度?？蒲性核?xiàng)目和財(cái)務(wù)管理分工不明確，科研項(xiàng)目申報(bào)時(shí)，財(cái)務(wù)預(yù)算由科研人員獨(dú)立完成，其對(duì)財(cái)務(wù)管理、制度和內(nèi)容不熟悉，不能很好的把握預(yù)算依據(jù)，導(dǎo)致預(yù)算不準(zhǔn)等問題出現(xiàn)。同時(shí)，科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)涉及名目多，沒有統(tǒng)一預(yù)算定額，進(jìn)行預(yù)算編制十分困難，小支出，大預(yù)算的情況很常見，有些科研活動(dòng)，因?yàn)轭A(yù)算把握不準(zhǔn)，經(jīng)費(fèi)不足，無法順利開展。如果單獨(dú)讓財(cái)務(wù)人員進(jìn)行預(yù)算編制，對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算工作很熟悉，但對(duì)科研和科研項(xiàng)目的支出情況了解不多，難以準(zhǔn)確控制科研項(xiàng)目的支出情況，編制的預(yù)算和實(shí)際工作的誤差大，預(yù)算經(jīng)費(fèi)不能夠反映科研項(xiàng)目所需的全部成本。

(二)實(shí)施中的問題

科研院所主要任務(wù)是科研，因而在科研項(xiàng)目實(shí)施中，沒有將科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行單獨(dú)立賬和核算，致使科研經(jīng)費(fèi)得不到合理的監(jiān)控。課題組負(fù)責(zé)制是國內(nèi)科研項(xiàng)目的基本管理制度，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)由課題負(fù)責(zé)人支配，容易出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)使用審批上不嚴(yán)格，經(jīng)費(fèi)支出隨意性大等問題。甚至有不符合財(cái)務(wù)要求甚至不是科研經(jīng)費(fèi)業(yè)務(wù)開支的都列入到科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的情況，加上財(cái)務(wù)項(xiàng)目和科研經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目存在很大差異，財(cái)務(wù)管理部門無法對(duì)經(jīng)費(fèi)的支出進(jìn)行監(jiān)督，財(cái)務(wù)管理不到位直接影響科研經(jīng)費(fèi)使用的科學(xué)合理性。

(三)驗(yàn)收中的問題

科研院所的經(jīng)費(fèi)管理信息化程度低，是審計(jì)驗(yàn)收工作復(fù)雜的原因之一。審計(jì)人員要在財(cái)務(wù)人員的配合才能進(jìn)行審計(jì)，還需要查看大量賬單，效率不高。部分科研院所，科研項(xiàng)目的賬單分散在不同的賬冊，查找工作量大，妨礙審計(jì)工作的開展。另外，一些企業(yè)審計(jì)工作一年開展一次，有些甚至沒有，因而無法對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的使用進(jìn)行時(shí)時(shí)監(jiān)督，對(duì)于經(jīng)費(fèi)使用產(chǎn)生的問題，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理，給科研經(jīng)費(fèi)濫用以機(jī)會(huì)。

二、經(jīng)費(fèi)動(dòng)態(tài)管理

(一)預(yù)算管理

預(yù)算申報(bào)過程中加強(qiáng)預(yù)算管理編制，要明確編制的原則、要求、監(jiān)督和約束機(jī)制。編制預(yù)算中需要財(cái)務(wù)人員全程的介入，科研人員負(fù)責(zé)預(yù)算編制，在了解科研項(xiàng)目基礎(chǔ)上保證預(yù)算的科學(xué)性，及時(shí)有效的服務(wù)于會(huì)計(jì)監(jiān)督。此外，財(cái)務(wù)人員也不能對(duì)科研經(jīng)費(fèi)置之不理，要協(xié)助科研人員了解經(jīng)費(fèi)管理和預(yù)算申報(bào)中的注意點(diǎn)?？蒲腥藛T要協(xié)助財(cái)務(wù)人員了解科研活動(dòng)開展涉及的經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目需求，發(fā)揮兩者優(yōu)勢，互相補(bǔ)充，使科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制操作性和科學(xué)性更強(qiáng)。

(二)核算管理

立賬和實(shí)施過程中，核算管理是重要環(huán)節(jié)。科研院所經(jīng)費(fèi)管理，需要建立動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)。主管部門審核預(yù)算后，還需要將預(yù)算經(jīng)費(fèi)按照項(xiàng)目進(jìn)行分類，設(shè)置不同項(xiàng)目的核算賬戶，將預(yù)算材料輸入預(yù)算動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)，方便負(fù)責(zé)人進(jìn)行把關(guān)。要設(shè)置項(xiàng)目負(fù)責(zé)人訪問和報(bào)賬訪問權(quán)限等。報(bào)賬時(shí)，先要利用系統(tǒng)端口提交報(bào)銷的項(xiàng)目和金額，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人利用系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)賬審批，最后，財(cái)務(wù)人員還要做復(fù)查工作，核實(shí)申請和預(yù)算情況，最后實(shí)施報(bào)賬。報(bào)賬結(jié)束后，系統(tǒng)中就會(huì)存在預(yù)算、支出和結(jié)余經(jīng)費(fèi)的具體額度，方便財(cái)務(wù)人員、科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行動(dòng)態(tài)查詢，保證經(jīng)費(fèi)能夠用到實(shí)處，簡化科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理的程序。同時(shí)，報(bào)銷的單據(jù)和憑證要進(jìn)行掃描，儲(chǔ)存在系統(tǒng)中。綜上所述，利用系統(tǒng)來管理科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，能夠?qū)蒲薪?jīng)費(fèi)的動(dòng)態(tài)查詢、分析、管理和監(jiān)控，保證科研經(jīng)費(fèi)?？顚Ｓ?，規(guī)范使用的過程。

(三)動(dòng)態(tài)監(jiān)督

以前的科研經(jīng)費(fèi)管理，重點(diǎn)放在預(yù)算，對(duì)使用過程的監(jiān)督不重視，經(jīng)費(fèi)在使用中出現(xiàn)問題無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決。經(jīng)費(fèi)動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)后建立，可以設(shè)置動(dòng)態(tài)監(jiān)督功能，當(dāng)經(jīng)費(fèi)使用過程中，出現(xiàn)超出預(yù)算或者標(biāo)準(zhǔn)支出等情況，系統(tǒng)就會(huì)提醒財(cái)務(wù)人員和科研項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，保證科研項(xiàng)目的順利進(jìn)行。利用動(dòng)態(tài)系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督，能夠杜絕經(jīng)費(fèi)挪用、轉(zhuǎn)移和違規(guī)等問題。事實(shí)上，科研活動(dòng)的開展存在不確定性和難預(yù)見性，預(yù)算編制不可能面面俱到，出現(xiàn)與實(shí)際不符合的情況是不可避免的，問題出現(xiàn)后，科研單位和財(cái)務(wù)部門應(yīng)該共同商討，找到相應(yīng)的解決措施，在允許的范圍內(nèi)進(jìn)行科研經(jīng)費(fèi)的微調(diào)，使科研經(jīng)費(fèi)能夠保證科研活動(dòng)的順利開展。

(四)決算管理

科研活動(dòng)的開展，要嚴(yán)格按照規(guī)定時(shí)間和要求完成。經(jīng)費(fèi)的動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)也要設(shè)置時(shí)間和要求的提醒功能，及時(shí)向科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)管理人員發(fā)出提醒，項(xiàng)目結(jié)束后要及時(shí)進(jìn)行結(jié)賬。在科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)審計(jì)過程中，審計(jì)人員可以通過科研經(jīng)費(fèi)動(dòng)態(tài)系統(tǒng)了解到科研項(xiàng)目的相關(guān)材料，通過系統(tǒng)查詢功能，就能夠?qū)徲?jì)科研項(xiàng)目預(yù)算、支出、結(jié)余以及經(jīng)費(fèi)具體流向等，對(duì)于需要的憑證，可以直接在動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)中打印，減輕審計(jì)工作量，提高審計(jì)效率。審計(jì)結(jié)束后，財(cái)務(wù)和科研人員還需要協(xié)同工作，保證賬表一致、賬實(shí)相符，推動(dòng)科研院所科研項(xiàng)目結(jié)題結(jié)賬工作的順利開展。

三、經(jīng)費(fèi)管理保障措施

科研經(jīng)費(fèi)管理中，動(dòng)態(tài)管理模式雖然很好，但為了保證其正常運(yùn)行，我們有必要采取相關(guān)的經(jīng)費(fèi)管理模式運(yùn)行保障措施。

(一)完善預(yù)算編制

預(yù)算編制動(dòng)態(tài)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，需要進(jìn)行預(yù)算編制規(guī)范，科研院所要積極探索，制定出有自身特色的規(guī)范?？蒲薪?jīng)費(fèi)預(yù)算編制需要科研和財(cái)務(wù)人員合作完成，一定程度上加強(qiáng)了兩個(gè)部門的聯(lián)系，但具體工作開展中，又要權(quán)責(zé)分明，各司其職，規(guī)范操作流程，使預(yù)算編制更科學(xué)合理。

(二)完善管理辦法

科研經(jīng)費(fèi)管理制度和科研院所自身實(shí)際要結(jié)合起來分析，這樣才能建立起有效的經(jīng)費(fèi)管理辦法，對(duì)管理內(nèi)容、程序、部門和經(jīng)費(fèi)開支、標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行明確，建立審批制度，所有經(jīng)費(fèi)收支都需要在平臺(tái)中進(jìn)行，報(bào)賬要按系統(tǒng)規(guī)定實(shí)施?？蒲薪?jīng)費(fèi)要實(shí)行信息化管理，明確經(jīng)費(fèi)分配和獎(jiǎng)勵(lì)辦法，對(duì)挪用和擠占經(jīng)費(fèi)等行為進(jìn)行處罰。制定科研經(jīng)費(fèi)管理辦法，做到有章可循、有法可依，財(cái)務(wù)和科研人員要自覺遵守科研經(jīng)費(fèi)管理辦法，節(jié)約開支，提高經(jīng)費(fèi)使用效益。

(三)嚴(yán)格獎(jiǎng)懲機(jī)制

科研經(jīng)費(fèi)動(dòng)態(tài)管理中，要有評(píng)估等級(jí)，可以分為優(yōu)秀、良好、合格和不合格，并給不同等級(jí)配置不同的獎(jiǎng)懲方法。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的科研和財(cái)務(wù)人員，可以給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不合格的項(xiàng)目人員，要進(jìn)行懲罰，通過嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲機(jī)制，監(jiān)督經(jīng)費(fèi)的使用情況，保證科研經(jīng)費(fèi)動(dòng)態(tài)管理的正常實(shí)施。

四、結(jié)束語

科研院所作為一個(gè)特殊的部門，其科研項(xiàng)目中的經(jīng)費(fèi)管理很重要，是科研活動(dòng)順利開展的重要保障，但由于科研人員不懂財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)人員不懂科研項(xiàng)目，所以要兩個(gè)部門的人員互相配合，這樣才能制定出科學(xué)合理的科研經(jīng)費(fèi)管理模式，保證科研項(xiàng)目的順利開展。

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