新媒體視角下高校檔案利用管理探究

田佳妤

摘 要： 隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，新媒體得到了進(jìn)一步的推廣和應(yīng)用，豐富了人們獲取信息和傳播信息的渠道。在新媒體視角下，高校檔案管理利用工作中傳統(tǒng)的管理模式表現(xiàn)出諸多不足，難以達(dá)到理想的工作效果，這就需要高校提供對新媒體平臺的探索和應(yīng)用，推動檔案管理利用工作的創(chuàng)新和完善。本文對新媒體進(jìn)行了簡單介紹，并探討了新媒體在高校檔案利用管理中的應(yīng)用優(yōu)勢和應(yīng)用策略。

關(guān)鍵詞：新媒體 高校 檔案管理利用 優(yōu)勢 策略

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）12-0033-01

高效、完善的檔案管理利用是學(xué)校開展各項教學(xué)和管理活動的重要保障，在新媒體快速發(fā)展和大眾普及的背景下，高校要認(rèn)識到新媒體在檔案管理利用工作中的應(yīng)用優(yōu)勢，并結(jié)合自身實際情況，進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，首先實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)型。電子檔案是高校利用新媒體技術(shù)的一項重要表現(xiàn)，通過移動硬盤和虛擬網(wǎng)絡(luò)空間存儲各類檔案資料，優(yōu)化信息資源共享機(jī)制，可以大大提高檔案管理和利用效率，避免紙質(zhì)檔案管理利用中難查詢、易遺漏等問題。

一、新媒體簡析

新媒體指的是以信息技術(shù)為基礎(chǔ)發(fā)展起來的新生媒體，主要包括網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、無線移動終端以及觸摸媒體、電子雜志等與信息技術(shù)相關(guān)的媒體形態(tài)，隨著科技的不斷進(jìn)步，新媒體會得到更好的豐富和發(fā)展。新媒體的顯著優(yōu)勢是能夠?qū)崿F(xiàn)信息的雙向傳播，用戶不僅能夠獲得大量的信息，還能夠進(jìn)行自主的選擇和傳播，從而得到更好的發(fā)展和延伸。目前新媒體的表現(xiàn)形式主要包括微博、社交網(wǎng)絡(luò)平臺、手機(jī)媒體、網(wǎng)絡(luò)媒體等，通過手機(jī)、計算機(jī)以及數(shù)字電視等終端為人們提供分享、評價、交流、討論的技術(shù)平臺，同時還能夠為人們提供娛樂方面的服務(wù)。

從高校檔案管理利用角度分析，傳統(tǒng)的媒體平臺難以實現(xiàn)信息的便捷、高效的管理和利用，不滿足高校創(chuàng)新發(fā)展要求，而新媒體可以更加直觀的展現(xiàn)信息，符合高校教師和學(xué)生獲取信息的需求，大大提供了檔案管理利用效率。高校檔案具有較豐富的信息資源，利用價值較高，受到高校師生和社會的廣泛重視，通過新媒體平臺可以實現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新，從而提高高校檔案信息資源的開發(fā)和利用效率[1]。

二、新媒體在高校檔案管理利用中的應(yīng)用優(yōu)勢

1.通過電子技術(shù)查閱，提高檔案管理效率

高校原有的傳統(tǒng)檔案管理方式主要是以人工進(jìn)行紙質(zhì)檔案的管理，具有一定的局限性，管理成本較高，管理效率較低，難以實現(xiàn)檔案信息的共享，從而影響檔案利用效率[1]。通過應(yīng)用新媒體技術(shù)，實現(xiàn)電子檔案的建立，拓展檔案管理方式，有效改善了傳統(tǒng)管理中的不足，使得管理人員和用戶能夠通過計算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平臺更加方便、快捷的檢索和查閱檔案信息，提高檔案管理的科學(xué)性和高效性。

2.通過網(wǎng)絡(luò)平臺展示，發(fā)揮檔案利用價值

傳統(tǒng)檔案管理工作中，管理人員需要人工進(jìn)行檔案的搜集、收錄和檢查，耗費(fèi)了大量的時間和精力，但是檔案管理效果還得不到保障。在新媒體視角下，進(jìn)行電子錄入，提高了信息收集和整理效率，減輕了管理人員的工作壓力，同時借助網(wǎng)絡(luò)平臺展示檔案信息，為檔案記錄、查詢、修改等提供了更加高效的技術(shù)途徑，同時方便了用戶的利用，調(diào)動了檔案利用者獲取信息的積極性，提高了檔案管理和利用效率[1]。

3.利用微博、微信、校園網(wǎng)站，擴(kuò)大檔案宣傳影響力

從檔案管理利用的傳統(tǒng)模式分析，目前高校檔案管理部門主要通過內(nèi)部匯編和索引資料實現(xiàn)檔案的交流。檔案管理部門制定的宣傳刊物在校園內(nèi)的影響力較小，同時宣傳范圍受到局限，難以實現(xiàn)檔案資料的高效管理和利用。在現(xiàn)代化新媒體技術(shù)的推動下，高校檔案管理部門可以借助微博、微信、校園網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)平臺，建立公共賬號，擺脫時間和空間的限制，擴(kuò)大檔案宣傳影響力，實現(xiàn)檔案信息的公共性和開放性，提升檔案的社會利用價值。

三、新媒體在高校檔案管理利用中的應(yīng)用策略

1.科學(xué)選擇新媒體平臺

新媒體雖然具有明顯的應(yīng)用優(yōu)勢，但是新媒體開放化程度較高，信息在發(fā)布和傳播的過程中，難以得到全面的管理和控制，常常出現(xiàn)一些虛假或詐騙的信息，對用戶構(gòu)成危害。因此，高校開展檔案管理利用工作必須科學(xué)的選擇新媒體平臺。高校選擇的新媒體平臺需要具有一定的權(quán)威性和針對性，為有需求的社會部門（例如人力資源和社會保障局）以及個人提供更加安全、快捷的途徑，進(jìn)行檔案資源的查詢和利用。此外，新媒體平臺要符合大眾的使用習(xí)慣，高?？梢赃x擇較受歡迎的媒體平臺，提高檔案的宣傳和利用效率，例如新浪微博、騰訊的微信等具有一定的代表性。同時，高校檔案管理工作者還可以借助現(xiàn)代化信息技術(shù)建立高校專屬的檔案管理門戶網(wǎng)站，并通過網(wǎng)絡(luò)和移動終端的結(jié)合，使得檔案資源獲取更方便。

2.建立健全高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

應(yīng)用新媒體技術(shù)進(jìn)行高校檔案管理利用工作需要完整的數(shù)據(jù)資源作基礎(chǔ)，這就需要高校檔案管理部門將傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為計算機(jī)系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)，從而建立健全高校檔案數(shù)據(jù)庫。首先，高校檔案管理工作者需要對不同性質(zhì)的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的分類處理，設(shè)置清晰、準(zhǔn)確的項目劃分，確保檔案資料用戶能夠方便的找到自己所需要的資料；其次，檔案管理工作者還需要加強(qiáng)高校檔案數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和更新，保障新媒體下的檔案資源具有較高的實效性和先進(jìn)性，不僅要更新檔案內(nèi)容，還需要根據(jù)新媒體平臺中用戶反饋的意見，進(jìn)行及時調(diào)整，分析檔案資源的利用情況，及時采取有效措施進(jìn)行調(diào)整[2]。

3.增強(qiáng)檔案管理利用的社會性

高校檔案的資源應(yīng)僅局限于高校內(nèi)部，還應(yīng)該積極搜集社會中各方面的教育資源、人才管理資源、人才就業(yè)信息等，這就需要借助新媒體技術(shù)，利用社會力量完善高校檔案資源。新媒體的雙向性特點(diǎn)使新媒體運(yùn)營人員和受眾可以實現(xiàn)雙向交流，其中，新媒體受眾包括社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位等機(jī)構(gòu)。高校檔案管理工作者可以在分析本校檔案資源結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，充分結(jié)合檔案受眾的需求，利用社會資源提高檔案的收集和管理效率；通過網(wǎng)絡(luò)渠道，高校可以實現(xiàn)與社會機(jī)構(gòu)在網(wǎng)絡(luò)平臺的合作，進(jìn)而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案資源的開發(fā)與利用。此外，高校還可以與社會檔案管理部門、圖書館等進(jìn)行交流共同，拓寬檔案的收集和利用渠道，確保檔案管理利用工作的順利開展。

4.規(guī)范檔案管理利用工作

在新媒體視角下，高校還需要通過法律法規(guī)和各種規(guī)定對檔案管理利用工作進(jìn)行規(guī)范化管理。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的發(fā)展在推動了高校檔案管理工作的同時，也為一些涉密檔案帶來了一定的沖擊，很多不法分子利用新媒體平臺盜取檔案信息，謀取利益，因此，規(guī)范新媒體下檔案保護(hù)相關(guān)條例勢在必行。

在新媒體視角下，高校檔案管理利用工作需要進(jìn)一步加強(qiáng)信息化建設(shè)，利用新媒體平臺，提高檔案的管理效率和利用效果。高校檔案管理部門要積極進(jìn)行創(chuàng)新探索，開發(fā)出更加高效的管理模式，提升高校檔案資源價值。

參考文獻(xiàn)

[1]張曉偉.新媒體技術(shù)在推動檔案管理信息化進(jìn)程中的應(yīng)用分析[J].新媒體研究，2015，14：41-42.

[2]鄭愛軍.新媒體視角下高校檔案管理工作探究[J].山西檔案，2015，05：102-105.