馮睿琳

[摘要]二級學(xué)院教學(xué)檔案建設(shè)是學(xué)校教學(xué)質(zhì)量保障的重要條件。健全二級學(xué)院教學(xué)檔案管理機(jī)制是迎接審核評估、健全教學(xué)質(zhì)量保障體系、提高教學(xué)質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。本文在分析二級學(xué)院教學(xué)檔案存在問題的基礎(chǔ)上，從制度建設(shè)、人才培養(yǎng)、工作規(guī)范等方面積極探討教學(xué)檔案管理模式的優(yōu)化策略。

[關(guān)鍵詞]二級學(xué)院 教學(xué)檔案 管理 優(yōu)化

[中圖分類號]G431 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）24-0122-02

教學(xué)檔案是指在教學(xué)過程中形成的，具有保存價值的文字材料、教學(xué)文件、影像等教學(xué)資料的總稱。二級學(xué)院是學(xué)校開展本科教學(xué)的基礎(chǔ)單位。完善二級學(xué)院教學(xué)檔案工作是迎接審核評估、健全教學(xué)質(zhì)量保障體系、提高教學(xué)質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，是“本科教學(xué)評估的基礎(chǔ)和依據(jù)”。本文在分析二級學(xué)院教學(xué)檔案存在問題的基礎(chǔ)上，從制度建設(shè)、人才培養(yǎng)、工作規(guī)范等方面積極探討教學(xué)檔案管理模式的優(yōu)化策略。

一、二級學(xué)院教學(xué)檔案的重要作用

（一）研究教學(xué)檔案是提高二級學(xué)院專業(yè)建設(shè)水平的必經(jīng)之路

教學(xué)檔案是二級學(xué)院歷史發(fā)展的物質(zhì)載體。教學(xué)檔案產(chǎn)生于二級學(xué)院成立、發(fā)展、提升的全過程，貫穿于二級學(xué)院理論教學(xué)、實驗教學(xué)、實習(xí)、見習(xí)、畢業(yè)論文等教育教學(xué)過程的全部方面?？梢哉f，二級學(xué)院教學(xué)檔案承載二級學(xué)院歷史發(fā)展的具體呈現(xiàn)，是二級學(xué)院教學(xué)發(fā)展的歷史見證。因此，對于二級學(xué)院檔案的研究能夠具體勾勒二級學(xué)院教學(xué)發(fā)展的歷史脈絡(luò)，有效總結(jié)二級學(xué)院教學(xué)發(fā)展的經(jīng)驗教訓(xùn)，從而為二級學(xué)院專業(yè)建設(shè)水平奠定基礎(chǔ)。

（二）研究教學(xué)檔案是提高二級學(xué)院教學(xué)管理水平的重要路徑

教學(xué)檔案記錄二級學(xué)院教學(xué)過程中的優(yōu)秀榜樣人物，總結(jié)二級學(xué)院教學(xué)歷程中行之有效管理經(jīng)驗，反映二級學(xué)院教學(xué)管理的價值取向。通過研究二級學(xué)院教學(xué)檔案，能夠承上啟下，有效學(xué)習(xí)二級學(xué)院教學(xué)管理的歷史經(jīng)驗，方能實事求是，開拓創(chuàng)新，探索出適合于二級學(xué)院教學(xué)管理發(fā)展的有效路徑；能夠激勵教學(xué)，通過學(xué)習(xí)先進(jìn)人物的教學(xué)事跡，凝聚人心，明確導(dǎo)向，激勵專任教師和教學(xué)管理人員將更多地精力投入教學(xué)，提高教學(xué)管理水平。

（三）教學(xué)檔案是學(xué)校和二級學(xué)院審核評估工作的重要基礎(chǔ)

教學(xué)檔案是學(xué)校和二級學(xué)院審核評估的重要工作。學(xué)校審核評估的教學(xué)資料都需要從二級學(xué)院教學(xué)檔案中凝煉而來，都需要由二級學(xué)院教學(xué)檔案提供支撐，例如教師分學(xué)期課表、教師年度工作量、畢業(yè)論文題目、學(xué)生基本信息、實習(xí)基本情況等數(shù)據(jù)。學(xué)校在此基礎(chǔ)上進(jìn)行匯總，才能夠形成具體有效的評估材料。在審核評估工作中，二級學(xué)院院長自評匯報所依據(jù)的原始材料就是教學(xué)檔案。專家組進(jìn)校考察本科教學(xué)水平，最為直觀的手段是查閱教學(xué)檔案，例如抽查試題試卷和課程作業(yè)，調(diào)閱畢業(yè)論文、實習(xí)報告和實驗報告，審查教案、教學(xué)進(jìn)度表、聽課記錄表等。通過以上方式，專家組能夠較為全面地把握二級學(xué)院的教學(xué)管理水平，較為科學(xué)地評價二級學(xué)院的本科教學(xué)質(zhì)量。

二、二級學(xué)院教學(xué)檔案管理模式存在的三大問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，檔案意識薄弱

二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案普遍不夠重視，缺乏應(yīng)有的檔案意識。二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)在教學(xué)方面?zhèn)戎赜诮虒W(xué)任務(wù)安排，畢業(yè)論文選題和指導(dǎo)、實踐實習(xí)教學(xué)工作安排、期末考試安排、教學(xué)改革項目立項和教材項目立項等常規(guī)工作，將其視為教學(xué)工作的核心工作，對教學(xué)檔案工作往往處于“說起來很重要，做起來不重要”的尷尬地位。相應(yīng)而言，普通教師除了在教學(xué)進(jìn)度表、考試試卷和畢業(yè)論文方面比較重視，在教案、實習(xí)指導(dǎo)書、實驗報告等方面往往敷衍了事。

（二）管理人員變動較快，業(yè)務(wù)能力較弱

二級學(xué)院的教學(xué)檔案主要有教學(xué)秘書直接管理。遺憾的是，一方面，二級學(xué)院教學(xué)秘書處理的日常事務(wù)繁多，包括排課、實習(xí)、試卷、四六級、計算機(jī)考試等方面，難以留出專門的時間進(jìn)行檔案整理。另一方面，部分二級學(xué)院的教學(xué)秘書以兼職為主，這就導(dǎo)致教學(xué)秘書流動較為頻繁，對檔案管理工作難以形成規(guī)范化認(rèn)識，缺乏教學(xué)檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)和能力，教學(xué)檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)單一，對教學(xué)檔案基本分類和歸檔范圍不夠清晰，導(dǎo)致教學(xué)檔案內(nèi)容不齊全，教學(xué)檔案建檔順序錯誤，教學(xué)檔案保管期限較為模糊。

（三）教學(xué)檔案分類粗略，管理規(guī)范程度不夠

教學(xué)檔案內(nèi)容豐富，涉及面較廣。二級學(xué)院進(jìn)行教學(xué)檔案的收集、整理、編目、立卷等過程中，往往出現(xiàn)一些失誤，導(dǎo)致教學(xué)檔案的分類混亂，教學(xué)檔案資料歸檔資料不高，未形成完整體系。并且，部分教學(xué)資料（例如教案、說課稿）未整理歸檔，部分教師參會、培訓(xùn)或進(jìn)修缺乏總結(jié)材料，部分實驗室面對學(xué)生開放，但缺乏實質(zhì)性的統(tǒng)計分析等量化材料。并且，部分歸檔的教學(xué)資料不夠規(guī)范，部分教學(xué)資料用鉛筆記錄，時間較長則字跡模糊；會議簽名未簽全名，會議時間未寫到年度；留存的二級學(xué)院文件未加蓋公章，留存的二級學(xué)院規(guī)章制度學(xué)院負(fù)責(zé)人未簽字。

三、優(yōu)化二級學(xué)院教學(xué)檔案管理模式的三大策略

（一）重視宣傳教育，健全檔案制度

二級學(xué)院教學(xué)檔案是二級學(xué)院教學(xué)工作全過程的重要文本資料，是衡量二級學(xué)院教學(xué)管理水平、教學(xué)建設(shè)資料的重要憑證。我們要采用多種宣傳途徑，宣傳《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等文件規(guī)定，提高二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和教師的檔案意識，認(rèn)識到教學(xué)檔案在教學(xué)質(zhì)量保障建設(shè)中的重要作用，重視教學(xué)資料的日常積累，將教學(xué)歸檔工作與日常教學(xué)工作緊密結(jié)合，避免出現(xiàn)被動式整理的情況。建章立制，實行教學(xué)資料定期歸檔制度。根據(jù)《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》，要求做到“三納入”“四同步”，即“納入學(xué)校計劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作”。相應(yīng)的，在教學(xué)檔案工作中，我們應(yīng)將教學(xué)檔案管理納入教學(xué)工作整體規(guī)劃，納入教學(xué)管理制度，納入教學(xué)管理人員職責(zé)范圍。我們應(yīng)做到布置教學(xué)工作與布置教學(xué)檔案工作同步，檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)檔案積累、歸檔工作同步，總結(jié)教學(xué)工作與總結(jié)教學(xué)檔案工作同步，驗收、評審教學(xué)工作與驗收教學(xué)檔案工作同步。

學(xué)校成立教學(xué)檔案考評領(lǐng)導(dǎo)小組，推行教學(xué)檔案任務(wù)目標(biāo)責(zé)任制，將教學(xué)歸檔任務(wù)層層落實，責(zé)任到人；推行教學(xué)檔案定期檢查制度，學(xué)校每學(xué)期對教學(xué)檔案進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督查和整改；推行教學(xué)檔案情況通報制度，健全激勵機(jī)制，對二級學(xué)院教學(xué)檔案工作開展不力的，要適當(dāng)進(jìn)行批判和通報；對二級學(xué)院教學(xué)檔案工作開展情況較好的，相應(yīng)進(jìn)行表彰；依據(jù)目標(biāo)完成情況，每學(xué)年評比教學(xué)檔案管理先進(jìn)個人。

（二）優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，提升業(yè)務(wù)能力

建設(shè)一支數(shù)量充足、素質(zhì)較高、結(jié)構(gòu)合理的教學(xué)檔案管理隊伍，是做好教學(xué)檔案工作的重要保障。換言之，二級學(xué)院教學(xué)檔案工作質(zhì)量，歸根結(jié)底取決于教學(xué)檔案隊伍建設(shè)情況。因此，我們要高度重視教學(xué)檔案隊伍建設(shè)工作，給予一定政策支持，“打破長期以來的‘干好干壞一個樣的局面，科學(xué)制定崗位職責(zé)規(guī)范和目標(biāo)責(zé)任制”，確保教學(xué)秘書隊伍的穩(wěn)定性，調(diào)動教學(xué)秘書隊伍工作的積極性、主動性和自覺性。學(xué)校加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，采取多種形式多種渠道的教學(xué)檔案管理人員崗位培訓(xùn)，提高教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)，促使他們牢固樹立教學(xué)檔案管理意識，掌握教學(xué)檔案管理的新理念、新技能、新方法，有效提高教學(xué)檔案的管理水平。

（三）健全分類方法，規(guī)范管理機(jī)制

教學(xué)檔案分類是教學(xué)檔案管理工作的前提，教學(xué)工作是本科教學(xué)的中心工作，教學(xué)資料是教學(xué)工作的重要載體，形式多樣，內(nèi)容豐富。二級學(xué)院教學(xué)檔案管理人員即無可能，也無必要將所有教學(xué)材料納入教學(xué)檔案。依據(jù)教學(xué)任務(wù)和教學(xué)實踐需要，二級學(xué)院教學(xué)檔案可以分為九大類：文件類、學(xué)籍類、教務(wù)類、考務(wù)類、實習(xí)類、實驗類、畢業(yè)論文類、教材類、調(diào)研類。

1.文件類包括上級部門下達(dá)的教學(xué)類文件、二級學(xué)院相關(guān)專業(yè)的培養(yǎng)方案、二級學(xué)院制定的教學(xué)管理和規(guī)章制度、二級學(xué)院教學(xué)工作會議記錄、二級學(xué)院教學(xué)經(jīng)費(fèi)申請和批復(fù)材料、二級學(xué)院教學(xué)工作總結(jié)、教學(xué)建設(shè)類，包括專業(yè)建設(shè)發(fā)展規(guī)劃、專業(yè)定位、人才培養(yǎng)特色、專業(yè)定位等方面等。

2.學(xué)籍類包括學(xué)生花名冊、學(xué)生成績單、學(xué)生參加各類比賽的獲獎情況、學(xué)籍處理情況、學(xué)生違紀(jì)處分情況等。

3.教務(wù)類包括教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)課表、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)計劃調(diào)整申請表、調(diào)課申請表、教師工作量等。

4.考務(wù)類包括期末考試試卷、平時成績冊、試卷交接登記表、期末考試統(tǒng)計直方圖和質(zhì)量分析表；四六級成績單、計算機(jī)等級考試成績黨、課程試題庫、考試違紀(jì)作弊學(xué)生處理相關(guān)材料。

5.實習(xí)類包括實習(xí)的計劃安排、實習(xí)基地的相關(guān)情況、實習(xí)計劃、實習(xí)報告、實習(xí)考核；專業(yè)見習(xí)的計劃、報告和考核等。

6.實驗類包括實驗教學(xué)課程大綱、實驗教學(xué)計劃、實驗教學(xué)登記表、實驗室開放基本情況、實驗儀器設(shè)備利用情況等。

7.畢業(yè)論文類包括畢業(yè)論文（設(shè)計）的選題材料、審核材料、評閱材料、答辯材料、畢業(yè)論文（設(shè)計）原件、優(yōu)秀畢業(yè)論文（設(shè)計）申報材料。

8.教材類包括教材使用申報表、教材建設(shè)規(guī)劃材料、教師使用優(yōu)秀教材所占比例，教師編寫、出版教材的比例。

9.調(diào)研類包括教改項目的立項和結(jié)題材料、教材項目的立項和結(jié)題材料、教研室活動記錄本、教師聽課記錄本、教學(xué)座談會和學(xué)生座談會記錄、課程建設(shè)情況、教師教學(xué)培訓(xùn)情況、教師發(fā)表教學(xué)研究論文匯總、教學(xué)獎勵情況匯總等。

以上九大類教學(xué)管理檔案資料基本涵蓋教學(xué)運(yùn)行全過程，相互聯(lián)系、相互支撐，形成內(nèi)容豐富、條例清晰的教學(xué)檔案體系。

在教學(xué)檔案科學(xué)分類的基礎(chǔ)上，我們還應(yīng)重視教學(xué)檔案收集標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范。教學(xué)檔案以原件為主，格式規(guī)范、時間準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。手寫記錄字跡工整、圖片材料清晰明確，以便于長期保存。教學(xué)文件材料保持內(nèi)在邏輯統(tǒng)一性，保持原始性和完整性，做到留痕跡。例如，在討論專業(yè)培養(yǎng)計劃時，應(yīng)當(dāng)有討論的會議記錄和思路總結(jié)。教學(xué)文件整理應(yīng)當(dāng)以大類為主，以時間先后順序為原則進(jìn)行排序。教學(xué)檔案應(yīng)當(dāng)專人負(fù)責(zé)，放置在指定的區(qū)域，確保防火、防潮、防蟲、防盜。

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責(zé)任編輯：張麗