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      流動(dòng)人員人事檔案管理與改革研究

      2017-04-27 11:23:31郄波王兆欣賈大鵬
      智富時(shí)代 2017年4期
      關(guān)鍵詞:流動(dòng)人員人事檔案管理改革

      郄波+王兆欣+賈大鵬

      【摘 要】本文以人社部出臺(tái)的各項(xiàng)政策為依托,對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的內(nèi)容特點(diǎn)進(jìn)行了綜述,指出目前存在的問題,從提高我國社會(huì)公眾的人事檔案意識(shí);及時(shí)、準(zhǔn)確的豐富人事檔案內(nèi)容;加快檔案服務(wù)的信息化進(jìn)程;健全檔案管理制度,明確工作人員工作職責(zé)四個(gè)方面提出了改進(jìn)建議,探索更高效的改革措施,以期改進(jìn)目前人事檔案管理工作,實(shí)現(xiàn)就業(yè)服務(wù)部門的可持續(xù)發(fā)展。

      【關(guān)鍵詞】流動(dòng)人員;人事檔案管理;改革

      人事檔案記載著一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、人事關(guān)系、工作表現(xiàn),記錄著各階段的獎(jiǎng)勵(lì)處罰等個(gè)人資料,作為用人單位使用人才的主要載體和依據(jù),直接關(guān)系到個(gè)人的切身利益。流動(dòng)人員的人事檔案管理工作,對(duì)促進(jìn)人才合理流動(dòng)和市場(chǎng)化配置發(fā)揮了重要作用,是我國人事檔案管理工作中非常重要的一部分。

      一、流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的工作內(nèi)容

      新世紀(jì)以來,隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展,人力資源市場(chǎng)日趨活躍,勞動(dòng)力流動(dòng)規(guī)模及速率有了極大提升,從而致使流動(dòng)就業(yè)人員檔案管理工作的難度和強(qiáng)度都大為增加??偟膩砜矗?dāng)前流動(dòng)就業(yè)人員檔案管理工作主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容:

      (1)檔案材料的收集與整理工作。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)及時(shí)收集人事檔案材料,將存檔人員的德能勤績(jī)、科技創(chuàng)新以及人事調(diào)動(dòng)、任免、獎(jiǎng)罰等情況填入檔案中,不斷充實(shí)檔案內(nèi)容。

      (2)檔案的保管工作。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)須配備防火、防潮、防蟲、防盜的專用檔案庫房,檔案放在鐵制的檔案柜內(nèi),并定期進(jìn)行檢查,確保檔案存放的安全性。檔案庫房、閱檔室與辦公室分開,加強(qiáng)檔案管理信息化的建設(shè),盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

      (3)檔案的轉(zhuǎn)遞與接管工作。隨著流動(dòng)人員數(shù)量的逐年增加,檔案的流動(dòng)也越來越頻繁,嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定程序進(jìn)行流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞與接管工作,簡(jiǎn)化轉(zhuǎn)遞流程,確保檔案安全。

      (4)檔案的服務(wù)與利用工作。就業(yè)服務(wù)部門提供檔案的查詢、政策的通知等服務(wù),還肩負(fù)著流動(dòng)人員的培訓(xùn)及再就業(yè)的職責(zé),有針對(duì)性的利用檔案,開發(fā)人力資源,解決就業(yè)問題,為社會(huì)建設(shè)做出更大的貢獻(xiàn)。

      二、流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問題

      (一)人事檔案意識(shí)薄弱

      隨著我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,隨之而來的是人才的大量頻繁流動(dòng),由于受知識(shí)水平和當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部分宣傳力度的影響,廣大群眾尤其是流動(dòng)人員,認(rèn)為人事檔案與個(gè)人利益沒有關(guān)系,近些年來,“棄檔”越來越多,對(duì)流動(dòng)人員工齡計(jì)算、戶口掛靠、職稱評(píng)定等造成直接的影響,同時(shí)增大了檔案管理部門工作,不利于社會(huì)對(duì)流動(dòng)人員的開發(fā)與利用;部分私人企業(yè)對(duì)員工檔案管理缺乏重視,并未安排足夠的財(cái)力、人力負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作。

      (二)人事檔案內(nèi)容信息量不足

      流動(dòng)人員人事檔案包括多項(xiàng)內(nèi)容,如學(xué)歷職稱、履歷、合同、職務(wù)任免等材料。流動(dòng)人員工作、住址變動(dòng)相對(duì)頻繁,給信息的收集帶來了困難,加之工作單位更重視經(jīng)濟(jì)利益,忽視在崗、離崗員工的檔案轉(zhuǎn)遞和移交工作,造成檔案信息的變動(dòng)不能及時(shí)歸檔。

      (三)人事檔案管理單位軟硬件配備有待加強(qiáng)

      近年來,國家召開了一系列的檔案工作會(huì)議,制定了一定的工作規(guī)程,但是仍有部分地區(qū)的人事檔案管理方式還是停留在保管紙質(zhì)檔案的層面,存在占據(jù)空間大,查閱不方便,工作效率偏低,容易產(chǎn)生差錯(cuò)等問題,即使是已經(jīng)使用了部分信息化技術(shù)參與到人事檔案管理過程中,也往往會(huì)因?yàn)榧夹g(shù)不兼容、安全有風(fēng)險(xiǎn)等原因使檔案管理信息化無法發(fā)揮其更為積極的作用。

      流動(dòng)人員數(shù)量逐年增加,檔案管理任務(wù)相當(dāng)繁重,而且在基層的檔案管理部門的工作人員有一部分是兼職,兼職人員其自身根本不具備檔案管理知識(shí)體系,對(duì)檔案管理工作力不從心。另外,當(dāng)前大部分流動(dòng)人員檔案庫硬件設(shè)備也不足,檔案庫房簡(jiǎn)陋,缺乏必備的防水、防火、防盜等裝備。

      (四)管理體制混亂,工作流程不規(guī)范

      中組部、人事部制定的《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行辦法》明確指出:流動(dòng)人員人事檔案管理實(shí)行“集中統(tǒng)一,歸口管理”。但是目前部分民辦人才交流中心、檔案服務(wù)公司等不具備獨(dú)立人事權(quán)的機(jī)構(gòu)或單位,擅自接收和管理流動(dòng)人員檔案,并收取高額費(fèi)用,不僅導(dǎo)致檔案存儲(chǔ)和轉(zhuǎn)遞流程繁瑣,嚴(yán)重地?cái)_亂了流動(dòng)人員檔案管理的秩序,還損害了存檔人員的利益。

      三、流動(dòng)人員人事檔案管理改革的建議

      (一)提高我國社會(huì)公眾的人事檔案意識(shí)

      我國普通存在人事檔案意識(shí)缺乏的現(xiàn)象,不僅是存檔人員,還包括檔案部門工作人員,存在不求創(chuàng)新,態(tài)度死板的問題。一方面,要加大宣傳,利用目前便捷的通迅手段,提高人民群眾檔案意識(shí),減少棄檔。另一方面,加強(qiáng)就業(yè)服務(wù)部門工作人員的職業(yè)道德和知識(shí)技能培養(yǎng),提高檔案管理服務(wù)的水平,使流動(dòng)人員都能找到合適的工作崗位,實(shí)現(xiàn)個(gè)人的最大價(jià)值,為我國社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化等各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。近些年,國家相繼出臺(tái)了一系列相關(guān)文件來督促檔案服務(wù)人員,工作人員的工作質(zhì)量和工作效率都得到了普遍提高。

      (二)及時(shí)、準(zhǔn)確的豐富人事檔案內(nèi)容

      及時(shí)補(bǔ)充流動(dòng)人員工作的變動(dòng)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲處分等個(gè)人信息的變化情況,確保人事檔案內(nèi)容豐富、真實(shí)。為了人才的合理利用,對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行更新,盡可能多的反映個(gè)人專長、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等方面的情況;同時(shí),為了適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需要,根據(jù)存檔人員的名字、性別、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)等信息,將檔案進(jìn)行劃分與整理,建立多元化的查找途徑。

      (三)加快檔案服務(wù)的信息化進(jìn)程

      傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已跟不上時(shí)代的進(jìn)步,利用信息化管理,可以有效地彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式存在的諸多不足。目前,部分省份人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)已實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng),流動(dòng)人員在省內(nèi)任意一家政府所屬的人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理開具證明、介紹信或調(diào)檔等有關(guān)事項(xiàng),簡(jiǎn)化了繁瑣的程序,而且不再需要本人來回奔波,也避免檔案轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)的問題;各級(jí)機(jī)構(gòu)的微信公眾號(hào)也逐漸開通,流動(dòng)人員可通過省市級(jí)人力資源服務(wù)中心官方網(wǎng)站和官方微信實(shí)現(xiàn)政策查詢、業(yè)務(wù)申請(qǐng)、證明打印等業(yè)務(wù)的辦理。

      流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè),還包括系統(tǒng)軟件的開發(fā)。聘請(qǐng)信息技術(shù)專業(yè)人員從事檔案管理軟件開發(fā),實(shí)現(xiàn)檔案資料電子化、檔案管理現(xiàn)代化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化,減輕工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度,更為存檔人員的檔案查詢和轉(zhuǎn)遞提供方便。

      (四)健全檔案管理制度,明確工作職責(zé)

      依據(jù)國家政策,各級(jí)檔案管理部門要健全和完善人事檔案工作的管理制度,嚴(yán)肅處理工作中的弄虛作假、私自涂改、不按流程辦事等行為;對(duì)在檔案管理中不認(rèn)真審查或?qū)彶椴粐?yán)的,視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育,依據(jù)有關(guān)規(guī)定給予黨紀(jì)政紀(jì)處分,觸犯法律的,依法追究法律責(zé)任,并追究領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任;對(duì)于工作不負(fù)責(zé)、業(yè)務(wù)能力低的工作人員要加強(qiáng)培訓(xùn)與考核,必要時(shí)進(jìn)行調(diào)崗甚至辭退。

      四、結(jié)語

      人事檔案服務(wù)管理工作是一件重要且難度很高的工作,隨著近年來一系列相關(guān)法律法規(guī)的不斷出臺(tái),國家、省、市各級(jí)檔案管理部門積極推進(jìn)人事檔案管理體制改革,我們基層服務(wù)人員在進(jìn)行人事人才工作的同時(shí)也要不斷加以創(chuàng)新、總結(jié)和完善,促進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理將逐步向規(guī)范化、制度化、信息化的方向發(fā)展,從根本上提高和改善流動(dòng)人員檔案管理服務(wù)的質(zhì)量。

      【參考文獻(xiàn)】

      [1] 王魯花,韓春紅.新時(shí)期流動(dòng)人員人事檔案管理的現(xiàn)狀、問題及對(duì)策[J].人才資源開發(fā),2014,(8):3-4.

      [2] 劉亞紅.當(dāng)前我國流動(dòng)人員人事檔案管理現(xiàn)狀的思考[J].山東檔案,2014,(4):30-32.

      [3] 宋曄.北京市流動(dòng)就業(yè)人員檔案管理服務(wù)研究[J].北京勞動(dòng)保障職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào),2016,10(2):8-11.

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