摘 要：以企業(yè)文書檔案管理工作為題展開論述，首先分析了當(dāng)前企業(yè)在文書檔案管理中存在的問題，然后在此基礎(chǔ)上結(jié)合實際的工作經(jīng)驗，提出了解決的具體辦法和措施，希望可以使企業(yè)檔案文書管理更加正規(guī)化、合理化、科學(xué)化，進而提高檔案文書管理的質(zhì)量和水平，最終保證企業(yè)的健康、穩(wěn)定、快速和可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理工作；公文管理；電子技術(shù)

中圖分類號：G275.2 文獻標(biāo)識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.23.073

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國企業(yè)的規(guī)模不斷擴大，并且取得了顯著的成績。與此同時，企業(yè)在檔案文書方面也投入了更多的精力，以此來保證企業(yè)決策的正確性。在新的發(fā)展形勢下，企業(yè)文書檔案管理工作越來越重要，已經(jīng)與企業(yè)未來的發(fā)展不可分割。然而，由于各種因素的影響，當(dāng)前企業(yè)在文書檔案管理中還存在很多問題，導(dǎo)致文書檔案管理水平低下，甚至給企業(yè)的發(fā)展帶來了阻礙。因此，對文書檔案管理工作進行探討非常有必要。那么，企業(yè)文書檔案管理工作存在哪些問題呢？下面進行詳細(xì)論述。

1 當(dāng)前企業(yè)文書檔案管理中存在的問題

1.1 對文書檔案管理工作不重視

當(dāng)前的市場經(jīng)濟環(huán)境給企業(yè)帶了更多的機遇和挑戰(zhàn)。與此同時，也加劇了企業(yè)之間的競爭力。為了應(yīng)對激烈的競爭，企業(yè)往往更重視產(chǎn)生的直接經(jīng)濟效益。久而久之，日益忽略了文書檔案管理的重要性。除此之外，在新的發(fā)展形勢下，企業(yè)紛紛建立了現(xiàn)代管理制度，以此來提高內(nèi)部管理的水平。此時，企業(yè)職工在很大程度上受到了新管理方式、新思想的沖擊，進而忽略了提供歷史經(jīng)驗的文書檔案管理工作。

1.2 傳統(tǒng)文書檔案與電子版公文制作管理脫節(jié)

在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，以紙質(zhì)的公文為主，其內(nèi)容龐雜，管理難度大，工作任務(wù)繁重。同時，給管理人員帶了很大壓力。近年來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展不斷促進了電子檔案的發(fā)展。電子檔案實現(xiàn)了無紙化辦公，與傳統(tǒng)的手工作業(yè)相比，具有很大優(yōu)勢。然而，由于目前傳統(tǒng)的文書制作還處于向電子檔案轉(zhuǎn)變的過程，在各方面還很不成熟。比如，企業(yè)檔案部在管理這些電子文書、資料時，往往缺乏設(shè)備，無法有效的保存電子檔案。其次，制作文書的部門不承擔(dān)檔案管理的職責(zé)。在這種情況下，很可能導(dǎo)致大量電子文書、檔案的丟失，最終給企業(yè)帶來很大損失。

1.3 公文管理與檔案工作失衡

當(dāng)前，企業(yè)為了獲得更多的收益，往往采用精簡效能的辦法，不斷精簡辦公室文員的崗位。部分企業(yè)在文書檔案管理工作中，甚至沒有專門的負(fù)責(zé)人，而是臨時由其他部門的人員來兼顧。在這種情況下，必然導(dǎo)致文書檔案工作的不規(guī)范、不合理化。除此之外，檔案管理工作屬于二線崗位，與一線崗位的薪資相比，明顯比較低。所以，這些人的綜合素質(zhì)也就比較低，缺乏責(zé)任感。同時，在專業(yè)知識、技能學(xué)習(xí)中，往往缺乏動力。工作人員在日常工作中，不能嚴(yán)格按照要求執(zhí)行國家相關(guān)的歸檔文件制度。表現(xiàn)為：檔案管理不達標(biāo)，電子、音像檔案缺失等。

1.4 文書檔案管理設(shè)備的滯后性

在現(xiàn)代企業(yè)文書檔案管理中，要求傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書、電力文書并存，數(shù)字與音像并存。為了滿足上面的要求，企業(yè)必須建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)文書、檔案的電子檢索、保管等。然而，從實際情況來看，企業(yè)在配制設(shè)備的過程中，往往只重視一線自動操作系統(tǒng)，而將二線崗位需要的設(shè)備放在從屬地位。在這種情況下，由于網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)缺乏設(shè)備，導(dǎo)致文書檔案無法實現(xiàn)快速檢索、儲存、傳遞等。所以，與現(xiàn)代化的文書檔案管理要求存在很大差異，應(yīng)該引起重視。

2 加強企業(yè)文書檔案管理中的措施

可以看出，當(dāng)前企業(yè)在文書檔案管理中還存在很多弊端。因此，企業(yè)必須引起重視。本文在分析上述問題的基礎(chǔ)上，結(jié)合實際的工作經(jīng)驗，提出解決的具體辦法和措施。包括以下幾個方面。

2.1 提高對文書檔案管理工作的重視度

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該從長遠的發(fā)展角度出發(fā)，改變以往片面追求經(jīng)濟利益的觀念，本著溪流長流的原則，提高對文書檔案管理工作的重視度，以此推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。具體來講，可以從這幾個方面著受手：①加大資金的投入，補充足夠的工作人員，不斷完善管理設(shè)備。同時，制訂有效的考核機制，對文書檔案管理人員進行嚴(yán)格的考核，充分發(fā)揮文書檔案管理工作在企業(yè)中的價值。②整理企業(yè)在生存、發(fā)展、改革中形成的系列文件，在此基礎(chǔ)上，總結(jié)經(jīng)驗與教訓(xùn)，然后將其運用到今后的工作當(dāng)中，以此提高工作效率。③借鑒以往經(jīng)驗，對企業(yè)未來的發(fā)展作出詳細(xì)的規(guī)劃，根據(jù)其發(fā)展的實際情況，對當(dāng)前的經(jīng)濟結(jié)構(gòu)作出合理的調(diào)整，促進企業(yè)的深化改革。在此基礎(chǔ)上，為企業(yè)的發(fā)展增加更多的動力支持。只有這樣，才能充分發(fā)揮文書、檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要作用和價值。

2.2 建立健全制度

無規(guī)矩不成方圓。在文書檔案管理工作中，企業(yè)需要建立完善的制度，規(guī)定各項工作的流程，明確人員的職責(zé)。只有這樣，才能促使文書制作、檔案歸檔、保管、調(diào)閱的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。一般而言，基于工作的需求，應(yīng)該建立多種制度，包括文書制作制度、檔案歸檔制度、檔案保密制度、檔案借閱制度以及對管理人員的制度。除此之外，在企業(yè)日常管理中有效地納入文書檔案考核機制，定期對管理人員的工作能力、績效、態(tài)度進行評價。根據(jù)評價的結(jié)果，落實獎懲制度。針對表現(xiàn)優(yōu)異、工作績效突出的人員，應(yīng)該給予物質(zhì)或者精神上的獎勵；對于工作業(yè)績差、應(yīng)付差事的人員，要給予嚴(yán)厲的批評或扣除獎金。在必要的情況下，直接辭退。在此基礎(chǔ)上，提高員工的積極性。

2.3 利用電子技術(shù)實現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化

首先，在企業(yè)內(nèi)部建立電子網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將各個部門辦公系統(tǒng)連接起來，便于進行文件、資料的傳遞、收集、借閱等。其次，依賴于計算機硬件系統(tǒng)加快電子檔案的建設(shè)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料錄入到其中。再次，借助電子辦公系統(tǒng)快速地查閱、檢索文書與檔案。最后，安裝多樣化的電子監(jiān)控設(shè)備，對室內(nèi)的溫度、濕度進行控制，實現(xiàn)檔案管理的自動化。圖1為某企業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)。

圖1 某企業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)

3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

當(dāng)前，在文書檔案管理工作中，工作人員的素質(zhì)普遍不高。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立一支專業(yè)的檔案管理隊伍已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。只有這樣，才能保證文書檔案管理工作的順利開展，并落實各項工作。要積極引入專業(yè)能力強、工作經(jīng)驗豐富的管理人員，充實到檔案管理部門當(dāng)中，為該項工作的發(fā)展注入新鮮血液。除此之外，定期對文書檔案管理人員進行知識、技能的培訓(xùn)，提高他們的思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能能力，比如計算機網(wǎng)絡(luò)知識、文書檔案保管方法、電子檔案的制作等。

4 結(jié)束語

本文首先分析了當(dāng)前企業(yè)在文書檔案管理中存在的問題，然后提出了提高對文書檔案管理工作的重視度，建立健全制度，促進文書檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，利用現(xiàn)在電子技術(shù)增強文書檔案管理的現(xiàn)代化等一系列加強企業(yè)文書檔案管理的辦法和措施，希望可以起到參考的作用。

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作者簡介：馮倩，女，山西太原人，2011年畢業(yè)哈爾濱師范大學(xué)漢語言文學(xué)專業(yè)，本科，助理館員。

〔編輯：王霞〕

文章編號：2095-6835（2016）23-0075-01