洪思㈥

（福建師范大學(xué)，福建福州350108）

新時期下如何做好高校辦公室機要秘書工作

洪思㈥

（福建師范大學(xué)，福建福州350108）

高校是接收、處理大量涉及國家秘密的文件和資料較為集中的單位，“機要工作無小事”。高校也是境內(nèi)外敵對勢力和國外情報機構(gòu)竊密的重要目標(biāo)，信息化時代對高校的機要秘書提出了新的要求。文章通過分析機要秘書的工作特點，新時期機要工作面臨的新難點，提出有效的對策措施。

機要秘書；保密；政治覺悟；規(guī)范；時效

高校每年將接受大量上級黨委政府和機關(guān)部門下發(fā)的涉密文件和資料，機要秘書工作瑣碎繁雜，卻責(zé)任重大。高校作為人才培養(yǎng)和科學(xué)研究的重要陣地，是境內(nèi)外敵對勢力和國外情報機構(gòu)竊密的重要目標(biāo)［1］40。隨著信息化時代的到來，對機要秘書的工作提出了新的要求。筆者結(jié)合自身工作實踐，淺談在新時期下如何做好高校的機要秘書工作。

一、高校機要秘書的工作特點

機要秘書的工作職責(zé)主要包括：對各類文件的處理工作，尤其是機要保密文件的簽收、送閱、借閱、管理與歸檔。因為日常工作中能接觸到較多的密級文件，工作場所涉密設(shè)備集中，事關(guān)國家的安全和利益，機要秘書的工作與其他秘書的工作相比，具有以下特殊要求：

1.政治覺悟

從事機要秘書工作需要對黨忠誠，堅定理想信念，保持高度政治覺悟，堅定地與黨中央保持高度一致，時刻樹立正確的人生觀、價值觀、世界觀，保持高度的政治警惕性和責(zé)任心。

2.保密意識

工作中必須遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》等相關(guān)法律法規(guī)，日常加強業(yè)務(wù)和保密知識學(xué)習(xí)，強化自己的責(zé)任感和保密意識。機要秘書一旦松懈保密意識，忘記對國家安全和學(xué)校的重要責(zé)任，容易在工作中“出錯”。

3.規(guī)范工作

工作中應(yīng)以規(guī)章制度為綱，按照保密規(guī)定進行公文管理，維護文件的嚴肅性和公文工作的科學(xué)性。對秘密文件的送閱必須嚴格而實事求是，不自作主張地擴大或縮小送閱的范圍。做到不因為領(lǐng)導(dǎo)需要就打破保密紀律，也不過于保守而影響工作展開。文件流轉(zhuǎn)堅持“及時送件、當(dāng)天收件、不得過夜”的原則。密件復(fù)印根據(jù)管理規(guī)定做好相關(guān)記錄和手續(xù)，征得主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)印、摘抄，涉密文件的復(fù)印件等同原件，嚴格管理。

4.堅持時效

在工作中，機要秘書必須要保證機要文件辦理的時效性，應(yīng)遵守“輕重緩急”，優(yōu)化辦文方法，提高效率，在需要的時候做到快速傳遞上級的文件精神，及時報告下級，保證上下級的信息暢通。特殊時期的一些文件因具備“密集高、時間短”的工作要求，必須及時辦理，否則會使造成機要工作甚至是學(xué)校工作陷入被動局面。［2］

二、新時期下機要工作面臨的新難點

1.泄密渠道多

目前信息化的發(fā)展，智能手機的大量普及，增加了許多失泄密的渠道和泄密隱患。辦公自動化的文件流轉(zhuǎn)模式的廣泛應(yīng)用和高校辦公“無紙化”發(fā)展趨勢，提高了機要工作的技術(shù)要求，擴大了服務(wù)管理范圍。如何適應(yīng)并推動機要密碼通訊專用網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、為高校機關(guān)提供更好的辦公支持，提高網(wǎng)絡(luò)的安全性，為高校內(nèi)部信息共享、交換、組織、監(jiān)控提供更好的協(xié)同工作環(huán)境等，是新時期機要秘書面臨的新問題和新變化。［3］

2.保密意識薄弱

現(xiàn)階段，雖然國家對保密的重視大大增強，但高校對保密工作的重要性和緊迫性認識不足。大部分高校的教師認為保密只是特定機構(gòu)的事情，自己對保密意識薄弱，疏忽大意。許多高校日常針對保密的宣傳教育仍較薄弱，宣傳工作浮于應(yīng)付上級檢查，宣傳的對象只集中個別部門，沒能實現(xiàn)學(xué)校范圍全覆蓋，存在不少漏洞。例如未將涉密的材料、資料專門存放，增加文件丟失和泄密的隱患；在工作中違規(guī)將涉密材料輸入非涉密的計算機中；使用互聯(lián)網(wǎng)電子郵箱、傳真機傳輸保密文件，將涉密計算機違規(guī)接入互聯(lián)網(wǎng)；移動存儲介質(zhì)交叉在涉密計算機和非涉密計算機之間使用等行為，導(dǎo)致泄密。

3.隊伍建設(shè)較弱

現(xiàn)有高校的保密工作日益繁重，需要專門的組織機構(gòu)和專職的保密工作隊伍，而目前的機要秘書普遍存在下面幾個問題，一是人員老齡化，人手不足。二是懂保密技術(shù)的干部缺乏。新時期的高校機要秘書，不僅需要懂得保密相關(guān)技術(shù)，了解信息技術(shù)基本原理，熟悉保密與安全領(lǐng)域應(yīng)用的相關(guān)知識技能，同時也要了解高校工作特色，如招生、人事招聘，出試卷等，才能開展有學(xué)校學(xué)科特色的保密工作。而現(xiàn)階段，保密人員緊缺，機要秘書往往兼職做保密人員，加大了工作量，導(dǎo)致工作效率降低。三是某些學(xué)院層面的機要秘書人員流動頻繁，導(dǎo)致管理松散，新來的機要秘書保密意識薄弱，業(yè)務(wù)不熟練。

三、對策措施

1.增強責(zé)任意識

責(zé)任意識是機要秘書工作的前提，要充分認識機要文件的管理工作承載著工作責(zé)任、政治責(zé)任、法律責(zé)任。機要工作一旦失誤，就有可能釀成大問題，因此在機要文件管理中必須要認真負責(zé)，將黨的保密紀律和國家保密法規(guī)制度看作真正帶電的高壓線。

同時，機要人員的基本行為準(zhǔn)則是嚴守保密紀律。除了平時工作中嚴格遵守規(guī)章制度，在工作之外也要筑牢拒腐防變的思想道德防線，始終保持思想上的清醒和政治上的堅定，防止被不法分子滲透。

2.樹立保密意識

樹立保密意識包括憂患意識和底線原則。機要秘書工作首先應(yīng)樹立“生于憂患，死于安樂”的憂患意識。有了憂患意識，才能足夠重視工作，認識到做好保密是關(guān)系黨和國家生死存亡的大事。

其次，機要秘書工作要堅持“底線原則”。鐵的保密紀律是黨和國家的秘密安全的基本保障，機要工作的底線就是嚴守法律法規(guī)和規(guī)章制度。應(yīng)對新形勢出現(xiàn)的新安全隱患和問題，及時修訂符合學(xué)校的相應(yīng)保密的規(guī)章制度，用完善的管理制度來確保日常的工作。遵守保密規(guī)定流轉(zhuǎn)和管理文件，進行相應(yīng)的工作記錄，確保各個環(huán)節(jié)職責(zé)分明、規(guī)范有序、安全保密。

3.強化隊伍建設(shè)

信息時代的機要工作，要求機要秘書不僅需要掌握需現(xiàn)代辦公的基本軟件，也要鉆研掌握新的保密技術(shù)和保密設(shè)備，了解信息科學(xué)技術(shù)運用在信息保密和安全領(lǐng)域的發(fā)展情況，適應(yīng)形勢的發(fā)展。［4］強化機要秘書隊伍建設(shè)刻不容緩，高校應(yīng)加大對機要秘書專業(yè)化建設(shè)的投入，不斷增加年輕的血液，把那些政治素質(zhì)高、工作責(zé)任心強、掌握專業(yè)技能的人員充實到機要秘書行列中，以便更好地適應(yīng)新形勢發(fā)展要求。同時鼓勵機要秘書不斷加強自身的學(xué)習(xí)，經(jīng)常參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升自己應(yīng)對新時期新問題的綜合能力。

4.堅持時效優(yōu)先

時效性是機要工作的生命線，要求機要秘書不管是白天還是黑夜，不管多么繁忙，盡可能第一時間接收、呈送急件和涉密文件。機要秘書要提高文件管理能力，改進自身工作方法，提高文件的傳閱效率。

時效性需要機要秘書培養(yǎng)預(yù)見性和應(yīng)變能力。在緊急情況下，也要遵守保密底線，做到隨到隨傳、人不離件、時刻掌握文件的走向，科學(xué)傳閱，文件內(nèi)容有密切相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和工作部門及時了解。

5.培養(yǎng)無私奉獻和主動服務(wù)意識

機要秘書的工作很繁重，可能隨時需要加班，無論是否節(jié)假日都要堅守崗位，在工作中要發(fā)揚無私奉獻和主動服務(wù)的精神。高?？梢酝ㄟ^組織學(xué)習(xí)保密史上大事記和先進人物，學(xué)習(xí)歷史人物背后的感人故事，開展評選保密先進工作者和勞動模范等活動，激勵廣大機要秘書在新時期繼承優(yōu)良傳統(tǒng)，獻身機要工作事業(yè)。

在新形勢下，高校要充分認識機要工作的重要性和新挑戰(zhàn)，重視機要秘書隊伍建設(shè)，增強機要秘書的責(zé)任意識、保密意識、無私奉獻和主動服務(wù)意識，在講求工作時效等方面下功夫，從源頭上阻止危害黨和國家利益的相關(guān)泄密事件的發(fā)生，更好地服務(wù)高等教育事業(yè)的發(fā)展。

［1］教育部保密委員會辦公室.高等學(xué)校保密知識手冊（圖文版）［M］.北京：金城出版社，2010.

［2］吳淑娟.論高校機要秘書的基本素養(yǎng)及提升途徑［J］.淮北職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2014（4）.

［3］吳⒗興.如何避免機要秘書角色的負效應(yīng)［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2011（6）.

［4］周梅芳.葉紅濤.論新形勢下高校機要秘書工作特點㈦素養(yǎng)要求［J］.教育管理，2013（2）.

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1673-9884（2017）07-0044-03

2017-05-05

洪思雨，女，福建師范大學(xué)研究實習(xí)員，碩士。