我國個人檔案管理研究述評

胡冬梅

摘 要：人事檔案其實就是關于人才的各種信息統(tǒng)計，是社會不同用人單位需要掌握的信息，人事檔案管理在現(xiàn)代人力資源管理中具有舉足輕重的地位。在過去較長時期內(nèi)，我國人事檔案管理受計劃經(jīng)濟體制的制約，沒有實現(xiàn)正常發(fā)展。筆者首先分析了人事檔案的概念與性質(zhì)，指出了人事檔案管理中存在的各種問題，最后提出了人事檔案應該如何管理，希望對企事業(yè)單位的人事管理工作有所幫助。

關鍵詞：人事檔案；管理研究；發(fā)展方向

當前，人事管理在人力資源管理中具有舉足輕重的地位，因此得到了很多人的關注與重視。做好人事檔案管理工作、認真對待人事管理，才能與當前快速發(fā)展的時代要求相適應。我國人事檔案管理當前存在的主要問題是管理方法較為落后，因此要求必須引起有關部門的重視，筆者從事人事檔案管理工作多年，主要自人事檔案的概念與性質(zhì)等方面論述了如何做好人事檔案管理工作。

1 人事檔案的基本概念與性質(zhì)

1.1 人事檔案的基本概念

人事檔案主要記錄在人事管理活動中出現(xiàn)的、有關個人的、以及個人與社會不同方面出現(xiàn)的各種情況。我國當前實行的人事管理制度當中，人事檔案具有不可替代的地位，可以為聘用單位提供有價值的資料。在當前不同單位的人事管理制度中，人事檔案記錄了每一個員工的身份情況、學歷情況、工資情況、工作經(jīng)歷等，同時當中也包括每一位員工的職業(yè)道德、工作表現(xiàn)等，在職工的轉正定級、職稱評定、申報保險中發(fā)揮著重要作用。

1.2 人事檔案的基本性質(zhì)

（1）必須做到真實可靠

對人事檔案的首要要求就是必須真實，在企事業(yè)單位當中，只有具備認真負責的管理人員與工作人員才能使單位正常運行。在不同單位當中，要求人事檔案必須真實記錄每一位員工的實際情況，要做到真實可靠，不得弄虛作假，各個單位在招聘員工、提拔員工、職稱評定中可以依據(jù)人事檔案進行。所以要求人事檔案必須做到與實際情況相一致[1]。

（2）要兼顧員工的各個方面

人事檔案還需記錄每一位員工的全面情況，要求其中不但真實記錄員工的個人情況、家庭情況、學習經(jīng)歷、進修情況等，而且還需記錄員工學習的學校、原來的工作單位、員工的能力、員工的道德、其他員工的評價等。要求人事檔案要記錄更為全面的員工情況，不但要記錄每一個員工的基本情況而且也要記錄員工在參與各種社會活動時的表現(xiàn)等，只有保證記錄涉及員工生活生產(chǎn)的各個方面，才有利于用人單位自人事檔案中獲得有價值的信息，才能全面了解員工的實際情況，、才能保證員工進入最為適合的工作崗位。所以要求人事檔案必須記錄員工的全面信息[2]。

（3）員工的信息不是一成不變的

隨著時代的發(fā)展與社會的變遷，人是生活在社會中的一分子，本身情況也會不斷發(fā)生變化。人事檔案應該隨著員工發(fā)生的各種變化做好記錄工作，要及時更新人事檔案。因此人事檔案管理人員一定要隨著時代的發(fā)展及時搜集員工的最新信息，才能使人事檔案發(fā)揮最為積極的作用。所以人事檔案會隨著時代的發(fā)展不斷發(fā)生變化。

（4）不得隨意泄露員工信息

由于人事檔案真實記錄著員工的各種信息，同時也較為全面，所以對人事檔案也提出了保密的要求。在人事檔案當中包含著每一個員工的各個信息以及參與各種社會活動的情況、各個獎懲情況等，員工要求不得隨意對外泄露自己的信息。通過查閱一個人的人事檔案可以全面掌握此人的詳細信息，因此人事檔案其實也是個人的秘密。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，要求檔案管理人員必須嚴守檔案機密，有關部門也對檔案管理人員開展了有關此方面的培訓[3]。

2 人事檔案管理策略

進入新的歷史時期以來，我國人事研究主要涉及以下四個方面的內(nèi)容。

（1）人事檔案管理存在哪些問題

當前人事檔案管理過程中，是需要解決人事檔案管理中出現(xiàn)的各種問題，同時創(chuàng)新人事檔案管理模式。主要問題集中在檔案的全面性、真實性、變化性等幾個方面。所以要想保證人事檔案的完整，就需做好上述幾個方面的工作，防止出現(xiàn)不符合實際情況的檔案。

（2）人事檔案管理必須借助信息化手段

最近幾年，我國科學技術得到了較快發(fā)展，人事檔案管理實現(xiàn)信息化已成為時代發(fā)展的要求。要求有關部門一定要認識到檔案信息化管理的重要性。但在開展信息化管理過程中，檔案管理人員的素質(zhì)有待進一步提高，要利用各種措施提高管理人員的操作水平及信息錄入速度，保證實現(xiàn)人事檔案管理網(wǎng)絡化[4]。

（3）認真對待高校人事檔案的管理工作

隨著我國教育改革的大力發(fā)展，在實現(xiàn)九年義務教育的基礎上涌現(xiàn)了數(shù)不勝數(shù)的高等學校，所以要充分利用高校做好人事檔案管理工作，要求高等學校要認識到人事檔案管理安全的重要性，提高信息化錄入準確性，大力培養(yǎng)高素質(zhì)的人事檔案管理人才，才能促進我國人事檔案管理工作的健康發(fā)展。

（4）高度重視流動人口的人事檔案管理

隨著我國市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，為了有效解決城市勞動力不足的現(xiàn)狀，大量農(nóng)村人口進入城市參加工作，但他們通常穩(wěn)定性較差，因此管理這部分人員的檔案存在較大困難。為了有效解決這一問題， 國家政府部門要建立專門性的農(nóng)民工人事檔案管理部門，爭取在最短時間內(nèi)實現(xiàn)信息化，及時將農(nóng)民工的各種信息傳遞到用人單位，同時有利于幫助農(nóng)民工就業(yè)，使其為城市建設貢獻自己的力量[5]。

3 結語

總之，人事檔案管理工作千頭萬緒，涉及企事業(yè)單位每一位員工的方方面面，其中記錄著每一位員工的真實全面的信息。要求人事檔案管理工作不能脫離員工的實際情況，可以借鑒以往工作經(jīng)驗，及時創(chuàng)新檔案管理模式，記錄最新的員工信息，才能不斷提高人事檔案管理水平，保證企事業(yè)單位的健康運行，從而推動我國經(jīng)濟的順利發(fā)展。

參考文獻

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[2]廖思蘭.提升檔案管理效率的措施分析[J].城建檔案.2016（11）.

[3]吳新華.芻議勞動保障檔案管理工作中存在的問題與解決對策[J].才智.2016（32）.

[4]隋秀芬.高等院校儀器設備檔案資料建立方法及具體應用[J].赤子（上中旬）.2016（19）.

[5]任斯璐.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討[J].人力資源管理.2016（12）.