淺談檔案信息化管理

劉海燕

摘 要：檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，是認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，在社會發(fā)展進程中發(fā)揮著十分重要的作用。因此，在信息高速增長爆發(fā)的背景下，檔案的信息化管理水平的提升變得更加重要。但目前檔案管理的方式方法仍以舊有手段為主，不能很好地利用信息技術(shù)提升管理效率。該文結(jié)合信息時代檔案管理的特點，對在管理中存在的問題，提出了從技術(shù)到人才多方面提升檔案信息化管理能力的建議。

關(guān)鍵詞：檔案信息化 管理技術(shù) 人才短板

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）01（b）-0155-02

目前，計算機技術(shù)、電子通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理方面逐漸發(fā)揮出優(yōu)勢，對以往的保守的檔案管理模式也有了新的沖擊。如何適應(yīng)這種新趨勢，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，使檔案管理服務(wù)并能夠滿足信息社會發(fā)展需求，推動檔案管理事業(yè)持續(xù)發(fā)展呢？文章試圖結(jié)合當前信息時代的特點，分析檔案管理的現(xiàn)代化路徑。

1 信息時代檔案管理的特點

知識經(jīng)濟時代以信息化為重要標志，以信息與信息技術(shù)在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中的廣泛運用為特點，改變著人們的思維行為方式。

從網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用來看，網(wǎng)絡(luò)讓世界處于同一個維度。當工作不再受時間、地點的限制，信息的記錄和傳遞量將成幾何倍數(shù)增加，導致檔案資源的數(shù)量大規(guī)模增長；隨著計算機大規(guī)模運用于檔案記錄方式，檔案存儲方式發(fā)生巨大變化[1]。人們將單一的文字資料轉(zhuǎn)變?yōu)槲淖?、聲音、影像等多種形式檔案資料，并轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)性的記錄符號。通過計算機技術(shù)實現(xiàn)輸入、掃描，將以文字為載體的文件變成易于保存、查詢、修改的數(shù)字信息，大大提高了檔案信息的利用率并降低了管理成本。

高速信息網(wǎng)的出現(xiàn)使檔案的生成、管理發(fā)生了很大變化，這種變化使人們更注重各類信息和歷史數(shù)據(jù)資料的時效性，過去量少、零散、形式單一檔案信息無法滿足人們的需求，這種需求本身對檔案的保存手段與檔案的管理方式提出了新的要求。

2 目前檔案管理存在的問題

信息量大量增加且易變化是目前信息時代的最大特點。如果繼續(xù)沿用計劃經(jīng)濟體制下形成的檔案工作運作方式，就會出現(xiàn)很多“不適應(yīng)癥”。這些“不適應(yīng)癥”表現(xiàn)在以下幾個方面：一是對檔案管理信息化重視程度不夠?qū)е碌摹安贿m應(yīng)證”。由于對檔案信息化了解不夠，沒有充分認識到檔案信息化建設(shè)這一大趨勢，導致檔案信息軟件開發(fā)嚴重不足，具體體現(xiàn)在3個方面：（1）針對各個時期的中心工作和重點開發(fā)預測性的檔案信息方面；（2）及時為領(lǐng)導干部在某項決策中提供警示性參考的檔案信息方面；（3）為專業(yè)技術(shù)人員就某一方面的技術(shù)工作開發(fā)建設(shè)性的檔案信息方面。這3個方面的缺失導致開發(fā)出來的檔案信息軟件在工作中難以推廣應(yīng)用，檔案自身價值的難以發(fā)揮[2]。二是硬件配置難以滿足現(xiàn)代化檔案信息管理的需要。近年來檔案部門擁有的計算機數(shù)量劇增，但不能滿足檔案管理工作需要。有部分單位不想配置計算機給檔案室，即使有，也是其他部門不用的，不能滿足網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的應(yīng)用。很多的檔案資源不能進行共享，那么逐漸完善的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就沒有突出其特點。相關(guān)信息人員對計算機的使用僅局限于開發(fā)檢索性、匯編性、介紹性的內(nèi)部參考材料，有些人只會編輯、打印或傳輸文件，手段十分原始，缺少系統(tǒng)性、專題性、綜合性的培訓，且沒有開發(fā)帶有通用性、可轉(zhuǎn)換的檔案信息。三是思維調(diào)整不及時，不積極采用新技術(shù)。信息技術(shù)的高速發(fā)展對檔案工作來說既是機遇也是挑戰(zhàn)。當前不少檔案管理隊伍存在著專業(yè)知識老化、處理信息思維滯后、信息開發(fā)形式陳舊、編研選題缺乏現(xiàn)實針對性，從而造成了檔案的利用率不足，影響了檔案信息開發(fā)的力度、深度[3]。檔案管理人員大多只懂檔案管理，對計算機應(yīng)用僅停留在簡單操作階段，常常出現(xiàn)“望機興嘆”的局面，無法展示檔案快速傳播的效果。

3 檔案的整理與開發(fā)是檔案信息化管理的基本要求

電子檔案的開發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計算機信息采集的強大作用，加強計算機軟硬平臺建設(shè)，高效分析整個統(tǒng)計過程，探求新的方式與途徑，滿足用戶需求，確保檔案資源的安全利用，最大限度開發(fā)利用電子檔案。檔案信息化管理是指在信息技術(shù)和新的觀念環(huán)境中，形成的運行模式、價值目標、行業(yè)理念和社會功能，核心是檔案的管理手段和保護技術(shù)的現(xiàn)代化。要實現(xiàn)檔案信息化管理應(yīng)從以下幾個方面來做：一是電子檔案的整理。電子檔案的獨特性決定了其開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷方便，更具實用性。電子檔案整理的主要是將案卷的整理轉(zhuǎn)化成對光盤、磁盤等新介質(zhì)的整理，即對接收來的數(shù)據(jù)進行編目、排架，或定期將電子檔案制作成光盤備份，同時進行編目、排架等。將電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，通過計算機可以按需求隨時將文件進行分類組合成各種案卷，將案卷這一概念從電子檔案的整理中淡化，取而代之的是文件概念。二是開發(fā)平臺的選擇。將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)連為一體，選分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為分布平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫，本地數(shù)據(jù)直接上傳機庫，既節(jié)約了經(jīng)費，又方便共享數(shù)據(jù)資源。三是將硬件的配置進行相應(yīng)的提高。在各個檔案的單位中，其計算機除了要處理信息檔案還要進行數(shù)據(jù)通信，因此其硬件設(shè)備一定要滿足更多的要求。四是要對數(shù)據(jù)庫模式及應(yīng)用程序進行完善。其是一個較為繁瑣的問題，不但要能滿足現(xiàn)代所需，還要能滿足未來可能用到的程序，在其具備高性能的同時也還要不斷完善擴充。五是要對數(shù)據(jù)及時備份。檔案數(shù)據(jù)是一個單位最為重要的資源，為避免設(shè)備在使用中數(shù)據(jù)破壞，要定期對數(shù)據(jù)進行備份，以便后期尋找。六是數(shù)據(jù)的安全保密性。電子檔案的應(yīng)用最為重要的一點是要確保數(shù)據(jù)的安全。在單位內(nèi)，不同工作崗位的員工要分別給予不同的權(quán)限，并且其訪問范圍也要加以限制。在一個數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫，所以需要對用戶使用數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)進行鑒別，例如設(shè)置密碼等；對存取的控制權(quán)也要進行鑒別，依照檔案本身的保密程度不同，開放相應(yīng)的程序內(nèi)容。檔案管理者可根據(jù)電子檔案的密集程度確定提供利用載體，由計算機確認是否合法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，并按期收回；可通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，也可直接到檔案單位電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)的檔案，防止非法使用數(shù)據(jù)庫。

4 補齊檔案信息化管理的人才短板

檔案信息化管理對信息的收集、存儲、傳輸?shù)戎T多環(huán)節(jié)提出了新的要求，建立與之相適應(yīng)相匹配的人才隊伍便成了關(guān)鍵。要建立新型優(yōu)質(zhì)的人才隊伍，需要從兩個方面著手。一是招聘新型的技術(shù)人才，要重視信息專業(yè)人員的運用。二是做好信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案學專業(yè)知識相結(jié)合的工作，使得檔案信息化管理能夠早日走上正軌。除了加強在職檔案管理工作者的培訓，引入競爭機制，擇優(yōu)上崗也是一種選擇。但無論是培訓或是引進，最終目標都是要求員工掌握利用計算機管理檔案的專業(yè)知識技能，提高檔案的利用率。

總之，檔案的信息化管理要求充分利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立健全電子文件資料現(xiàn)代管理制度，加強電子文件制作及電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。抓住了這三個方面，檔案信息化管理才有了切實可行的實現(xiàn)路徑，才能更好地服務(wù)于檔案管理工作。

參考文獻

[1] 陳志文，方鳳英.淺談檔案信息化管理面臨的問題及對策[J].經(jīng)營管理者，2014（12）：250.

[2] 吳明華.淺談檔案信息化管理存在的問題及解決措施[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2014（13）：109-111.

[3] 汪彩華.淺談檔案信息化管理的規(guī)范化[J].南方論刊，2013（S1）：120-122.