高職專(zhuān)業(yè)群管理信息溝通機(jī)制研究

陳晉中 劉鳳翰

摘 要：創(chuàng)新高職專(zhuān)業(yè)群管理信息溝通機(jī)制，主要是在專(zhuān)業(yè)群內(nèi)建立縱向信息溝通機(jī)制、橫向信息溝通機(jī)制和跨層級(jí)信息溝通機(jī)制。專(zhuān)業(yè)群管理的信息溝通制度建設(shè)，應(yīng)側(cè)重于溝通媒介的選擇、溝通對(duì)象的確定及一些重要溝通活動(dòng)的頻率等方面的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：高職；專(zhuān)業(yè)群；信息溝通；縱向；橫向；跨層級(jí)

中圖分類(lèi)號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-7747（2017）11-0049-04

高職專(zhuān)業(yè)群管理與傳統(tǒng)專(zhuān)業(yè)管理有一定的區(qū)別，要保持專(zhuān)業(yè)群內(nèi)各專(zhuān)業(yè)的協(xié)同發(fā)展，須重視建立信息溝通機(jī)制，使信息流不僅在決策層、執(zhí)行層、操作層保持暢通，更要使信息流在不同專(zhuān)業(yè)之間保持暢通。

一、專(zhuān)業(yè)群信息溝通機(jī)制構(gòu)建

高職專(zhuān)業(yè)群是一種組織形態(tài)，課程是專(zhuān)業(yè)群內(nèi)部組織的基礎(chǔ)。[2]基于專(zhuān)業(yè)群建設(shè)的高職課程體系，適合采用“平臺(tái)+模塊”的模式。[3]因此，高職專(zhuān)業(yè)群的組織形態(tài)可以采用“專(zhuān)業(yè)群負(fù)責(zé)人+平臺(tái)或模塊課程組負(fù)責(zé)人”的組織形式。

高職專(zhuān)業(yè)群負(fù)責(zé)人是專(zhuān)業(yè)群建設(shè)的決策層，起著把握專(zhuān)業(yè)群發(fā)展方向、協(xié)調(diào)專(zhuān)業(yè)（方向）設(shè)置的作用。平臺(tái)或模塊課程組是群內(nèi)最活躍的教學(xué)組織單位， 以此為基礎(chǔ)的課程團(tuán)隊(duì)是專(zhuān)業(yè)群建設(shè)的執(zhí)行層，其職責(zé)是依據(jù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展和市場(chǎng)需求，持續(xù)更新課程內(nèi)涵，引導(dǎo)學(xué)生進(jìn)入發(fā)展方向，并將其帶入更高的職業(yè)發(fā)展階段。[2]專(zhuān)業(yè)群內(nèi)部之間的資源并非完全獨(dú)立，以資源聯(lián)系為紐帶的教學(xué)管理組織單位需要協(xié)調(diào)群間資源的共享，并為學(xué)生選擇專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)方向提供服務(wù)，為專(zhuān)業(yè)群內(nèi)生發(fā)展提供良好環(huán)境。

當(dāng)前，打破以二級(jí)學(xué)院（系）、教研室等為組織形式的傳統(tǒng)層級(jí)關(guān)系，創(chuàng)新信息溝通機(jī)制，主要是在專(zhuān)業(yè)群內(nèi)建立縱向信息溝通機(jī)制、橫向信息溝通機(jī)制和跨層級(jí)信息溝通機(jī)制等。根據(jù)高職專(zhuān)業(yè)群 “專(zhuān)業(yè)群負(fù)責(zé)人+平臺(tái)或模塊課程組負(fù)責(zé)人”的組織形式，高職二級(jí)院（系）專(zhuān)業(yè)群內(nèi)部的信息溝通關(guān)系，可以采用圖1所示的形式。

圖1中，實(shí)線部分代表著專(zhuān)業(yè)群內(nèi)模塊或平臺(tái)課程負(fù)責(zé)人與教師之間的直接上下級(jí)關(guān)系，即縱向的溝通關(guān)系（包括上行溝通和下行溝通）；虛線部分代表著專(zhuān)業(yè)群內(nèi)的共事關(guān)系，虛線連接的人員之間發(fā)生的溝通就是橫向溝通。橫向溝通包括同一層次上的負(fù)責(zé)人，或教師進(jìn)行的跨模塊，或課程組的溝通和不同模塊，或課程組間不同層次上的負(fù)責(zé)人，或教師之間的斜向溝通。[4]橫向溝通與縱向溝通的實(shí)質(zhì)性差別是，在橫向溝通中不存在直接的上下級(jí)隸屬關(guān)系。

專(zhuān)業(yè)群管理的跨層級(jí)信息溝通，主要是指專(zhuān)業(yè)群內(nèi)的課程團(tuán)隊(duì)或教師通過(guò)一定的渠道與專(zhuān)業(yè)群決策層——專(zhuān)業(yè)群負(fù)責(zé)人所進(jìn)行的信息交流。它有兩種表達(dá)形式：（1）層層傳遞。即依據(jù)專(zhuān)業(yè)群—平臺(tái)或模塊—課程團(tuán)隊(duì)—教師之間的組織原則和組織程序逐級(jí)向上反映；（2）越級(jí)反映。指的是減少中間層次，讓決策者和組織內(nèi)的成員直接對(duì)話。

二 、專(zhuān)業(yè)群信息溝通的內(nèi)涵

（一）縱向信息溝通

專(zhuān)業(yè)群管理的縱向信息溝通，主要是通過(guò)縱向溝通的方式傳送各種指令及政策給組織的下層。傳遞的信息一般包括：（1）有關(guān)專(zhuān)業(yè)群建設(shè)、課程建設(shè)、教學(xué)改革等指示；（2）相關(guān)工作內(nèi)容的描述；（3）應(yīng)該遵循的政策、規(guī)章、程序等；（4）有關(guān)教師工作績(jī)效的反饋；（5）希望教師參加的各種教研活動(dòng)等。

縱向溝通采用的媒介可以分為以下三類(lèi)：（1）書(shū)面類(lèi)，如文件、報(bào)告、指南和備忘錄等；（2）面談?lì)?，如各種會(huì)議（例會(huì)、院系大會(huì)）、談話、口頭指示和電話指示等；（3）電子類(lèi)，如電子郵件、辦公系統(tǒng)等。

（二）橫向信息溝通

專(zhuān)業(yè)群管理的橫向信息溝通，主要是通過(guò)橫向溝通的方式傳遞專(zhuān)業(yè)群建設(shè)與管理的信息，為不同模塊和課程團(tuán)隊(duì)之間提供合作的基礎(chǔ)，使教師在一起工作變得更有效率。不同模塊和課程團(tuán)隊(duì)之間可以互相啟發(fā)、互提建議，必要時(shí)互相幫助。研究表明，與同伴進(jìn)行溝通和互相鼓勵(lì)，可以激發(fā)想象力和創(chuàng)造力。橫向溝通的功能可以概括為：（1）可以使辦事程序、手續(xù)簡(jiǎn)化，節(jié)省時(shí)間，提高工作效率；（2）可以使各個(gè)模塊和課程團(tuán)隊(duì)之間相互了解，有助于培養(yǎng)整體觀念和合作精神，克服本位主義傾向；（3）可以增加教師之間的協(xié)作，培養(yǎng)教師之間的友誼，滿足教師的社會(huì)需要，使教師提高工作興趣，改善工作態(tài)度。

根據(jù)溝通的主體不同，可以把專(zhuān)業(yè)群橫向信息溝通分為兩種類(lèi)型：（1）同一模塊課程組內(nèi)的橫向溝通；（2）不同模塊課程組間的橫向溝通，包括課程組負(fù)責(zé)人間的溝通、課程組負(fù)責(zé)人和其他課程組教師之間的溝通、不同課程組教師間的溝通。

根據(jù)溝通的內(nèi)容不同，橫向溝通采用的媒介形式也不盡相同?？缯n程組的橫向溝通通常采用研討會(huì)、面談、電話和電子郵件等形式，比較重要的內(nèi)容通常會(huì)借用研討會(huì)形式。課程組內(nèi)部教師間的橫向溝通多以面談為主；不同課程組負(fù)責(zé)人之間或教師溝通時(shí)，面談、電子郵件、電話等形式被較多采用。

（三）跨層級(jí)信息溝通

專(zhuān)業(yè)群管理的跨層級(jí)信息溝通，主要是通過(guò)有效的上行溝通可以使教師直接把意見(jiàn)反映給專(zhuān)業(yè)群負(fù)責(zé)人，獲得一定程度的心理滿足；同時(shí)，專(zhuān)業(yè)群負(fù)責(zé)人也可以利用這種方式了解專(zhuān)業(yè)群的教師工作狀況，與教師形成良好的關(guān)系，提高管理水平。跨層級(jí)溝通主要有以下四個(gè)方面作用：（1）提供了群內(nèi)教師參與管理的機(jī)會(huì)；（2）減少教師因不能理解下達(dá)信息而造成的失誤；（3）營(yíng)造民主式管理文化，提高組織創(chuàng)新能力；（4）緩解工作壓力。

跨層級(jí)溝通的媒介形式主要有三個(gè)類(lèi)型：（1）意見(jiàn)反饋系統(tǒng)。這是最常見(jiàn)的保障上行溝通的途徑之一；（2）教師座談會(huì)?？梢杂擅總€(gè)課程組選派若干名教師與專(zhuān)業(yè)群負(fù)責(zé)人、院系領(lǐng)導(dǎo)一起舉行教師座談會(huì)等；（3）聽(tīng)課制度。由專(zhuān)業(yè)群領(lǐng)導(dǎo)小組成員定期聽(tīng)課，主動(dòng)了解專(zhuān)業(yè)群建設(shè)情況，掌握教師教學(xué)動(dòng)態(tài)。

專(zhuān)業(yè)群管理的跨層級(jí)信息溝通特別強(qiáng)調(diào)，各類(lèi)人員都必須為專(zhuān)業(yè)群建設(shè)提供各種各樣的建議，不管這種建議合理與否，都可以提出來(lái)，并組織相關(guān)人員集中討論，實(shí)際上就是“業(yè)務(wù)討論”。通過(guò)“業(yè)務(wù)討論”解決實(shí)際工作問(wèn)題，集思廣益，以達(dá)到完善工作業(yè)務(wù)的目的。

三、專(zhuān)業(yè)群信息溝通的主要方法

（一）例會(huì)制度

工作例會(huì)制度是專(zhuān)業(yè)群內(nèi)信息溝通的一種有效形式。其主要優(yōu)點(diǎn)有五個(gè)方面：（1）充分發(fā)揚(yáng)民主。對(duì)于專(zhuān)業(yè)群建設(shè)、管理事項(xiàng)能夠集中集體智慧，群策群力，讓大家在會(huì)上充分討論和醞釀，避免決策的主觀、意斷；（2）及時(shí)解決問(wèn)題。做到一周的事一周內(nèi)解決，不讓問(wèn)題久拖不決；（3）信息公開(kāi)、透明。把一周內(nèi)所做的主要議題都放到會(huì)上討論，避免信息阻塞，溝通不暢，經(jīng)集體討論決定，形成共識(shí)，避免扯皮；（4）提高工作效率。做到把一周主要工作及下周的工作重點(diǎn)放在會(huì)上一起討論、安排和布置；（5）提升了專(zhuān)業(yè)群管理者責(zé)任意識(shí)。每個(gè)議題的主要匯報(bào)人就是專(zhuān)業(yè)群建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組成員，這就要求與會(huì)人員必須要在會(huì)前進(jìn)行認(rèn)真總結(jié)、分析問(wèn)題并提出意見(jiàn)，大大增強(qiáng)了與會(huì)人員的責(zé)任意識(shí)。

工作例會(huì)制度包括以下三個(gè)方面：（1）例會(huì)內(nèi)容：①傳達(dá)貫徹學(xué)校有關(guān)會(huì)議、文件精神；②了解各課程組重點(diǎn)工作的完成情況、存在的問(wèn)題和解決措施；③提出對(duì)全局工作的建議和意見(jiàn)；（2）例會(huì)時(shí)間：定于每周舉行一次；（3）參會(huì)人員：專(zhuān)業(yè)群建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組成員等。

（二）研討會(huì)制度

與工作例會(huì)制度相比，研討會(huì)具有籌備時(shí)間長(zhǎng)、討論內(nèi)容深、參與主體寬、開(kāi)放式討論等特點(diǎn)。一次研討會(huì)的籌備時(shí)間少則兩周，多則數(shù)月甚至更長(zhǎng)。建立研討會(huì)制度，讓模塊課程組負(fù)責(zé)人、課程建設(shè)團(tuán)隊(duì)教師等對(duì)專(zhuān)業(yè)群的現(xiàn)狀、問(wèn)題、建議和各種想法作深度而充分的交流，從各自的角度進(jìn)行分析和總結(jié)，可達(dá)到提高專(zhuān)業(yè)群的整體建設(shè)水平，促進(jìn)彼此交流協(xié)作的目的，使參與專(zhuān)業(yè)群建設(shè)的每一位教師更加認(rèn)識(shí)到專(zhuān)業(yè)群是一個(gè)整體，單憑一個(gè)模塊或個(gè)人是不能完成的。（1）成立專(zhuān)業(yè)群建設(shè)研討組，主持專(zhuān)業(yè)群建設(shè)研討會(huì)議，為專(zhuān)業(yè)群研討會(huì)準(zhǔn)備研討素材及推薦發(fā)言人；（2）研討會(huì)由各模塊課程組負(fù)責(zé)人輪流主持，模塊課程組負(fù)責(zé)人可根據(jù)專(zhuān)業(yè)群建設(shè)、管理的實(shí)際情況確定研討時(shí)間、地點(diǎn)、議程內(nèi)容與研討方式等；（3）專(zhuān)業(yè)群研討會(huì)采用定期舉行模式，每學(xué)期至少2～3次；（4）每位交流人員應(yīng)預(yù)先準(zhǔn)備書(shū)面材料，研討會(huì)后材料上交并存檔。

（三）聽(tīng)課制度

為使專(zhuān)業(yè)群領(lǐng)導(dǎo)小組成員主動(dòng)了解專(zhuān)業(yè)群建設(shè)情況，掌握教師教學(xué)動(dòng)態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決教學(xué)中存在的問(wèn)題，應(yīng)建立聽(tīng)課制度。（1）安排定期聽(tīng)課。專(zhuān)業(yè)群領(lǐng)導(dǎo)小組成員每學(xué)期應(yīng)定期聽(tīng)課，以保證對(duì)教學(xué)全過(guò)程的檢查、評(píng)議；（2）做好聽(tīng)課記錄。聽(tīng)課應(yīng)采用學(xué)校提供的專(zhuān)用聽(tīng)課記錄本，及時(shí)做記錄和聽(tīng)課評(píng)語(yǔ)；（3）做到信息反饋。聽(tīng)課應(yīng)盡量增加與學(xué)生的接觸，了解學(xué)生學(xué)習(xí)情況，并主動(dòng)與教師交流溝通。

（四）現(xiàn)代信息溝通機(jī)制

現(xiàn)代信息溝通機(jī)制主要是指利用IT技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行信息傳遞，建立多元順暢的現(xiàn)代信息交流制度、郵件回復(fù)制度、專(zhuān)業(yè)群網(wǎng)絡(luò)論壇制度等。常見(jiàn)現(xiàn)代信息溝通媒介包括電子郵件、QQ群、微信群、網(wǎng)絡(luò)論壇和液晶顯示屏等，它們?cè)谛畔贤ㄖ械膬?yōu)劣勢(shì)分析（見(jiàn)表1）。[4]通過(guò)教師信息溝通問(wèn)卷調(diào)查發(fā)現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)等新型溝通媒介已經(jīng)成為專(zhuān)業(yè)群內(nèi)部溝通的主流。

1.建立多元順暢的現(xiàn)代信息交流制度。專(zhuān)業(yè)群管理人員應(yīng)通過(guò)電子郵件、QQ群、微信群和網(wǎng)絡(luò)論壇等方式，及時(shí)將專(zhuān)業(yè)群建設(shè)、管理信息傳遞給相關(guān)教師，并將收到的意見(jiàn)、建議及時(shí)效地傳遞給專(zhuān)業(yè)群建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組。

2.建立郵件回復(fù)制度。專(zhuān)業(yè)群內(nèi)重要事項(xiàng)，必須采用郵件回復(fù)。專(zhuān)業(yè)群建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組成員必須定期查看電子郵箱，及時(shí)接收郵件。專(zhuān)業(yè)群管理人員及教師以電子郵件聯(lián)絡(luò)及對(duì)外聯(lián)系時(shí)，應(yīng)盡可能使用學(xué)校提供的、以學(xué)校域名為后綴的郵箱。

3.建立專(zhuān)業(yè)群網(wǎng)絡(luò)論壇制度。為保證專(zhuān)業(yè)群建設(shè)工作有效開(kāi)展，可在二級(jí)學(xué)院網(wǎng)站上建立專(zhuān)業(yè)群工作問(wèn)題研討論壇，針對(duì)熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，重點(diǎn)開(kāi)展專(zhuān)題討論，凝聚共識(shí)，形成合力。

綜上，創(chuàng)新高職專(zhuān)業(yè)群管理信息溝通機(jī)制，主要是在專(zhuān)業(yè)群內(nèi)建立縱向信息溝通機(jī)制、橫向信息溝通機(jī)制和跨層級(jí)信息溝通機(jī)制。專(zhuān)業(yè)群管理的信息溝通制度建設(shè)，應(yīng)側(cè)重于溝通媒介的選擇、溝通對(duì)象的確定及一些重要溝通活動(dòng)的頻率等方面的問(wèn)題。要進(jìn)行多角度、雙向互動(dòng)的、通暢的專(zhuān)業(yè)群內(nèi)部溝通制度建設(shè)，不僅要使專(zhuān)業(yè)群內(nèi)的信息溝通在決策層、執(zhí)行層、操作層之間保持暢通，更要使信息流在不同專(zhuān)業(yè)之間保持暢通。

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